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        淺談雙高視域下高職院校檔案網(wǎng)站的建設(shè)

        2021-08-06 19:48:53侯浩
        文教資料 2021年10期
        關(guān)鍵詞:高職院校

        侯浩

        摘? ?要: “雙高計(jì)劃”對(duì)高職院校內(nèi)涵建設(shè)提出了新的標(biāo)準(zhǔn),本文從“雙高計(jì)劃”遴選出的相關(guān)院校檔案網(wǎng)站入手,分析網(wǎng)站設(shè)置、業(yè)務(wù)建設(shè)、資源服務(wù)等現(xiàn)狀,挖掘整理出意識(shí)不強(qiáng)、建設(shè)不及時(shí)、積淀不足、存在孤島現(xiàn)象等問(wèn)題,提出“雙高”視野下高職院校檔案部門做好設(shè)計(jì)規(guī)劃、明確標(biāo)準(zhǔn)職責(zé);加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè),促進(jìn)資源整合;創(chuàng)新特色板塊,提高服務(wù)效率等對(duì)策,為高職院校檔案網(wǎng)站建設(shè)提供新思路。

        關(guān)鍵詞: 雙高計(jì)劃? ?高職院校? ?檔案網(wǎng)站建設(shè)

        2019年國(guó)家啟動(dòng)了“雙高計(jì)劃”——“中國(guó)特色高水平高職學(xué)校和專業(yè)建設(shè)計(jì)劃”,這是繼國(guó)家雙一流建設(shè)之后高等教育的又一重大戰(zhàn)略決策。在雙高任務(wù)建設(shè)中,檔案管理部門應(yīng)勇挑重?fù)?dān),結(jié)合自身豐富內(nèi)涵助力學(xué)校發(fā)展?,F(xiàn)今雖然各界對(duì)高職院校檔案方面均有一定研究,但知網(wǎng)的數(shù)據(jù)檢索情況表明,基于雙高視野的檔案研究不多,涉及檔案網(wǎng)站建設(shè)的研究更少。對(duì)于高職院校檔案管理建設(shè)而言,檔案管理網(wǎng)站具有重要的意義,不僅是滿足網(wǎng)絡(luò)化校園建設(shè)節(jié)點(diǎn)、實(shí)現(xiàn)學(xué)校電子辦公的需求,還是各類檔案信息公布和數(shù)據(jù)服務(wù)的窗口。檔案網(wǎng)站作為建設(shè)檔案、宣傳檔案的重要工作之一,作為管理者和利用者溝通的橋梁,作為信息化檔案管理的平臺(tái),對(duì)于高職院校實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、電子化的檔案管理,推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展和雙高院校建設(shè)均起到不可忽視的作用,應(yīng)予以重點(diǎn)關(guān)注。

        一、現(xiàn)狀分析

        為更好地了解雙高計(jì)劃內(nèi)檔案網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀,選取雙高計(jì)劃中的10所A檔建設(shè)單位作為研究對(duì)象,通過(guò)對(duì)比各高職院校檔案網(wǎng)站的內(nèi)容、設(shè)計(jì)及管理維護(hù)等項(xiàng)目,為各校檔案網(wǎng)站建設(shè)提供些許有益的參考價(jià)值。

        (一)網(wǎng)站設(shè)置存在缺陷。

        運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)檢索、移動(dòng)終端搜集的模式,對(duì)雙高計(jì)劃中的10所A檔建設(shè)單位進(jìn)行調(diào)查研究。調(diào)研數(shù)據(jù)表明(如表1所示),“雙高”A檔10所高職院校檔案網(wǎng)站設(shè)置大體分為兩種情況:一種在建設(shè)中的檔案網(wǎng)站占10%,另一種是建立的隸屬部門之下的檔案網(wǎng)頁(yè)或檔案工作介紹,占90%。主要包括以下形式——建立在直管部門下二級(jí)模塊的占50%;直管部門下三級(jí)模塊的占10%;直管部門下四級(jí)模塊的占40%。

