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        高校檔案管理中信息資源共享意義與構(gòu)建方法研究

        2021-08-13 02:33:52李建春
        蘭臺(tái)內(nèi)外 2021年20期
        關(guān)鍵詞:構(gòu)建方法信息資源高校

        李建春

        摘 要:隨著我國現(xiàn)代化信息技術(shù)的飛速發(fā)展,使得傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已經(jīng)不能滿足社會(huì)發(fā)展的需要,一直以來,各個(gè)高校的檔案管理工作都存在著管理模式落后、重視程度不夠、信息化建設(shè)不足等問題。因此,高校應(yīng)該積極創(chuàng)新檔案管理工作模式,及時(shí)建立檔案信息資源共享模式,從而為師生和社會(huì)提供更好的服務(wù),滿足高校自身的發(fā)展需要。本文主要對(duì)高校檔案管理存在的主要問題進(jìn)行分析,然后說明了高校檔案管理中信息資源共享模式構(gòu)建的意義,提出了高校檔案管理中信息資源共享模式構(gòu)建的途徑,從而保證高校檔案管理工作的高效、有序的開展。

        關(guān)鍵詞:高校;檔案管理;信息資源;共享意義;構(gòu)建方法

        作為高校的寶貴資源,檔案信息資源是學(xué)校發(fā)展的重要記錄,記錄并保存著學(xué)生從入學(xué)以來的活動(dòng)成果、思想面貌、學(xué)習(xí)成績、教師的教學(xué)成果和科研業(yè)績等等,對(duì)高校及師生都有著重要的價(jià)值和意義。高校檔案管理工作就是對(duì)這些重要的信息資源進(jìn)行整理和保存,具有獨(dú)立性、封閉性、依賴性等特點(diǎn)。因此,在信息化時(shí)代背景下,高校檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、共享性及信息化。科學(xué)的利用信息化技術(shù)促進(jìn)高校檔案管理工作的開展,加速構(gòu)建信息資源共享模式,從而將高校檔案信息資源的價(jià)值充分發(fā)揮出來。

        一、高校檔案管理工作概述

        高校檔案就是指高校在招生、教學(xué)以及科研等活動(dòng)當(dāng)中記錄下來的對(duì)學(xué)校、師生或者社會(huì)有價(jià)值的一種內(nèi)容,其形式主要有文字、報(bào)表、視頻等等。一般而言,高校檔案管理工作主要包括信息資源的輸入、輸出、處理、存儲(chǔ)等過程,屬于信息控制的范疇當(dāng)中。然而高校檔案又和其他類型的檔案具有一定的差異性。首先,信息資源積累速度較慢;其次,管理過程具有階段性的特點(diǎn),檔案管理工作主要依賴于檔案的形成者;最后,對(duì)于社會(huì)領(lǐng)域而言具有封閉性的特點(diǎn)。

        我國的高校檔案管理模式來自于國家最初實(shí)施的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式,具有高度統(tǒng)一的管理模式特點(diǎn),其檔案管理和相關(guān)的工作人員都是各級(jí)政府進(jìn)行任命。所以,各個(gè)高校間的檔案管理工作是封閉不連通的情況。而檔案信息也保存在高校的檔案室當(dāng)中,不會(huì)對(duì)外開放,不支持資源的共享。在這一前提下,高校檔案管理工作在一定條件下發(fā)揮了突出的作用,建立了科學(xué)的管理制度和管理體制,但是仍然存在著各種各樣的問題。

        二、高校檔案管理存在的主要問題

        1.高校對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠

        檔案管理工作需要高校各個(gè)部門以及全體師生的共同努力及配合,但是大部分高校都沒有對(duì)檔案管理工作給予充分的重視,忽視了檔案管理工作對(duì)高校自身發(fā)展的重要性,從而給檔案管理工作帶來了信息資源不完整、更新不及時(shí)等一系列的問題。此外,由于高校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠,使得檔案管理工作缺少必要的資金支持和技術(shù)支撐,造成檔案管理工作停滯不前。再加上檔案管理設(shè)備的陳舊、老化,使得一些高校的檔案室過于陳舊、簡單,大部分紙質(zhì)檔案出現(xiàn)破損、照片損壞等問題,這都給檔案管理工作帶來了不利的影響。

