歐陽苔京

摘要：近年來，我國的電子信息技術(shù)得到了飛速發(fā)展，使得各行各業(yè)的工作都發(fā)生了翻天覆地的轉(zhuǎn)變。在文書檔案管理工作中，傳統(tǒng)管理模式耗費(fèi)的資源、人力都比較多，且工作效率低下，還容易出現(xiàn)人為差錯(cuò)。而在信息化時(shí)代，使得越來越多的單位認(rèn)識(shí)到了使用電子信息技術(shù)開展文書檔案管理的優(yōu)越性。但是要想促使文書檔案電子信息化管理工作質(zhì)量在更短的時(shí)間內(nèi)得到提升，使工作模式更加完善，還需要從多個(gè)方面做出努力。本文主要探討了有效的文書檔案電子信息化管理方法。

關(guān)鍵詞：文書檔案;電子信息化管理;有效策略

信息化時(shí)代是21世紀(jì)的重要標(biāo)志，在飛速發(fā)展的信息技術(shù)影響之下，給我們的生活以及各行各業(yè)的工作都帶來了巨大變化。目前，各類行業(yè)工作的信息化管理已經(jīng)成為了發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此文書檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，利用便利的信息技術(shù)，使該項(xiàng)功能能夠像信息化管理方向過渡，從而提升工作效率以及工作質(zhì)量[1]。在從傳統(tǒng)模式向信息化管理模式的過渡過程中，不可能一帆風(fēng)順，而是需要不斷地探索、實(shí)踐，摸索出一條比較有效的改革之路。本文主要從文書檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，對(duì)該項(xiàng)工作的電子信息化管理方法進(jìn)行了探討。

1文書檔案電子信息化管理優(yōu)勢(shì)分析

1.1促進(jìn)工作效率提升

傳統(tǒng)的文書檔案管理方法主要是靠人工進(jìn)行操作，無論是檔案的書寫、歸檔、查找等等，都完全靠人工來完成，這就使得在工作中容易出現(xiàn)遺漏重要信息數(shù)據(jù)、書寫錯(cuò)誤等情況，同時(shí)工作人員的工作量大，工作效率低。而在新時(shí)期，通過實(shí)施信息化管理模式，可以方便快捷地將各種文書檔案錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，并可以刻光盤保存，這能夠節(jié)省大量的文書檔案存儲(chǔ)空間，一張小小的光盤可以存儲(chǔ)的文書檔案數(shù)量非常龐大，并且可以隨時(shí)調(diào)取，不用像傳統(tǒng)模式一樣，查找文書檔案的時(shí)候要靠手工方式[2]。這使得該項(xiàng)工作質(zhì)量以及效率都能夠獲得顯著提升。

1.2能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享

在電子信息管理模式之下，文書檔案的各項(xiàng)工作都從繁瑣變?yōu)楹?jiǎn)單，能夠很便捷的進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、調(diào)取，同時(shí)也可以通過快捷的網(wǎng)絡(luò)條件進(jìn)行資源共享，使不同部門之間可以互通信息，提升文書檔案的資源利用率。同時(shí)通過信息技術(shù)，也能夠?qū)ξ臅鴻n案進(jìn)行快捷的分類、整合等，使文書檔案的管理工作更加科學(xué)、規(guī)范、優(yōu)質(zhì)高效[3]。

1.3提升文件信息傳輸安全性

傳統(tǒng)的文書檔案信息主要是靠工作人員手工填寫，另外在文件信息傳輸方面也是通過抄寫、郵寄等方式來完成的，這種形式下，容易造成原始文書檔案資料的流失、損毀，且信息傳遞時(shí)間較長，一些重要信息的延遲傳遞發(fā)生率較高。而在信息化時(shí)代，可以通過電子郵箱等多種方式進(jìn)行文件信息的傳輸，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的實(shí)時(shí)共享，方便快捷，且不會(huì)造成原始文書檔案的破壞、丟失等現(xiàn)象[4]。并且可以使用計(jì)算機(jī)快捷的進(jìn)行文書檔案的復(fù)制，進(jìn)行備份等工作，能夠較好的保存原始資料。

