摘 要：隨著我國教育事業(yè)的不斷改革與發(fā)展，學(xué)校數(shù)量增加，相關(guān)建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施逐步走向完善化、多樣化，同時(shí)也產(chǎn)生了較多基建、管理、確權(quán)等檔案信息，對(duì)于維護(hù)學(xué)校權(quán)益，查勘維修房屋，合理使用校舍，反映學(xué)校建設(shè)歷史具有重要意義。本文從校舍檔案管理工作現(xiàn)狀及優(yōu)化策略出發(fā)，詳細(xì)闡述了校舍檔案的重要性及提高管理水平的緊迫性，圍繞當(dāng)前整體工作存在的問題提出可行性較強(qiáng)的優(yōu)化策略，以實(shí)現(xiàn)對(duì)各類校舍檔案的規(guī)范、動(dòng)態(tài)管理，為促進(jìn)學(xué)校檔案工作效能及管理水平的全面提升提供決策參考。

關(guān)鍵詞：校舍檔案；優(yōu)化策略；動(dòng)態(tài)管理

校舍檔案一般分為確權(quán)、基建、管理三類，是記錄和反映學(xué)校校舍各項(xiàng)建造、管理活動(dòng)的重要信息，其中確權(quán)檔案包括房屋、土地的確權(quán)、證書及證明權(quán)屬來源的一切報(bào)告、批文、協(xié)議合同，基建檔案包括房屋的建設(shè)、維修、查勘、改造的一切文書、財(cái)務(wù)、技術(shù)資料，管理檔案包括房屋、場地的使用、維修及權(quán)屬變更等情況的一切記錄，具有較強(qiáng)的法律效力及參考價(jià)值。同時(shí)，校舍檔案的管理是校園文化傳承與發(fā)揚(yáng)的重要載體，記載著學(xué)校校舍建設(shè)的全過程，具有重要的歷史價(jià)值、文化價(jià)值，是較為重要的歷史文化遺產(chǎn)，對(duì)于營造良好文化氛圍，實(shí)現(xiàn)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展具有較為關(guān)鍵的作用。

1 校舍檔案的主要特征及管理工作優(yōu)化的必要性

1.1 學(xué)校校舍檔案管理的主要特征

校舍檔案是一種綜合性檔案，涉及多方信息，具有較強(qiáng)的專業(yè)性和復(fù)雜多變性。例如，校舍建設(shè)工程檔案，其特有的連續(xù)性使得工程管理與各個(gè)管理部門有著直接聯(lián)系，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、資金流水、人員變更等多種類信息，涵蓋眾多學(xué)科知識(shí)，在宏觀層面需要專業(yè)領(lǐng)域人才全面管理。校舍檔案具有獨(dú)立成套性，多項(xiàng)檔案資料的有機(jī)聯(lián)系及高度整合才形成校舍檔案，在校舍建設(shè)過程中各項(xiàng)工程信息材料單獨(dú)歸檔、獨(dú)立整理，在后期完工驗(yàn)收過程總才會(huì)將各類項(xiàng)目材料進(jìn)行收集、分類、整理、歸檔，進(jìn)而生成連續(xù)且完善的一套校舍檔案。再就是變更靈活性，校舍的建成不是一勞永逸的，后期需要多次的維修、完善、改造、更新，期間隨時(shí)會(huì)產(chǎn)生大量的檔案數(shù)據(jù)信息，需要管理人員及時(shí)維護(hù)、充實(shí)校舍檔案，確保校舍檔案可記錄全過程建設(shè)修繕的動(dòng)態(tài)運(yùn)動(dòng)，保證其完整性和真實(shí)性[1]。

1.2 校舍檔案優(yōu)化管理的重要作用

1.2.1提高管理效率。將校舍檔案管理人員從過去復(fù)雜單一的工作模式中徹底解脫出來，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)使得檔案文件得以在線歸檔、集中整理、電子化應(yīng)用，并且能夠及時(shí)過濾掉垃圾信息和重復(fù)數(shù)據(jù)，推進(jìn)科學(xué)化、精細(xì)化管理，也在一定程度上簡化了原始紙質(zhì)文件的管理，在增強(qiáng)干部職工工作積極性的同時(shí)也為后期工作流程的進(jìn)一步創(chuàng)新預(yù)留了較多時(shí)間與空間。