        2.高校檔案管理工作的信息化水平有待提高

        目前,雖然大部分高校都已經(jīng)使用了較為先進(jìn)的辦公設(shè)備,但是信息化檔案管理機(jī)制尚不成熟,還存在著很多問題。比如,缺少整體規(guī)劃、信息資料處理能力不足、信息化技術(shù)的應(yīng)用范圍較小等等。對(duì)于核心化的數(shù)據(jù)分析、信息優(yōu)化與共享等方面而言,雖然一些高校的檔案管理工作有所涉獵,但是整體的信息化程度不高,信息化建設(shè)水平有待加強(qiáng),所以給高校檔案管理工作的順利開展帶來了阻礙。

        3.高校檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高

        檔案管理工作人員直接決定了檔案管理工作的質(zhì)量及效率。但是大部分高校的檔案管理工作人員缺少專業(yè)的素養(yǎng),并且工作態(tài)度散漫,沒有認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶?duì)待檔案管理工作。其主要原因有兩個(gè)方面,首先,高校對(duì)檔案管理工作人員的選聘較為隨意,任務(wù)分配也存在著一定的問題,使得專業(yè)水平存在較大的差異性,檔案管理工作人員不能履行相應(yīng)的職責(zé);其次,高校對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠,沒有定期對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn),使得檔案管理工作人員容易產(chǎn)生松懈、懶散的態(tài)度,嚴(yán)重阻礙了高校檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

        4.檔案信息服務(wù)過于單一化

        高校檔案管理是由多個(gè)類型的檔案組成的一個(gè)整體,不同類型的檔案應(yīng)該有相應(yīng)的功能作用,要充分的發(fā)揮出其作用。高校檔案的服務(wù)對(duì)象不僅包括師生和科研工作者,還應(yīng)該包括部分社會(huì)公眾,但是就目前來看,高校檔案服務(wù)社會(huì)這一功能并不突出,信息服務(wù)過于單一化。這主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面,一方面?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理模式的束縛;另一方面檔案管理結(jié)構(gòu)有待完善。

        5.高校之間不能做到信息的互聯(lián)互通

        一些高校的檔案管理思想較為傳統(tǒng),認(rèn)為信息資源不能對(duì)外公開,要做好檔案信息的保護(hù)工作。但是這一思想具有封閉性,不能使得各個(gè)高校之間實(shí)現(xiàn)信息資源的共享,從而使得信息利用率得不到有效的提高。此外,還要一些雖然意識(shí)到高校之間信息互通的重要性,但是缺少必要的信息協(xié)調(diào)互通制度,使得實(shí)際的工作流于形式。

        三、高校檔案管理中信息資源共享模式構(gòu)建的意義

        1.信息化建設(shè)的需要

        在信息化時(shí)代背景下,現(xiàn)代化的發(fā)展模式已經(jīng)成為主流趨勢,各行各業(yè)也都積極的追隨社會(huì)發(fā)展的步伐,不斷的加強(qiáng)信息化建設(shè)進(jìn)程,進(jìn)行信息資源的整合與優(yōu)化。信息資源有著重要的價(jià)值,其中包括了大量的研究成果及內(nèi)容,信息化建設(shè)的重要作用就是將一些研究成果應(yīng)用到其他資源當(dāng)中,實(shí)現(xiàn)兩者的整合與優(yōu)化。因此,實(shí)現(xiàn)信息資源的共享是促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的重要?jiǎng)恿υ慈?/p>

        對(duì)于高校檔案管理工作而言,其信息資源主要為科研工作者的研究成果和貢獻(xiàn),包括相關(guān)的科研信息、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及結(jié)果等等,不僅有著重要的學(xué)術(shù)價(jià)值,而且可開發(fā)利用的空間較大,而通過構(gòu)建高校檔案信息資源共享體系,可以保證資源的高效利用。所以,高校要積極的開展信息化建設(shè),促進(jìn)檔案資源共享模式的建設(shè)進(jìn)程,從而發(fā)揮出積極的作用。

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