李濤

【摘 要】核電作為資金密集型行業(yè)，項目投資管控具有科學的管理方法和邏輯。但在核電項目建設的籌建期，可供投資使用的資金十分有限。所以如何合理做好資金使用預算，對資金預算的執(zhí)行進行有效管控就顯得十分重要。但預算數(shù)據(jù)處理繁雜，且管控的精細度要求較高，手工或通過簡單的電子表格的處理方式已經不能滿足核電項目的管理要求，亟需通過一個成熟的信息化平臺將預算管理的想法和思路落得實處。

【關鍵詞】ERP；全面預算；實踐體會

公司在2014年成立后就對全面預算管理十分重視，在推行全面預算管理的過程中，公司將預算管理與公司的績效考核以及公司的各項業(yè)務考核相結合，建立與年終評比、內部收入分配掛鉤機制，但在實施ERP系統(tǒng)前公司預算管理仍存在諸多不足之處。首先，各部門預算管理參與意識不強，對預算管理的重要性認識不足，公司的成本控制工作做得不十分到位，雖然公司在進行預算的過程中會對成本費用進行預算，但是預算也僅僅是財務部門單部門開展的工作，各業(yè)務部門沒有重視，沒有成本控制的意識。其次，預算約束不到位。前面一點我們提到預算的實際控制主要是財務部門在開展，這就導致各業(yè)務部門無法從預算的編制環(huán)節(jié)就開始有一個預算管理的意識，因此執(zhí)行的過程中也不會重視預算，而發(fā)生業(yè)務審批的過程中，財務部門更多是對審批節(jié)點是否符合公司要求的審批，只有到了最后實際財務數(shù)據(jù)出來的時候才與預算進行對比，這就造成了預算執(zhí)行監(jiān)督的滯后性。最后，預算管理主要依靠excel等手工形式開展，沒有一個相對完善的信息系統(tǒng)實現(xiàn)信息化的管控，造成預算管理手段的相對落后，財務部門在預算控制與分析時僅能做總額控制總額分析。

一、ERP系統(tǒng)主要功能

ERP系統(tǒng)的中文名稱為企業(yè)資源管理計劃系統(tǒng)，該系統(tǒng)是依托計算機信息系統(tǒng)將企業(yè)各個業(yè)務資源進行一體化，從而對業(yè)務進行有效的管理。該系統(tǒng)最初的設計思路以及具體設計實施源于美國，系統(tǒng)從思路設計到最終的搭建為公司提供了有效的資源管理方案。它不僅實現(xiàn)了企業(yè)不同資源的整合，也將企業(yè)各個區(qū)域、部門乃至一些其他相關領域的信息有效整合進來，真正實現(xiàn)了一體化的管理，大大提高了公司工作的效率以及質量。該系統(tǒng)不僅是一個單純的辦公軟件，它還給公司的經營管理提供了有效的管理理念和管理思路，在系統(tǒng)的應用過程中有效將各個資源進行整合，為公司實現(xiàn)經營目標提供了有利的保障。

公司于201 5年10月開始啟動ERP系統(tǒng)上線工作，2015年10-12月試運行，各部門逐漸熟悉系統(tǒng)的各個模塊和業(yè)務流程，次年，預算管理工作開始在ERP系統(tǒng)中開展，通過ERP系統(tǒng)來規(guī)范和管理預算管理工作，從開展效果來看，還是相對樂觀的。公司基于ERP系統(tǒng)的預算管理工作，將預算從編制、實施、監(jiān)控、調整、分析等各個環(huán)節(jié)都納入一個平臺，基于此平臺的預算管理工作保證了各業(yè)務制度以及預算管理的全流程與集團公司的統(tǒng)一化，與此同時，還將ERP預算系統(tǒng)與公司的辦公平臺有效連接，既實現(xiàn)了預算編制的全員參與也保證了各業(yè)務部門可以實時查看預算的實際執(zhí)行情況以及后續(xù)需要達成的預算目標和需要控制的費用額度，真正實現(xiàn)了預算的管理工作的自動化、系統(tǒng)化。因為公司還處在項目建設的前期階段，根據(jù)公司的主要的工作內容、管理模式，所以采用了基建期的管理模式。