1.2.2保護(hù)原始文件。由于大多校舍檔案最初以紙質(zhì)文件為主要介質(zhì)保存，受潮濕、蟲蛀、風(fēng)化等自然因素，容易出現(xiàn)紙張被腐蝕、字跡模糊等情況，同時(shí)在利用過程中，也會(huì)因?yàn)楣芾砣藛T頻繁翻閱文件導(dǎo)致出現(xiàn)丟失、撕裂、被泄露等安全問題。校舍檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型后，檔案的收集整理、存放利用等全流程完全可實(shí)現(xiàn)線上辦理，可充分避免上述問題，同時(shí)也大大節(jié)約了管理成本。校舍檔案作為學(xué)校歷史文化遺產(chǎn)的重要組成部分，也是服務(wù)學(xué)校各項(xiàng)管理的重要基礎(chǔ)，對(duì)其管理流程進(jìn)行全面優(yōu)化可幫助學(xué)校在基建方面制定更加科學(xué)合理的發(fā)展戰(zhàn)略及規(guī)劃，為學(xué)校未來的發(fā)展提供重要?dú)v史參考和決策依據(jù)，同時(shí)也可通過開發(fā)研究、宣傳推廣來提高學(xué)校的文化軟實(shí)力及社會(huì)影響力，吸引更多人關(guān)注支持學(xué)校的發(fā)展[2]。

2 校舍檔案管理工作現(xiàn)存問題及面臨挑戰(zhàn)

隨著我國教育事業(yè)的不斷完善，學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)得以進(jìn)一步加強(qiáng)，隨之產(chǎn)生的信息量越來越大。并且相關(guān)工作信息需求也在逐步提升，但是部分學(xué)校的校舍檔案信息無法得以規(guī)范化整理，積壓的問題越來越多，壓力也在逐步增大，即使應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，也因思想、制度、組織建設(shè)等問題難以發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。

2.1 檔案意識(shí)不強(qiáng)，管理體系不完善

一是對(duì)于學(xué)校而言，大多領(lǐng)導(dǎo)者與老師把工作重點(diǎn)放在如何提升教育水平，優(yōu)化教學(xué)方案上，認(rèn)為檔案工作僅僅是將分布在各個(gè)業(yè)務(wù)科室的資料文件收集起來即可，無需進(jìn)一步的投入，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)層沒有對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行制度、政策、資金、人力資源上的支持與幫助，使得檔案工作長期處于較為邊緣的位置，對(duì)于校舍建設(shè)也僅僅停留在當(dāng)前任務(wù)，沒有考慮長遠(yuǎn)發(fā)展，對(duì)于檔案資料的收集整理不充分、不規(guī)范，甚至出現(xiàn)丟失、損毀等不可逆損失。二是缺乏相應(yīng)的制度約束和規(guī)范。相當(dāng)數(shù)量的學(xué)校將檔案工作分配給辦公室人員處理，沒有設(shè)置專門的檔案管理內(nèi)設(shè)科室，沒有根據(jù)上級(jí)部門的法律法規(guī)生成適合自身發(fā)展的制度規(guī)范，使得各項(xiàng)業(yè)務(wù)存在很多漏洞，容易出現(xiàn)存檔不規(guī)范、管理不科學(xué)、利用不安全、存儲(chǔ)較分散等問題，不僅影響了校舍檔案管理的效率，還使得檔案原始文件與電子文件的安全性難以得到保障。

