[摘 要]在新質(zhì)生產(chǎn)力迅速發(fā)展的背景下，高校辦公室管理效率直接影響著學(xué)校的運(yùn)行質(zhì)量。本文通過分析高校辦公室管理現(xiàn)狀及問題，結(jié)合新質(zhì)生產(chǎn)力理論，從技術(shù)賦能、流程優(yōu)化、人員管理三個(gè)方面提出提升管理效率的策略。通過本研究可以得出以下結(jié)論，借助新質(zhì)生產(chǎn)力中的信息化技術(shù)與智能化工具，可以有效優(yōu)化高校辦公室的管理模式，提升工作效率與服務(wù)質(zhì)量，為高校管理創(chuàng)新提供重要的參考。

[關(guān)鍵詞]新質(zhì)生產(chǎn)力；高校的辦公室；管理效率；策略研究

新質(zhì)生產(chǎn)力以數(shù)字化、智能化為核心，作為新型的生產(chǎn)力形式正在逐漸影響和改變著我們的組織管理模式和工作。高校辦公室作為高校日常運(yùn)行的樞紐部門，面臨著管理任務(wù)繁雜、信息流轉(zhuǎn)效率低等諸多問題。在新質(zhì)生產(chǎn)力的支持下，我們可以通過技術(shù)手段和管理創(chuàng)新大幅度提升高校辦公室的管理效率，優(yōu)化高校整體運(yùn)行質(zhì)量。

一、新質(zhì)生產(chǎn)力及其在高校管理中的作用

新質(zhì)生產(chǎn)力是信息技術(shù)、人工智能、大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)快速發(fā)展所推動(dòng)的一種新型生產(chǎn)力形式。與傳統(tǒng)的生產(chǎn)力相比，新質(zhì)生產(chǎn)力具有高度的信息化、智能化、強(qiáng)協(xié)同性等特征，當(dāng)今社會(huì)信息技術(shù)的普及與應(yīng)用使得數(shù)據(jù)成為組織的重要資產(chǎn)，信息流動(dòng)效率也得到顯著提高[1]。信息化不僅是新質(zhì)生產(chǎn)力的重要基礎(chǔ)，也是其核心特征之一。我們可以借助人工智能技術(shù)，更精準(zhǔn)地完成決策分析、資源分配和任務(wù)執(zhí)行，減少人為方面的干預(yù)和錯(cuò)誤，提高工作效率和質(zhì)量。

新質(zhì)生產(chǎn)力在依托協(xié)同辦公平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的基礎(chǔ)上，可以實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部及跨組織的高效協(xié)作，進(jìn)而增強(qiáng)資源的整合與共享的能力。這不僅是一種技術(shù)進(jìn)步，更是一種全新的管理生產(chǎn)方式。在高校的辦公室管理中，新質(zhì)生產(chǎn)力有著高效率、優(yōu)化資源配置、高管理效能的積極作用，不僅能推動(dòng)管理效率和服務(wù)水平的雙重提升，而且在數(shù)字化和智能化技術(shù)的支持下，也能使高校的辦公室從傳統(tǒng)的事務(wù)性管理逐步向數(shù)據(jù)方面驅(qū)動(dòng)，向協(xié)作高效的現(xiàn)代化管理模式邁進(jìn)，同時(shí)，為高校教育與管理創(chuàng)新注入了強(qiáng)大的動(dòng)力。

二、高校辦公室管理效率的現(xiàn)狀分析

高校辦公室負(fù)責(zé)工作比較廣泛和繁雜，主要包括行政事務(wù)協(xié)調(diào)、人力資源管理、政策執(zhí)行以及信息處理等具體工作。在管理實(shí)踐中，由于受到傳統(tǒng)模式、技術(shù)水平以及人員能力等多方面的限制，部分問題仍較為突出，這些問題在一定程度上制約了管理效率的提升。高校辦公室作為學(xué)校管理的重要部門，其效率受到技術(shù)應(yīng)用不足、流程復(fù)雜、缺乏激勵(lì)機(jī)制以及跨部門協(xié)作障礙等多方面因素的制約。

