董小莉

摘 要：事業(yè)單位檔案管理要實現(xiàn)科學化模式，首先要掌握先進的檔案管理理念，要將現(xiàn)代化的管理理念融入到檔案管理的各個方面，利用先進的檔案管理軟件與硬件設(shè)施管理好檔案。并且，當前檔案管理中的一項重要內(nèi)容就是培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

一、科研單位檔案管理特點

1.分析不同用戶對檔案需求情況

科研單位檔案室為科研單位內(nèi)部員工的檔案提供服務(wù)，檔案管理部門先要掌握不同類型的人員檔案需要提供的服務(wù)以后，才能根據(jù)不同對象的需求采取與之相適應(yīng)的措施，這樣才能滿足單位內(nèi)部用戶的需求。表1是科研單位各類型檔案用戶對檔案需求情況。

通過表1可以看出，年齡、職稱、職務(wù)類型的情況直接影響到對檔案需求的目的、類型和特點的不相同。

2.服務(wù)對策要根據(jù)檔案用戶類型而定。（1）針對青年助工這類科研人員，他們的特點是有朝氣，具有較強的上進心，精力充沛，容易接受新知識，同時也有缺點，由于參加工作時間較短，科研經(jīng)驗相對缺乏，對自身所需求的檔案情況不了解，不掌握如何利用好檔案，他們急需找到與自身需要的科研資料，但又不清楚怎么操作，所以希望檔案管理人員能夠給予幫助。這類人員需求情況下應(yīng)采取如下措施解決。首先，要充分理解他們的求知欲，可以利用他們熟練的計算機操作能力，指導他們用計算機查閱相關(guān)檔案;其次，要增強這類人員的檔案意識，使他們掌握檔案的檢索與利用的基礎(chǔ)知識，提高其利用檔案的能力;最后，將本單位的庫藏和檢索體系向這類人員進行介紹。（2）針對科研單位的技術(shù)骨干即中年科研人員，他們的特點就是工作壓力大，性情比較急躁，但不屬于盲目，他們會冷靜的分析科研課題，根據(jù)發(fā)現(xiàn)的線索來查閱相關(guān)的檔案材料。對于這類創(chuàng)新和探索特征的人群應(yīng)該采取以下措施.首先，要依據(jù)單位的技術(shù)骨干人員提供的信息，找到相關(guān)的檔案材料，并將其加工整理成科研成果匯編或?qū)ｎ}資料、數(shù)據(jù)手冊、市場信息、圖表手冊、國內(nèi)外相同或相關(guān)行業(yè)情況介紹等。將其制作成目錄索引和專題卡片供這些人員借鑒參考;其次，科研階段的不同對檔案的需求也存在著不同，要及時的做好與科研人員溝通協(xié)調(diào)工作，充分掌握科研項目的進展情況，并時刻對其進行跟蹤服務(wù);最后，要利用互聯(lián)網(wǎng)開展在線檔案服務(wù)，把科技檔案中的多媒體文件如表格、圖紙、照片以及錄音錄像等，通過反復的輸入和查詢，使科技檔案的安全性和保密性得到保障，防止出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)泄密、侵權(quán)等違法行為的發(fā)生，將科技檔案更好的加以保護和利用，使溝通交流得以加強，提高檔案管理工作的效率。（3）針對年齡較大的高級工程師，要提供傳統(tǒng)的手段如借閱和復制檔案等服務(wù)。他們大都年齡較大，不熟悉計算機操作，所以，不僅服務(wù)要熱情周到、還要耐心細致的給他們進行講解。他們由于積累了豐富的科研經(jīng)驗，所以需要的檔案信息應(yīng)集中在關(guān)鍵性的實用檔案信息中，要根據(jù)他們查詢的問題直接找出切題的檔案信息。