鄧二忠

[摘 要]采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計關(guān)系到了企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步，其中為進(jìn)一步分析采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計，文章主要從COSO報告中所提出的內(nèi)部控制五要素作為契合點(diǎn)，從諸多方面展開論述與分析。

[關(guān)鍵詞]內(nèi)部控制五要素；采購業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制設(shè)計

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.279

1 構(gòu)建采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境

毋庸置疑，環(huán)境關(guān)系企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步，且對環(huán)境加以控制也會在潛移默化中提高員工的道德素養(yǎng)、改善管理觀念、創(chuàng)新人力資源等，因此在當(dāng)前的發(fā)展趨勢下，積極構(gòu)建完善的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境具有重要的作用。

第一，需要加強(qiáng)重視企業(yè)員工的素養(yǎng)與價值觀。眾所周知，企業(yè)氛圍往往對采購業(yè)務(wù)有著決定性作用，需要做到以下幾點(diǎn)：其一是企業(yè)員工需要將企業(yè)的利益放在首位，還需要避免出現(xiàn)私人利益與公司利益發(fā)生沖突；其二是企業(yè)需要嚴(yán)格遵循誠信為本的基本理念，在日常工作中嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)；其三是如果出現(xiàn)各種違規(guī)現(xiàn)象，需要及時檢舉，并且企業(yè)員工需要做好自身定位工作，如果發(fā)現(xiàn)有違反法律法規(guī)的情況要及時向監(jiān)督部門報告，且企業(yè)要根據(jù)實際的情況給予獎懲；其四是企業(yè)需要進(jìn)一步明確所有的員工都遵守相關(guān)的道德準(zhǔn)則，對于嚴(yán)重違紀(jì)的人員要免職；其五是企業(yè)還需要避免員工利用資源以及企業(yè)財產(chǎn)為自己謀取利益，或者企業(yè)要有針對性地制定政策保護(hù)機(jī)密信息，尤其在進(jìn)行采購的時候要避免泄露。

第二，需要提高勝任能力。[1]在新形勢下，企業(yè)員工需要提高自身的勝任能力，并且要完成各項工作任務(wù)需求，相應(yīng)的管理層要設(shè)定合適的工作崗位，尤其在選拔與招聘員工的時候制定條件。其中在設(shè)定工作所需的知識技能時，需要根據(jù)工作的性質(zhì)加以判斷，還需要從現(xiàn)實角度出發(fā)對人力資源成本加以考慮與探究。還有一點(diǎn)是采購部門在發(fā)展中，需要保證采購人員具有良好的市場敏感性以及收集市場信息的能力。

第三，需要從組織結(jié)構(gòu)角度分析。從基本屬性分析，組織結(jié)構(gòu)是權(quán)責(zé)分工的主要架構(gòu)，不管是哪一種組織結(jié)構(gòu)，均需要按照企業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)加以集中與分散，從根本上保證信息的溝通與交流，如此才能真正保證企業(yè)目標(biāo)的實現(xiàn)，當(dāng)然也只有這樣其采購活動運(yùn)行才會具有高效率。[2]