2文書檔案電子信息化管理的方法

2.1更新文書檔案管理觀念，提升工作的科學(xué)性

隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步文書檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，而信息技術(shù)的快速發(fā)展為該項(xiàng)工作的改革創(chuàng)新提供了十分有利的契機(jī)。作為文書檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，樹立正確的工作觀念，能夠?qū)ψ约旱墓ぷ饔懈鼮槿碌恼J(rèn)識(shí)，不斷思考如何利用現(xiàn)有資源去提升工作效率以及質(zhì)量。電子信息技術(shù)的應(yīng)用，不但能夠解放更多的人力，減輕工作人員的工作壓力，同時(shí)也能夠減少工作差錯(cuò)，提升工作質(zhì)量[5]。而只有工作人員更新觀念，推動(dòng)工作的電子信息化管理，工作改革從被動(dòng)狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)狀態(tài)，才能夠獲得更加優(yōu)質(zhì)的工作改革創(chuàng)新效果。

2.2加強(qiáng)文書檔案電子信息管理的安全管理工作

實(shí)現(xiàn)文書檔案電子信息化管理模式之后，也面臨著一些安全性問題，如黑客入侵、人為改動(dòng)等等。因此，需要做好安全管理工作。首先，需要明確文書檔案管理工作的權(quán)責(zé)，工作人員有其特定的電子工號(hào)、密碼，進(jìn)入系統(tǒng)需要進(jìn)行身份驗(yàn)證，同時(shí)做好密碼保護(hù)工作，定期更改密碼。尤其是對(duì)于一些機(jī)密性較高的文件，應(yīng)當(dāng)實(shí)施加密管理。而對(duì)于計(jì)算機(jī)安全方面，需要安裝防火墻，確保計(jì)算機(jī)安全，避免被黑客入侵。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)殺毒，避免病毒對(duì)文書檔案造成破壞、泄密等。還需要做好備份工作。

2.3提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

對(duì)檔案管理人員需要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們具有較高的職業(yè)責(zé)任感，同時(shí)具有豐富的專業(yè)知識(shí)以及熟練的文書檔案電子化管理技能。制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，激勵(lì)與約束機(jī)制并行，提升工作人員的工作責(zé)任感、積極性。另外，檔案管理部門和其他部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)溝通聯(lián)系，更好地互通信息，從而不斷改進(jìn)工作模式以及質(zhì)量。

2.4各單位應(yīng)當(dāng)注重文書檔案管理部門的現(xiàn)代化建設(shè)

很多單位對(duì)于文書檔案管理工作不夠重視，在其他涉及企業(yè)效益的工作方面投入較大，而檔案管理工作的設(shè)施、系統(tǒng)等不能與企業(yè)的信息化發(fā)展同步，導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展相對(duì)滯后。針對(duì)這種現(xiàn)象，各單位應(yīng)當(dāng)對(duì)文書檔案的管理工作加大投入力度，在辦公設(shè)備、系統(tǒng)、檔案管理軟件等的配置方面需要跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，同時(shí)可以讓檔案管理人員多學(xué)習(xí)各類相關(guān)管理系統(tǒng)的操作方法，如資源管理系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等等。

3討論

文書檔案不但是記錄各種信息的重要文件，同時(shí)很多文書檔案還具有法律效力，當(dāng)發(fā)生糾紛事件的時(shí)候可以作為法律文書進(jìn)行使用。因此，加強(qiáng)文書檔案的管理工作顯得尤為必要。在信息化時(shí)代，加強(qiáng)該項(xiàng)工作的信息化建設(shè)刻不容緩。這還需要管理人員和相關(guān)工作人員革新觀念，能夠與時(shí)俱進(jìn)，引入現(xiàn)代化的管理設(shè)備、管理模式，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)工作人員的職業(yè)培訓(xùn)等，促使文書檔案管理工作的效率、質(zhì)量能夠得到快速提升。

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