胡文杰 郭建軍

摘 要：高校檔案數(shù)字化是近些年才逐步發(fā)展起來的，因此，與之相關(guān)的法律、法規(guī)并不完善，在檔案數(shù)字化進(jìn)程中，從電子文件的形成到歸檔保存，都應(yīng)該有嚴(yán)格規(guī)范的程序管理、科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，而現(xiàn)實(shí)卻并非如此，此外，因?yàn)闄n案管理系統(tǒng)是多用戶、多管理的系統(tǒng)，如果管理不善或者管理熱源的操作失誤，很可能導(dǎo)致數(shù)字檔案載體的損害級(jí)誤刪除、誤覆蓋及惡意篡改、越權(quán)訪問等安全事故的發(fā)生。因此，本文從檔案的安全體系建設(shè)任務(wù)、存在的問題分析、優(yōu)化措施等方便展開論述，

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案管理;重要性 應(yīng)用

高校檔案是學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期建設(shè)、發(fā)展過程的歷史記錄，是學(xué)校歷史的體現(xiàn)和寶貴的精神財(cái)富，學(xué)校的繼續(xù)發(fā)展很多也需要?dú)v史檔案的借鑒作為基礎(chǔ)。隨著高等院校的發(fā)展，檔案越來越受到大家的關(guān)注，檔案工作也得到了日新月異的發(fā)展，在現(xiàn)階段信息化以及大數(shù)據(jù)的背景下，新的檔案管理手段應(yīng)用也給檔案管理工作帶來了革命性的變化，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息載體多樣化等，為管理工作和檔案服務(wù)工作創(chuàng)造了發(fā)展的新機(jī)遇。即便如此，目前高校檔案工作仍存在諸多問題，其中檔案安全問題是現(xiàn)階段高校檔案不容忽視的一項(xiàng)工作，檔案具有歷史性，真實(shí)性和唯一性，一旦損毀，勢(shì)必給學(xué)校和社會(huì)造成難以挽回的重大損失，影響高校檔案工作的發(fā)展。

一、檔案管理安全體系建設(shè)內(nèi)涵及主要任務(wù)

檔案管理安全體系就是指通過落實(shí)檔案安全管理制度以及信息安全技術(shù)，對(duì)檔案工作進(jìn)行的系統(tǒng)化的管理，重點(diǎn)確保檔案系統(tǒng)的完整、可用、真實(shí)以及可控，是基于檔案文獻(xiàn)信息安全的整體防護(hù)體系。檔案管理安全體系建設(shè)的主要任務(wù)有以下幾點(diǎn)：一是強(qiáng)化檔案安全管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，為檔案資料的安全管理提供必要的物質(zhì)條件;二是完善檔案安全管理工作規(guī)章制度的建設(shè)，為檔案管理安全體系建設(shè)提供必要的制度保障;三是加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍專業(yè)技能的培訓(xùn)，確保檔案安全管理有必要的人才支撐;四是強(qiáng)化檔案管理信息化安全的建設(shè)，做好重要檔案資料的安全備份，確保檔案資料數(shù)據(jù)庫平臺(tái)的可靠。

二、當(dāng)前高校檔案安全管理存在的問題分析

1.高校檔案安全意識(shí)淡薄

在高校的目前發(fā)展情況下，檔案工作本身具有的工作特點(diǎn)和性質(zhì)等的影響造成很多高校檔案管理人員以及相關(guān)部門沒有充分認(rèn)識(shí)到安全性對(duì)檔案管理的重要性，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：雖然重點(diǎn)關(guān)注機(jī)關(guān)文書檔案，但是對(duì)于基建檔案、業(yè)務(wù)檔案以及照片檔案、電子文件等重視不夠;對(duì)于紅頭文件較為重視，但是對(duì)于會(huì)議材料、領(lǐng)導(dǎo)批示、工作總結(jié)、計(jì)劃、介紹信等材料重視不夠;只重視檔案收集查閱利用，不重視檢查關(guān)注。

2.檔案安全管理制度不夠完善

當(dāng)前高校檔案安全管理工作方面的制度體系建設(shè)相對(duì)較為薄弱，造成了整個(gè)檔案安全管理工作的前提基礎(chǔ)不牢靠。特別是針對(duì)檔案資料的收集整理以及安全應(yīng)急管理制度不夠健全，導(dǎo)致在檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)檔案遺失、信息丟失或失效等檔案管理安全事故問題的發(fā)生。

3.檔案管理安全保障技術(shù)水平不高

當(dāng)前信息化時(shí)代檔案管理工作早已經(jīng)步入了以數(shù)字檔案為主體、數(shù)字紙質(zhì)檔案并存的時(shí)代，對(duì)檔案安全管理工作的要求也越來越高。然而一些高校的檔案安全管理保障技術(shù)水平不高，檔案資料的安全完整性很容易受到威脅，一些涉密的核心檔案資料甚至出現(xiàn)泄露問題。

4.檔案安全管理專業(yè)技術(shù)人才較少

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜的工作，目前我國高校的檔案管理工作人員隊(duì)伍力量不足、素質(zhì)不高，而且普遍缺乏檔案管理安全意識(shí)，再加上沒有必要的教育培訓(xùn)，制約了檔案安全管理工作的有效開展。