2 對企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制風(fēng)險進(jìn)行評估

一般而言，風(fēng)險評估主要包括了四方面的要求，分別是目標(biāo)設(shè)定、風(fēng)險識別、風(fēng)險分析、風(fēng)險對應(yīng)，從整體角度分析，還需要考慮多方面的發(fā)展因素。其一是在進(jìn)行風(fēng)險評估的時候需要積極設(shè)立目標(biāo)，且企業(yè)還需要嚴(yán)格按照對應(yīng)的戰(zhàn)略目標(biāo)制定各項經(jīng)營目標(biāo)、采購目標(biāo)等。要清楚了解到只有確定目標(biāo)才能保證采購業(yè)務(wù)的有序性，才能保證采購業(yè)務(wù)從內(nèi)到外、各個環(huán)節(jié)的通暢性，當(dāng)然設(shè)定目標(biāo)之后還會減少徇私舞弊、肆意挪用資金的現(xiàn)象，可以準(zhǔn)確地提供采購的會計信息，真正滿足企業(yè)的生產(chǎn)要求，減少各種違法犯罪現(xiàn)象的發(fā)生。[3]其二是在進(jìn)行風(fēng)險識別的時候需要對可能發(fā)生的風(fēng)險進(jìn)行考慮與分析，還需要對企業(yè)與外界的影響性進(jìn)行概述，從屬性分析，風(fēng)險識別是不斷重復(fù)的，還會根據(jù)環(huán)境變化而不斷變化，在采購中主要存在的風(fēng)險非常多，比如像欺上瞞下、盲目采購、驗收不嚴(yán)格、以次充好等，因此在風(fēng)險識別的時候需要加強(qiáng)控制，或采取相關(guān)的措施，如座談討論、案例分析等方法。其三是在風(fēng)險識別之后要對風(fēng)險加以分析，需要分析的內(nèi)容有風(fēng)險的重要性程度、風(fēng)險發(fā)生的可能性等，其中風(fēng)險應(yīng)對策略也是十分重要的，企業(yè)需要對風(fēng)險進(jìn)行權(quán)衡，根據(jù)不同的風(fēng)險選擇不同的策略，還需不定期地進(jìn)行風(fēng)險評估。

3 設(shè)計企業(yè)采購業(yè)務(wù)控制活動

第一是需要積極設(shè)定采購業(yè)務(wù)內(nèi)部職責(zé)分離制度，尤其是在企業(yè)采購的時候需要根據(jù)實際的情況進(jìn)行職務(wù)分離，主要內(nèi)容包括：實現(xiàn)采購執(zhí)行的相分離、貨物采購人在采購之后不可對貨物進(jìn)行驗收、采購貨款需要與執(zhí)行職務(wù)相互分離、貨款記錄者不可擔(dān)任付款的職責(zé)。[4]

第二是需要加強(qiáng)對采購計劃的編制，其中需要嚴(yán)格按照企業(yè)的年度計劃加以分析，保證其科學(xué)性以及合理性，并且采購計劃需要按照市場的外部環(huán)境加以分析，如此才能真正保證計劃的可行性，還能夠減少計劃的隨意性。

第三是做好訂購環(huán)節(jié)控制策略。其一是要做好采購價格的控制，企業(yè)需要根據(jù)實際的發(fā)展情況制定相應(yīng)的供應(yīng)商檔案，并且不斷更新其信息與檔案，與廣大供應(yīng)商構(gòu)建良好的合作關(guān)系，保證在采購的過程中買到質(zhì)量價廉的材料。企業(yè)還可以在市場中收集各個供應(yīng)商的信息，并對優(yōu)秀的供應(yīng)商發(fā)出招標(biāo)邀請，公開競標(biāo)。其二是需要控制采購合同，企業(yè)需要加強(qiáng)合同管理，積極制定完善的采購合同，在整個采購計劃與合同簽訂的時候要增加財務(wù)部的時間，保證對每一項合同進(jìn)行登記，并且還需要由專門的人員進(jìn)行最后審核。

第四是做好采購管理制度計劃，該內(nèi)容主要面對的是對采購領(lǐng)導(dǎo)制度與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度加以設(shè)計，其中采購領(lǐng)導(dǎo)制度主要采取的是分散制，簡而言之，便是將采購的權(quán)利分散到各個部門。[5]經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度則是由崗位責(zé)任制與采購費(fèi)用承包制所組成的，在采購部門中需要加以明確，保證采購中能夠各司其職。

第五是做好入庫驗收的程序。從全局出發(fā)分析，入庫驗收不僅要對貨物進(jìn)行檢驗，而且還需要對供貨方的發(fā)貨單進(jìn)行檢查，只有經(jīng)過檢查才能保證貨物是在合作的供貨方那里所發(fā)出的。還有一點(diǎn)是在入庫驗收的時候要對驗收的人員與職責(zé)加以明確，驗收的過程中積極編寫驗收報告，并要由相關(guān)部門進(jìn)行審核，這樣才能將貨物中出現(xiàn)的問題加以分析與解決。

