張雯

摘 要：每個高校都是大量信息的聚集地，因而進行檔案管理是必要的，這是一種將大量信息進行系統(tǒng)化整理、歸納的方式，檔案管理對于高校的發(fā)展起著重要作用。在時代的發(fā)展下，計算機這一高新科技問世，它具備快速、高效的處理計算能力和快速的信息交換能力，這使得檔案管理產(chǎn)生了歷史性的重大轉(zhuǎn)折。為了適應(yīng)新時代的發(fā)展，需要改變傳統(tǒng)檔案的管理模式，建立以網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)檔案信息為主，傳統(tǒng)檔案信息為輔的檔案管理模式。計算機的數(shù)據(jù)管理、檢索能力能夠更加方便的對檔案進行處理，能夠為學生、教師提供更便捷的服務(wù)。因此，高校是否建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)檔案管理是自身能否得到進一步發(fā)展的關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：新時期;檔案管理;開發(fā)利用

一、高校檔案管理與利用中遇到的問題

1.檔案管理作用較小，致使資料散亂。檔案管理并不是毫無價值，盡管檔案管理并不能有直接的作用，但是通過系統(tǒng)科學的資料歸納整理后形成檔案，可以在需要時快速抽調(diào)，這種價值是隱型的。正是因為高校的管理人員和上級領(lǐng)導(dǎo)并沒有認識到這一點，進而對檔案管理沒有足夠的重視。高校的檔案管理問題從而被忽略，在對應(yīng)的崗位沒有專業(yè)人員、專業(yè)機構(gòu)，很少將操作經(jīng)費放在這一方面。這導(dǎo)致資料散亂，沒有歸納成檔案。

2.沒有足夠能力的專業(yè)人員。在這些年高校的發(fā)展是迅速的，產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)，這使得進行檔案管理人員不足，歸納量少于增長量，檔案管理工作繁重，不能對這些檔案做有效的管理。這是大環(huán)境造成的，除此之外還有檔案管理工作者自身的問題。他們沒有專業(yè)的知識和相關(guān)技能，且沒有上級領(lǐng)導(dǎo)對其組織相關(guān)培訓，這就造成他們自身并不重視這一工作，工作效率不高。

3.不重視服務(wù)，思想落后。這些管理人員往往都是年紀較大的教職人員，他們沒有檔案管理方面的知識，對他們來言這是一個閑職，沒有太多的工作。這種思想的存在，導(dǎo)致檔案管理人員沒有足夠的意識，不要表現(xiàn)在責任、質(zhì)量、服務(wù)方面，而在實際從事檔案管理工作中，這些都是必不可少的。這些員工的思想還處于過去傳統(tǒng)的檔案管理層次。傳統(tǒng)檔案管理是不需要主動為學生或其他人員提供信息的，主要負責整理歸納及檔案完整不損壞的問題。

4.檔案結(jié)構(gòu)單一，沒有鮮明特色。高校的檔案還處于過去的傳統(tǒng)檔案結(jié)構(gòu)中，在很多方面都單一，如：類型單一，館藏中的檔案基本上都是對于高校內(nèi)發(fā)生的基本事件的整理，這些文案都是每個高校都必須整理的，而真正有用的，能夠表現(xiàn)學校在教育方面的檔案卻少的可憐;形式單一，沒有應(yīng)用新時期的產(chǎn)物形成電子檔案，還是在傳統(tǒng)檔案管理模式的影響下，將不易保存的紙質(zhì)檔案作為主體;內(nèi)容單一，沒有豐富的內(nèi)容，檔案缺乏嚴重。在這些因素的影響下，高校檔案管理的效果并不明顯。

5.對最新成果——信息設(shè)備沒有對應(yīng)的安全防范。盡管高校采用了先進的信息設(shè)備，但是對網(wǎng)絡(luò)安全并沒有掌握對應(yīng)的設(shè)置和管理機制。高校通常都是應(yīng)用兩套網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，做成內(nèi)外分離彼此獨立聯(lián)網(wǎng)交換的機制，這就使得信息安全存在很大的問題，兩套系統(tǒng)之間的防護墻是不能保證絕對安全和不發(fā)生信息泄露、丟失、損壞等情況。而且這樣網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)模式是消耗大量經(jīng)費的，在加上對國外設(shè)備的引進，這使得投資巨大卻沒有效果，不能達到對外開放的目的。

