周永芳 王詩(shī)秋
【摘 要】 高校資金結(jié)算中心引進(jìn)銀校直聯(lián)與公務(wù)卡還款系統(tǒng),支付方式由傳統(tǒng)的現(xiàn)金、支票、電匯等逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)銀為主、其他途徑為輔,工作效率得到了較大提高。本文總結(jié)了實(shí)際工作中網(wǎng)銀支付與公務(wù)卡應(yīng)用相關(guān)的問題,進(jìn)行探討并提出了改進(jìn)途徑,旨在優(yōu)化財(cái)務(wù)工作流程,提高報(bào)賬效率,提升服務(wù)質(zhì)量。
【關(guān)鍵詞】 高校 資金結(jié)算中心 網(wǎng)銀 公務(wù)卡 應(yīng)用
一、研究背景
在高度信息化的當(dāng)今,網(wǎng)絡(luò)對(duì)人們的工作產(chǎn)生了重大影響,許多工作方式發(fā)了巨大的變化。目前,我國(guó)高校資金結(jié)算中心的付款模式多由傳統(tǒng)的現(xiàn)金、支票、電匯等轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)銀為主、其他途徑為輔的支付方式,使工作更加高效快捷,同時(shí)也降低了成本。公務(wù)卡報(bào)銷與網(wǎng)銀支付的成功結(jié)合更使得高校財(cái)務(wù)在規(guī)范與便捷協(xié)同推進(jìn)的道路上邁出了重要的一步。
高校資金結(jié)算中心伴隨著高校財(cái)務(wù)改革的歷程產(chǎn)生,基本職能是結(jié)算,負(fù)責(zé)與銀行、校內(nèi)各開戶單位、外單位、教職工、學(xué)生等的一切資金往來(lái)結(jié)算,它對(duì)高校的發(fā)展發(fā)揮了極大的促進(jìn)作用,在高校發(fā)展的新的歷史時(shí)期,仍將發(fā)揮著積極的作用,為高校財(cái)務(wù)管理做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。隨著時(shí)代的發(fā)展,支付方式會(huì)不斷升級(jí),高校資金結(jié)算方式也在與時(shí)俱進(jìn)。如何集中力量,在保障資金安全的前提下積極探索更為安全、完善的支付方式,以滿足廣大師生員工的需求是當(dāng)前急需解決的問題。本文旨在總結(jié)高校資金結(jié)算中心在推行網(wǎng)銀支付以及公務(wù)卡報(bào)賬工作中遇到的問題,分析其原因,探討其解決方法,力爭(zhēng)理順工作流程,盡量提高網(wǎng)銀支付的成功率,使高校資金結(jié)算工作更好地服務(wù)于師生。
二、網(wǎng)銀支付及公務(wù)卡報(bào)賬的重要性
(一)降低資金支付成本。網(wǎng)上銀行支付體系能夠利用信息化技術(shù)高效、快速地處理支付指令,與傳統(tǒng)的支票等支付方式相比,可以大幅度減少支票、進(jìn)賬單等紙質(zhì)單據(jù)的購(gòu)買成本,更重要的是能夠減少財(cái)務(wù)人員開具票據(jù)的工作量,很好地節(jié)約人力成本,用有限的人力資源處理更多的工作。
(二)優(yōu)化資金支付流程。一是可以省去開具支票、電匯并加蓋印鑒章、去往銀行付款的流程,避免教職工及客戶在財(cái)務(wù)處與銀行之間往返奔波;二是可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)到賬,會(huì)計(jì)做賬完成后可實(shí)現(xiàn)當(dāng)日到賬,極大地提高了報(bào)賬時(shí)效;三是大幅度縮短了支付失敗處理時(shí)間,較支票的退票相比,網(wǎng)銀的失敗反饋時(shí)間更短,內(nèi)容更為清晰,便于報(bào)銷人和財(cái)務(wù)人員及時(shí)處理失敗事項(xiàng),提高了財(cái)務(wù)工作效率和資金反饋監(jiān)管水平。
(三)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控。風(fēng)險(xiǎn)控制是財(cái)務(wù)管理的一項(xiàng)重要任務(wù),使用網(wǎng)上銀行結(jié)算后,印章、支票、電匯等使用頻率大大下降,使用風(fēng)險(xiǎn)隨之降低。而公務(wù)卡報(bào)賬則使財(cái)政部門及單位可以對(duì)公務(wù)卡支付的每一筆公務(wù)支出實(shí)施監(jiān)控,可通過公務(wù)卡系統(tǒng)查詢,并與發(fā)票、流水單等票據(jù)進(jìn)行核對(duì),有效保障了公務(wù)支出的真實(shí)性,對(duì)違規(guī)支付進(jìn)行快速核查處理,有利于提高公務(wù)支出透明度,從源頭上預(yù)防腐敗現(xiàn)象的產(chǎn)生。