在ERP系統(tǒng)中將業(yè)務單元作為一個個子項目管理，項目定義是一個總括的項目描述，包括項目編碼、項目名稱、項目類型、項目開始結束日期，項目負責單位等多個屬性：主要特征如下：

項目編碼的設計讓各個預算指標更加規(guī)范化和統(tǒng)一化。由于最初項目管理中，往往以一些具體的名稱進行項目的溝通，此溝通習慣難免由于名稱的不規(guī)范和不一致導致數(shù)據(jù)的不準確，而編碼的設計和提出大大解決了此問題，全員預算管理采用統(tǒng)一的編碼，提高了溝通協(xié)作效率，也為公司統(tǒng)一化的項目管理奠定了良好了基礎，還提高了項目信息的查詢下效率。

項目結構WBS：此結構是為了將項目管理層層推進的一個重要保證，它將項目一級級劃分開，層層細分成更細小、更容易落實責任和更易管理的單元。WBS將與項目的組織結構相結合，形成項目管理業(yè)務的一個管理平臺。核電行業(yè)項目結構將分為基建期與生產期等不同類型，建立不同類型WBS結構模板，項目結構建立根據(jù)模板進行復制維護。

項目定義創(chuàng)建完成后若需維護WBS結構，項目管理部門在系統(tǒng)中創(chuàng)建WBS維護通知單，項目主數(shù)據(jù)維護人員檢查項目WBS結構是否已經存在，若已經存在，修改項目WBS結構；若不存在，判斷需要創(chuàng)建是資本性項目或成本性項目，若為資本性項目，在創(chuàng)建WBS結構后由財務人員創(chuàng)建對應的在建工程，若為成本性項目則無需創(chuàng)建在建工程。

核電項目基建期的WBS結構實行分層管理，對于核電工程項目，母公司統(tǒng)一各成員單位的WBS結構及編碼規(guī)范；各單位上層WBS結構固化，按照能源局NB標準執(zhí)行；下層WBS結構劃分機組（如果能區(qū)分）、廠房、系統(tǒng)、子系統(tǒng)，管理性費用按照預算管理要求劃分。

第一層WBS為各核電工程項目名稱；

第二層WBS結構按照業(yè)主工作包、工程公司工作包和外方工作包（如果沒有外方工作包，則不需要）進行劃分；

第三層WBS分為工程費用、工程其他費用、特殊項目、首爐核燃料、基本預備費、價差預備費等；

第四層WBS工程費用按照建筑工程、安裝工程、設備購置劃分，工程其他費用按照費用類別進行細分；

第五層WBS按照前期準備工程、核島、常規(guī)島、BOP進行劃分，管理性費用按照預算導則進行劃分；

第六層及以下劃分機組、廠房、系統(tǒng)、子系統(tǒng)。

二、ERP系統(tǒng)預算管理流程

前述內容是對基建期工程使用的ERP系統(tǒng)的層次、結構的介紹，在以上系統(tǒng)基礎上企業(yè)開始實施預算編制、預算執(zhí)行、預算考核等一系列工作。

1.預算編制

預算編制工作是一個需要上下級多層級相互配合的一項工作，需要經過提出預算編制要求、預算具體編制、預算審批、審批之后再次溝通調整以及最終審批下達等多個環(huán)節(jié)。首先，公司財務部會根據(jù)公司整體工作計劃要求下達預算編制要求。其次，接到預算編制通知的各項目部門需要編制自己部門的預算，預算編制完成后將預算指標以及預算依據(jù)說明一并報各級領導負責人進行審批后發(fā)送至財務部，財務部將各個預算進行最終的匯總并將預算的整體情況進行分析討論審核。再次，財務將審核意見反饋給各業(yè)務部門。至此，完成預算的一上一下工作。隨后，各預算部門會根據(jù)審核意見修正部門預算再次申報，經預算管理委員會審批通過的預算并下達至各部門，實現(xiàn)了預算的二上二下。endprint