高校內(nèi)往往不會將計算機專業(yè)的人員安排從事檔案管理工作，這就使得需要在額外臨時聘請計算機專業(yè)人員。臨時工往往不能盡善盡美，在進行檔案資料數(shù)字信息化的過程會有缺陷。

二、解決高校檔案管理與利用中問題的方法

1.建立對應(yīng)的規(guī)章制度，依照制度進行檔案管理。一個高校能否可持續(xù)的發(fā)展，不僅僅取決于高校師資力量，教學資源是否強大，還取決于檔案管理是否科學系統(tǒng)。想要科學系統(tǒng)的建立檔案，建立對應(yīng)的規(guī)章制度，依照制度進行檔案管理，在規(guī)章制度的保證下發(fā)展檔案管理，這樣的檔案管理工作會符合這個時代的發(fā)展，來使這些檔案的價值得到實現(xiàn)。

2.培養(yǎng)檔案管者的能力和素質(zhì)。通過培訓等方式改變檔案管理者的傳統(tǒng)觀念，為其講述這一時期的檔案管理方法，幫助他們了解這一工作的重要性，使其能夠有強烈的積極性和責任感。從思想素質(zhì)和工作能力上綜合提高，這樣使檔案管理的負責人員的整體素質(zhì)得到提升，檔案管理人員也能完成學校所需的教育教學。

內(nèi)部培養(yǎng)與外部引進要同時進行，外面的人才不僅僅擁有先進的知識技能，還會有信息化檔案管理的實際工作經(jīng)驗，還應(yīng)該根據(jù)檔案類型進行人才的招納，這樣檔案管理人員的整體就可以形成專人負責，同時相互協(xié)助的局面，這樣的人才結(jié)構(gòu)更科學。

3.豐富館藏館網(wǎng)，改善單一、 沒有特色的現(xiàn)象。對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行改進，要從類型、形式、內(nèi)容上入手，這些方面太過單一，將檔案的類型進行擴展、形式進行多樣化處理、內(nèi)容進行豐富，還要將檔案的數(shù)量提高，將檔案的質(zhì)量提升，只有這樣檔案管理和利用才能最大化、最優(yōu)化。

4.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，加強服務(wù)意識?，F(xiàn)在從事檔案管理工作的人員，對這份工作沒有正確的認知，對這份工作沒有積極性，這些原因使得檔案部門處于一個被動服務(wù)的現(xiàn)狀。想要對這一現(xiàn)象進行改革，需要從三個根本上解決。第一，要更正建立檔案部門的目的，在過去它是作為政治形式出現(xiàn)的，主要是對政治進行服務(wù)，而在當下檔案部門不能僅僅只是對政治提供服務(wù)，檔案部門還能將檔案資源服務(wù)于學校的經(jīng)濟建設(shè);第二，主動向社會提供服務(wù)，這樣能夠使這些資源得到充分的利用;第三，檔案的調(diào)動要方便快捷，因此要建立一個功能全面的檢索系統(tǒng)，來應(yīng)對用戶的各種需求。之所以會在高校內(nèi)建設(shè)檔案部門，是為了方便學校內(nèi)開展各項工作，不能做到這一目的，檔案建設(shè)就毫無意義。所以要科學的管理和開發(fā)利用高校內(nèi)的檔案信息資源，然后提高高校的整體教育實力。例如，通過學生檔案分析當前教學模式，評測教學質(zhì)量，從而做出對應(yīng)的調(diào)整，促進高校的發(fā)展;通過對教師人事檔案信息資源的利用，給上級領(lǐng)導(dǎo)提供該教師更全面的資料，方便領(lǐng)導(dǎo)對教師能力的考察。

5.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)服務(wù)方式，應(yīng)用高新科技。當今時代是計算機快速發(fā)展的時代，許多領(lǐng)域都會應(yīng)用這些高新科技手段，在檔案的管理與開發(fā)利用的領(lǐng)域，應(yīng)用這些高新科技可以將學校內(nèi)的各種散亂信息進行數(shù)字化 ，數(shù)字化的信息有著方便調(diào)用和整理等優(yōu)勢。在這些優(yōu)點吸引和時代趨勢下，高校要盡快將館藏的檔案進行數(shù)字化處理，在校園內(nèi)建設(shè)檔案管理與利用專門的局域網(wǎng)，這樣可以使檔案的數(shù)據(jù)信息快速傳播和采集，實現(xiàn)了這些規(guī)劃，就能進一步提高服務(wù)的質(zhì)量。

