鄧二忠

[摘 要]采購業(yè)務內(nèi)部控制設計關系到了企業(yè)的發(fā)展與進步，其中為進一步分析采購業(yè)務內(nèi)部控制設計，文章主要從COSO報告中所提出的內(nèi)部控制五要素作為契合點，從諸多方面展開論述與分析。

[關鍵詞]內(nèi)部控制五要素；采購業(yè)務；內(nèi)部控制設計

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.279

1 構建采購業(yè)務內(nèi)部控制環(huán)境

毋庸置疑，環(huán)境關系企業(yè)的發(fā)展與進步，且對環(huán)境加以控制也會在潛移默化中提高員工的道德素養(yǎng)、改善管理觀念、創(chuàng)新人力資源等，因此在當前的發(fā)展趨勢下，積極構建完善的采購業(yè)務內(nèi)部控制環(huán)境具有重要的作用。

第一，需要加強重視企業(yè)員工的素養(yǎng)與價值觀。眾所周知，企業(yè)氛圍往往對采購業(yè)務有著決定性作用，需要做到以下幾點：其一是企業(yè)員工需要將企業(yè)的利益放在首位，還需要避免出現(xiàn)私人利益與公司利益發(fā)生沖突；其二是企業(yè)需要嚴格遵循誠信為本的基本理念，在日常工作中嚴格遵守相關的法律法規(guī)；其三是如果出現(xiàn)各種違規(guī)現(xiàn)象，需要及時檢舉，并且企業(yè)員工需要做好自身定位工作，如果發(fā)現(xiàn)有違反法律法規(guī)的情況要及時向監(jiān)督部門報告，且企業(yè)要根據(jù)實際的情況給予獎懲；其四是企業(yè)需要進一步明確所有的員工都遵守相關的道德準則，對于嚴重違紀的人員要免職；其五是企業(yè)還需要避免員工利用資源以及企業(yè)財產(chǎn)為自己謀取利益，或者企業(yè)要有針對性地制定政策保護機密信息，尤其在進行采購的時候要避免泄露。

第二，需要提高勝任能力。[1]在新形勢下，企業(yè)員工需要提高自身的勝任能力，并且要完成各項工作任務需求，相應的管理層要設定合適的工作崗位，尤其在選拔與招聘員工的時候制定條件。其中在設定工作所需的知識技能時，需要根據(jù)工作的性質(zhì)加以判斷，還需要從現(xiàn)實角度出發(fā)對人力資源成本加以考慮與探究。還有一點是采購部門在發(fā)展中，需要保證采購人員具有良好的市場敏感性以及收集市場信息的能力。

第三，需要從組織結構角度分析。從基本屬性分析，組織結構是權責分工的主要架構，不管是哪一種組織結構，均需要按照企業(yè)的業(yè)務性質(zhì)加以集中與分散，從根本上保證信息的溝通與交流，如此才能真正保證企業(yè)目標的實現(xiàn)，當然也只有這樣其采購活動運行才會具有高效率。[2]

2 對企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制風險進行評估

一般而言，風險評估主要包括了四方面的要求，分別是目標設定、風險識別、風險分析、風險對應，從整體角度分析，還需要考慮多方面的發(fā)展因素。其一是在進行風險評估的時候需要積極設立目標，且企業(yè)還需要嚴格按照對應的戰(zhàn)略目標制定各項經(jīng)營目標、采購目標等。要清楚了解到只有確定目標才能保證采購業(yè)務的有序性，才能保證采購業(yè)務從內(nèi)到外、各個環(huán)節(jié)的通暢性，當然設定目標之后還會減少徇私舞弊、肆意挪用資金的現(xiàn)象，可以準確地提供采購的會計信息，真正滿足企業(yè)的生產(chǎn)要求，減少各種違法犯罪現(xiàn)象的發(fā)生。[3]其二是在進行風險識別的時候需要對可能發(fā)生的風險進行考慮與分析，還需要對企業(yè)與外界的影響性進行概述，從屬性分析，風險識別是不斷重復的，還會根據(jù)環(huán)境變化而不斷變化，在采購中主要存在的風險非常多，比如像欺上瞞下、盲目采購、驗收不嚴格、以次充好等，因此在風險識別的時候需要加強控制，或采取相關的措施，如座談討論、案例分析等方法。其三是在風險識別之后要對風險加以分析，需要分析的內(nèi)容有風險的重要性程度、風險發(fā)生的可能性等，其中風險應對策略也是十分重要的，企業(yè)需要對風險進行權衡，根據(jù)不同的風險選擇不同的策略，還需不定期地進行風險評估。

3 設計企業(yè)采購業(yè)務控制活動

第一是需要積極設定采購業(yè)務內(nèi)部職責分離制度，尤其是在企業(yè)采購的時候需要根據(jù)實際的情況進行職務分離，主要內(nèi)容包括：實現(xiàn)采購執(zhí)行的相分離、貨物采購人在采購之后不可對貨物進行驗收、采購貨款需要與執(zhí)行職務相互分離、貨款記錄者不可擔任付款的職責。[4]

第二是需要加強對采購計劃的編制，其中需要嚴格按照企業(yè)的年度計劃加以分析，保證其科學性以及合理性，并且采購計劃需要按照市場的外部環(huán)境加以分析，如此才能真正保證計劃的可行性，還能夠減少計劃的隨意性。

第三是做好訂購環(huán)節(jié)控制策略。其一是要做好采購價格的控制，企業(yè)需要根據(jù)實際的發(fā)展情況制定相應的供應商檔案，并且不斷更新其信息與檔案，與廣大供應商構建良好的合作關系，保證在采購的過程中買到質(zhì)量價廉的材料。企業(yè)還可以在市場中收集各個供應商的信息，并對優(yōu)秀的供應商發(fā)出招標邀請，公開競標。其二是需要控制采購合同，企業(yè)需要加強合同管理，積極制定完善的采購合同，在整個采購計劃與合同簽訂的時候要增加財務部的時間，保證對每一項合同進行登記，并且還需要由專門的人員進行最后審核。

