許雯婷

摘 要：高職院校的檔案信息資源是我國檔案資源的重要組成部分，它真實地反映了高等職業(yè)教育的歷史面貌和發(fā)展歷程。隨著教育改革的逐步深入，職業(yè)教育重要地位和作用越來越凸顯，如何以檔案管理現(xiàn)代化促職業(yè)教育現(xiàn)代化，成為了高職院校管理的難點。本文從當前高職院校檔案管理中存在的問題著手，研究問題形成的深層次原因，從資源共享機制構建的角度，闡釋高職院校檔案信息資源共享的實現(xiàn)路徑與策略，以期為檔案管理現(xiàn)代化提供有益的參考。

關鍵詞：高職院校;檔案工作;信息資源共享;機制構建

高等學校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖標、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。它全面真實地記載了高校的產(chǎn)生、發(fā)展和壯大的過程，反映出高校的辦學理念、辦學特色和文化底蘊。隨著《國家職業(yè)教育改革實施方案》的頒布實施，職業(yè)教育的重要性被提高到了“沒有職業(yè)教育現(xiàn)代化就沒有教育現(xiàn)代化”的地位。檔案工作作為高職院校工作中的一項重要內(nèi)容，也是衡量高職院校教育質(zhì)量和管理水平的重要標志。在信息化時代的背景之下，傳統(tǒng)的檔案理論與工作方式已無法適應新形勢的發(fā)展需求，做好檔案信息資源的建設與共享迫在眉睫。

一、高職院校檔案信息資源共享現(xiàn)狀

1.數(shù)字檔案資源相對匱乏。目前，大多數(shù)高職院校的檔案管理仍以紙質(zhì)保管模式為主，雖然有部分高職院校已開展了紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，但由于經(jīng)費和人手的嚴重不足，再加上設備的落后，檔案信息化的發(fā)展步伐緩慢。而檔案數(shù)字化是檔案信息資源共享的基礎，巧婦難為無米之炊，沒有數(shù)字化的檔案信息資源，共享就無從談起。只有加快高職院校的檔案數(shù)字化進程，不斷豐富檔案信息資源，才能為實現(xiàn)信息共享打下堅實基礎。

2.檔案利用率低下。高職院校的檔案大部分是學校在日常行政辦公、 教學活動和科研活動中形成的，主要是為學校的師生提供信息服務，由于其利用群體主要針對高校內(nèi)部使用者，因此高校檔案在某種程度上帶有一定的對外封閉性，并且檔案自身具有滯后性和隱蔽性的特征，導致真正了解和使用檔案的人數(shù)偏少，再加上傳統(tǒng)手工操作費時費力，難以滿足檔案利用著的信息需求，使得檔案的利用率普遍低下。

3.缺乏統(tǒng)一有效的共享標準。我國高職院校的檔案管理工作大多都各自為政，信息化建設更是局限在本校管理中，缺乏統(tǒng)一有效的公共平臺、技術標準和管理制度。首先，沒有形成信息共享的公共平臺，高職院校使用的檔案管理系統(tǒng)不盡相同，所使用的數(shù)據(jù)庫從小到大應有盡有，沒有統(tǒng)一的公共平臺把孤立的分散的信息資源集結起來進行協(xié)同管理，就無法實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)共通和異地跨校檢索;其次，技術標準不統(tǒng)一，像網(wǎng)絡基礎設施標準、數(shù)據(jù)庫建設標準、信息編碼標準、數(shù)據(jù)處理標準、安全保障標準等都沒有統(tǒng)一的規(guī)定，這樣就形成了信息資源共享的技術上的壁壘;再次，管理制度標準不統(tǒng)一，阻礙了信息交互。各高職院校的檔案管理工作標準規(guī)范不統(tǒng)一，難以實現(xiàn)館際之間的信息共享。

二、高職院校檔案信息資源共享問題的原因

1.對檔案管理的重視程度不夠。檔案工作由于不能給學校帶來及時的經(jīng)濟和社會效益，在高職院校中一直處于邊緣地位。長期以來，一些領導干部都對檔案工作存在一定的誤區(qū)，認為檔案工作只是保管性的事務工作，只要做好歸檔管理，不發(fā)生丟失、損毀、泄密事件，就萬事大吉了。