三、存在的問題
本文從高校資金結(jié)算中心的角度出發(fā),將實(shí)際工作中遇到的問題從網(wǎng)銀支付與公務(wù)卡報(bào)賬兩方面進(jìn)行分類探討。
(一)網(wǎng)銀支付常見問題
1.多筆失敗,批量重發(fā)不成功
網(wǎng)銀支付過程中時(shí)而會(huì)出現(xiàn)由于網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定、銀行系統(tǒng)升級(jí)等原因造成的網(wǎng)銀支付大量失敗的情況,有時(shí)會(huì)遇到一天失敗上百筆,即使批量重發(fā)也仍會(huì)存在大量不成功的賬務(wù)。在此情況下,每筆重新制單、審核、付款會(huì)浪費(fèi)諸多人力。
2.歷史收款信息被修改
網(wǎng)銀報(bào)賬流程中,報(bào)銷人需在報(bào)賬申報(bào)系統(tǒng)中填寫收款賬號(hào)、戶名等信息,可以搜索關(guān)鍵字選擇數(shù)據(jù)庫(kù)中的歷史信息,也可重新輸入。如果報(bào)銷人輸入的賬號(hào)與數(shù)據(jù)庫(kù)中一致,但戶名與庫(kù)中不一致,則會(huì)覆蓋原有的信息。如某單位正確戶名為“ABC有限責(zé)任公司”且有支付成功的記錄,然而在后續(xù)報(bào)賬中,該單位信息被某一報(bào)銷人修改為“ABC有限公司”,則會(huì)導(dǎo)致后續(xù)報(bào)銷人從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)取的信息不正確,都成為了“ABC有限公司”,使得付往該單位的款項(xiàng)全部失敗。如果被修改的單位與學(xué)校經(jīng)常發(fā)生賬務(wù)關(guān)系,則會(huì)出現(xiàn)多筆或反復(fù)失敗,影響報(bào)賬效率。
3.個(gè)人收入報(bào)賬申報(bào)系統(tǒng)中報(bào)銷人無(wú)法查詢付款結(jié)果
隨著我國(guó)納稅體系改革,高校新增加了個(gè)人收入報(bào)賬申報(bào)系統(tǒng)用于報(bào)銷個(gè)人收入,包括工薪、勞務(wù)費(fèi)等,以實(shí)現(xiàn)個(gè)人納稅的全面聯(lián)網(wǎng)。報(bào)銷人在個(gè)人收入報(bào)賬申報(bào)系統(tǒng)中錄入需要報(bào)賬的信息,會(huì)計(jì)以此為依據(jù)做賬再由資金結(jié)算中心付款。但在此系統(tǒng)中申報(bào)的款項(xiàng)無(wú)論是單筆網(wǎng)銀支付還是批量網(wǎng)銀支付,報(bào)銷人在報(bào)賬申報(bào)系統(tǒng)中查詢不到付款結(jié)果,無(wú)法知曉此筆報(bào)銷款項(xiàng)是否成功。只能等待款項(xiàng)到賬。
4.失敗原因查找困難
資金結(jié)算中心在進(jìn)行網(wǎng)銀支付時(shí),有些失敗的款項(xiàng)會(huì)顯示失敗原因,但在日終驗(yàn)證后,失敗原因會(huì)全部變成“交易不存在或銀行未處理”。報(bào)銷人在預(yù)約系統(tǒng)中可以查詢付款成功或者失敗,但不能查看失敗原因。
(二)公務(wù)卡報(bào)賬常見問題
1.申報(bào)金額與付款金額不一致
高校公務(wù)卡報(bào)銷流程中,報(bào)銷人需在報(bào)賬申報(bào)系統(tǒng)中進(jìn)行公務(wù)卡編制,填制報(bào)銷金額,錄入需還款的明細(xì),再交由會(huì)計(jì)做賬,最后出納根據(jù)系統(tǒng)中錄入的還款明細(xì)進(jìn)行付款。但在實(shí)際工作中,有時(shí)會(huì)出現(xiàn)金額重復(fù)出現(xiàn)的情況。一種情況是一張憑證中只有一筆付款信息,但付款時(shí)顯示為兩筆,如A卡號(hào)報(bào)賬200元,出納復(fù)核時(shí)系統(tǒng)顯示A卡號(hào)需付款2筆200元,總計(jì)400元。另一種情況是在同一憑證中有兩筆付款信息,付款時(shí)會(huì)重復(fù)顯示,如A卡號(hào)報(bào)200元,B卡號(hào)報(bào)300元,但出納在第一筆付款時(shí)同時(shí)出現(xiàn)A、B卡號(hào)的付款信息共計(jì)500元,在第二筆時(shí)再次出現(xiàn)A、B卡號(hào)的付款信息共計(jì)500元,合計(jì)1000元。此時(shí)銀校直聯(lián)系統(tǒng)的付款金額與報(bào)賬申報(bào)系統(tǒng)中的信息不一致,如出納未仔細(xì)核對(duì),則會(huì)發(fā)生多付款的現(xiàn)象。