2.預算執(zhí)行功能

預算的執(zhí)行是預算管理工作的一個關鍵環(huán)節(jié)， ERP預算管理工作的預算執(zhí)行功能將預算的控制前置到此環(huán)節(jié)，很好地提高了預算執(zhí)行情況的跟進效率并可以結合實際情況對預算開展情況進行有效的干預。預算執(zhí)行的過程中將剩余預算信息納入費用報銷的審批中，預算不足或無預算項目不得報銷，這樣一來，既培養(yǎng)了業(yè)務部門成本費用控制的觀念又將ERP系統(tǒng)使用前預算控制的滯后性問題大大解決，基于此功能的費用報銷是基于預算審批通過的費用才能予以報銷，也保證了財務報銷與預算管理的有效結合。

3.預算考核功能

以往的預算考核是在業(yè)務發(fā)生之后各項數(shù)據(jù)都出來了才將實際完成情況與預算進行對比考核，而ERP系統(tǒng)的預算考核功能將預算的考核工作納入到日常的業(yè)務開展過程中，讓各個項目部門都能夠及時地了解部門的預算開展情況以及與預算的差距，提高了預算達成的可能性，也將預算管理工作轉變?yōu)橐粋€全員參與的工作。

三、 建立公司全面預算管理組織體系

為適應公司新的管理模式，根據(jù)公司JYK1一體化管理的要求，建立了處室JYK 組織體系（包括處長、科長和預算工程師三個角色），同時組建預算工程師郵件群組、微信群組，各個處室各確定兩名（分為AB角）處室預算工程師，預算工程師網(wǎng)絡體系的建設，為有效推動全面預算管理奠定了人力基礎。

1.預算管理委員會

預算管理委員會是預算管理工作的“最高決策人”，對預算管理的具體制度、原則以及預算的目標和調整等各個事項享有最高決策權限，鑒于此組織的關鍵作用，組織的具體成員也是由公司關鍵人員組成，既包含了總經理和副總經理，還是包含了各個部門的負責人，并且公司的總經理是該組織的第一責任人。

2.預算管理辦公室

預算管理辦公室是預算的組織和實施部門，該組織扮演了預算編制中上傳下達的關鍵角色，將預算的編制通知下達至各業(yè)務部門，同時將業(yè)務部門的編制結果匯總至預算管理委員會進行審批以及審批后的下達。在預算的實際執(zhí)行過程中，該組織還會監(jiān)督預算的執(zhí)行過程并對執(zhí)行情況進行分析匯報。

3.預算歸口部門

公司在預算組織機構中設立預算歸口部門，預算歸口部門按照公司各處室職責劃分，如：建筑工程類的費用由工程管理處負責歸口管理、設備類由設備采購處負責歸口管理、管理費用類（辦公費、會議費等）由公司辦公室負責歸口管理。實施歸口是為了最大限度的實現(xiàn)資源有效配置和成本控制，保證預算更好地達成。該部門可以及時搜集預算責任部門的資源需求并上報至預算管理部門，提高了工作的效率。

4.預算責任部門

預算責任部門是預算具體編制和執(zhí)行的實施部門，這些部門結合部門的具體情況編制部門的預算并根據(jù)最終審批的預算執(zhí)行預算，該部門的負責人是部門預算的責任人。

四、基于ERP系統(tǒng)實施全面預算管理的意義

1.提高了預算的全員參與性

基于ERP系統(tǒng)的預算管理從預算的編制到執(zhí)行中將各個部門各個具體的業(yè)務人員都參與進來，這樣就有效提高了預算的全員參與性。在員工實際報銷費用的過程中有效地將報銷與預算審批、監(jiān)控結合起來，并且員工也能實時查詢自己部門的費用預算發(fā)生情況，提高了員工的預算管理意識和成本費用控制的意識。

