邱玥

摘 要： 隨著時代的發(fā)展和科技的日新月異，高校傳統(tǒng)的基建檔案管理方法已經(jīng)無法滿足檔案管理與利用的需要。為了更高效、便捷地做好高?；n案管理工作，本文對高校基建檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，試論高校基建檔案數(shù)字化的必要性和建設(shè)措施。

關(guān)鍵詞： 高校;基建檔案;數(shù)字化

隨著新時期高校建設(shè)的發(fā)展，高?；窘ㄔO(shè)工程增多，高?；n案在高校建設(shè)和管理中的地位和作用也愈發(fā)明顯。隨著信息時代現(xiàn)代手段的快速發(fā)展，高?；n案管理的傳統(tǒng)的模式已無法滿足檔案管理與利用的需要，也無法跟上高校檔案信息化建設(shè)的腳步。因此，轉(zhuǎn)變檔案管理模式和管理理念，進(jìn)一步加快高?；n案的數(shù)字化建設(shè)勢在必行。

1 高?；n案數(shù)字化的必要性

基建檔案數(shù)字化，是指利用計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)等把各類基建檔案材料，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息進(jìn)行存儲和提供利用，實現(xiàn)資源共享。

1.1 是高校基建檔案現(xiàn)代化管理的必然要求

在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的時代，高?；n案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前高?；n案現(xiàn)代化管理的必然要求。高?；üこ添椖康牟粩嘣龆?，基建檔案管理工作量隨之加重，需要高效便捷、科學(xué)完善的檔案管理機(jī)制來滿足日常工作的需求，提高基建檔案管理效率。

1.2 是確保高?；n案安全的必然要求

多數(shù)高校的基建檔案是以紙質(zhì)材料保存的。對于紙質(zhì)檔案，特別是基建圖紙類檔案，由于保存方式、保管條件以及長期、頻繁借閱等特點，導(dǎo)致圖紙材料出現(xiàn)變色褪色、出現(xiàn)折痕、字跡模糊等情況。實現(xiàn)基建檔案電子化，可以使檔案內(nèi)容得以固化，可以說這是為檔案加上了“雙保險”，減少了對檔案原件的翻閱、外借，保護(hù)了檔案原件，同時確保了檔案保存的安全性和穩(wěn)定性。

1.3 是提升高校檔案管理效率的必然要求

基建檔案管理的傳統(tǒng)模式以手工查找為主，管理效率低，管理模式滯后，無法適應(yīng)新時代高?；n案管理工作的需要。高?；n案數(shù)字化后，檔案查借閱可以在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行操作，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的檔案查借閱方式，不僅提升了檔案查詢借閱的便捷性、準(zhǔn)確性，而且減少檔案人員工作量，大幅提升了基建檔案管理工作的效率。

2 高校基建檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 高?；n案數(shù)字化管理和建設(shè)相對落后

一是竣工材料未進(jìn)行數(shù)字化，此類檔案是基建檔案中利用率最高的一類檔案材料，有十分重要的利用價值，但是其數(shù)字化建設(shè)相對緩慢和遲滯。二是基建檔案信息化智能管理系統(tǒng)并不完善。目前，很多高校對基建檔案的管理還只是停留在基建檔案材料的收集和保管層面，而對基建檔案信息內(nèi)容的開發(fā)和基建檔案利用服務(wù)等方面缺乏主動性和現(xiàn)代化。

2.2 高?；n案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施有待完善

高校基建檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善?；n案數(shù)字化建設(shè)需要依托完善的軟、硬件設(shè)施。但很多高校對基建檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏足夠的重視和經(jīng)費的投入，資金緊張、人員不足、網(wǎng)絡(luò)軟件和計算機(jī)系統(tǒng)不健全，致使基建檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程緩慢。

3 高校基建檔案數(shù)字化建設(shè)措施

3.1 建立高?；n案數(shù)字化管理制度

高校基建檔案數(shù)字化建設(shè)需要有完善的基建檔案數(shù)字化管理機(jī)制，這是基建檔案數(shù)字化的重要的制度保障。通過建立健全檔案管理人員責(zé)任制來明確檔案管理人員的職責(zé)與權(quán)限。完善檔案電子信息備份制度，確保高?；n案信息的數(shù)據(jù)安全和完整。

3.2 完善檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

完善高?；n案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是實現(xiàn)基建檔案數(shù)字化的關(guān)鍵。建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，為高校基建檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)搭建良好的系統(tǒng)平臺，為基建檔案的查詢儲存和利用提供保障，大幅度提高了基建檔案管理效率。加大資金投入，提供完備的軟、硬件配置及網(wǎng)絡(luò)平臺，為高?；n案數(shù)字化建設(shè)提供資金保障。

3.3 加快人才隊伍建設(shè)

高?；n案數(shù)字化建設(shè)離不開一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)的人員隊伍，加快高?；n案信息化、數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)著力加快人員隊伍建設(shè)，提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，更好地滿足新時代檔案工作的需要。高校基建檔案是對各種建筑物、地上地下管線建設(shè)等的文字技術(shù)、圖紙材料，檔案工作者不但要具備扎實的檔案專業(yè)知識，還要從實際工作出發(fā)學(xué)習(xí)和掌握基建工程的相關(guān)知識，因此檔案工作者應(yīng)具備良好的專業(yè)知識和綜合素質(zhì)，具備相應(yīng)的信息處理能力和掃描技術(shù)、存儲技術(shù)等，以滿足基建檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的需求。定期開展信息化技術(shù)的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，提高網(wǎng)絡(luò)操作、系統(tǒng)運行維護(hù)等工作能力，進(jìn)一步提高檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。

3.4 構(gòu)建完善的安全系統(tǒng)建設(shè)

檔案系統(tǒng)的安全問題是基建檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)所面臨的重要問題。因此在基建檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的同時要構(gòu)建安全可靠的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，為數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的正常運行提供有力支持。檔案管理人員要在工作中注意強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)，定期做好檔案管理系統(tǒng)的升級、修補(bǔ)漏洞、病毒查殺等日常維護(hù)工作，確?；n案信息化的網(wǎng)絡(luò)安全。

參考文獻(xiàn)

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