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        基于過(guò)程監(jiān)控與辦公自動(dòng)化探討高校教學(xué)秘書日常工作技能提升

        2020-11-23 01:51:11呂世杰王治國(guó)
        內(nèi)蒙古教育·科研版 2020年6期
        關(guān)鍵詞:教學(xué)秘書計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)高校

        呂世杰 王治國(guó)

        摘 要:高校教學(xué)秘書在基層教學(xué)管理處于樞紐的地位,繁雜的工作內(nèi)容需要依靠現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)處理。因此,本研究以內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)為基礎(chǔ),在Excel中采用VBA程序設(shè)計(jì),進(jìn)行考試隨機(jī)排位及監(jiān)考教師指派系統(tǒng)研制。詳細(xì)闡述了設(shè)計(jì)思路和具體功能,并部分展示界面、輸出、程序設(shè)計(jì)內(nèi)容,旨在為有計(jì)算機(jī)程序設(shè)計(jì)基礎(chǔ)的教學(xué)秘書提供思路,以解放思想、開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)程序,幫助處理日常工作,緩解工作壓力的同時(shí)能夠更好地服務(wù)于學(xué)校師生。

        關(guān)鍵詞:高校;教學(xué)秘書;VBA程序設(shè)計(jì);計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)

        【中圖分類號(hào)】G【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B【文章編號(hào)】1008-1216(2020)06B-0123-03

        高校教學(xué)秘書在基層教學(xué)管理處于樞紐的地位和作用,是連接教師、學(xué)生、教務(wù)處、教學(xué)院長(zhǎng)以及其他同行院系的中間節(jié)點(diǎn)。這注定了教學(xué)秘書工作不僅繁雜,而且工作的勞動(dòng)強(qiáng)度和處理各種事情的頻率居高不下。自每學(xué)期開(kāi)學(xué)之始至學(xué)期結(jié)束,教學(xué)秘書為應(yīng)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)工作,其精神始終處于高度緊張狀態(tài);大量的溝通和繁雜的內(nèi)容使其始終處于忙碌狀態(tài)。因此,高校教學(xué)秘書比較容易發(fā)生職業(yè)倦怠,也比較容易產(chǎn)生心理、身體甚至家庭等各方面的問(wèn)題。

        為解決教學(xué)秘書的這一困境,緩解其勞動(dòng)強(qiáng)度,提高工作效率,本研究基于內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)教務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)“考試隨機(jī)排位及監(jiān)考教師指派系統(tǒng)”,希望能夠借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和簡(jiǎn)單的程序設(shè)計(jì),設(shè)計(jì)出操作靈活、符合內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)教學(xué)秘書的微軟件,旨在為有計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)的教學(xué)秘書和計(jì)算機(jī)從業(yè)人員提供思路,降低教學(xué)秘書工作方面的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高辦公自動(dòng)化水平。

        一、教學(xué)秘書日常工作與系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路對(duì)接

        首先,在教務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出學(xué)院教師清單、學(xué)院課程清單、學(xué)院學(xué)生清單、學(xué)院班級(jí)清單以及各學(xué)期期末考試清單。在此基礎(chǔ)上,按照工作模塊分為三個(gè),分別是開(kāi)學(xué)初查課明細(xì)、期末統(tǒng)考考試和班級(jí)考試。這三個(gè)模塊由于受工作時(shí)間的差異影響,會(huì)形成不同的材料,部分材料需要留存或進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。因此,繼續(xù)細(xì)化為主考教師清單、教師監(jiān)考通知單和學(xué)生考場(chǎng)簽名單,其中教師監(jiān)考通知單要進(jìn)一步留存,以后需要計(jì)算監(jiān)考教師工作量。各層次以及各個(gè)節(jié)點(diǎn)之間的關(guān)系見(jiàn)圖1。