2.檔案信息共享建設的內(nèi)驅(qū)力不足。資源共享的理念最初是由圖書情報學界提出的，經(jīng)過幾十年的發(fā)展圖書資源共享取得了顯著成就。雖然檔案信息資源共享能借鑒圖書資源共享的發(fā)展經(jīng)驗，但不容忽視的是，與圖書資源相比，檔案資源的個性化特色尤為鮮明，各高校保存的檔案鮮有相同。要實現(xiàn)檔案資源的共享，必須對高職院校的館（室）藏檔案重新進行鑒定，將適合對外公開的檔案進行編目、著錄、標引和電子化。面對海量的檔案材料，以現(xiàn)有的人力、物力和財力，在短期內(nèi)是無法實現(xiàn)的，檔案的管理成本也必然會大幅度提升。檔案館（室）通過共建共享，難以實現(xiàn)節(jié)約建設成本的目的，檔案信息資源的共享普遍缺乏建設的內(nèi)驅(qū)力。

3.檔案信息共享法律法規(guī)的缺失。法律法規(guī)是推動檔案信息資源共享的重要基礎。目前，我國現(xiàn)階段與檔案信息資源共享保障相關的法律法規(guī)主要有《檔案法》、《政府信息公開條例》，真正針對檔案信息共享的法律法規(guī)仍是空白。檔案信息共享，首先需要解決的就是數(shù)字檔案的保密和安全問題，確保信息安全是共享的前提條件。特別是高職院校中的檔案中包含了人事履歷、論文著作、專利發(fā)明、科研成果等文字或?qū)嵨锊牧希婕暗焦褚蛩?、知識產(chǎn)權、著作版權等，缺乏法律法規(guī)的保護，共享權限的界定和法律責任的歸屬也不明確，極大阻礙了檔案信息資源共享的進程。

三、檔案信息資源共享的意義

1.創(chuàng)新檔案服務方式的需要。傳統(tǒng)的檔案管理往往以地域為中心，致使檔案服務管理范圍狹窄，忽視對社會的服務。在“大數(shù)據(jù)”時代，社會信息化程度不斷提高，大眾對檔案信息服務的要求也隨之提高。傳統(tǒng)的檔案管理在服務理念和服務方式上不得不向更寬領域和深層次轉(zhuǎn)變，通過信息資源共享為廣大師生和社會公眾提供不受時空限制，安全可靠、高效快捷的檔案服務，為管理部門和師生民眾搭建起有效溝通的信息橋梁。

2.有效提高檔案信息資源利用率。面對高職院校沉睡在庫房的海量檔案，通過信息化手段“喚醒”沉睡的檔案，提供便捷而高效的服務，既可以把檔案工作從繁重的手工勞動中解脫出來，也可以省去師生和社會公眾上門查閱的舟車勞頓，從而提高檔案信息的傳遞效率，大大地方便檔案利用者，提高的檔案信息資源的利用率。

3.提升經(jīng)濟社會效益。高職院校作為社會文化與科技創(chuàng)新機構， 在人才培養(yǎng)、科技創(chuàng)新、發(fā)明創(chuàng)造等方面的貢獻要遠大于其他文化事業(yè)性機構，每個學校都有著自己的發(fā)展特色和學科優(yōu)勢。凝聚了大批知識分子的智慧結晶的高校檔案，作為一種特色優(yōu)質(zhì)資源，若實現(xiàn)信息資源共享，不但可以真正開發(fā)出檔案具有的應用價值，更主要的是能促進高校間學術和科研的共同進步，提升經(jīng)濟和社會效益。