2.推動全面預算管理工作的深入

ERP系統(tǒng)是一個資源有效整合的系統(tǒng)，它將公司的各個資源有效地納入到一個統(tǒng)一的管理平臺，在該平臺開展預算管理工作，可以讓公司的各個部門、員工有效參與到預算管理的全過程中，通過全員參與可以更好地推動公司、部門的重點工作、計劃和目標達成，既保證了全面預算管理的深入開展，也為公司成本控制提供了一個保障。

3.完善公司管理績效評價體系

績效與預算完成情況的掛鉤可以讓績效更加客觀、可量化?；贓RP系統(tǒng)的預算管理工作將各個業(yè)務部門具體的業(yè)務開展情況納入到預算管理體系中，實施監(jiān)控實際與預算的差異，這樣可以督促各業(yè)務部門更好地編制預算和執(zhí)行預算，使部門的績效考核與預算掛鉤成為可能。

五、實施ERP系統(tǒng)建設應注意的事項

1.取得領導的理解與重視

ERP系統(tǒng)的搭建是公司業(yè)務信息化的一個關鍵，預算管理納入到ERP系統(tǒng)也是預算由傳統(tǒng)的、效率低下的預算工作中走向信息化和高效率的一個重要工作，基于ERP系統(tǒng)的預算管理對公司整體經營目標的達成具有巨大的作用。但是，在ERP系統(tǒng)中開展預算管理工作既需要技術的支持也需要公司從上到下各級人員的參與，是需要投入人力、物力、財力的項目。與此同時，在預算管理的過程中，預算的原則制定、過程實施以及調整等都需要嚴格的控制，如此一來，必須得到公司領導的理解和重視才能讓項目更好地開展。

2.過渡期要統(tǒng)籌兼顧原則性與靈活性

預算管理工作在ERP系統(tǒng)的實施，需要各業(yè)務部門的配合并且也一定程度上改變了公司的績效考核體系，此項目是對員工工作以及薪酬等切身利益具有一定的影響項目，在具體的推行過程中勢必得到員工的支持才能實現(xiàn)。因此在推行ERP預算管理的過程中，要做好員工的培訓工作，培訓員工如何編制預算以及在預算執(zhí)行中關注預算的實際進度，在績效考核改變之前要充分聽取員工的意見和解答員工的困惑，循序漸進地推行全面預算管理工作，一旦出現(xiàn)了一些具體的問題，要做到原則性和靈活性的結合，在大方向不變的情況下盡可能靈活地處理好出現(xiàn)的各種問題。

3.明確預算管理責任單元與責任人

基于ERP系統(tǒng)的預算管理工作是由預算管理委員會、預算管理辦公室、預算責任部門等多個組織開展的工作，并且在預算管理中需要全員參與，這樣一項工作要想有效開展，必須對各責任部門的職責進行有效劃分并且確定責任部門的具體負責人，以此來保證工作的開展。

4.預算管理工具與管理制度須同步完善

基于ERP系統(tǒng)的全面預算管理工作既影響到工作的工具也影響到公司的一些具體的業(yè)務，此業(yè)務將預算從原本手工預算轉為系統(tǒng)預算，這就需要公司信息平臺的有效完善。同時，預算作為公司的一項重要工作，必須依托嚴格的管理制度來規(guī)范，尤其是考核制度將與預算有效結合，這就需要公司在推行ERP預算管理的過程中對信息系統(tǒng)工具和公司管理制度同時完善。

綜上所述，預算管理在ERP系統(tǒng)的實現(xiàn)，首先提升了公司預算管理水平，將預算管控前置到預算執(zhí)行中，提高了預算管理的科學性和合理性。其次，完善了公司內部控制體系，公開、透明的預算控制流程對公司搭建控制體系提供了有效的保證。提高了財務管理效率，大大縮短了預算分析的時間，提高了工作效率。

參考文獻：

王鐘炎、高麗娟，基于開放式信息平臺的醫(yī)院全面預算管理實踐與體會.中國總會計師. 2015（10）.

注 釋：

JYK ：指（J）計劃-（Y）預算-（K）考核。endprint