2.2 業(yè)務(wù)流程混亂，管理效果不明顯

一是檔案收集不完整。在過去校舍建造過程中，由于受重視程度與管理專業(yè)度不夠，使得有關(guān)檔案資料收集不完整，出現(xiàn)大量遺漏和疏漏的情況，甚至部分校舍受歷史原因和社會(huì)變遷等因素，相關(guān)材料已丟失、遺失，無法補(bǔ)齊。同時(shí)對(duì)于文件的收集沒有與政府、歷史專家、建筑公司協(xié)同開展，在流程上沒有達(dá)到校舍歷史文化和建筑資料的收集、整理和保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，以至于對(duì)校舍檔案的真實(shí)性、完整性造成了不可逆的損害。二是管理利用不規(guī)范。校舍檔案數(shù)量龐大，對(duì)于庫房管理、機(jī)房管理、利用管理沒有生成行之有效的管理制度，使得相關(guān)工作流程僅憑過往經(jīng)驗(yàn)開展，先進(jìn)性、創(chuàng)新性、科學(xué)性程度不夠，極易造成檔案管理混亂、利用不安全、存放不合理、開發(fā)不全面、監(jiān)管不到位等現(xiàn)象，為學(xué)校帶來較多麻煩和損失。三是檔案利用率低。由于缺乏科學(xué)化的管理制度與標(biāo)準(zhǔn)化的工作開展標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案信息整理歸檔、查詢檢索等方面存在較多問題，加之?dāng)?shù)字化技術(shù)利用不夠充分，所需校舍檔案信息無法快速精準(zhǔn)定位，影響了檔案信息的利用率[3]。

2.3 技術(shù)應(yīng)用不足，轉(zhuǎn)型升級(jí)不到位

一是在學(xué)校沒有建立完善的檔案管理利用系統(tǒng)平臺(tái)。尚未配置專項(xiàng)信息化資金去采購專業(yè)的服務(wù)器、存儲(chǔ)器、安全設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計(jì)算機(jī)終端、掃描儀，使得相關(guān)工作仍然在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案庫房存放、人工手動(dòng)翻閱查詢檔案文件的模式下運(yùn)行，在如今信息化發(fā)展的背景下難以實(shí)現(xiàn)校舍檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，管理效率嚴(yán)重滯后。二是沒有充分調(diào)研市場。對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代涌現(xiàn)的大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈、人工智能等技術(shù)了解與應(yīng)用不充分，融合不完全，使得即使建立管理系統(tǒng)也僅僅是停留在存儲(chǔ)介質(zhì)與文件形式的轉(zhuǎn)變，沒有做到深層次下的開發(fā)利用，使得校舍檔案管理在新時(shí)期沒有利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，嚴(yán)重制約了未來發(fā)展。三是數(shù)字檔案資源建設(shè)不充分。學(xué)校對(duì)于校舍檔案開展的數(shù)字化加工工作較少或者大多數(shù)由本校非專業(yè)人員負(fù)責(zé)，數(shù)字化成果不夠標(biāo)準(zhǔn)，校舍檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)不規(guī)范。例如，在數(shù)字化加工過程中，紙質(zhì)文件向電子文件的轉(zhuǎn)換沒有引入現(xiàn)代化智慧辦公及數(shù)字化技術(shù)，高速掃描儀及文件格式轉(zhuǎn)換器配置不足，使得轉(zhuǎn)換過程的時(shí)效性、安全性和保密性比較差，掃描出來的文件不夠清晰，返工問題嚴(yán)重。

2.4 人員結(jié)構(gòu)零散，人才建設(shè)不全面

對(duì)于學(xué)校而言，大多人力資源集中在教師或者行政管理方面。在檔案管理方面沒有安排專門的業(yè)務(wù)科室，基本由辦公室即將退休的干部或者新上崗人員開展檔案管理工作，年齡結(jié)構(gòu)不完整、檔案業(yè)務(wù)不專業(yè)、工作流程不熟練，并且沒有經(jīng)歷過崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)便直接上崗，在源頭上無法推動(dòng)相關(guān)工作順利開展。與此同時(shí)，學(xué)校針對(duì)檔案管理開展理論學(xué)習(xí)、專題講座等日常培訓(xùn)活動(dòng)，對(duì)于校舍檔案管理人才的培養(yǎng)長期處于“不管不顧、無人問津”的狀態(tài)，使得整體干部隊(duì)伍綜合水平停滯不前，加上人員穩(wěn)定性較差、流動(dòng)較為頻繁、人才引進(jìn)力度較小，給校舍檔案信息化、精細(xì)化管理進(jìn)程的穩(wěn)步推進(jìn)造成了一定阻礙。