（一）信息傳遞不暢

傳統(tǒng)的辦公流程在高校辦公室中仍占據(jù)一定的比例，它制約了信息的流通速度和質(zhì)量。很多文件和通知依然依賴紙質(zhì)形式進(jìn)行傳遞，從起草到審批再到分發(fā)，需要經(jīng)過多個(gè)環(huán)節(jié)，容易出現(xiàn)滯后或遺漏。特別是在大型活動(dòng)或緊急事務(wù)中，紙質(zhì)文件處理效率較低，難以及時(shí)滿足需求。

校內(nèi)各部門之間的溝通方式主要依賴電話、微信群等，這種單一的溝通方式在面對(duì)信息量較大或復(fù)雜任務(wù)時(shí)，容易導(dǎo)致信息斷層或失真，進(jìn)一步影響決策的準(zhǔn)確性和執(zhí)行效率。由于缺乏統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，各部門間的信息共享不夠充分，導(dǎo)致重復(fù)提交、數(shù)據(jù)不一致等問題。這種現(xiàn)象不僅浪費(fèi)資源，還影響了整體管理的協(xié)同性。

（二）管理流程冗長

高校辦公室的工作流程應(yīng)該來說還缺乏系統(tǒng)優(yōu)化、執(zhí)行效率較低等問題，尤其在流程復(fù)雜或跨部門的事務(wù)處理中問題尤為明顯。例如，預(yù)算審批、人員調(diào)動(dòng)、活動(dòng)安排等往往需要經(jīng)過多個(gè)層級(jí)的審批。層級(jí)過多且審批責(zé)任不清，都會(huì)導(dǎo)致流程耗時(shí)較長，甚至因重復(fù)審查而產(chǎn)生效率的損失。傳統(tǒng)辦公模式中，人力處理占主導(dǎo)地位，并且完全依賴人工記錄和管理，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤且難以進(jìn)行追溯。部分辦公場景也都未能引入信息化技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化，工作任務(wù)的分配方式較為傳統(tǒng)，缺乏智能化工具的支持，導(dǎo)致任務(wù)分工不夠清晰、責(zé)任落實(shí)不到位。同時(shí)，任務(wù)完成的實(shí)時(shí)監(jiān)督和反饋機(jī)制不健全，都可能導(dǎo)致延誤或失誤。

（三）人員技能不足

當(dāng)前，信息化技術(shù)得到快速發(fā)展和不斷升級(jí)，高校辦公室工作人員的能力與技術(shù)需求之間的矛盾也逐漸日益顯現(xiàn)，并成為影響工作效率的關(guān)鍵因素之一。其中一部分工作人員對(duì)信息化的辦公工具的掌握程度不足，無法熟練地使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析軟件等工具。這種技術(shù)短板在面對(duì)信息化需求時(shí)不能完全高效地完成工作。這不僅影響了新工具的推廣，還可能拉低團(tuán)隊(duì)整體工作效率。

因此，信息傳遞不暢、管理流程冗長以及人員技能不足是當(dāng)前高校辦公室管理中面臨的主要問題。這些問題不僅延緩了辦公的效率，還影響了部門協(xié)同和政策執(zhí)行效果。通過對(duì)這些問題的深入剖析，不僅可以讓我們認(rèn)識(shí)到目前存在的主要問題，也可以為后續(xù)提出針對(duì)性解決策略奠定基礎(chǔ)。

三、提升高校辦公室管理效率的策略研究

信息技術(shù)在提升高校的辦公室管理效率方面具有巨大的潛力，尤其是在智能化管理平臺(tái)的構(gòu)建和數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面?？梢哉f，通過技術(shù)手段的有效應(yīng)用，能夠極大地優(yōu)化管理流程，提高信息流轉(zhuǎn)速度，減少人為錯(cuò)誤，從而提升整體工作效率。

（一）信息技術(shù)賦能

1.構(gòu)建智能化管理平臺(tái)

智能化管理平臺(tái)是推動(dòng)高校的辦公室信息化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵所在，它通過集成現(xiàn)代技術(shù)手段，提升工作效率和管理精度。

