董靜

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)各行各業(yè)都不斷走信息化道路。在高職院校中，檔案信息化發(fā)展的越來(lái)越快，內(nèi)容也由以往的單調(diào)變得豐富，順理成章，校園檔案管理工作變得尤為重要。高職院校檔案管理部門(mén)應(yīng)追隨這一浪潮，充分利用各類(lèi)資源，將人才信息資源的價(jià)值發(fā)揮到最大程度。此外，高職院校對(duì)檔案信息化建設(shè)仍在不斷完善，促進(jìn)檔案信息化的進(jìn)程，使得高職院校的會(huì)計(jì)檔案在社會(huì)發(fā)展的整個(gè)進(jìn)程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

關(guān)鍵詞：信息化管理 會(huì)計(jì)檔案 思路

引言：隨著信息化的快速發(fā)展，近年來(lái)高職院校會(huì)計(jì)檔案的管理工作也迅速發(fā)展。它是一種新型的載體，檔案管理的相關(guān)人員對(duì)這種形式并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)及理解，甚至是一片空白，因而人們的重視程度并不高。同樣的，我們現(xiàn)實(shí)中面臨的各種檔案狀況是：文件形成過(guò)程不完善、文件的管理工作不到位、管理形式繁多、沒(méi)有完整的法律、法規(guī)配套，由此可鑒，檔案管理工作仍存在很多問(wèn)題。高職院校會(huì)計(jì)檔案信息化是現(xiàn)代化檔案管理的一種便捷方式，因而，學(xué)校管理層十分注重檔案信息化管理，并對(duì)高職會(huì)計(jì)檔案管理的方法進(jìn)行深入探究。但是，目前世界上高職院校會(huì)計(jì)檔案管理工作仍處于發(fā)展階段，沒(méi)有成熟的技術(shù)手段。我們可以充分利用現(xiàn)有的科學(xué)技術(shù)和管理制度，對(duì)高職院校會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行改善，將相應(yīng)的檔案進(jìn)行完善保存，保存歷史。

一、實(shí)現(xiàn)高職院校會(huì)計(jì)檔案信息化管理的重要性

簡(jiǎn)而言之，高職院校會(huì)計(jì)方案信息化管理是高職院校會(huì)計(jì)檔案自身發(fā)展的一種信息化建設(shè)，它主要通過(guò)對(duì)高職院校會(huì)計(jì)在工作過(guò)程中產(chǎn)生的各種信息進(jìn)行儲(chǔ)存、加工，進(jìn)而檢索對(duì)電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行高效利用，其主要服務(wù)內(nèi)容是為高職會(huì)計(jì)檔案提供一切所需。會(huì)計(jì)檔案信息化管理與以往檔案管理工作的區(qū)別是：高效率、誤差小、采用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行管理，提高準(zhǔn)確率。在進(jìn)行社會(huì)記錄時(shí)，多媒體等先進(jìn)儀器已代替以往進(jìn)度緩慢的手寫(xiě)紙質(zhì)方式，這使得傳統(tǒng)的高職會(huì)計(jì)檔案工作受到一定的沖擊。在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的今天，需要一種新的高職會(huì)計(jì)檔案管理制度相對(duì)應(yīng)，傳統(tǒng)的高職會(huì)計(jì)檔案管理模式已與現(xiàn)實(shí)社會(huì)脫節(jié)，更甚之，一些高職會(huì)計(jì)檔案出現(xiàn)丟失、失控等現(xiàn)象。而實(shí)行高職院校會(huì)計(jì)檔案信息化管理可以很好地避免這種現(xiàn)象，將現(xiàn)實(shí)工作理論與科學(xué)技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享、管理有序、內(nèi)容豐富等要求。

二、高職院校會(huì)計(jì)檔案信息化管理思路

1.完善信息化建設(shè)的規(guī)章制度，對(duì)相關(guān)法律予以確立

建立檔案管理部門(mén)規(guī)章制度不僅能夠確保檔案信息化的進(jìn)程，也有助于發(fā)揮檔案信息化的重要作用。為了保證檔案信息化的順利進(jìn)行，高職院校會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)需要制定合理的檔案信息化運(yùn)行方式、明確檔案信息化建設(shè)的重要性、目的性地指導(dǎo)高職院校會(huì)計(jì)檔案管理工作的維護(hù)，使會(huì)計(jì)檔案信息化管理呈現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)化與合格化。一般而言，檔案信息化建設(shè)制度主要包括五大制度：保密制度、安全使用制度、調(diào)查運(yùn)用制度、合理操作制度和工作人員崗位責(zé)任制度。通過(guò)對(duì)不同的規(guī)章制度進(jìn)行完善，樹(shù)立檔案的權(quán)威性。