        二、基于Excel的表格設(shè)計(jì)及過(guò)程安排

        首先,我們需要在一個(gè)Excel工作簿中建立一個(gè)工作表(Sheet1或其他)并進(jìn)行命名,用于進(jìn)行系統(tǒng)說(shuō)明和執(zhí)行操作(命名為“操作及說(shuō)明”)。然后根據(jù)教務(wù)系統(tǒng)需要導(dǎo)出的內(nèi)容和學(xué)院相關(guān)信息,分別添加并命名“教師信息”“班級(jí)信息”“學(xué)生信息”“實(shí)課程信息”“課程信息”“已經(jīng)錄好的任務(wù)書”“期末安排清單”和“期末安排信息”工作表,其中“教師信息”“班級(jí)信息”“學(xué)生信息”“已經(jīng)錄好的任務(wù)書”和“期末安排清單”分別對(duì)應(yīng)“學(xué)院教師清單”“學(xué)院班級(jí)清單”“學(xué)院學(xué)生清單”“學(xué)院課程清單”和“期末考試清單”而“實(shí)課程信息”“課程信息”和“期末安排信息”主要裝載學(xué)院專業(yè)課信息、學(xué)院全部課程信息和期末考試表個(gè)模板及課程信息。

        其次,考慮輸出表格,“開(kāi)學(xué)初查課明細(xì)”“各系課程考試清單”“學(xué)院班級(jí)考試清單”“專業(yè)課考試清單”“主考教師清單”“教師監(jiān)考通知單”“學(xué)生考場(chǎng)簽名單”和“監(jiān)考工作量”清單都需要輸出,其中這些輸出可以分為三類,分別為一次性輸出類,累加性輸出類和動(dòng)態(tài)輸出類。其中“開(kāi)學(xué)初查課明細(xì)”“學(xué)生考場(chǎng)簽名單”和“專業(yè)課考試清單”屬于一次性輸出內(nèi)容,“教師監(jiān)考通知單”“監(jiān)考工作量”清單屬于累加性輸出內(nèi)容,其余屬于動(dòng)態(tài)輸出內(nèi)容。

        最后,考慮按鈕功能及代碼,“開(kāi)始使用”按鈕是根據(jù)教務(wù)系統(tǒng)相關(guān)清單和各學(xué)院預(yù)設(shè)內(nèi)容,進(jìn)行各種信息的初步匹配;“初始化信息”形成“實(shí)課程清單”,用于安排專業(yè)課監(jiān)考之用,在這里存在一個(gè)“監(jiān)考安排”按鈕,其功能不僅形成“考試簽名單”,也能夠?qū)⒔處煴O(jiān)考記錄進(jìn)行存儲(chǔ)?!伴_(kāi)學(xué)初查課明細(xì)”按鈕實(shí)現(xiàn)輸出開(kāi)學(xué)初查課明細(xì)清單?!敖y(tǒng)考及專業(yè)安排”按鈕,實(shí)現(xiàn)輸出各統(tǒng)考課考試清單和學(xué)院專業(yè)班級(jí)的統(tǒng)考清單?!捌谀┍O(jiān)考教師安排”實(shí)現(xiàn)安排教師至學(xué)院專業(yè)班級(jí)的統(tǒng)考清單?!捌谀┌才徘鍐巍睂?shí)現(xiàn)原教務(wù)系統(tǒng)期末考試安排清單顯示,方便核對(duì)和檢查?!皩W(xué)院班級(jí)監(jiān)考錄入”實(shí)現(xiàn)學(xué)院專業(yè)班級(jí)統(tǒng)考清單的監(jiān)考教師工作量錄入?!扒宄荚嚰皩I(yè)”實(shí)現(xiàn)過(guò)程各個(gè)表格清除工作。

        三、部分內(nèi)容細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)