高校辦公室應(yīng)當(dāng)搭建一個(gè)統(tǒng)一的協(xié)同辦公平臺(tái)，將學(xué)校所有部門的行政事務(wù)、文件管理、日常溝通等集成在一個(gè)系統(tǒng)中，學(xué)校內(nèi)部所有人員能夠通過這一系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息共享和實(shí)時(shí)更新，避免重復(fù)勞動(dòng)和信息滯后。這個(gè)平臺(tái)也應(yīng)有整合文檔管理、日程安排、會(huì)議記錄、審批流程等多種功能，使得所有管理事務(wù)都能在這一個(gè)系統(tǒng)中完成，這樣會(huì)極大地提高工作效率，而信息系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新和同步，確保校內(nèi)不同部門都能共享最新的工作進(jìn)展和決策信息，避免信息滯后或誤傳。另外，應(yīng)具備移動(dòng)辦公支持，允許工作人員隨時(shí)隨地處理日常事務(wù)以提升管理靈活性和便捷性。如果能利用人工智能技術(shù)處理常規(guī)事務(wù)的話，人工智能技術(shù)可以極大地減輕工作人員的日常事務(wù)負(fù)擔(dān)。例如，人工智能可以自動(dòng)處理一些重復(fù)性、低附加值的工作任務(wù)。通過自然語言處理（NLP）技術(shù)，AI可以自動(dòng)識(shí)別和分類文件，將相似內(nèi)容歸檔到合適的文件夾中，大大提高文件管理的效率。利用智能提醒系統(tǒng)，AI可以根據(jù)日程安排自動(dòng)提醒工作人員處理即將到期的任務(wù)，減少遺漏和延誤的風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，AI還可以分析學(xué)校的運(yùn)行數(shù)據(jù)，生成自動(dòng)化報(bào)告，幫助領(lǐng)導(dǎo)迅速掌握整體運(yùn)營狀況，為決策提供數(shù)據(jù)支持[2]。

2.推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型

為了能夠讓智能化平臺(tái)得到有效運(yùn)轉(zhuǎn)，可以通過引入云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析等前沿技術(shù)實(shí)現(xiàn)高度的信息化和智能化，推動(dòng)高校管理的深度轉(zhuǎn)型，而不是碎片化的網(wǎng)絡(luò)管理。云計(jì)算和大數(shù)據(jù)等分析工具不僅可以將文件存儲(chǔ)、課程資料、學(xué)生檔案等數(shù)據(jù)遷移到云平臺(tái)上，確保數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性，同時(shí)方便管理人員隨時(shí)隨地訪問所需資源。云計(jì)算還能夠大幅降低學(xué)校的IT基礎(chǔ)設(shè)施成本，提高資源利用率，通過收集、整合和分析各類數(shù)據(jù)，學(xué)?？梢匀媪私飧鞑块T的運(yùn)行狀況，如學(xué)生成績、教師績效、教學(xué)資源利用率等。大數(shù)據(jù)有預(yù)測分析的能力，高?？梢酝ㄟ^大數(shù)據(jù)的信息預(yù)測未來的趨勢與走向，幫助學(xué)校在招生、資源分配、課程安排等方面作出更加精確的規(guī)劃。例如，通過分析歷史數(shù)據(jù)，學(xué)校可以預(yù)測下學(xué)期可能需要的教學(xué)資源，提前作好準(zhǔn)備，避免資源浪費(fèi)[3]。

通過信息化技術(shù)，學(xué)校管理層可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的決策模式，提升決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，使得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)能夠在第一時(shí)間掌握實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，如教職工的考勤情況、財(cái)務(wù)收支、各類行政事務(wù)的進(jìn)展等?；谶@些實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，校領(lǐng)導(dǎo)可以迅速作出反應(yīng)，調(diào)整政策，優(yōu)化資源配置。通過數(shù)據(jù)可視化技術(shù)，可以幫助領(lǐng)導(dǎo)一目了然地了解整體情況，作出更為直觀和有效的決策。

3.優(yōu)化管理流程

在高校辦公室的日常管理中，優(yōu)化管理流程是提高工作效率的核心手段。通過流程再造和標(biāo)準(zhǔn)化管理，能夠簡化煩瑣的環(huán)節(jié)、提高執(zhí)行力，進(jìn)而提升整體管理效能。優(yōu)化管理流程不僅可以減少時(shí)間和資源的浪費(fèi)，還能提升部門間的協(xié)同效率，確保每項(xiàng)工作都能高效、有序地推進(jìn)[4]。