這就要求相關(guān)的檔案人員要充分的掌握好這類檔案信息資源中知識點的索取，需要建立起系統(tǒng)化的檔案成果或者是專題卡片、索引等精確的檔案信息。最后，我們也可以采取送檔案上門的貼心服務(wù)。（4）對檔案的需求量最大的當屬工程技術(shù)人員了。這類人員在進行工程項目施工過程中，同一類型的項目占有一定的比例。他們的需求是獲取快捷實用的成套檔案，對于這種求快、求全的檔案需求，我們應(yīng)該采取以下措施。一方面要對整體管理的檔案進行同類合并;另一方面，要精簡辦理手續(xù)，服務(wù)環(huán)節(jié)盡量縮減，將檔案管理的工作效率提高。（5）隨著科研體制改革的不斷深入，科研單位已轉(zhuǎn)向科研經(jīng)營型單位，經(jīng)營業(yè)務(wù)人員在激烈的市場競爭環(huán)境中，不僅要及時掌握外部市場信息和客戶的信息，更加需要的就是檔案信息。他們不僅想要得到準確的檔案信息，還要求該檔案信息要有即時性，所以應(yīng)采取的措施有：首先，要提供系統(tǒng)的、具有綜合性的信息服務(wù)，比如說，市場的調(diào)研信息、成本計劃、用戶的反饋意見等相關(guān)的材料，供經(jīng)營業(yè)務(wù)人員采納使用;其次，要研究編制出經(jīng)營性強的檔案基礎(chǔ)報表;最后，要針對經(jīng)營性檔案的特點開展相關(guān)信息的咨詢服務(wù)，做好經(jīng)營業(yè)務(wù)人員的助手。（6）領(lǐng)導和管理科研院所的工作責任由決策人承擔。他們的主要職責就是制定科研院所的近一時期的計劃和遠期的規(guī)劃以及相關(guān)的規(guī)章和措施。他們在科研院所中既是領(lǐng)導者又是組織決策者。他們的需求特點為，一是提供的檔案要有方向性、政策性、全局性以及綜合性;二是他們作為決策者在制定宏觀和微觀計劃時，需要用到這類的檔案為他們的決策提供參考;三是要緊密的結(jié)合國內(nèi)外形勢的發(fā)展變化，提供具有適時性的檔案。他們對檔案的需求要具有時效性以及可靠性，我們可采取以下方法提供服務(wù)。首先，要提供超前的服務(wù)，預(yù)先掌握國內(nèi)外科研機構(gòu)的研究動向和發(fā)展趨勢，根據(jù)掌握的信息主動提供有針對性的檔案資料;其次，要提供一些具有論證和干預(yù)性的專題檔案匯編的高層次服務(wù);最后，要關(guān)注最新的有關(guān)法規(guī)性文件匯編，有選擇的為他們提供服務(wù)。（7）財務(wù)人員在單位中的職責就是利用會計檔案為本單位提供經(jīng)濟數(shù)據(jù)分析，或者提供審計和財稅檢查所需的數(shù)據(jù)。他們對檔案信息的需求具有專業(yè)性和嚴謹性等特點，應(yīng)提供以下幾方面服務(wù)。首先，要根據(jù)科研單位有關(guān)會計數(shù)據(jù)編制成圖標，這樣既直觀又便于使用;其次，為了增強會計檔案的時效性，必須要利用好現(xiàn)代化科技設(shè)備和方法，建立健全會計檔案網(wǎng)絡(luò)信息平臺，便于使用者快速查詢到所需的會計檔案信息，實現(xiàn)會計信息檔案的共享;最后，要嚴格的按照會計檔案借閱審批制度的要求處理好保密和借用的關(guān)系，沒有審批，一律不提供外借。

