劉會文

[摘 要]隨著信息化的發(fā)展，各高校采購軟件的數(shù)量不斷增多，軟件的采購管理已成為政府采購的一項重要工作。文章根據(jù)軟件采購及高校項目采購管理工作的特點，分析軟件采購存在的問題，并提出相應(yīng)的建議，以提高政府采購軟件的工作效率，節(jié)約采購資金。

[關(guān)鍵詞]高校；軟件采購；驗收

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.369

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的軟件產(chǎn)品被應(yīng)用在高校的教學(xué)、科研和管理工作中，設(shè)計合理的軟件產(chǎn)品可以使教學(xué)更加直觀、可以使科研工作更有成效、可以使管理工作更加高效。但由于高等院校軟件采購有其特殊性和局限性，軟件的采購管理引起越來越多的高校重視。

1 軟件產(chǎn)品的分類及特點

軟件產(chǎn)品屬于無形產(chǎn)品，與物質(zhì)產(chǎn)品不同，軟件產(chǎn)品具有較強的邏輯性，產(chǎn)品更新快，不能用定量指標(biāo)去衡量，不同品牌、不同功能的軟件產(chǎn)品價格差距較大。軟件產(chǎn)品雖種類繁多，功能不盡相同，但從其研發(fā)屬性上大致可分為三類：完全新開發(fā)的軟件、二次開發(fā)軟件、標(biāo)準(zhǔn)化及商品化的軟件產(chǎn)品。

第一類，完全新開發(fā)的軟件是根據(jù)各高校的采購需求，在已有技術(shù)的基礎(chǔ)上，定制研發(fā)能夠滿足高校個性化需求的軟件產(chǎn)品。采購?fù)耆麻_發(fā)的軟件產(chǎn)品更傾向于采購服務(wù)，其開發(fā)成本較高，開發(fā)周期長，在高校的采購及應(yīng)用相對較少。

第二類，二次開發(fā)軟件是在原有已開發(fā)的軟件產(chǎn)品的基礎(chǔ)上，學(xué)校根據(jù)自身的管理要求和教學(xué)特點增加特定的功能模塊，而形成的軟件產(chǎn)品，主要應(yīng)用于高校的教學(xué)和管理工作中。這類軟件產(chǎn)品在高校的教學(xué)管理中應(yīng)用較普遍，比如高校的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，系統(tǒng)封面一般都有各高校自己的標(biāo)識，系統(tǒng)根據(jù)各學(xué)校職能部門的不同，學(xué)校人員的不同進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)定。二次開發(fā)軟件產(chǎn)品采購成本較完全開發(fā)軟件產(chǎn)品低，供貨周期短，目前在各高校普遍應(yīng)用。

第三類，市場上已商品化的軟件產(chǎn)品，可直接從生產(chǎn)商和供貨商處采購，例如Photoshop、office、Java軟件等等，此類軟件在市場上已經(jīng)得到普遍應(yīng)用，價格相對較低，主要應(yīng)用于科研和教學(xué)工作。

2 軟件采購存在的問題

2.1 立項缺乏科學(xué)性

目前，高校預(yù)算批復(fù)均根據(jù)各項目單位根據(jù)采購需求申報的項目金額，經(jīng)項目評審后，財務(wù)部門將預(yù)算批復(fù)至各部門，采購部門根據(jù)金額批復(fù)情況進(jìn)行采購。立項工作主要由各采購需求部門主導(dǎo)，采購需求部門專業(yè)知識不足，對于市場價格認(rèn)識不足，對相關(guān)軟件市場調(diào)研了解不夠透徹，很難從整體上把握對某軟件市場的供應(yīng)情況，加之立項時間往往比較倉促，往往項目需求部門針對需求產(chǎn)品只做3-4家的詢價工作，軟件產(chǎn)品市場狹窄，無法做到充分的價格競爭。立項缺乏科學(xué)性、合理性，往往是造成采購價格不合理的根本原因。

2.2 采購價格虛高

軟件產(chǎn)品由于具有多變和無形的特點，不用的產(chǎn)品價格差異大，例如，采購一臺電腦，其價格主要由其配置決定，同等配置的不用品牌，價格差異不大。而軟件產(chǎn)品則不一樣，其價格受功能、版本、開發(fā)成本等等多種因素影響；對于定制軟件產(chǎn)品，其價格具有壟斷性。采購人員受專業(yè)知識的限制，對市場情況及供應(yīng)商了解不足，對價格認(rèn)識不清晰，成交價超出產(chǎn)品實際使用價值，造成采購價格虛高。

立項缺乏合理性，預(yù)算申報價格不合理，往往直接影響后期的采購價格。供應(yīng)高校軟件的市場狹窄，對于參與立項工作的供應(yīng)商，在參與日后投標(biāo)的工作具有明顯的優(yōu)勢，市場競爭不平等，形成價格壟斷，采購價格虛高不下。

2.3 高校存在重復(fù)采購、過剩采購

由于高校內(nèi)各部門的管理及教學(xué)相對獨立，采購項目由需求部門獨立申報，每個部門以及每個教師所提出的采購計劃零散，缺乏統(tǒng)籌集中化，往往造成同類產(chǎn)品重復(fù)采購和過剩采購的現(xiàn)象。