（二）流程再造

流程再造是一種通過重新設(shè)計(jì)、優(yōu)化工作流程來提高整體工作效率的管理手段。它能有效簡化冗余環(huán)節(jié)、降低復(fù)雜性，并利用技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)流程的可視化與透明化。

許多傳統(tǒng)的管理流程存在重復(fù)、冗長的環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)往往是效率低下的瓶頸。例如，審批流程中，多個(gè)部門之間相互傳遞文檔和文件時(shí)，信息流轉(zhuǎn)和審批反復(fù)往返，導(dǎo)致整個(gè)事務(wù)處理周期過長。通過精簡審批層級(jí)，減少不必要的中間環(huán)節(jié)，確保關(guān)鍵決策節(jié)點(diǎn)的高效執(zhí)行。例如，可以通過引入電子簽批系統(tǒng)，減少文件傳遞的時(shí)間，同時(shí)允許校內(nèi)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)上進(jìn)行實(shí)時(shí)審批。在日常事務(wù)處理過程中，要通過整合相似工作任務(wù)，避免重復(fù)勞動(dòng)。比如，統(tǒng)一資源管理平臺(tái)可將人力資源、財(cái)務(wù)報(bào)銷、教學(xué)活動(dòng)安排等多項(xiàng)功能進(jìn)行集成，避免重復(fù)輸入和數(shù)據(jù)不一致的問題。通過自動(dòng)化工具（如工作流引擎）減少人工操作的環(huán)節(jié)。常規(guī)的報(bào)銷、檔案管理、文檔審批等事務(wù)可以通過系統(tǒng)自動(dòng)化處理，大大提高工作效率，節(jié)省時(shí)間成本。

利用現(xiàn)代信息技術(shù)，可以使管理流程變得可視化，從而增強(qiáng)透明度和執(zhí)行力。通過流程圖、數(shù)據(jù)圖等形式，形象化展示整個(gè)工作流程。這不僅能夠幫助管理者更清晰地了解流程運(yùn)作的各個(gè)環(huán)節(jié)，還能有效識(shí)別出可能存在的瓶頸或重復(fù)環(huán)節(jié)。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化管理

標(biāo)準(zhǔn)化管理是提升管理效率的另一重要手段，是通過統(tǒng)一的工作流程和操作規(guī)范，減少人為錯(cuò)誤，確保各項(xiàng)工作能夠有條不紊地進(jìn)行。通過標(biāo)準(zhǔn)化管理，不僅能夠提高工作質(zhì)量，還能幫助管理者快速適應(yīng)工作，減少培訓(xùn)時(shí)間，提升團(tuán)隊(duì)整體執(zhí)行力。高校辦公室的各類管理工作必須建立一套系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程，從文書處理到資源分配、從會(huì)議安排到活動(dòng)組織，每一項(xiàng)事務(wù)都應(yīng)當(dāng)有明確的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。

標(biāo)準(zhǔn)化管理通過統(tǒng)一規(guī)范流程，能夠有效減少人為操作的錯(cuò)誤，提升整體事務(wù)處理的準(zhǔn)確性。設(shè)立定期的檢查與審計(jì)機(jī)制，確保每一項(xiàng)任務(wù)都嚴(yán)格按照規(guī)定流程進(jìn)行執(zhí)行。通過智能化平臺(tái)對(duì)流程執(zhí)行的實(shí)時(shí)監(jiān)督，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行調(diào)整。定期對(duì)管理者進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)操作流程培訓(xùn)，使其掌握標(biāo)準(zhǔn)化流程，避免因操作不當(dāng)而造成的工作失誤。

優(yōu)化管理流程是高校的辦公室提高工作效率的關(guān)鍵途徑。通過流程再造，簡化冗余環(huán)節(jié)和提升事務(wù)處理效率，可以實(shí)現(xiàn)流程的快速響應(yīng)和無縫銜接；通過標(biāo)準(zhǔn)化管理，統(tǒng)一工作流程和操作規(guī)范，能夠減少人為錯(cuò)誤，確保每項(xiàng)任務(wù)都能夠按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。二者相輔相成，能夠顯著提升高校辦公室的整體管理效能，從而為學(xué)校的行政運(yùn)轉(zhuǎn)提供強(qiáng)有力的保障。