        (一)監(jiān)考安排

        專業(yè)課考試一般是結(jié)課很快就進(jìn)行考試,其中存在授課教師教考、班主任監(jiān)考、隨機(jī)安排教師和制訂具體教師監(jiān)考等情況,因此,在設(shè)計(jì)過(guò)程中一定要存在這些候選項(xiàng)。同時(shí),為了便于操作,我們想給哪個(gè)班級(jí)、哪個(gè)課程安排監(jiān)考工作,只需要在“實(shí)課程信息”清單中點(diǎn)擊相應(yīng)的條目,系統(tǒng)自動(dòng)記錄相關(guān)信息,然后按照提示逐一操作,完成教考工作安排,同時(shí)也完成了教師相應(yīng)工作量的錄入。操作界面見(jiàn)圖2。

        根據(jù)監(jiān)考安排和具體功能實(shí)現(xiàn)目標(biāo),輸出“考試簽名單”和“監(jiān)考通知單”,同時(shí)“監(jiān)考通知單”后續(xù)還要計(jì)算教師工作量,因此存在“教師工作量匯總”按鈕。各個(gè)清單的字段和內(nèi)容輸出詳見(jiàn)圖3(其中“考試簽名單”中“學(xué)號(hào)”和“學(xué)生姓名”已經(jīng)隱藏)。

        (二)統(tǒng)考課程及專業(yè)課程考試安排

        由于各個(gè)學(xué)院統(tǒng)考課程不一致,學(xué)院班級(jí)不一致,因此統(tǒng)考及專業(yè)安排需要?jiǎng)討B(tài)安排。這里設(shè)計(jì)時(shí)存在一個(gè)模板區(qū)域,工作表命名為“期末安排信息”。設(shè)計(jì)的學(xué)院課程名錄信息及字段位置見(jiàn)圖4。

        在點(diǎn)擊“統(tǒng)考及專業(yè)安排”按鈕時(shí),這里“課程名稱”后的每一門課程都會(huì)是新輸出的工作表,且以K列課程名稱命名工作表。統(tǒng)考課及學(xué)院班級(jí)課都有自己的模板,相應(yīng)的字段和格式詳見(jiàn)圖5。

        四、“監(jiān)考安排”程序設(shè)計(jì)示例

        Sub JkJshap_click()

        Dim A(6) As String

        If ADDress_skchrow = 0 Then MsgBox "請(qǐng)選擇考試班級(jí)所在的行,謝謝": Exit Sub

        /*此處省略部分程序代碼*/

        If Sheets("實(shí)課程信息").Cells(8, 15) = "True" Then

        jsrensh = Val(InputBox("一般默認(rèn)60人以下為2名教師,每多30人添加一名教師,最多教師人數(shù)為6人,當(dāng)輸入0時(shí)系統(tǒng)根據(jù)班級(jí)人數(shù)自動(dòng)匹配", "請(qǐng)輸入監(jiān)考教師人數(shù)", 2))

        If jsrensh < 0 Then MsgBox "監(jiān)考教師人數(shù)不能為負(fù)值!": Exit Sub

        If jsrensh = 0 Then

        tstt = Val(Sheets("實(shí)課程信息").Cells(10, 8))

        If tstt <= 60 Then jsrensh = 2

        If tstt > 60 And tstt <= 90 Then jsrensh = 3

        If tstt > 90 And tstt <= 120 Then jsrensh = 4

        If tstt > 120 And tstt <= 150 Then jsrensh = 5

        If tstt > 150 Then jsrensh = 6

        End If

        End If

        Call jsxxsort_click

        If jsrensh > sum1 And jsrensh <= 6 Then

        For i = sum1 + 1 To jsrensh

        For j = 2 To JsxxHang

        If Trim(Sheets("教師信息").Cells(j, 2)) <> "" Then

        ss = 0

        For k = 1 To i

        If Trim(Sheets("教師信息").Cells(j, 2)) = A(k) Then ss = ss + 1

        DoEvents

        Next

        If ss = 0 Then A(i) = Trim(Sheets("教師信息").Cells(j, 2)): sum1 = sum1 + 1

        End If

        DoEvents

        Next

        DoEvents

        Next

        Else

        jsrensh = sum1

        End If

        '查找重復(fù)教師

        For i = 1 To jsrensh

        For j = i + 1 To jsrensh

        If A(i) = A(j) Then

        MsgBox "安排教師存在重復(fù),請(qǐng)更換教師":

