趙方

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）11-000-01

摘 要 基于核安全法規(guī)要求建立的質(zhì)量保證管理體系每年度需要開展管理部門審查；基于GB/T19001、GB/T24001、GB/T28001的要求建立的質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康體系（下稱：三體系）需要每年開展管理評審活動(dòng)，管理評審包含的基本環(huán)節(jié)與管理部門審查類似，在中核核電運(yùn)行管理有限公司管理部門審查、管理評審活動(dòng)分別由兩個(gè)處室負(fù)責(zé)組織實(shí)施。本文對管理部門審查、管理評審活動(dòng)各環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，探尋將兩項(xiàng)活動(dòng)有機(jī)結(jié)合、整合實(shí)施的方法，并按照方法進(jìn)行了實(shí)踐，為公司內(nèi)部不同部門組織的管理部門審查、管理評審整合實(shí)施提供參考。

關(guān)鍵詞 管理部門審查 管理評審 整合 實(shí)施

中核核電運(yùn)行管理有限公司（下稱中核運(yùn)行）作為核設(shè)施營運(yùn)單位自成立時(shí)貫徹執(zhí)行基于核安全法規(guī)的質(zhì)量保證體系，按要求每年度開展管理部門審查。管理部門審查工作由中核運(yùn)行安全質(zhì)量處負(fù)責(zé)實(shí)施。同時(shí)中核運(yùn)行為持續(xù)提升公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康管理水平近年來貫標(biāo)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康管理體系（下稱三體系），按照體系要求每年度開展管理評審。管理評審工作由中核運(yùn)行企業(yè)管理處負(fù)責(zé)實(shí)施。

管理部門審查、管理評審分別屬于質(zhì)保管理體系、三體系運(yùn)轉(zhuǎn)過程中發(fā)現(xiàn)問題的重要方式，它是體系持續(xù)改進(jìn)、不斷提升的重要基礎(chǔ)，是高層管理者審視、檢查體系運(yùn)轉(zhuǎn)情況，識(shí)別改進(jìn)機(jī)會(huì)，提升體系有效性的重要手段。管理部門審查、管理評審的實(shí)施會(huì)涉及公司所有處室及高層管理者，整個(gè)活動(dòng)的開展需要安全質(zhì)量處、企業(yè)管理處組織，各部門花費(fèi)大量的時(shí)間和精力來完成。

一、整合實(shí)施前的思考

（一）管理部門審查、三體系管理評審整合實(shí)施必要性

管理部門審查、管理評審按照管理程序要求每年均要開展一次，他們在不同時(shí)間開展，且均是對體系內(nèi)的所有要素進(jìn)行審查。兩體系要素系間有要素重合，如安全管理、培訓(xùn)、文件記錄管理，每年對重合的管理要素會(huì)進(jìn)行重復(fù)審查，存在以下問題：（1）不利于被重復(fù)審查的領(lǐng)域內(nèi)問題的跟蹤解決。（2）不利于管理流程的優(yōu)化、管理體系的完善和持續(xù)改進(jìn)。（3）不利于公司多體系的有機(jī)融合。（4）給組織者、參與者以及公司高級管理層帶來一系列重復(fù)勞動(dòng)、導(dǎo)致人力資源浪費(fèi)。

因此如何將管理部門審查、管理評審工作有機(jī)的整合實(shí)施成為中核運(yùn)行管理體系提升、持續(xù)改進(jìn)當(dāng)前面臨的迫切問題。

（二）管理部門審查、三體系管理評審整合實(shí)施目標(biāo)

管理部門審查三體系管理評審整合實(shí)施應(yīng)實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：（1）活動(dòng)組織單位密切聯(lián)系形成1加1大于2的組織合力。（2）活動(dòng)開展時(shí)間協(xié)調(diào)一致。（3）公司各部門僅需要開展一次自評。（4）在滿足質(zhì)保管理體系、三體系要求的情況下對重合的管理要素只進(jìn)行一次審查，形成一份綜合報(bào)告。（5）發(fā)現(xiàn)問題統(tǒng)一跟蹤，關(guān)閉。

（三）預(yù)期的效果

管理部門審查三體系管理評審整合實(shí)施，可以為領(lǐng)導(dǎo)層從總體宏觀把握公司管理多體系實(shí)施運(yùn)轉(zhuǎn)情況提供有利條件；可以更好的促進(jìn)組織處室做好工作策劃、協(xié)調(diào)和實(shí)施；可以大量節(jié)約了各部門自查的時(shí)間、精力；可以節(jié)約與會(huì)公司中高層領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間，提高了會(huì)議效率；最重要的是可以優(yōu)化管理流程，為公司其他管理體系評審活動(dòng)聯(lián)合實(shí)施提供借鑒。

