李恒英

【摘要】高校檔案是高校的一種重要的信息資源，高校檔案管理工作在高校常規(guī)管理工作中具有很重要的地位，對(duì)高校管理水平與教育質(zhì)量的提高具有積極的促進(jìn)意義。隨著高等教育的信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)以及信息技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，使高校檔案管理工作管理難度增加，所以，要及時(shí)分析高校檔案管理工作中存在的問題，針對(duì)性地提出相應(yīng)的解決方法，以促進(jìn)高校充分利用檔案信息及檔案管理工作高效率的展開。本文主要分析了當(dāng)前高校檔案管理工作的現(xiàn)狀，并有針對(duì)性的提出了相應(yīng)的改進(jìn)策略。

【關(guān)鍵詞】高校 檔案管理 信息化 現(xiàn)狀 改進(jìn)策略

0引言

我國從21世紀(jì)初開始向信息社會(huì)發(fā)展，在社會(huì)資源構(gòu)成發(fā)生根本性變革的時(shí)代背景下，信息資源、原材料資源與能源并列構(gòu)成當(dāng)今社會(huì)的三大戰(zhàn)略資源。在信息時(shí)代，信息資源已經(jīng)成為比物質(zhì)資源更重要的資源。信息資源的開發(fā)利用與管理成為當(dāng)下重要的國家戰(zhàn)略。在信息資源中，檔案是其中一種重要的信息資源，要大力開發(fā)利用檔案信息資源，從檔案信息中及時(shí)獲取有價(jià)值的信息，及時(shí)為科研、為生產(chǎn)、為教學(xué)服務(wù)。

高校檔案是高校一種重要的信息資源，高校檔案管理工作在高校教學(xué)、科研、人事管理、學(xué)校發(fā)展中可以提供重要的憑證和根據(jù)。高校檔案管理工作對(duì)于高校教學(xué)活動(dòng)、管理業(yè)務(wù)的順利開展具有重要的作用。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展進(jìn)步，高校信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然要求，在信息化時(shí)代背景下，我國高校信息化管理水平也上升到了一個(gè)新水平，高校檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。為了能讓高校檔案管理工作更有效率的開展，我們有必要對(duì)檔案管理工作的出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)，推動(dòng)高校檔案管理工作更好的發(fā)展。

l當(dāng)前我國高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1檔案管理思想陳舊

目前，我國很多高校對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不全面，還沒有完全弄明白檔案管理工作的全部意義，對(duì)檔案管理工作有著隨便應(yīng)付的態(tài)度。有的檔案管理工作人員甚至有錯(cuò)誤的看法，以為簡單的整理、分類、匯總相關(guān)的材料就是檔案管理工作。有的檔案管理人員存在片面的看法，在實(shí)際檔案管理工作中過分的強(qiáng)調(diào)檔案的安全保密性，檔案的作用沒有被合理充分利用，檔案的利用率較低。

1.2信息化建設(shè)硬件設(shè)備落后

高校檔案管理信息化工作，首先必須要有計(jì)算機(jī)設(shè)備及相關(guān)的配套計(jì)算機(jī)軟件才能展開工作。在高校檔案管理信息化工作中，對(duì)人員、硬件和軟件配置都有比較高的要求，要順利開展工作，需要前期投入大量的資金。而且檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期連續(xù)的工作，需要定期增加投入，更新設(shè)備和軟件。然而高校畢竟經(jīng)費(fèi)有限，并且大部分高校主要將經(jīng)費(fèi)投放在教學(xué)和科研上面，在檔案管理信息化建設(shè)上支出的資金相比之下很少，總之對(duì)信息化建設(shè)的資金投入不足。由于缺少資金，大部分高校檔案信息管理硬件和軟件更新速度都比較緩慢，而且管理設(shè)備也比較陳舊。

1.3檔案管理制度不完善

目前大部分高校沒有建立完備的管理制度，而且在關(guān)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范方面也都存在著一定的差異，檔案管理的比較混亂，這種情況都不有利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。特別是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)既有有利的一面，但是在一定程度上也增加了高校檔案管理的難度；雖然要對(duì)信息資源進(jìn)行公開，而且要考慮到由于網(wǎng)絡(luò)開放性的特征，需要對(duì)相關(guān)人物的個(gè)人隱私進(jìn)行保護(hù)。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，要把握好公開程度。

2高校檔案管理工作的改進(jìn)策略

2.1改進(jìn)檔案管理理念

高校領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，與時(shí)俱進(jìn)，全面推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。樹立客觀全面的檔案管理意識(shí)，在校內(nèi)加大對(duì)檔案管理工作的宣傳，引導(dǎo)廣大教職工全面了解檔案管理工作，積極配合檔案管理相關(guān)工作。高校領(lǐng)導(dǎo)者以及檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷豐富檔案管理知識(shí)，增強(qiáng)檔案管理人員的信息化建設(shè)意識(shí)，改進(jìn)傳統(tǒng)的管理思想與觀念，以全面的發(fā)展的眼光來處理檔案管理信息化建設(shè)工作，持續(xù)學(xué)習(xí)信息化管理的相關(guān)知識(shí)及信息處理技術(shù)，做到與時(shí)俱進(jìn)，全面推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)工作。

2.2改進(jìn)檔案管理技術(shù)手段

檔案管理工作人員應(yīng)根據(jù)學(xué)校和社會(huì)需求，歸類整理檔案信息，拓寬檔案信息的利用渠道和范圍，為高校和社會(huì)提供全面的信息公開和服務(wù)，讓檔案信息更好的發(fā)揮信息資源的作用。為了促進(jìn)達(dá)成這個(gè)目標(biāo)，一方面需要增加對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，更新?lián)Q代計(jì)算機(jī)硬件及相關(guān)的軟件配置，培訓(xùn)檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力；另一方面，需要利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，建立完善的信息檢索體系，使社會(huì)人員和高校師生能夠快速檢索到需要的信息，通過信息技術(shù)的輔助，可使工作效率大幅度提高。

2.3建立完善的檔案管理制度

完善的制度是檔案管理工作順利高效展開的基礎(chǔ)，也是原則性指導(dǎo)，有了完善嚴(yán)格的規(guī)章制度才能有效的約束人們的各種行為，才能使各項(xiàng)工作開展的科學(xué)化、規(guī)范化。檔案管理部門應(yīng)按照學(xué)校實(shí)際情況、國家頒布的檔案管理的法律法規(guī)，制定出完善的檔案管理制度。針對(duì)目前比較引起世人關(guān)注的網(wǎng)絡(luò)信息安全問題，要采取物理隔離、監(jiān)控等措施積極預(yù)防黑客的網(wǎng)絡(luò)攻擊和電腦病毒，另外還要做好紙質(zhì)檔案的備份、保存工作，防止電子檔案信息的丟失，保證檔案信息的安全與完整。

3總結(jié)

在信息化時(shí)代，信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展對(duì)高校的必然要求，高校檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代潮流，采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，并定期維護(hù)更新信息處理設(shè)備的硬件與軟件，提高檔案管理工作的信息化程度。為了能使高校檔案管理工作更有效率的開展，通過對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)，推動(dòng)高校檔案管理工作更好的發(fā)展。endprint