四、高職院校信息資源共享機制的構建

1.完善人才機制建設。改革開放的 40 年恰好伴隨著信息化大潮的席卷沖擊， 處于這一潮流中心地帶的檔案和檔案工作不斷改變著存在狀態(tài)和運行方式，對檔案專業(yè)人才的需求也處于動態(tài)調(diào)整中。檔案信息資源共享具有較強的專業(yè)性和技術性，檔案工作者不僅需掌握檔案的基本業(yè)務知識，還要具備信息技術應用、計算機網(wǎng)絡技術以及檔案信息化建設運營與管理等方面的能力。檔案工作者素質(zhì)的高低直接影響了檔案管理水平的高低，人才建設才是保證檔案信息資源共享建設可持續(xù)發(fā)展的關鍵。通過完善人才機制建設，加強對檔案工作者的知識能力培訓，激發(fā)其創(chuàng)新活力，培養(yǎng)造就一大批復合應用型人才，為信息資源共享建設打下堅實基礎。

2.建立統(tǒng)一的標準機制。一是破除條塊管理，構建信息資源共享平臺。高職院校檔案管理要打破現(xiàn)在各自為政、條塊管理的局面，聯(lián)合起來建設檔案信息資源共享平臺，把孤立的分散的信息資源集結到平臺中進行深度整合，實現(xiàn)各個高校間優(yōu)勢互補、整體優(yōu)化、動態(tài)開放、過程管理及創(chuàng)造性融合，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務平臺。二是統(tǒng)一規(guī)范，制定信息技術標準體系。高職院校使用的數(shù)據(jù)庫、檔案管理軟件各不相同，檔案數(shù)據(jù)的收集、轉(zhuǎn)換和比對在共享平臺內(nèi)無法短時間完成，給信息資源整合和共享帶來困難。因此，在檔案信息資源建設中，要制定并執(zhí)行統(tǒng)一的標準體系，確保檔案信息建設標準、規(guī)范，包括平臺接口的標準化，數(shù)據(jù)處理的標準化，信息采集和交換的標準化、電子文件的標準化，安全保密技術的標準化等，以實現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化配置。三是增進協(xié)同交流，構建信息共享管理機制。檔案信息資源共享涉及多個院校的檔案館（室），是一個全局性的問題，應當建立一個專門的統(tǒng)籌機構和一套井然有序的協(xié)同管理機制，負責推動檔案信息資源共建與共享。

3.建立健全法律法規(guī)機制。法律法規(guī)是推動檔案信息資源共享的重要保障，為協(xié)調(diào)不同院校、不同專業(yè)之間的職責和利益，需要在國家、省市層面完善相關法律法規(guī)，規(guī)范各方行為，保障信息安全，避免出現(xiàn)不法訪問、信息外泄等信息資源安全事故。首先，可以修訂和完善《檔案法》中與信息共享有關的條款;其次，制定一部專門的檔案信息共享法規(guī)，包括信息共享的總體要求、方針任務、組織領導、保障措施、數(shù)據(jù)庫的建設、平臺的服務與管理、知識產(chǎn)權的保護等等;再次，要尤其注重信息安全，加強信息安全立法，如“信息保護法”、“打擊信息系統(tǒng)犯罪法”、“網(wǎng)絡電子安全法”等，避免出現(xiàn)不法訪問、信息外泄等信息資源安全事故，為信息資源安全提供有力保障。

4.建立考核及獎懲機制。為提高各高職院校在檔案信息資源共享建設的主動性和創(chuàng)新性，建立績效考核機制和強化獎懲措施是推動共享的有力手段。把共享納入年度績效考核，能夠引起各院校對檔案新信息資源共享的重視，將被動共享轉(zhuǎn)為主動共享。要在考核辦法中明確獎懲措施，對于共享工作任務完成出色、工作成效顯著的院校和個人給予表彰，而對于共享工作消極懈怠的院校及個人予以通報批評。

綜上所述，實現(xiàn)高職院校的檔案信息資源共享是一項龐大、長期的系統(tǒng)工程，需要多方通力合作。令人欣喜是2018年2月福建省頒布實施《福建省數(shù)字檔案共享管理辦法》，給檔案資源共享注入了一劑強心針。相信今后檔案資源共享將越來越受重視，大大推動檔案事業(yè)的發(fā)展與進步。

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