        通過(guò)調(diào)查,這10所院校的檔案機(jī)構(gòu)主要分為以下兩種設(shè)置情況:合并建館設(shè)置,即院校將檔案館與其他機(jī)構(gòu)合并建立,也就是同圖書館、校史館或者院校下屬子部門聯(lián)合辦公,占調(diào)查統(tǒng)計(jì)的30%;歸靠在其他部門下的設(shè)置,即在院校黨政辦公室下設(shè)置的檔案室,占調(diào)查的70%。筆者了解到實(shí)際情況中還大量存在一種從屬設(shè)置,即在黨辦、院辦之下,沒(méi)有明確設(shè)立檔案管理子部門,而由辦公室人員兼職處理相關(guān)業(yè)務(wù)的情況。這樣設(shè)置會(huì)在很大程度上影響檔案網(wǎng)站建設(shè),有館建制的能夠進(jìn)行相關(guān)人、財(cái)、物的處置,可以進(jìn)行網(wǎng)站的設(shè)置、投入、維護(hù),而歸靠在其他部門之下的檔案室則無(wú)相關(guān)權(quán)限。

        (二)業(yè)務(wù)建設(shè)涵蓋不足。

        根據(jù)對(duì)雙高10所院校檔案網(wǎng)站調(diào)查研究表明,結(jié)合天津職業(yè)大學(xué)檔案館在建網(wǎng)站的實(shí)際情況,90%的情況均為建立的隸屬部門之下的檔案網(wǎng)頁(yè)或檔案工作條目介紹,內(nèi)容均為檔案工作的簡(jiǎn)略介紹,涵蓋了工作內(nèi)容、工作職責(zé)、機(jī)構(gòu)人員、聯(lián)系方式等簡(jiǎn)單要素。在建網(wǎng)站內(nèi)容方面,根據(jù)比對(duì)其他高校檔案網(wǎng)站,結(jié)合自身特點(diǎn),主要包括首頁(yè)、通知、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、規(guī)章制度、利用指南、友情鏈接、信息服務(wù)、系統(tǒng)門戶等8個(gè)一級(jí)目錄。此外,還可依據(jù)各校情況,增加圖片展示區(qū)、館內(nèi)外互動(dòng)區(qū)、征集捐獻(xiàn)區(qū)等諸多模塊。

        (三)資源服務(wù)項(xiàng)目單一。

        據(jù)調(diào)查范圍內(nèi)各高職院校的檔案網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容顯示,均不能提供更豐富的網(wǎng)絡(luò),只能以網(wǎng)頁(yè)形式公布聯(lián)系方式,更出于館室檔案安全性的考慮,在網(wǎng)站建設(shè)上使很多館藏內(nèi)容不能更好地被利用,缺少與利用者的交流互動(dòng),限制利用者從網(wǎng)絡(luò)獲取信息資源。如何更好地利用檔案網(wǎng)站獲取學(xué)生畢業(yè)信息等,提高檔案利用效率,簡(jiǎn)便用戶獲取檔案資源模式,已促使檔案網(wǎng)站建設(shè)工作提速加勁。

        二、存在的問(wèn)題

        (一)意識(shí)不強(qiáng)。

        通過(guò)同其他高校尤其是雙一流本科各高校檔案網(wǎng)站的對(duì)比,雙高院校中檔案網(wǎng)站建設(shè)不充分的原因,主要是在院校自上而下從領(lǐng)導(dǎo)層開(kāi)始,對(duì)于檔案工作認(rèn)識(shí)不夠,重視歸集、管理,往往忽視最有價(jià)值的檔案利用環(huán)節(jié),使很多檔案處于半封閉的狀態(tài),導(dǎo)致檔案的利用率偏低,更沒(méi)有將能夠?qū)崿F(xiàn)作為辦公平臺(tái)、宣傳教育陣地、服務(wù)交互網(wǎng)絡(luò)的檔案網(wǎng)站建設(shè)工作提升到學(xué)校層面運(yùn)作,影響各校檔案網(wǎng)站建設(shè)。

        (二)建設(shè)不及時(shí)。

        信息化時(shí)代,5G網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入工作生活的各個(gè)領(lǐng)域,“互聯(lián)網(wǎng)+”的持續(xù)推進(jìn),紙質(zhì)載體的傳統(tǒng)檔案數(shù)字化和電子文件、檔案發(fā)展迅猛,檔案管理工作需要從實(shí)體管理逐漸轉(zhuǎn)向信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理。因此,有必要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),特別是明確電子檔案的地位和作用。通過(guò)調(diào)查,截至目前雙一流的各高校大多數(shù)均建設(shè)獨(dú)立的檔案網(wǎng)站滿足信息時(shí)代的需要,而作為高教發(fā)展的另一領(lǐng)域,雙高院校沒(méi)有及時(shí)跟進(jìn)此項(xiàng)建設(shè)。