2.4 驗收形式化

軟件產(chǎn)品的驗收缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，很那用定量的指標(biāo)衡量，況且軟件產(chǎn)品是一個非常復(fù)雜的邏輯運行的過程和應(yīng)用，很難在短時間內(nèi)暴露其使用問題，只有在長期的使用過程中才能發(fā)現(xiàn)其漏洞和不足，若軟件產(chǎn)品的驗收只是做簡單的到貨驗收、形式化的驗收，難免造成采購資金的浪費。

3 高校軟件采購的幾點建議

3.1 統(tǒng)一管理，提高采購和使用效率

成立專門的軟件采購項目管理組并建立項目庫管理制度，針對全校的軟件采購及應(yīng)用進(jìn)行統(tǒng)一的管理，提高采購效率，避免重復(fù)采購。項目管理組應(yīng)有校內(nèi)人員和校外的相關(guān)行業(yè)專家組成，從項目的立項、采購、驗收以及使用績效等方面對項目的執(zhí)行進(jìn)行縱向管理，規(guī)范項目執(zhí)行，提高采購和使用效率。項目庫的建立為軟件項目的管理，從橫向及縱向方面提供有利可靠的依據(jù)。首先，從立項開始，項目組對軟件項目采購的必要性、合理性從整體上進(jìn)行把控，避免在項目立項的階段出現(xiàn)重復(fù)采購的現(xiàn)象，并能促進(jìn)全校資源的共享，節(jié)約學(xué)校資金，提高資金使用效率。其次，在采購環(huán)節(jié)上，項目管理組對采購過程進(jìn)行監(jiān)管，從采購需求的規(guī)范性、招標(biāo)文件的合理性等方面進(jìn)行管理，避免出現(xiàn)"一人說了算"的現(xiàn)象，規(guī)范采購過程。最后，項目管理組參與軟件采購的驗收和績效管理的工作，對軟件的使用效率進(jìn)行考評，為今后的軟件采購提供重要的理論和實踐依據(jù)。

3.2 注重采購前期的市場調(diào)研

軟件產(chǎn)品種類繁多，尤其對于非標(biāo)準(zhǔn)化和開發(fā)類軟件，很難在短時間內(nèi)了解其產(chǎn)品價值和市場價值。充分的市場調(diào)研是節(jié)約采購成本的重要手段。首先，從供應(yīng)商的角度進(jìn)行調(diào)研，對能夠滿足需求的三家以上的供應(yīng)商提供的不同軟件產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)研，對于不同品牌的軟件產(chǎn)品進(jìn)行試用，充分了解其優(yōu)缺點；除產(chǎn)品外，對其價格、售后進(jìn)行全面了解。其次，從已有用戶方面進(jìn)行調(diào)研，尤其同類兄弟院校的購買及使用情況可為日后采購提供有力依據(jù)。市場調(diào)研不能僅是簡單的走馬觀花，所有軟件項目的采購立項需附詳細(xì)的市場調(diào)研報告，并由項目管理組對調(diào)研情況進(jìn)行核查。

3.3 選擇合理的采購方式

如上文所述，按照其開發(fā)屬性，高校使用的軟件產(chǎn)品基本分為：標(biāo)準(zhǔn)化及商品化的軟件產(chǎn)品、二次開發(fā)軟件、完全新開發(fā)的軟件。對于市場上已經(jīng)成熟的，并且已經(jīng)廣泛應(yīng)用的產(chǎn)品，可采用公開招標(biāo)的采購方式進(jìn)行采購；對于需要二次開發(fā)的軟件產(chǎn)品，根據(jù)采購需求，可采用資質(zhì)信譽較較好、開發(fā)人員專業(yè)性強的供應(yīng)商，可采用邀請招標(biāo)和競爭性談判的方式進(jìn)行采購；而對于完全新開發(fā)的軟件，需有學(xué)校教師和相關(guān)技術(shù)人員與供應(yīng)商聯(lián)合開發(fā)，可按照采購服務(wù)的方式進(jìn)行采購。選擇適合的采購方式不僅能提高采購效率，還能有效節(jié)省學(xué)校資金。

3.4 加強驗收管理

軟件產(chǎn)品的驗收不是簡單的到貨接收，而是對所購軟件的功能進(jìn)行全面的檢查和測評的過程，保證資金的使用效率。軟件的驗收不只是做簡單的表面功能的展示，應(yīng)該把重點落在實際應(yīng)用過程的功能體現(xiàn)。軟件的驗收可把時間適當(dāng)延長，待軟件安裝調(diào)試并且試運行一段時間，運行期間嚴(yán)格按照投標(biāo)文件的承諾進(jìn)行逐一的核查，完全沒有問題后，再支付尾款。

4 結(jié) 論

高校軟件采購工作是一項很重要的工作，影響著整個教學(xué)、科研以及管理工作的優(yōu)劣，各高校應(yīng)加以重視，并制定相關(guān)的管理制度，加強軟件采購和使用統(tǒng)籌管理，才能從根本上提高采購質(zhì)量，提高資金的使用效率，避免資金浪費。

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