三、優(yōu)化檔案管理安全體系建設(shè)的措施

1.加強(qiáng)思想建設(shè)

在高校檔案的安全體系建設(shè)中，首要任務(wù)就是安全意識(shí)的提高，安全意識(shí)的提高需要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的安全思想建設(shè)工作，牢固樹立“檔案安全事關(guān)黨和國家的根本利益”的思想;要不斷豐富高校檔案宣傳的內(nèi)涵，擴(kuò)大對(duì)系統(tǒng)外的宣傳工作，增強(qiáng)大家對(duì)檔案安全的重視和支持，將檔案宣傳作為一個(gè)對(duì)于社會(huì)有重大影響的工作來關(guān)注，推動(dòng)高校檔案宣傳的效果和影響力。

2.完善檔案安全管理保障制度建設(shè)

在檔案安全管理規(guī)章制度建設(shè)上，首先，應(yīng)該建立科學(xué)的檔案資料收集制度，特別是全面利用前端控制理論，加強(qiáng)檔案部門與業(yè)務(wù)部門之間的溝通，其次，檔案管理部門應(yīng)該強(qiáng)化檔案安全保管制度的建設(shè)，為所有檔案建立全宗、檔號(hào)，并編制好檔案檢索查詢目錄，全面掌握所有的檔案資料;同時(shí)，對(duì)所有的檔案資料進(jìn)行定期檢查，確保檔案載體的安全性，尤其是對(duì)于電子檔案載體，必須設(shè)置相應(yīng)的防磁化、防復(fù)制保護(hù)技術(shù)。第三，建立有效的檔案管理安全應(yīng)急制度，重點(diǎn)是針對(duì)檔案管理工作建立相應(yīng)的安全預(yù)警機(jī)制以及損壞檔案資料的恢復(fù)工作，以確保檔案資料的安全可靠。

3.提高檔案安全管理技術(shù)保障水平

對(duì)于檔案安全管理技術(shù)保障水平的提升，重點(diǎn)應(yīng)該針對(duì)當(dāng)前信息化、數(shù)字化的特點(diǎn)，合理的確定各種安全管理方案。首先，在檔案的安全管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上，應(yīng)該嚴(yán)格按照國家檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，對(duì)檔案館的庫房、機(jī)房等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，避免檔案資料受到各種物理、化學(xué)或者是生物災(zāi)害的影響。

其次，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全保障管理，對(duì)于一些涉及保密需要的檔案資料，必須采取防擴(kuò)散加密技術(shù)進(jìn)行處理。

第三，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案安全修復(fù)技術(shù)的研究應(yīng)用，對(duì)于一些有損壞的檔案資料及時(shí)制定檔案修復(fù)技術(shù)，或者是與外部修復(fù)服務(wù)商合作，提高企業(yè)的整體檔案安全管理水平。

4.加強(qiáng)檔案安全管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

在檔案安全管理工作的實(shí)施上，一支合格的檔案管理工作隊(duì)伍是基本的要求。首先，在檔案管理工作人員的引進(jìn)選拔上，應(yīng)該盡可能的引進(jìn)高層次、創(chuàng)新能力強(qiáng)的人才充實(shí)到檔案安全管理工作中。其次，應(yīng)該重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的綜合能力教育培訓(xùn)，除了必要的檔案管理知識(shí)以外，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案安全管理理念以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的教育培訓(xùn)，使其既可以準(zhǔn)確的掌握檔案管理工作的程序以及安全管理要求，同時(shí)也可以有效運(yùn)用各種信息化手段提高檔案管理工作效率。

5.提高檔案資料的保密管理水平

在檔案的安全管理工作中，保密工作是一項(xiàng)非常重要的安全管理要求。對(duì)于保密管理，首先應(yīng)該根據(jù)檔案資料的不同性質(zhì)，準(zhǔn)確的確定檔案資料的保密等級(jí)以及使用權(quán)限，嚴(yán)格進(jìn)行權(quán)限的控制管理。其次，在這些涉密檔案資料的管理過程中，應(yīng)該嚴(yán)格控制檔案資料的傳輸和復(fù)制，尤其是加強(qiáng)對(duì)各種照相機(jī)、錄像機(jī)、智能手機(jī)使用的控制，以免涉密資料泄露造成檔案管理安全事故。

四、結(jié)語

高校檔案工作的重要性已經(jīng)在逐漸被認(rèn)識(shí)，高校檔案的安全體系建設(shè)也是檔案管理工作中重要的一環(huán)，相信只要高校領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理部門和學(xué)校各部門秉承著對(duì)高校的發(fā)展歷程，對(duì)自己工作負(fù)責(zé)的態(tài)度，在健全完善管理制度、提高安全管理技術(shù)水平、加強(qiáng)人員能力提升上采取措施，高校檔案工作就會(huì)更上一層樓，不斷完善檔案安全體系建設(shè)水平，是在保護(hù)學(xué)校的寶貴財(cái)富，是學(xué)校傳承歷史和文明的重任。

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作者簡介：胡文杰（1977-），男，安徽廣德人，本科，館員（中級(jí)），研究方向?yàn)闄n案基礎(chǔ)理論和信息化;郭建軍（1972-），男，山東濟(jì)寧人，碩士，講師（中級(jí)），研究方向?yàn)槊髑逶娢摹?/p>