        (三)積淀不足。

        高職院校大多建立于改革開(kāi)放后,缺少一定的歷史積淀。各校建立的檔案網(wǎng)站除了與該校硬件綜合實(shí)力相關(guān)外,還與歷史文化底蘊(yùn)的軟實(shí)力有關(guān)。歷史積淀深厚、人文氛圍濃厚的高職院校館藏相對(duì)豐富,利用價(jià)值大的檔案較多,故而對(duì)檔案工作比較重視,也樂(lè)于投入檔案網(wǎng)站建設(shè)中。

        (四)孤島效應(yīng)。

        所調(diào)查的大部分檔案網(wǎng)站目前大多以各部門網(wǎng)站的下級(jí)子目錄網(wǎng)頁(yè)形式存在,因此內(nèi)容信息往往呈現(xiàn)固態(tài)化:一是不能滿足用戶與檔案管理部門的互動(dòng);二是不能提供檔案編研的成果、部門動(dòng)態(tài)的報(bào)道、學(xué)術(shù)發(fā)展的前沿信息;三是點(diǎn)點(diǎn)存在,沒(méi)有成片成面,信息固鎖,不能與同類、近類網(wǎng)站有機(jī)聯(lián)系和相關(guān)鏈接,缺乏一個(gè)權(quán)威責(zé)任部門主導(dǎo)的高職院校檔案綜合網(wǎng)站統(tǒng)籌信息資源,整合共享網(wǎng)絡(luò)。

        三、建設(shè)對(duì)策

        (一)做好設(shè)計(jì)規(guī)劃、明確標(biāo)準(zhǔn)職責(zé)。

        2020年6月20日修改后的檔案法明確了檔案信息化建設(shè)的地位和重要性,保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用,同時(shí)要求檔案館不斷完善利用規(guī)則,創(chuàng)新服務(wù)形式,強(qiáng)化服務(wù)功能,提高服務(wù)水平。其中建設(shè)檔案網(wǎng)站平臺(tái)就是有效利用的重要手段之一,也是宣傳檔案工作的陣地,是利用檔案資源的平臺(tái)。作為雙高建設(shè)的宣傳窗口,應(yīng)當(dāng)在網(wǎng)站建設(shè)前,就做好設(shè)計(jì)規(guī)劃、明確職責(zé)等工作:提高領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案網(wǎng)站建設(shè)的認(rèn)識(shí)程度,使院校決策層明確意識(shí)到檔案網(wǎng)站建設(shè)對(duì)于建設(shè)國(guó)家和服務(wù)社會(huì)的重要意義,能夠在校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的總體設(shè)計(jì)中完善檔案網(wǎng)站建設(shè),用與雙高建設(shè)同頻同步的思路、模式、做法進(jìn)行前期規(guī)劃;做好檔案網(wǎng)站的建設(shè)工作,應(yīng)當(dāng)明確崗位分工與職責(zé),有效推進(jìn)檔案網(wǎng)站建設(shè)工作。即在國(guó)家沒(méi)有制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范前,可約請(qǐng)專家論證調(diào)研,制定網(wǎng)站建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)專人專務(wù)專責(zé),負(fù)責(zé)網(wǎng)站的運(yùn)行和相關(guān)技術(shù)支持。

        (二)加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè),促進(jìn)資源整合。

        第一,在基礎(chǔ)工作中,著力完善各種載體及形式檔案(尤其是電子檔案)的收征建設(shè),并將之?dāng)?shù)字化積淀館室內(nèi)涵,通過(guò)對(duì)館室檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描,建設(shè)更豐富、優(yōu)化的數(shù)據(jù)資源。第二,高職院校檔案網(wǎng)站建設(shè)的中心在于信息資源整合,加強(qiáng)檔案館室與其他相關(guān)機(jī)構(gòu)的守正、創(chuàng)新、合作,整合圖、情、檔案的信息資源,擴(kuò)大收集范圍。此外,高職院校檔案館室可與校辦、信息中心、網(wǎng)管中心等聯(lián)合,使用串聯(lián)網(wǎng)絡(luò)門戶,接力增效,通過(guò)整合資源信息,滿足校內(nèi)外各界用戶的多重需求。第三,建立平臺(tái)互通,站在雙高建設(shè)的高度,通過(guò)鏈接模塊連接國(guó)家、省市檔案管理機(jī)構(gòu)、博物館、圖書館、美術(shù)館、其他院校檔案管理、高職高專等網(wǎng)站,提高網(wǎng)絡(luò)利用的便捷性。