（四）加強(qiáng)人員管理

在高校辦公室管理過程中，通過提升管理者的信息化素養(yǎng)和注重團(tuán)隊(duì)協(xié)作，可以有效提高整體團(tuán)隊(duì)的工作效率與凝聚力，推動(dòng)信息技術(shù)在管理中的廣泛應(yīng)用。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，管理者的信息化素養(yǎng)對(duì)于高校辦公室的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和高效運(yùn)作也起著十分重要的作用。提升管理者的信息化素養(yǎng)不僅能幫助他們更好地應(yīng)對(duì)新的技術(shù)挑戰(zhàn)，還能為團(tuán)隊(duì)成員樹立榜樣，引領(lǐng)整個(gè)組織向智能化、數(shù)字化方向發(fā)展。

信息技術(shù)和數(shù)字化工具的更新?lián)Q代速度極快，管理者和工作人員必須不斷學(xué)習(xí)和掌握新的技術(shù)，以便更好地適應(yīng)新的工作環(huán)境。針對(duì)不同崗位的管理者，組織定期的技術(shù)培訓(xùn)課程，幫助他們熟練掌握新興工具，如辦公自動(dòng)化、數(shù)據(jù)分析平臺(tái)、協(xié)同工作平臺(tái)等。這些培訓(xùn)課程可以通過線上學(xué)習(xí)平臺(tái)、外部講座、內(nèi)部專題講座等方式進(jìn)行。通過實(shí)際操作和模擬場景訓(xùn)練，幫助管理者鞏固所學(xué)知識(shí)，提升在日常工作中的應(yīng)用能力。激勵(lì)機(jī)制也是提升管理者參與信息化轉(zhuǎn)型積極性的關(guān)鍵因素，將信息化素養(yǎng)的提升納入績效考核指標(biāo)，并通過獎(jiǎng)懲制度鼓勵(lì)管理者積極學(xué)習(xí)和應(yīng)用新技術(shù)。例如，管理者在系統(tǒng)中完成任務(wù)的效率和準(zhǔn)確性可以作為考核標(biāo)準(zhǔn)之一，優(yōu)秀者可獲得獎(jiǎng)勵(lì)或晉升機(jī)會(huì)。

團(tuán)隊(duì)協(xié)作是確保高校辦公室管理高效運(yùn)作的基礎(chǔ)。通過推動(dòng)跨部門溝通與協(xié)作，可以打破“信息孤島”現(xiàn)象，可以增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)之間的互信與協(xié)作，提升工作效率。通過開展針對(duì)性的技術(shù)培訓(xùn)，提升管理者的數(shù)字化能力，并通過激勵(lì)機(jī)制鼓勵(lì)管理者積極參與數(shù)字化轉(zhuǎn)型，可以大大提高管理效率。

結(jié)束語

在新質(zhì)生產(chǎn)力視域下，高校辦公室管理效率提升不僅僅依賴于技術(shù)的賦能，還包括流程優(yōu)化、人員管理、團(tuán)隊(duì)協(xié)作建設(shè)等多方面的綜合作用。通過信息技術(shù)、人工智能、大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)的應(yīng)用，高校能夠?qū)崿F(xiàn)辦公流程的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高事務(wù)處理效率。通過流程再造和標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以簡化冗余環(huán)節(jié)，提升整體管理的科學(xué)性和精確性。通過加強(qiáng)人員管理，提升管理者信息化素養(yǎng)，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，從而最大化資源利用效率。這些策略為高校管理現(xiàn)代化提供了切實(shí)可行的路徑。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：王煥（1981— ），女，漢族，黑龍江哈爾濱人，宿遷學(xué)院 機(jī)電工程學(xué)院，實(shí)習(xí)研究員，碩士。

研究方向：教育管理。

通訊作者：張友強(qiáng)（1974— ），男，漢族，黑龍江哈爾濱人，宿遷學(xué)院 教師教育學(xué)院，教授，博士。

研究方向：教育管理，藝術(shù)學(xué)。