2.流水卡號(hào)與報(bào)銷收款卡號(hào)不一致
報(bào)銷人在使用公務(wù)卡還款報(bào)銷時(shí),在報(bào)銷申報(bào)系統(tǒng)中輸入的消費(fèi)流水所使用的卡號(hào)與收款卡號(hào)不一致,導(dǎo)致失敗。
3.實(shí)際刷卡金額與報(bào)銷金額不一致
部分報(bào)銷人在刷卡支付時(shí)會(huì)將公務(wù)支出與個(gè)人支出合并付款,導(dǎo)致公務(wù)卡刷卡明細(xì)與實(shí)際報(bào)銷金額不一致。如一教職工在超市購(gòu)買辦公用品500元,個(gè)人用品100元,一次性刷卡付費(fèi)600元。實(shí)際報(bào)銷時(shí),出納應(yīng)付款500元,但此金額與公務(wù)卡流水金額不一致,會(huì)導(dǎo)致付款失敗。
4.公務(wù)卡狀態(tài)不正常導(dǎo)致還款失敗
有的報(bào)銷人遺失公務(wù)卡后在銀行辦理了掛失,有的辦理公務(wù)卡后未及時(shí)激活,這些情況均會(huì)導(dǎo)致公務(wù)卡還款失敗。此時(shí),這些還款賬務(wù)不僅需要重新制單付款,影響財(cái)務(wù)工作效率,更可能導(dǎo)致報(bào)銷人信用卡逾期進(jìn)而產(chǎn)生滯納金并影響個(gè)人信用記錄。
四、改進(jìn)途徑
經(jīng)過工作探討,我們認(rèn)為現(xiàn)有網(wǎng)銀支付系統(tǒng)和公務(wù)卡報(bào)賬系統(tǒng)至少可以通過以下幾個(gè)途徑進(jìn)行改進(jìn)。
(一)完善信息化系統(tǒng)
1.加強(qiáng)校內(nèi)系統(tǒng)間的對(duì)接工作。目前,高校網(wǎng)銀支付及公務(wù)卡還款工作涉及到的系統(tǒng)包括報(bào)賬申報(bào)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、銀校直聯(lián)系統(tǒng)、公務(wù)卡申報(bào)系統(tǒng)等,不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)共享有缺陷,存在不及時(shí)、不準(zhǔn)確的問題。上述公務(wù)卡報(bào)賬常見問題中的第一、二點(diǎn)均屬于此類問題??杉訌?qiáng)不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)鏈接,避免產(chǎn)生各系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致的情況。
2.加強(qiáng)銀校系統(tǒng)間的對(duì)接工作。高校使用的銀校直聯(lián)系統(tǒng)在進(jìn)行同行支付后可以得知匯款是否成功,若失敗則會(huì)顯示失敗理由。但此時(shí)出納已復(fù)核,即使失敗也無(wú)法再次付款,需要會(huì)計(jì)重新做賬后再支付。可以考慮與銀行協(xié)商,在同行支付時(shí)系統(tǒng)先自動(dòng)進(jìn)行預(yù)審核,自動(dòng)校驗(yàn)輸入卡號(hào)戶名并顯示校驗(yàn)結(jié)果,如果卡號(hào)、戶名或銀行卡狀態(tài)存在問題,則可及時(shí)停止付款,避免失敗后進(jìn)行再付款的賬務(wù)處理。
3.增加收款信息鎖定功能。對(duì)于同行支付,可考慮在系統(tǒng)校驗(yàn)成功后將此收款人的戶名、賬號(hào)、開戶行等信息鎖定,在以后的付款中必須使用相同的戶名、賬號(hào)、開戶行信息。如遇到信息變更等特殊情況,報(bào)銷人不能自行修改,需由相關(guān)負(fù)責(zé)人審核后才能進(jìn)行修改。此功能建議只用于對(duì)公支付中,公司賬戶信息相對(duì)穩(wěn)定,變動(dòng)較少,對(duì)私支付一是存在不同人同姓名的問題,二是一人有一張公務(wù)卡及多張儲(chǔ)蓄卡,有時(shí)需要根據(jù)情況報(bào)賬至不同的卡上,三是個(gè)人銀行卡鎖定、掛失、變更卡號(hào)等情況時(shí)有發(fā)生,維護(hù)工作量較大,不一定利于工作效率的提高。對(duì)于跨行支付,系統(tǒng)無(wú)法判斷對(duì)方信息是否正確,不建議增設(shè)此功能。