（1）推進檔案信息數(shù)字化建設(shè)。所謂檔案信息數(shù)字化并不是簡單的將紙質(zhì)檔案編輯儲存在計算機或因特網(wǎng)內(nèi)，檔案信息是一個巨大的數(shù)據(jù)集合體，需要檔案信息進行分類歸納、編號排序。分類又要從多個角度進行，一個檔案往往是會涉及多方面內(nèi)容，所以無論從哪一角度進行檢索都要作出全面的回應(yīng);排序也是如此，要按照不同類型進行排序，能夠保證每一步工作都正常運行。檔案信息不只是文案的形式還會涉及照片、聲音、圖片等其他形式，這就需要采用對應(yīng)的設(shè)備，來將這些檔案信息數(shù)字化。這些檔案信息的數(shù)量非常的巨大，因此數(shù)字化工作量也非常巨大，一些關(guān)鍵性的檔案數(shù)據(jù)或較為緊急的數(shù)據(jù)就應(yīng)該先進行數(shù)字化處理。建設(shè)一個完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，需要一個科學的基本架構(gòu)和豐富的檔案內(nèi)容。

（2）加強檔案信息網(wǎng)站建設(shè)。用戶都是通過訪問網(wǎng)站來獲得想要的資料的，因此網(wǎng)站的建設(shè)是必須的，它要進行科學的設(shè)計，簡潔明了的界面，方便用戶，網(wǎng)站系統(tǒng)的要能對檔案信息進行科學檢索，還要能與用戶進行及時的交流，因此要建設(shè)共同渠道和用戶提供反饋途徑，這樣可以使網(wǎng)站和檔案信息數(shù)據(jù)庫更加完善，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（3）加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)綜合服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)綜合服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)有利于檔案部門的發(fā)展，也符合當今這個快速發(fā)展時代的趨勢，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)具有便捷、高效、可靠的特點，這個系統(tǒng)的建設(shè)需要對社會經(jīng)濟和學校檔案信息進行科學全面的分析，可以采用不同的管理機制對不同類別的用戶提供專門的服務(wù)并建立等級制度，對每個用戶建立他們自身的數(shù)據(jù)庫，采用賬號登陸機制，這樣能對用戶形成保護機制，同時充分保證系統(tǒng)的正常運行。

目前，計算機發(fā)展到了大數(shù)據(jù)時代，充分利用大數(shù)據(jù)將用戶需求統(tǒng)計分析，形成針對用戶需求的新功能，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校要跟上時代發(fā)展的步伐，結(jié)合大數(shù)據(jù)充分發(fā)揮對檔案信息的價值。

6.綜合利用檔案信息資源，建設(shè)高校特色。每個高校的檔案信息資源都非常豐富，這些資源的閑置度非常高，而且沒有能夠突出高校特色的檔案信息資源，因此需要充分利用這些資源并建設(shè)有高校自身特色的檔案信息。首先，在一個高校內(nèi)，學生是主要的群體且高校主要服務(wù)對象就是學生，因此，對學生檔案信息的建設(shè)是必要的，通過對學生檔案信息的分析，學生自己能夠分析自己的不足，對全體學生的綜合分析又能得出這個院校的教學水平。其次，一個高校特色主要體現(xiàn)還是在他們的教學、科研，因此要建立完善的教學科研檔案信息資源。完成教學科研檔案信息資源的建設(shè)，廣大師生能借鑒學習相關(guān)知識。最后，高校的發(fā)展史是要保留的，沒有歷史就沒有根，要將能夠表現(xiàn)高校歷史及其演變過程的資源歸納成檔案，作為檔案信息資源重要的一部分，這些檔案信息資源也是高校的特色所在。

三、結(jié)束語

新時期的高校檔案信息管理與利用要多方面的分析社會環(huán)境，新時期往往會產(chǎn)生新科技，要嘗試將高新科技手段與檔案信息管理相結(jié)合，這不僅僅是為了符合時代特色，是為了更好地服務(wù)于用戶，為了更好地將檔案信息資源發(fā)揮利用。在嘗試將檔案信息資源與新時代相融時，往往會暴露過去模式的缺點，對此，要及時發(fā)現(xiàn)并解決。在這一新時期對傳統(tǒng)檔案信息資源管理，就是要將計算機這一高新科技進行融入。

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