3 校舍檔案管理工作優(yōu)化策略

在中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出“檔案信息化強(qiáng)基工程”；教育部出臺(tái)的第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》對(duì)于有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌也指明了發(fā)展方向。因而雖然校舍檔案在管理層面上存在較多問題，但是在整體上為校舍檔案工作模式的優(yōu)化提供了良好的政策環(huán)境與發(fā)展氛圍，這就需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者及一線管理人員要轉(zhuǎn)變思維意識(shí)，積極開展行業(yè)調(diào)研，不斷探索解決問題的措施辦法，尋求適合自身發(fā)展的校舍檔案管理路徑，進(jìn)而充分發(fā)揮其潛在價(jià)值。

3.1 牢固樹立檔案意識(shí)，持續(xù)優(yōu)化管理體系

一是加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視力度。將校舍檔案管理納入年度重點(diǎn)工作，在思想上徹底根除“檔案工作邊緣化”的思維，破除傳統(tǒng)管理模式的禁錮，全校工作人員要始終牢記“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的職責(zé)使命，充分發(fā)揮校舍檔案的社會(huì)價(jià)值、經(jīng)濟(jì)效益、文化內(nèi)涵。同時(shí)要提高對(duì)大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的使用度，在實(shí)際工作中逐步適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、信息化管理、自動(dòng)化應(yīng)用的檔案管理新模式，并在此基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新，改革優(yōu)化新模式新手段新路徑，進(jìn)而推動(dòng)校舍檔案工作健康發(fā)展。二是成立校舍檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室。由檔案工作分管校長為主任，各業(yè)務(wù)科室主要負(fù)責(zé)人為副主任，進(jìn)一步明確檔案工作職責(zé)，細(xì)化具體管理措施，整體上形成一級(jí)抓一級(jí)，層層有人管的管理機(jī)制[4]。三是構(gòu)建完整的管理體系及制度。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》《學(xué)校檔案管理辦法》《機(jī)關(guān)檔案管理?xiàng)l例》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等法律法規(guī)和工作規(guī)范，結(jié)合自身工作需求及未來發(fā)展方向和重點(diǎn)，有計(jì)劃有目的地制定適合本校校舍檔案管理的制度標(biāo)準(zhǔn)體系。例如，《校舍檔案電子文件歸檔與管理暫行辦法》《校舍檔案基建信息利用規(guī)范》《檔案管理保密制度》等，著力優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，不斷提升歸檔質(zhì)量，進(jìn)而為各項(xiàng)工作流程實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化提供制度保障。

3.2 深度融合先進(jìn)技術(shù)，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理

隨著檔案數(shù)量的增加與復(fù)雜度的提升，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)校舍檔案信息化管理已成為行業(yè)的主流趨勢(shì)，為此，各個(gè)學(xué)校要高度重視檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型與信息化工作，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理的效率和質(zhì)量。一要采購專業(yè)信息化設(shè)備。例如，服務(wù)器、存儲(chǔ)器、計(jì)算機(jī)終端等系統(tǒng)硬件以及漏洞掃描、安全審計(jì)等安全設(shè)備，同時(shí)做好機(jī)房建設(shè)，配置精密空調(diào)、加濕器、UPS電源、七氟丙烷滅火器等，為后期系統(tǒng)平臺(tái)搭建提供設(shè)備保障。二是應(yīng)用人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、模式識(shí)別、深度學(xué)習(xí)等技術(shù)。大力開發(fā)檔案信息系統(tǒng)檢索平臺(tái)，充分發(fā)揮科技優(yōu)勢(shì)，不斷完善搜索查詢、對(duì)外利用功能，真正實(shí)現(xiàn)集中歸檔、電子化傳輸、安全保存、高效檢索的建設(shè)目標(biāo)，為深入挖掘檔案價(jià)值、提供優(yōu)質(zhì)人性化服務(wù)打好基礎(chǔ)。三是加強(qiáng)協(xié)同管理力度。利用大數(shù)據(jù)共享優(yōu)勢(shì)，基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)校內(nèi)各部門人員聯(lián)系，推動(dòng)檔案管理平臺(tái)與學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、項(xiàng)目系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通，將校舍檔案工作與學(xué)校日常管理相結(jié)合，在學(xué)校范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息共建共享，從而為學(xué)校未來管理工作提供助力[5]。