第六是要做好采購業(yè)務(wù)中付款的控制。通常情況下，企業(yè)只有檢查貨物且保證沒有任何漏洞之后才會支付貨款，但是在支付貨款的時候同樣需要加強(qiáng)分析與考慮，比如要對發(fā)票的價格、稅費(fèi)等進(jìn)行核對，了解是否與合同一致，只有等到所有的憑證全部辦齊之后才能支付貨款。值得注意的一點(diǎn)是對于購貨發(fā)票之外的成本，在進(jìn)行支付之前需要由會計部門對其憑證加以審查，從根本上保證合法性。

4 做好采購中的信息溝通工作

在整個采購的過程中要想控制成本需要做好信息溝通工作，企業(yè)的采購部門需要加強(qiáng)分析原材料的價格、市場的供求關(guān)系、國家的宏觀經(jīng)濟(jì)與政策等。為保證采購的科學(xué)性，企業(yè)還可以針對實際的發(fā)展情況與監(jiān)督部門進(jìn)行溝通，或者采取多媒體的方式獲得需要的信息。[6]在企業(yè)采購中，其信息溝通會集中在多個方面，企業(yè)的財務(wù)部門需要與采購部門進(jìn)行溝通，定期或者不定期地進(jìn)行賬賬核實工作，這樣才能真正減少各類貪污犯罪現(xiàn)象的發(fā)生。企業(yè)的采購部門還需要加強(qiáng)同生產(chǎn)銷售部門進(jìn)行信息交流，真正實現(xiàn)采購、生產(chǎn)、銷售的同步，在交流、溝通中發(fā)現(xiàn)其中存在的問題并在短時間內(nèi)解決。信息溝通的方式非常多，比如采取網(wǎng)絡(luò)、政策手段、錄像、口頭傳達(dá)等。在新形勢下筆者認(rèn)為還需要采取協(xié)同采購的方式，如此可以實現(xiàn)對企業(yè)的內(nèi)部控制，甚至還可以解決企業(yè)與供應(yīng)商之間的關(guān)系，在無形中將采購問題解決。但是這種模式往往需要對信息、溝通有著非常多的要求。

5 做好采購業(yè)務(wù)中的監(jiān)督工作

監(jiān)督工作推動了企業(yè)采購的可行性，且監(jiān)督主要分為兩種，分別是內(nèi)部監(jiān)督、外部監(jiān)督。其中內(nèi)部監(jiān)督包括兩點(diǎn)：其一是企業(yè)監(jiān)督部門，具有代表性的便是審計委員會，企業(yè)的監(jiān)督部門需要定期或者不定期地對采購流程加以監(jiān)督，規(guī)避采購風(fēng)險。其二是采購負(fù)責(zé)人需要加強(qiáng)對采購部門以及采購人員的監(jiān)督與檢查，可以由企業(yè)的相關(guān)負(fù)責(zé)人實施聯(lián)合檢查與個人檢查。而對于外部監(jiān)督，則主要是企業(yè)聘請專業(yè)的會計人員，對其內(nèi)部控制有效性加以評價，還需要對采購業(yè)務(wù)監(jiān)督中存在的問題進(jìn)行分析，從而起到良好的監(jiān)督管理作用。

6 結(jié) 論

綜上所述，企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制關(guān)系企業(yè)的發(fā)展，尤其在當(dāng)前新形勢下，需要積極做好采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計工作。在本文中主要從五個方面展開分析，分別是構(gòu)建采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境、對企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制風(fēng)險進(jìn)行評估、設(shè)計企業(yè)采購業(yè)務(wù)控制活動、做好采購中的信息溝通工作、做好采購業(yè)務(wù)中的監(jiān)督工作，從內(nèi)部控制五要素分析，可以將采購內(nèi)部控制中存在的問題加以分析與解決，才可以真正提高企業(yè)采購能力，真正推動企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

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