4.增加失敗原因歷史信息記錄。在銀校直聯(lián)系統(tǒng)中查詢失敗原因時(shí)能夠看到歷史失敗原因,如一筆款項(xiàng)發(fā)送付款申請(qǐng)時(shí)失敗,顯示“賬戶不存在”,日終驗(yàn)證后變?yōu)椤敖灰撞淮嬖诨蜚y行未處理”,那么在查詢時(shí)應(yīng)顯示以上兩種失敗原因,使日后再查詢時(shí)能夠清晰得知失敗原因。同時(shí)將此結(jié)果鏈接到報(bào)賬申報(bào)系統(tǒng)中,使報(bào)銷人能夠自行查詢。
5.個(gè)人收入報(bào)賬申報(bào)系統(tǒng)中增加付款結(jié)果查詢功能。可將銀校直聯(lián)系統(tǒng)中的付款結(jié)果與失敗原因與個(gè)人收入報(bào)賬申報(bào)系統(tǒng)同步,信息共享,使報(bào)銷人能夠自行查詢報(bào)賬結(jié)果。
(二)加強(qiáng)報(bào)銷人員培訓(xùn)
高校應(yīng)加大財(cái)務(wù)報(bào)銷流程、報(bào)銷常識(shí)的宣傳力度,善用網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等渠道,結(jié)合到各部門、院系實(shí)地宣講,幫助全體師生了解報(bào)賬知識(shí),提高網(wǎng)上報(bào)賬申報(bào)和公務(wù)卡還款編制的正確性與成功率。對(duì)于公務(wù)卡還款與網(wǎng)銀報(bào)銷的不同之處應(yīng)特別提示,如報(bào)銷人要保證流水卡號(hào)與報(bào)銷收款卡號(hào)一致;如果同時(shí)購(gòu)置公務(wù)用品與個(gè)人用品,應(yīng)將其分開付款,保證刷卡流水金額與報(bào)銷金額一致等。將容易忽視的細(xì)節(jié)和差錯(cuò)率高的問題一一給予警示,以減少網(wǎng)銀報(bào)銷及公務(wù)卡還款失敗的概率,提高報(bào)賬效率。
(三)提高會(huì)計(jì)人員素質(zhì)
1.加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn)。目前會(huì)計(jì)從業(yè)資格證取消,原有會(huì)計(jì)繼續(xù)教育體系會(huì)發(fā)生較大的變化,高校應(yīng)關(guān)注相關(guān)動(dòng)態(tài),緊密跟進(jìn)新的培訓(xùn)方式,保證會(huì)計(jì)人員專業(yè)素養(yǎng)保持在較高水平。
2.加強(qiáng)實(shí)戰(zhàn)能力培訓(xùn)。僅憑會(huì)計(jì)知識(shí)不足以支撐財(cái)務(wù)工作的全部,高校應(yīng)及時(shí)、有效地組織全體財(cái)務(wù)人員加強(qiáng)學(xué)習(xí),及時(shí)掌握財(cái)經(jīng)新政策,迅速應(yīng)對(duì)軟件系統(tǒng)新變化,提高綜合素質(zhì),保證財(cái)務(wù)工作高效運(yùn)行。
3.加強(qiáng)職業(yè)道德教育。一方面,應(yīng)時(shí)常提醒財(cái)務(wù)人員注重其工作崗位的特殊性,嚴(yán)格做到客觀公正、廉潔自律、堅(jiān)守準(zhǔn)則,不弄虛作假、不為利益所誘惑;另一方面要愛崗敬業(yè)、恪盡職守,以積極向上的心態(tài)開展工作,認(rèn)真對(duì)待工作中的每一處細(xì)節(jié),同時(shí)樹立服務(wù)意識(shí),提高服務(wù)質(zhì)量。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 吳靜慧,劉海風(fēng).淺談高校出納工作的問題與對(duì)策[J].中國(guó)商界,2010(4):100.
[2] 封頔.淺析高校出納工作的問題及對(duì)策[J].企業(yè)改革與管理,2016(1下):131.
[3] 龔爽,田靜,張洪營(yíng).對(duì)高校出納工作的思考[J].學(xué)術(shù)研究,2016(17):228.
[4] 李婷.淺析互聯(lián)網(wǎng)條件下高校出納工作面臨的新問題[J].中國(guó)經(jīng)貿(mào)導(dǎo)刊,2017(3中):67.