文/內(nèi)江市第二人民醫(yī)院設(shè)備科　李云

淺談信息化管理讓設(shè)備檔案發(fā)揮更大作用

文/內(nèi)江市第二人民醫(yī)院設(shè)備科李云

【摘要】醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志，是醫(yī)療、科研、教研、教學(xué)工作最基本要素，也是不斷提高醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)水平的基本條件。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的基礎(chǔ)，是醫(yī)院管理中的一個重要組成部分，其管理水平的好壞，直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平，所以加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理是非常重要的。本文將主要探討信息化管理如何讓設(shè)備檔案發(fā)揮更大的作用。

【關(guān)鍵詞】信息化管理；設(shè)備檔案；作用

檔案管理是21世紀(jì)發(fā)展新趨勢，因本世紀(jì)是一個知識經(jīng)濟(jì)的時代，也是一個知識管理的時代，由于資訊科技的蓬勃發(fā)展與整合，促進(jìn)整體知識力的提升，信息化管理顯然已成為個人、企業(yè)與政府生產(chǎn)要素的重要基礎(chǔ)。本文將針對信息化設(shè)備檔案管理中的作用和具體實施途徑進(jìn)行分析。

一、醫(yī)院設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀分析

由于檔案工作及人員必須限時處理歷年留存之檔案及相關(guān)作業(yè)細(xì)膩繁雜，并在規(guī)范時間內(nèi)逐一完成電子檔案目錄及數(shù)位化儲存、建置優(yōu)質(zhì)檔案庫房環(huán)境、檔案整理及檔案入庫保管、檔案鑒定及清理、檔案應(yīng)用（目錄匯送、檢調(diào)及建立檔案應(yīng)用機(jī)制，設(shè)置檔案應(yīng)用處所及設(shè)施，辦理醫(yī)院設(shè)備檔案應(yīng)用服務(wù)與加值推廣活動）等作業(yè)。

醫(yī)院設(shè)備檔案管理應(yīng)為永續(xù)性宏觀管理策略，但現(xiàn)有許多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為推動檔案管理業(yè)務(wù)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化僅為一時政治窗口開啟，為一時的任務(wù)，故大多增以臨時性人員來支援其工作；不但如此，亦普遍認(rèn)為任由學(xué)歷高之正式編制人員擔(dān)任檔案管理業(yè)務(wù)，為人才之閑置浪費(fèi)。所以，各醫(yī)院設(shè)備以正式編制人員中兼辦非檔案業(yè)務(wù)、或以約聘雇或工友來支援的情況普遍性的存在，對于管理人員的永續(xù)性將造成人才斷層，無法銜接的問題令人擔(dān)憂。再者，各醫(yī)院設(shè)備檔案管理人員在醫(yī)院的管理體系中占有非常重要的作用，在人才的質(zhì)量上，的確是為其他業(yè)務(wù)單位較為不足的。

用途功能，更無專業(yè)技能可言；檔案管理人員既無專業(yè)的需求，常淪為醫(yī)院設(shè)備檔案管理人員。另再從市場供需機(jī)制來進(jìn)一步研析，如果才無需求成長帶動空間，不僅能量無法擴(kuò)增、其質(zhì)亦無法提升。當(dāng)然，政府醫(yī)院設(shè)備（構(gòu)）、學(xué)校及民間團(tuán)體亦無提供相關(guān)課程或教育訓(xùn)練給予檔案管理人員參加，管理知能及創(chuàng)新觀念無法推介，對檔管業(yè)務(wù)改革工程將是一大阻力，人才的培訓(xùn)是業(yè)務(wù)推動的唯一契機(jī)。令人感到一絲鼓舞的是，近來在醫(yī)院設(shè)備管理檔案業(yè)務(wù)上，以針對各醫(yī)院設(shè)備對于檔案管理人員培訓(xùn)問題上，陸續(xù)舉辦一些訓(xùn)練營、說明會、教育訓(xùn)練及相關(guān)培訓(xùn)課程等，提供有意愿進(jìn)一步提升專業(yè)知能之檔管人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的渠道。另外，一些高校也為醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域人才培訓(xùn)的機(jī)會，對此領(lǐng)域之人才凝聚有相當(dāng)之助益，但仍有大多數(shù)檔案管理人員未參加任何相關(guān)訓(xùn)練之機(jī)會。