第四是做好采購管理制度計劃，該內(nèi)容主要面對的是對采購領導制度與經(jīng)濟責任制度加以設計，其中采購領導制度主要采取的是分散制，簡而言之，便是將采購的權利分散到各個部門。[5]經(jīng)濟責任制度則是由崗位責任制與采購費用承包制所組成的，在采購部門中需要加以明確，保證采購中能夠各司其職。

第五是做好入庫驗收的程序。從全局出發(fā)分析，入庫驗收不僅要對貨物進行檢驗，而且還需要對供貨方的發(fā)貨單進行檢查，只有經(jīng)過檢查才能保證貨物是在合作的供貨方那里所發(fā)出的。還有一點是在入庫驗收的時候要對驗收的人員與職責加以明確，驗收的過程中積極編寫驗收報告，并要由相關部門進行審核，這樣才能將貨物中出現(xiàn)的問題加以分析與解決。

第六是要做好采購業(yè)務中付款的控制。通常情況下，企業(yè)只有檢查貨物且保證沒有任何漏洞之后才會支付貨款，但是在支付貨款的時候同樣需要加強分析與考慮，比如要對發(fā)票的價格、稅費等進行核對，了解是否與合同一致，只有等到所有的憑證全部辦齊之后才能支付貨款。值得注意的一點是對于購貨發(fā)票之外的成本，在進行支付之前需要由會計部門對其憑證加以審查，從根本上保證合法性。

4 做好采購中的信息溝通工作

在整個采購的過程中要想控制成本需要做好信息溝通工作，企業(yè)的采購部門需要加強分析原材料的價格、市場的供求關系、國家的宏觀經(jīng)濟與政策等。為保證采購的科學性，企業(yè)還可以針對實際的發(fā)展情況與監(jiān)督部門進行溝通，或者采取多媒體的方式獲得需要的信息。[6]在企業(yè)采購中，其信息溝通會集中在多個方面，企業(yè)的財務部門需要與采購部門進行溝通，定期或者不定期地進行賬賬核實工作，這樣才能真正減少各類貪污犯罪現(xiàn)象的發(fā)生。企業(yè)的采購部門還需要加強同生產(chǎn)銷售部門進行信息交流，真正實現(xiàn)采購、生產(chǎn)、銷售的同步，在交流、溝通中發(fā)現(xiàn)其中存在的問題并在短時間內(nèi)解決。信息溝通的方式非常多，比如采取網(wǎng)絡、政策手段、錄像、口頭傳達等。在新形勢下筆者認為還需要采取協(xié)同采購的方式，如此可以實現(xiàn)對企業(yè)的內(nèi)部控制，甚至還可以解決企業(yè)與供應商之間的關系，在無形中將采購問題解決。但是這種模式往往需要對信息、溝通有著非常多的要求。

5 做好采購業(yè)務中的監(jiān)督工作

監(jiān)督工作推動了企業(yè)采購的可行性，且監(jiān)督主要分為兩種，分別是內(nèi)部監(jiān)督、外部監(jiān)督。其中內(nèi)部監(jiān)督包括兩點：其一是企業(yè)監(jiān)督部門，具有代表性的便是審計委員會，企業(yè)的監(jiān)督部門需要定期或者不定期地對采購流程加以監(jiān)督，規(guī)避采購風險。其二是采購負責人需要加強對采購部門以及采購人員的監(jiān)督與檢查，可以由企業(yè)的相關負責人實施聯(lián)合檢查與個人檢查。而對于外部監(jiān)督，則主要是企業(yè)聘請專業(yè)的會計人員，對其內(nèi)部控制有效性加以評價，還需要對采購業(yè)務監(jiān)督中存在的問題進行分析，從而起到良好的監(jiān)督管理作用。

6 結 論

綜上所述，企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制關系企業(yè)的發(fā)展，尤其在當前新形勢下，需要積極做好采購業(yè)務內(nèi)部控制設計工作。在本文中主要從五個方面展開分析，分別是構建采購業(yè)務內(nèi)部控制環(huán)境、對企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制風險進行評估、設計企業(yè)采購業(yè)務控制活動、做好采購中的信息溝通工作、做好采購業(yè)務中的監(jiān)督工作，從內(nèi)部控制五要素分析，可以將采購內(nèi)部控制中存在的問題加以分析與解決，才可以真正提高企業(yè)采購能力，真正推動企業(yè)的經(jīng)濟效益。

參考文獻：

[1]全玲，高松林.采購業(yè)務內(nèi)部控制制度存在的問題及對策[J].當代經(jīng)濟，2013（24）：68-69.

[2]張玲玲.ERP環(huán)境下企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制探析[J].經(jīng)濟師，2014（3）：267-268.

[3]鐘健梅.淺析網(wǎng)絡銷售業(yè)務的內(nèi)部控制——基于內(nèi)部控制五要素的幾點思考[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2014（11）：156-158.

[4]劉雪麗.新時期國有企業(yè)采購與付款內(nèi)部控制及業(yè)務流程設計[J].現(xiàn)代商業(yè)，2014（27）：130-131.

[5]全麗.制造型企業(yè)采購業(yè)務內(nèi)部控制常見問題及應對措施[J].東方企業(yè)文化，2015（19）：345，349.

[6]王鳳旭.淺析采購環(huán)節(jié)中的內(nèi)部控制——以高校采購業(yè)務為例[J].中國集體經(jīng)濟，2012（28）：62-63.