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        高校學(xué)籍檔案利用情況的總結(jié)與思考

        2017-06-02 15:43:06林琳
        青年時(shí)代 2017年13期
        關(guān)鍵詞:學(xué)籍檔案總結(jié)思考

        林琳

        摘 要:高校學(xué)籍檔案是學(xué)生在學(xué)校綜合情況的原始記錄,具有憑證作用和參考作用。本文分析了高校學(xué)籍檔案利用的基本情況,包括利用者類型、利用目的和利用時(shí)間上的規(guī)律,總結(jié)了在學(xué)籍檔案利用過程中需要注意的問題。

        關(guān)鍵詞:學(xué)籍檔案;利用;總結(jié);思考

        一、學(xué)籍檔案利用概述

        學(xué)籍檔案是學(xué)生在學(xué)校綜合情況的原始記錄,涵蓋了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全部信息,具有憑證作用和參考作用,關(guān)系到學(xué)生的切身利益,學(xué)籍檔案的利用在求職、升學(xué)等方面具有不可替代的作用。高校學(xué)籍檔案利用是高校檔案管理的重要組成部分,在工作中需要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),勤于思考,逐步提高高校學(xué)籍檔案的管理水平和質(zhì)量。

        二、學(xué)籍檔案利用情況

        對(duì)學(xué)籍檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)和分析,有助于提高管理水平,完善管理質(zhì)量。本文將從利用者類型、利用目的、利用時(shí)間三個(gè)方面對(duì)高校學(xué)籍檔案利用情況進(jìn)行分析:

        第一、利用者類型。利用者類型主要有以下五類:第一類是在讀學(xué)生,新生錄取名冊(cè)是在讀學(xué)生利用的主要學(xué)籍檔案,利用率高。第二類是已畢業(yè)的學(xué)生,已畢業(yè)的學(xué)生利用學(xué)籍檔案類型多,主要有新生錄取名冊(cè)、畢業(yè)成績(jī)單、畢業(yè)生登記表等。第三類是本校教職工查閱本部門已歸檔的學(xué)籍材料,用于工作查考。第四類是第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)。第五類是用人單位,用人單位通過查閱應(yīng)聘人員的學(xué)籍檔案,為聘用與否提供參考。

        第二、利用目的。利用目的主要有以下五種:1、“報(bào)名”,指報(bào)名參加各類考試和比賽,包括以下內(nèi)容:一、學(xué)業(yè)方面,報(bào)名參加專升本考試、考研、考博、出國(guó)留學(xué)、報(bào)考軍校等;二、求職方面,報(bào)考公務(wù)員、海警、事業(yè)單位等招聘考試;三、技能方面,報(bào)考專業(yè)技能證書考試等;四、綜合素質(zhì)方面,報(bào)名參加各類體育比賽等。2、“審查”,指招聘單位對(duì)即將錄用人員的身份審核,比如公務(wù)員和海警考試通過之后,錄用單位在政審時(shí)要進(jìn)行身份審查,同時(shí)部分企業(yè)在錄用簽協(xié)議和報(bào)到時(shí)也需要進(jìn)行身份審查。3、“認(rèn)證”,指為第三方學(xué)位認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行學(xué)歷學(xué)位和成績(jī)認(rèn)證。 4、“補(bǔ)充”,指已畢業(yè)的學(xué)生補(bǔ)充個(gè)人檔案材料。5、“查考”,指校內(nèi)教職工查閱本部門歸檔的學(xué)籍檔案,進(jìn)行工作查考。

        第三、利用時(shí)間。學(xué)籍檔案利用的高峰時(shí)段在4-5月和10-12月,利用的高峰時(shí)段與高校的運(yùn)行周期相一致。這兩個(gè)時(shí)期新生錄取名冊(cè)利用量大,主要用于在讀學(xué)生報(bào)名參加考試、體育比賽、求職錄用等。

        三、學(xué)籍檔案利用工作中需要注意的問題

        第一、樹立牢固的安全意識(shí),維護(hù)檔案完整?!稒n案法》第5條規(guī)定,“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則,維護(hù)檔案完整與安全,便于社會(huì)各方面的利用”。實(shí)際工作中要嚴(yán)格履行借閱手續(xù),保證查檔人的身份安全。學(xué)籍檔案在大量利用時(shí),要注意控制利用順序,避免造成混亂。利用完畢要仔細(xì)核查檔案的完整性。在學(xué)籍檔案利用的各個(gè)環(huán)節(jié)中,時(shí)刻把檔案的安全性擺在首位。

        第二、制作專門的檢索工具,提高工作效率。在學(xué)籍檔案中,新生錄取名冊(cè)利用率最高。在查閱的過程當(dāng)中出現(xiàn)的問題是無(wú)法查到學(xué)生的具體位置,要從該年錄取入學(xué)的所有學(xué)生中找到某個(gè)學(xué)生的信息如大海撈針,工作效率低下,同時(shí)反復(fù)翻閱檔案,不利于檔案的保護(hù)。

        這個(gè)問題在本省生源的新生錄取名冊(cè)查閱中尤為突出,因此必須要為本省生源的新生錄取名冊(cè)制作更加細(xì)化的檢索目錄。檢索目錄要逐年進(jìn)行制作,依次錄入序號(hào)、入學(xué)年份、檔號(hào)、學(xué)歷層次、錄取專業(yè)、頁(yè)碼等內(nèi)容,按照招生錄取的專業(yè)進(jìn)行編制,對(duì)不同錄取批次中同一專業(yè)所在頁(yè)碼進(jìn)行匯總,查閱時(shí)只需要翻閱該生所在專業(yè)即可。利用細(xì)化的檢索目錄大大縮短了翻閱的工作量,提高了工作效率,并且減少了檔案的磨損,從而起到保護(hù)檔案的作用。

        第三、探索異地辦理的途徑,方便遠(yuǎn)程查檔。少量已畢業(yè)的學(xué)生人在外地,本人不能回到學(xué)校并且無(wú)法找到委托人代其辦理查檔。解決這個(gè)問題的辦法是為查檔人提供遠(yuǎn)程查檔,查檔人通過電話聯(lián)系,說明本人情況和查檔內(nèi)容之后,運(yùn)用QQ、郵件、傳真等手段提供本人證件的復(fù)印件,證明查檔人身份,通過履行查檔手續(xù)確保查檔人身份安全后可以予以辦理。學(xué)籍檔案證明材料辦理完畢后,將材料郵寄給查檔人。在確保查檔安全的前提下,遠(yuǎn)程查檔為查檔人解決了燃眉之急,提供了便利。

        四、結(jié)語(yǔ)

        學(xué)籍檔案記載了與利用者利益密切相關(guān)的信息和數(shù)據(jù),隨著高校畢業(yè)生逐年增多,就業(yè)形勢(shì)日益嚴(yán)峻,高校學(xué)籍檔案的需求量逐年增加。高校檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí),更新工作方法,不斷提高工作效率,完善高校學(xué)籍檔案利用工作。

        參考文獻(xiàn):

        [1]肖秋惠.檔案管理概論[M],武漢大學(xué)出版社,2009.

        [2]陳建平.高校學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程服務(wù)實(shí)踐分析[J].浙江檔案, 2015(10):62.

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