二、信息化管理讓設(shè)備檔案發(fā)揮更大作用

（一）組織機(jī)構(gòu)的扁平化。檔案管理業(yè)務(wù)有別于圖書管理業(yè)務(wù)的原因，為醫(yī)院設(shè)備的法定業(yè)務(wù)執(zhí)掌不同，其產(chǎn)生的文件就不同，檔案的型態(tài)不同，當(dāng)然其管理的方式就不同；由于圖書書籍為同一形態(tài)，各醫(yī)院設(shè)備可同時保存同一版書籍，所以可采取同一檢索編號的管理方式，檔案管理業(yè)務(wù)則需尊重各醫(yī)院設(shè)備之檔案特性，由醫(yī)院設(shè)備內(nèi)衡量的各方面考慮因素，給予最適的檔案方法。

（二）提高信息處理能力。由于信息技術(shù)的日新月異，檔案管理信息化是為世界趨勢，透過信息化的管理，采取標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，可確實掌握檔案管理的品質(zhì)，對于提升其檔案使用務(wù)實的加值價值，不失為良善的管理措施。另掃描科技技術(shù)已引入檔案儲存這樣的區(qū)塊，加上文件掃描與光碟技術(shù)成熟，部分醫(yī)院設(shè)備遂發(fā)展影像儲存分類處理檔案，供內(nèi)部線上調(diào)閱之用，但在使用便利的情況下，關(guān)于檔案安全性的問題，更值得大家重視及預(yù)防。

（三）提高組織的工作效率。檔案管理業(yè)務(wù)是有完整性、全貌性、宏觀性，所以檔案要管理的好，不僅需具備專業(yè)知能外，其經(jīng)驗累積是為重要的一環(huán)，其經(jīng)驗是其他人無法取代的，因為醫(yī)院設(shè)備業(yè)務(wù)會隨著政策時空的變遷，惟透過經(jīng)驗方可能知道其變革，這是有別于其他醫(yī)院設(shè)備內(nèi)部業(yè)務(wù)性質(zhì)的，雖然近年來引進(jìn)資訊科技于檔案管理領(lǐng)域，但人員的經(jīng)驗是無法由資訊科技來取代的。由于檔案管理作業(yè)之處理項與流程環(huán)環(huán)相扣，一關(guān)接著一關(guān)的處理，為求處理效率，醫(yī)院設(shè)備依其歸檔數(shù)量多寡，分別采用點收、立案編目、保管、銷毀移轉(zhuǎn)專責(zé)作業(yè)或以醫(yī)院設(shè)備內(nèi)各單位業(yè)務(wù)歸檔之檔案作為分工之依據(jù)，故在管理上，為能達(dá)到管理目標(biāo)與效率，是要群策群力的合作，彼此的作業(yè)是為密切關(guān)聯(lián)。

（四）重視醫(yī)院人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、微機(jī)化的實現(xiàn)。一個初任檔案業(yè)務(wù)的人員，需相當(dāng)時日且用心投入了解業(yè)務(wù)的情況下，方可能對該醫(yī)院設(shè)備的檔案業(yè)務(wù)能全盤的掌握；這種情況可從檔案管理人員在職務(wù)輪調(diào)時可看出，常常發(fā)生檔案管理人員無法在短時間內(nèi)就將其管理之業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)知能、處理方式、檔案存放位置告知，所以亦有現(xiàn)已不擔(dān)任檔案管理業(yè)務(wù)的人員，于離職一段時日內(nèi)，需協(xié)助檔案調(diào)閱之工作。

三、結(jié)論

檔案管理業(yè)另一有別于其他業(yè)務(wù)之屬性，其他業(yè)務(wù)處理缺失或不完整，其影響的層面較廣泛或立即，其成敗可立即明確的評鑒出來；但檔案管理業(yè)務(wù)若管理人員不用心，隨意放置檔案，對醫(yī)院檔案管理同仁的影響一般較無立即感受，其檔案管理的良好評鑒，要在日后的使用上方為完整呈現(xiàn)。

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