2.加強(qiáng)對(duì)高職院校會(huì)計(jì)檔案信息化的安全管理

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)安全是會(huì)計(jì)信息安全的關(guān)鍵點(diǎn)。因而，高職院校應(yīng)對(duì)學(xué)生加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全防范意識(shí)，提高學(xué)生的警惕性，讓學(xué)生擁有一個(gè)安全的會(huì)計(jì)信息環(huán)境。主要安全保護(hù)方式有：①提高電腦配置、使網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)及財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)正版化、硬件專(zhuān)門(mén)化，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保護(hù)，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題，對(duì)系統(tǒng)及時(shí)升級(jí)，降低系統(tǒng)出現(xiàn)死機(jī)概率；②機(jī)房管理人員要進(jìn)行專(zhuān)人化，全面安裝攝像頭等先進(jìn)監(jiān)控儀器，完善機(jī)房安全設(shè)施，防止發(fā)生事故發(fā)生。③對(duì)效力器做到專(zhuān)人定期修護(hù)，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)處理，并予以記載。④對(duì)系統(tǒng)設(shè)備做到實(shí)時(shí)監(jiān)控、安裝安全有效的殺毒軟件、建立獨(dú)立的防火墻，形成從外部網(wǎng)到校園網(wǎng)的兩道防線，對(duì)一些不必要的端口進(jìn)行隱藏、關(guān)閉，防止黑客盜取數(shù)據(jù)信息；⑤適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用通訊加密技術(shù)，對(duì)一些重要數(shù)據(jù)進(jìn)行多層加密，防止被不法人員攔截；⑥對(duì)一些重要信息利用先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行多重備份處理。

3.遵循高職院校會(huì)計(jì)檔案信息化管理制度

會(huì)計(jì)信息化，顧名思義，它是將會(huì)計(jì)行業(yè)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，利用先進(jìn)的技術(shù)改善傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理方式。為了創(chuàng)建良好的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)環(huán)境，需從以下幾方面進(jìn)行改善：①建立、健全會(huì)計(jì)崗位。主要設(shè)置有以下崗位：會(huì)計(jì)主管、系統(tǒng)技術(shù)員、數(shù)據(jù)錄取員、出納、復(fù)核、會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)分析與處理、會(huì)計(jì)檔案處理。②會(huì)計(jì)檔案信息化工作人員必須嚴(yán)格按照“責(zé)任到人”的原則開(kāi)展工作，合理分配系統(tǒng)權(quán)限。對(duì)于系統(tǒng)操作處理職務(wù)、數(shù)據(jù)處理、審核、維護(hù)職務(wù)、數(shù)據(jù)錄取職務(wù)等不相容的職務(wù)應(yīng)分離工作。不同職務(wù)的管理人員間應(yīng)存在相互制約，需要實(shí)施多重權(quán)限的交叉配備。如會(huì)計(jì)主管與系統(tǒng)處理員的相互制約，需要所有工作人員共同操作。對(duì)于這些重要事項(xiàng)都要進(jìn)行合理分配。③堅(jiān)持日志存檔留底與權(quán)限分配原則。不同崗位的操作人員在開(kāi)展自身工作時(shí)，都會(huì)形成系統(tǒng)日志，這些日志中涵蓋了用戶的身份及工作類(lèi)型、主要參數(shù)等信息。此外，相關(guān)人員還應(yīng)對(duì)日志文件定期下載，以便進(jìn)行審計(jì)。

4.加大對(duì)檔案管理的資金投入，提高檔案業(yè)務(wù)的軟硬設(shè)備的質(zhì)量

電腦是高職院校會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)運(yùn)行的主要工作用具。因而，檔案業(yè)務(wù)需要高質(zhì)量的電腦等儀器設(shè)備，但是這是一項(xiàng)投入大、見(jiàn)效遲的工作，學(xué)校不能急于求成。此外，學(xué)校應(yīng)注重對(duì)檔案業(yè)務(wù)的支持，提供一切業(yè)務(wù)服務(wù)，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理給予最低保證。教育部門(mén)也不例外，需要大力高職院校會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作，加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)的資金投入，使高校在建設(shè)會(huì)計(jì)檔案信息化的進(jìn)程中能夠有可靠資金保障。另外，高校要憑借自身能力進(jìn)行資金籌集，提升檔案業(yè)務(wù)的軟硬設(shè)備檔次，加大會(huì)計(jì)檔案信息化的投入力度。檔案管理部門(mén)也應(yīng)增加自身的合理收入，將其它部門(mén)的支持與自身的積累相互結(jié)合，發(fā)揮高職院校的數(shù)據(jù)資源信息管理能力。

5.注重人才資源的培養(yǎng)，加強(qiáng)人才素質(zhì)能力

高職院校會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)始終以學(xué)生為主體，注重對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)能力培養(yǎng)，提高管理人員的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的熟練度，讓管理人員充分掌握檔案管理方面的相關(guān)知識(shí)，對(duì)以下計(jì)算機(jī)操作能力都要熟練：檔案數(shù)據(jù)信息的錄入及保存、數(shù)據(jù)庫(kù)的正確使用、校園網(wǎng)絡(luò)的安全連接、圖像處理等。此外，學(xué)校還會(huì)定期引進(jìn)高素質(zhì)人才，不僅具備操作檔案業(yè)務(wù)的能力，又有高效的計(jì)算機(jī)操作能力。同時(shí)，學(xué)校應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，一方面，通過(guò)知識(shí)講解加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)的理解，另一方面，通過(guò)實(shí)踐能力培養(yǎng)等方式加強(qiáng)管理人員操作能力，使檔案數(shù)據(jù)信息更加完整，拓展檔案業(yè)務(wù)的視野，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]秦美峰. 高職院校會(huì)計(jì)檔案信息化管理思路探析[J]. 行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2013，09：72-73.

[2]陳瑤瑤. 高職院校教師業(yè)務(wù)檔案信息化管理探析[J]. 中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2012，12：39-40.

[3]宋曉麗. 高職院校檔案信息化管理研究[J]. 恩施職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2015，02：91-93.

[4]雒小平. 試論高職院校檔案管理信息化建設(shè)[J]. 甘肅科技，2010，03：98-99+60.

[5]王燕. 高職院校人事檔案信息化管理研究[D].山東大學(xué)，2014.