        A(i) = Trim(InputBox("請(qǐng)更換教師,注意教師一定為本學(xué)院教師,輸入后系統(tǒng)不再矯正信息!", "更換教師提示信息", A(i)))

        End If

        DoEvents

        Next

        DoEvents

        Next

        '生成考試簽名單

        UserForm1.Show

        ksxq1 = Trim(InputBox("比如:東校區(qū)、西校區(qū)、南校區(qū)、新區(qū)等!", "考試校區(qū)提示信息", "西校區(qū)"))

        ksjxl1 = Trim(InputBox("比如:主樓、逸夫樓、博學(xué)樓、勤學(xué)樓、新區(qū)A座", "考試校區(qū)提示信息", "博學(xué)樓"))

        ksjsh1 = Trim(InputBox("比如:102、303、A104、B506、理學(xué)院101等", "考試校區(qū)提示信息", "305"))

        ss = 1

        Sheets("考試班學(xué)生信息").Visible = True

        Sheets("考試班學(xué)生信息").Select

        Sheets("考試班學(xué)生信息").Range("A2:D65536").Clear

        XsxxHang = Sheets("學(xué)生信息").UsedRange.Rows.Count

        For i = 2 To XsxxHang

        If InStr(banjim, Trim(Sheets("學(xué)生信息").Cells(i, 7))) <> 0 Then

        ss = ss + 1

        Sheets("考試班學(xué)生信息").Cells(ss, 1) = Sheets("學(xué)生信息").Cells(i, 1)

        Sheets("考試班學(xué)生信息").Cells(ss, 2) = Sheets("學(xué)生信息").Cells(i, 2)

        Sheets("考試班學(xué)生信息").Cells(ss, 3) = Sheets("學(xué)生信息").Cells(i, 7)

        Sheets("考試班學(xué)生信息").Cells(ss, 4) = Int(Rnd() * 10000 + 1)

        End If

        DoEvents

        Next

        /*此處省略部分程序代碼*/

        Sheets("教師信息").Visible = False

        Sheets("班級(jí)信息").Visible = False

        Sheets("監(jiān)考通知單").Visible = True

        MsgBox "程序執(zhí)行完畢!"

        End Sub

        五、總結(jié)與展望

        計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展大大減輕了我們?nèi)粘5墓ぷ髁浚欢鴮?shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公只靠常規(guī)的操作,越來(lái)越難以滿足工作需求,所以程序設(shè)計(jì)就變得非常有必要。教學(xué)秘書的日常工作離不開(kāi)電腦和網(wǎng)絡(luò),借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和簡(jiǎn)單的程序設(shè)計(jì),滿足基于教務(wù)系統(tǒng)一些繁雜工作需求,不僅保障了教學(xué)秘書工作質(zhì)量,也給予教學(xué)秘書更多的時(shí)間思考教學(xué)管理的環(huán)節(jié)工作內(nèi)容,更好地服務(wù)于學(xué)校師生[5]。因此,教學(xué)秘書的人才錄用該考慮計(jì)算機(jī)基礎(chǔ),考慮應(yīng)聘者在處理工作事物的細(xì)節(jié)和耐心,同時(shí)建議考慮教學(xué)秘書基于軟件操作的基本程序設(shè)計(jì)能力。

        基金項(xiàng)目: 內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)教改項(xiàng)目(JGYB201750)。

        參考文獻(xiàn):

        [1]朱鴻源.教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的地位和作用[J].教育教學(xué)論壇,2018,(3).

        [2]肖衛(wèi).新時(shí)期高校教學(xué)秘書管理工作淺析[J].研究生教育研究,2007,(4).

        [3]薛寶穎.對(duì)高校教學(xué)秘書工作的認(rèn)識(shí)與思考[J].河北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(農(nóng)林教育版),2009,(3).

        [4]呂世杰,劉紅梅,米智勇.高校教學(xué)秘書文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用[J].內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2012,(1).

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