3.3 全面構(gòu)建專業(yè)人員隊(duì)伍，建立健全培養(yǎng)方案

校舍檔案管理人員綜合水平與專業(yè)素質(zhì)的高低，直接影響檔案工作的效率及質(zhì)量，為此，作為學(xué)校一要優(yōu)化干部隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，積極爭取政策扶持，開展人才引進(jìn)工作。面向社會(huì)、人力資源中心、企業(yè)院校招聘既懂得現(xiàn)代檔案管理技能，又知曉新興科學(xué)技術(shù)、責(zé)任心強(qiáng)的“復(fù)合型”人才，不斷為校舍檔案管理工作注入新鮮血液的同時(shí)，也為今后實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性發(fā)展提供新思路、新創(chuàng)意。二是成立《檔案人員繼續(xù)教育培養(yǎng)方案》，注重提升一線工作者的職業(yè)素養(yǎng)?？赏ㄟ^“引進(jìn)來”加“走出去”的方式，定期開展理論研討、教授講學(xué)、實(shí)操比賽等校內(nèi)活動(dòng)，也可由領(lǐng)導(dǎo)小組帶領(lǐng)業(yè)務(wù)骨干前往先進(jìn)地區(qū)的學(xué)校開展校舍檔案管理業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，取長補(bǔ)短、拓寬工作視野、完善業(yè)務(wù)流程、優(yōu)化檔案服務(wù)，使其能夠熟練知悉并掌握現(xiàn)代化檔案管理手段，真正意義上提高檔案管理工作人員的技能水平和工作意識(shí)。三是健全評(píng)價(jià)體系。領(lǐng)導(dǎo)小組要定期開展校舍檔案日常工作監(jiān)督，將檔案業(yè)務(wù)開展效果、能力評(píng)價(jià)、創(chuàng)新點(diǎn)評(píng)價(jià)、產(chǎn)生價(jià)值評(píng)價(jià)納入考核重點(diǎn)，不斷激發(fā)人才隊(duì)伍內(nèi)生動(dòng)力，推動(dòng)科學(xué)有效的檔案人才隊(duì)伍現(xiàn)代化建設(shè)評(píng)價(jià)體系的形成。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)水平的飛速發(fā)展，為學(xué)校的校舍檔案管理模式的優(yōu)化提供了良好的平臺(tái)和空間，也實(shí)實(shí)在在地推動(dòng)著檔案事業(yè)由紙質(zhì)保管為主的傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訖n案服務(wù)為中心的信息化模式。檔案載體的多元化、管理的科學(xué)化、利用的安全化，為彰顯校舍檔案的文化價(jià)值、參考價(jià)值、法律價(jià)值提供了強(qiáng)大動(dòng)力。為此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作者要牢牢把握時(shí)代紅利，充分運(yùn)用信息社會(huì)數(shù)據(jù)管理的方法和手段，加快校舍檔案的儲(chǔ)存、整理、歸類、分析、查詢、服務(wù)的數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化，提高校舍檔案利用率，進(jìn)而為學(xué)校未來高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)“檔案力量”。

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作者簡介：都潔（1981—），大學(xué)學(xué)歷，青島市市南區(qū)教育保障中心館員。研究方向：校舍檔案管理，檔案信息化。