二、整合實(shí)施過程

管理部門審查、管理評審聯(lián)合實(shí)施從策劃到具體實(shí)施遇到了一系列問題，安全質(zhì)量處、企業(yè)管理處針對問題詳細(xì)分析，制定一系列措施，促進(jìn)活動(dòng)最終有序開展。在幾年的實(shí)施過程中逐漸形成了下列良好實(shí)踐。

（一）活動(dòng)組織單位密切聯(lián)系形成1加1大于2的組織合力

兩個(gè)組織處室同為中核運(yùn)行重要業(yè)務(wù)處室，緊密聯(lián)系、密切協(xié)調(diào)是管理部門審查、管理評審聯(lián)合實(shí)施的基礎(chǔ)，為此組織處室采取以下方法進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。

設(shè)立項(xiàng)目接口聯(lián)絡(luò)專員。為促進(jìn)管理部門審查、管理評審聯(lián)合實(shí)施，組織處室分別設(shè)立項(xiàng)目接口聯(lián)絡(luò)專員。聯(lián)絡(luò)專員負(fù)責(zé)管理部門審查、管理評審聯(lián)合實(shí)施策劃、實(shí)施等各階段聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)。

不定期召開協(xié)調(diào)會(huì)。為進(jìn)一步提高兩個(gè)組織處室之間的溝通協(xié)調(diào)效率，組織處室在管理部門審查、管理評審聯(lián)合實(shí)施策劃階段不定期召開協(xié)調(diào)會(huì)。協(xié)調(diào)會(huì)由兩個(gè)處室負(fù)責(zé)人、活動(dòng)負(fù)責(zé)科室負(fù)責(zé)人以及聯(lián)絡(luò)專員參加。會(huì)議主要討論管理部門審查、管理評審聯(lián)合實(shí)施過程中需要決策事項(xiàng)。

（二）活動(dòng)開展時(shí)間協(xié)調(diào)一致

管理部門審查、管理評審聯(lián)合實(shí)施在實(shí)際操作過程中面臨的首要問題即為將兩項(xiàng)活動(dòng)開展的時(shí)間調(diào)整一致。在管理部門審查、管理評審聯(lián)合實(shí)施之前，管理部門審查一般在年度12月份啟動(dòng)，次年1月份實(shí)施；管理評審一般在年度10月份開展。經(jīng)過兩個(gè)組織部門協(xié)商，調(diào)整管理部門審查活動(dòng)時(shí)間，與管理部門審查時(shí)間一致。

（三）明確聯(lián)合審查具體范圍

管理部門審查活動(dòng)需要對質(zhì)保管理體系中所有的管理要素進(jìn)行審查，涉及18個(gè)管理要素；管理評審則審查三體系中的所有管理要素，涉及17個(gè)管理要素；文件管理、應(yīng)急管理、采購管理等管理要素在兩個(gè)體系中都有。為了避免聯(lián)合審查實(shí)施過程中對部分要素重復(fù)審查，組織處室對分析兩個(gè)體系中的要素并形成以下原則；（1）重復(fù)的管理要素只審查一遍。（2）質(zhì)保管理體系中擁有的要素在管理部門審查時(shí)審查。（3）三體系特有管理要素在管理評審時(shí)審查。按照以上原則組織部門制定了管理部門審查、管理評審聯(lián)合實(shí)施的基本框架。

（四）多管齊下提高各部門自評效率

組織部門確定管理部門審查、管理評審聯(lián)合實(shí)施后審查框架，但是框架內(nèi)的管理要素需要公司各部門首先自評。組織部門采取以下方法有效的提升了50余部門的自評效率。

組織處室根據(jù)運(yùn)行質(zhì)保大綱、三體系管理手冊中職責(zé)分工及各處室業(yè)務(wù)特點(diǎn)為每個(gè)處室制定個(gè)性化自評模板。各部門在模板中填寫的信息均為部門核心業(yè)務(wù)相關(guān)信息，極大地簡化了各部門自查的工作量以及后續(xù)材料匯總工作量。

在管理部門審查、管理評審聯(lián)合實(shí)施策劃階段為了保證各部門自評任務(wù)及時(shí)接受與處理，組織單位以各處室三體聯(lián)絡(luò)員為依托，由三體系聯(lián)絡(luò)員負(fù)責(zé)組織處室內(nèi)部相關(guān)材料的編制、匯總和最終提交，明確了接口聯(lián)絡(luò)人。