        (三)創(chuàng)新特色板塊,提升服務(wù)效率。

        創(chuàng)建特色板塊,就要突出院校自身及檔案館室獨(dú)有內(nèi)容,宣傳院校歷史文化精髓,還需在頂層設(shè)計(jì)時(shí)注重檔案數(shù)字化、信息化的特色,切實(shí)掌握現(xiàn)有科技手段,除設(shè)置基本板塊——館室概況、工作職責(zé)、人員分工、聯(lián)系方式、檢索查詢、法規(guī)政策、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、通知公告、問(wèn)詢答疑等板塊外,還可結(jié)合校史館建設(shè),單建一板塊,運(yùn)用3D模式展現(xiàn)院校特色——師生作品、校園景觀等子欄目,達(dá)到良好的視覺(jué)效果;在數(shù)字化成熟單位可增設(shè)檔案展覽模塊,將館室內(nèi)可開(kāi)放資源利用最大化,增加檔案展覽板塊,在網(wǎng)站上展示可開(kāi)放的檔案資源,提高院校影響力;增設(shè)視頻點(diǎn)播板塊,播放具有教育意義的校內(nèi)宣傳片等,實(shí)現(xiàn)校內(nèi)信息資源的優(yōu)化整合;設(shè)置檔案征集板塊,征集相關(guān)歷史檔案,完善館室檔案資源建設(shè),為學(xué)校檔案及校史建設(shè)工作積累素材;協(xié)調(diào)配置檔案管理系統(tǒng),將其與網(wǎng)站掛接,形成專兼職檔案工作中信息檢索的綠色通道;安排預(yù)留板塊設(shè)置,為網(wǎng)站日后的提升、擴(kuò)容提供對(duì)應(yīng)設(shè)置區(qū)域。要注意及時(shí)更新網(wǎng)上檔案信息——不論是館藏檔案信息,還是工作事務(wù)類、服務(wù)類信息都要及時(shí)補(bǔ)充、公布、更新,保持新鮮活力,牢牢吸引用戶的注意力。在基礎(chǔ)的問(wèn)詢答疑互動(dòng)板塊中,及時(shí)反饋用戶和利用者的相關(guān)建議、意見(jiàn)、問(wèn)題,問(wèn)有所答,力爭(zhēng)解決利用者和用戶的實(shí)際問(wèn)題,達(dá)到檔案服務(wù)利用的目的。

        四、結(jié)語(yǔ)

        “雙高計(jì)劃”對(duì)高職院校教育發(fā)展提出了新的標(biāo)準(zhǔn),旨在加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)涵建設(shè)。本文分析其對(duì)檔案部門提出的新的工作要求,同時(shí)結(jié)合檔案管理工作在推進(jìn)“雙高計(jì)劃”中的作用及高職院校檔案管理現(xiàn)狀,進(jìn)一步梳理出檔案創(chuàng)新管理路徑研究思路,提出“雙高計(jì)劃”背景下高校檔案部門加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)、構(gòu)建制度體系、建立特色板塊、推進(jìn)高水平專業(yè)建設(shè)、用好育人資源、加強(qiáng)數(shù)據(jù)治理、提高信息服務(wù)能力等新思路。

        參考文獻(xiàn):

        [1]靳啟穎.“雙高計(jì)劃”背景下高職院校檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀與對(duì)策分析[J].秘書之友,2020(07):29-32.

        [2]王樹(shù)嫻.“雙高計(jì)劃”背景下高職院校檔案管理創(chuàng)新研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2020(34):16-18.

        [3]高珊.高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)思考——以中國(guó)海洋大學(xué)為例[J].蘭臺(tái)世界,2020(08):62-64.

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