二、分析檔案管理的現(xiàn)狀

1.理念陳舊。當前事業(yè)單位的檔案管理工作有兩方面的情況：一方面是傳統(tǒng)檔案管理模式的長久影響，導致很多檔案管理不當，查找困難;另一方面，隨著事業(yè)單位的改革不斷深化，很多單位的人事調(diào)整都需要借閱相關(guān)的檔案，因此，對于事業(yè)單位的檔案管理一直處在被動情況。究其根本原因在于檔案管理人員對檔案管理工作的認識不高，一直采用的是陳舊的傳統(tǒng)檔案管理理念來看問題，缺少發(fā)展的眼光，認為檔案就只是抄寫工作，不需要學習先進的管理方法。這種思想的存在，一定程度上降低了檔案管理的效率。

2.檔案管理效率不高。檔案管理工作在大部分單位中沒有得到充分重視，這就導致檔案管理的軟硬件設(shè)施比較落后，不具備現(xiàn)代化檔案管理的辦公環(huán)境，檔案室比較陳舊，不具備現(xiàn)代化檔案辦公條件。這些問題極大的影響了檔案管理的效率，不利于檔案管理工作的及時更新。

3.檔案管理系統(tǒng)化較低。檔案管理除了辦公環(huán)境軟硬件陳舊以外，相關(guān)的現(xiàn)代化檔案管理制度也沒有進行建立完善。檔案的記錄和調(diào)閱工作還仍舊使用傳統(tǒng)的方式進行，不僅耗費了時間，還不能保證質(zhì)量。這也看出傳統(tǒng)檔案管理模式的影響還是較大的。

4.專業(yè)的檔案管理人員不足。專業(yè)的檔案管理人才缺乏也是檔案管理工作發(fā)展緩慢的一個重要因素。部分檔案管理人員只是機械的重復著抄寫體力工作，并沒有利用現(xiàn)代化辦公技術(shù)進行工作創(chuàng)新，自然就缺乏改進動力。所以，人才才是檔案管理創(chuàng)新的根本所在，尤其是事業(yè)單位，大部分工作的開展都需要調(diào)閱相關(guān)的檔案信息，更加要求檔案管理人員具備綜合的信息管理能力。

三、檔案管理的創(chuàng)新方法

1.創(chuàng)新工作理念。要從學習檔案基本知識開始培養(yǎng)檔案工作的創(chuàng)新理念。首先，要在平時的檔案管理工作中加大宣傳力度，使得檔案管理人員認識到檔案管理的重要性，激發(fā)檔案管理人員責任感和使命感，調(diào)動起他們工作的積極性;其次，要對檔案管理人員進行專業(yè)化的培訓，讓他們意識到檔案信息資料為單位發(fā)展提供了重要的依據(jù)，是國家得以發(fā)展的重要財富。最后，要嚴格執(zhí)行依法管理檔案，事業(yè)單位要將《檔案法》宣傳到位，堅持依法管理檔案，即不僅檔案管理人員要具備法制意識，還需要對其他員工做好檔案法的普及。只有嚴格依法管檔，才能保證檔案管理有效運行。

2.引進先進的檔案管理。引進先進的檔案管理軟硬件設(shè)施是提高檔案管理的有效手段，也是適應(yīng)時代發(fā)展要求的必然趨勢。所以，對待檔案管理工作應(yīng)加大資金投入力度，改善辦公和檔案室的環(huán)境，并且，要引進先進的信息化管理方法來提高檔案管理效率。當前信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，無紙化辦公已經(jīng)逐漸普及，倒逼檔案管理必須要引進先進的信息化數(shù)字化管理技術(shù)。同時，要求相關(guān)的檔案管理人員要具備熟練的計算機操作以及利用好現(xiàn)代化存儲設(shè)備。

3.建立完善的檔案管理制度。檔案管理制度的建設(shè)要分別從理論和實踐兩方面來同步進行。一方面在理論制度的制定上，要充分考慮到檔案工作的重點，特別是一些涉密資料的管理，一定要嚴格根據(jù)實際狀況進行，例如單位的工作性質(zhì)、信息的側(cè)重點以及單位發(fā)展情況等，提供單位檔案管理制度的參考;另一方面從實踐上來看，要注重檔案管理以人為本的理念。事業(yè)單位的檔案管理工作是一項雙向服務(wù)，所以，檔案管理必須在服務(wù)層面提高效率。

4.檔案管理人才的培養(yǎng)。由于檔案管理工作最終落腳點在于人，因此，要想提高檔案管理工作的效率，就要從培養(yǎng)信息化綜合檔案管理人才方面著手。檔案管理是一項長期的工作，必須通過長期的實踐經(jīng)驗的總結(jié)才能較全面的認識到檔案管理的深層問題;并且，單位也要定期組織信息化和職業(yè)素質(zhì)方面的培訓教育，這樣才能保證檔案管理人員更好的跟上當前高速發(fā)展信息時代的節(jié)奏。

綜上，事業(yè)單位改革不斷推進，這對檔案管理工作提出了新的要求。這篇文章主要圍繞當前檔案管理工作中的現(xiàn)狀，提供了一些改進措施，希望能夠?qū)τ谙嚓P(guān)單位提供一定的借鑒。

參考文獻：

[1]楊 領(lǐng).事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（19）