管理部門審查、管理評審聯(lián)合實(shí)施使用DTS軟件進(jìn)行自評任務(wù)的跟蹤，便于掌握各部門自評任務(wù)進(jìn)展，促使各部門按期完成自評任務(wù)。同時(shí)通過DTS軟件還可以實(shí)現(xiàn)對各部門自查材料的審閱，發(fā)現(xiàn)問題可及時(shí)回退，提高自查材料的審查效率。

為提高匯報(bào)材料整理效率，經(jīng)過精心分析，組織處室決定形成一份報(bào)告，其中包含質(zhì)保體系管理部門審查、三體系管理評審兩大章節(jié)。報(bào)告包含質(zhì)保體系、三體系所有要素，重復(fù)的要素在質(zhì)保體系管理部門審查部分體現(xiàn)，三體系管理評審引用相關(guān)內(nèi)容。報(bào)告由兩個(gè)組織處室聯(lián)合編制。

管理部門審查、管理評審活動(dòng)帶來的管理改進(jìn)最終落實(shí)在審查發(fā)現(xiàn)問題，因此對審查發(fā)現(xiàn)問題的整改跟蹤是審查活動(dòng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為保證管理部門審查、管理評審聯(lián)合審查會(huì)召開后審查發(fā)現(xiàn)問題的到有效跟蹤，組織處室通過統(tǒng)一渠道對問題進(jìn)行跟蹤、管理，且在下一年度審查活動(dòng)中要匯報(bào)相關(guān)問題進(jìn)展。

三、整合實(shí)施成果

管理部門審查、管理評審聯(lián)合實(shí)施不但提高了工作效率、有效的節(jié)約了相關(guān)資源，優(yōu)化了管理流程，提升了公司的質(zhì)量管理水平，同時(shí)為后續(xù)公司其他體系之間的有機(jī)整合提供了良好的示范。

（一）優(yōu)化了審查活動(dòng)實(shí)施流程

管理部門審查、管理評審分別屬于公司質(zhì)保體系、三體系的重要審查活動(dòng)，其活動(dòng)流程分別由《管理部門審查》、《管理體系管理評審》規(guī)定。兩項(xiàng)活動(dòng)聯(lián)合實(shí)施，活動(dòng)流程在滿足程序要求的前提下完成了有機(jī)整合，簡化了實(shí)施過程，優(yōu)化了實(shí)施流程。

（二）有效的減少重復(fù)工作，節(jié)約了公司人力資源

管理部門審查、管理評審由之前分別實(shí)施到聯(lián)合實(shí)施，提高了工作效率，節(jié)約了人力資源成本，初步估算每年節(jié)約人力資源成本270人/日。具體來看，每年度為公司各部門自查報(bào)告編制由之前編制兩份到現(xiàn)在編制一份，節(jié)約編寫時(shí)間225個(gè)人/日=每個(gè)部門5工作日*45個(gè)合并實(shí)施處室；參加審查會(huì)的中高層公司領(lǐng)導(dǎo)之前參加兩個(gè)審查會(huì)，現(xiàn)參加一個(gè)審查會(huì)，節(jié)約會(huì)議30個(gè)人/工作日=每人0.5工作日*60人；組織處室通過緊密配合，由組織兩次審查活動(dòng)到組織一次審查活動(dòng)，節(jié)約15個(gè)人/日；共計(jì)270人日。

（三）為公司其他體系之間的整合提供了示范

公司當(dāng)前存在質(zhì)量保證體系、質(zhì)量/環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系、信息化與工業(yè)化融合管理體系、內(nèi)部控制體系、全面風(fēng)險(xiǎn)管理體系，這些管理體系側(cè)重于不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，但其架構(gòu)均基于策劃、實(shí)施、檢查、改進(jìn)的PDCA循環(huán)。當(dāng)前公司各管理體系構(gòu)建過程中均以質(zhì)量保證體系為基礎(chǔ)，同時(shí)基于體系上游文件要求增加個(gè)性需求，但是各體系運(yùn)轉(zhuǎn)過程的有機(jī)融合尚存在改進(jìn)空間。管理部門審查、管理評審聯(lián)合實(shí)施為各體系運(yùn)轉(zhuǎn)過程中的自查、審查等活動(dòng)的有機(jī)整合提供了較好的示范，后續(xù)各體系審查、自查類似活動(dòng)均可參照進(jìn)行聯(lián)合實(shí)施，促進(jìn)公司范圍內(nèi)各管理體系運(yùn)轉(zhuǎn)相關(guān)活動(dòng)聯(lián)合實(shí)施，增加公司不同管理體系在計(jì)劃、實(shí)施等階段的融合程度。