汪曉宏

【摘 要】當前階段，很多企事業(yè)單位的文秘工作對領(lǐng)導(dǎo)的決策能力和單位的發(fā)展都有著十分重要的作用。在信息技術(shù)高速發(fā)展的時代背景下，現(xiàn)代文秘與檔案管理工作順勢而成。就事業(yè)單位而言，很多檔案管理與文秘工作落實，均處于單獨執(zhí)行的階段。本文將探究當前事業(yè)單位文秘工作與文書檔案管理工作一體化的相關(guān)問題。

【關(guān)鍵詞】文秘工作;文書檔案管理;一體化

文秘工作與文書檔案管理工作，一般是通過公文作出銜接，事業(yè)單位的檔案來源，基本上是文秘所處理的資料，文書的最終歸宿便是檔案。事業(yè)單位在管理期間，加快推動文秘工作與文書檔案管理工作一體化，不僅對兩者之間的關(guān)系作出客觀性聯(lián)系，還對文秘工作流程和文書檔案管理流程進行整合，提升整體管理效率。

1.文秘工作與檔案管理工作銜接的重要性

事業(yè)單位內(nèi)部的文秘工作性質(zhì)，對文秘部門強化檔案管理質(zhì)量有著決定性影響。文檔工作在落實開展期間，不能脫離檔案管理而單獨存在，文秘工作的性質(zhì)，在具體落實期間，更是集中體現(xiàn)在檔案信息管理領(lǐng)域。文秘工作內(nèi)容覆蓋文件資料的上下傳遞，催辦各類文職類工作內(nèi)容，對文件資料進行歸檔處理，可見文秘工作質(zhì)量，會影響到整個單位工作效率。通過高質(zhì)量文秘工作，可以將上級領(lǐng)導(dǎo)的工作思想和管理理念快速下達到各個科室、部門，也為事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)提供信息，使得事業(yè)單位工作人員能力提升，實現(xiàn)事業(yè)單位管理的效益。可以說，文秘工作在事業(yè)單位中發(fā)揮著不可小覷的作用，其優(yōu)質(zhì)的服務(wù)更是實現(xiàn)事業(yè)單位有序運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。

規(guī)范化管理文秘工作，需要以基礎(chǔ)檔案管理工作為出發(fā)點，對各種運作方法進行規(guī)范化處理。通過科學(xué)化的檔案管理工作，能夠確保文秘工作得以全面且合理化落實。在事業(yè)單位的重大活動中，物質(zhì)基礎(chǔ)和信息來源對文秘工作的全面性和科學(xué)性都有著直接的影響。強化檔案資料管理的準確性與安全性，增強檔案的可選性和全面性，更是文秘工作開展的基礎(chǔ)和前提。所以，在新形勢下，建立健全檔案管理體制機制，是文秘工作落實的必然要求，也是尤為重要的工作任務(wù)和管理手段。

2.文秘工作與檔案管理銜接存在的問題

2.1原資料內(nèi)容有編號，但資料不完整

事業(yè)單位雖然已經(jīng)具備完整的管理流程，但是在日常的管理運作期間，經(jīng)常性的出現(xiàn)原稿件缺失或者是稿件修改的現(xiàn)象。在原稿件上，大多數(shù)有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準意見或者是具體指示，對于后續(xù)稿件而言，這些原稿件更加具備存檔的現(xiàn)實意義。另外，部分文件在沒有進行復(fù)印的情況下進行將其存檔，或者是外借，造成在后續(xù)使用中，造成原文件內(nèi)容變得模糊不清。

2.2公文格式與附件不規(guī)范，且文種不統(tǒng)一

公文作為一種具有嚴格規(guī)范性的文本形式，其格式和要求均有要求，同時也在應(yīng)用中制定出相應(yīng)的規(guī)范，且對相關(guān)細節(jié)作出要求和規(guī)定，提升了我國公文質(zhì)量。但是，仍舊存在著部分問題沒有解決，如沒有對公文中的請示和公文中的報告作出明確的規(guī)范，在很多情況下，工作人員經(jīng)常性的混淆兩種公文，導(dǎo)致公文的作用沒有充分發(fā)揮出來，甚至對受理公文產(chǎn)生消極影響。此外，在一些公文附件中，沒有在公文內(nèi)容中進行標識，甚至沒有編寫附件標號。種種影響因素，都無形之中造成傳遞與受理公文受到影響，阻礙事業(yè)單位管理。

2.3移交資料不及時

事業(yè)單位在運轉(zhuǎn)期間，由于受到各種事務(wù)的影響，造成文秘沒有及時移交公文資料，也沒有對公文的移交情況進行跟進，種種現(xiàn)象對于事業(yè)單位的方案管理與存檔都造成了不良影響，影響事業(yè)單位運行效率。

3.文秘工作與文書檔案管理一體化措施

3.1強化文檔一體化意識

雖然文書處理工作與檔案管理工作之間存在著工作任務(wù)的差異，具有相對獨立性，但是文書是檔案的主要來源，檔案是文書的最終歸宿，因而在實施管理的時候，需要認清兩者的聯(lián)系，樹立系統(tǒng)思維意識，以檔案管理與文書處理工作一體化發(fā)展為導(dǎo)向，在實際工作期間，要做好文秘培訓(xùn)工作，切實將其作為基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，深刻了解文秘工作并非是做好領(lǐng)導(dǎo)人員的服務(wù)，更是要對歷史負責，對每一份公文進行規(guī)范化辦理，形成今天的文件就是明天的檔案理念。

3.2提升文秘部門對工作的重視

在文書檔案管理期間，最為重要的工作內(nèi)容是公文文書立卷，其對整個檔案文書的管理工作有著極為重要的安全意義，也可以公文管理的體系化和條理化。在具體實踐期間，相關(guān)公文資料在處理完成以后，要由事業(yè)單位文秘作出梳理，通過展開公文立卷、歸檔以及其他各類整理工作完成資料整理。在文秘工作中以及文書檔案管理工作的銜接過程中，文書立卷也是最為重要的銜接過程，也是兩者進行聯(lián)系的過渡環(huán)節(jié)。換言之，在研究文秘工作與文書檔案管理一體化的過程中，需要通過兩者之間的通力合作，通過制定詳細的工作預(yù)案，基于工作的相關(guān)流程和操作標準，明確工作流程，切實保障公文資料的完整性和真實性，做好前期準備工作。

3.3構(gòu)建一體化標準

這種模式是基于文秘工作而展開的，想要加快推進文秘工作和檔案管理標準化建設(shè)，就必須要融合相關(guān)部門，綜合整合內(nèi)外部各類影響因素，完成標準的系統(tǒng)構(gòu)建，提升文秘工作與文書檔案管理一體化水平，進而實現(xiàn)管理模式優(yōu)化，通過兩者之間的緊密聯(lián)系，發(fā)揮工作一體化的優(yōu)勢。通過分析與共享各類資源，使得文秘工作和文檔管理工作質(zhì)量和效果得以強化，為事業(yè)單位內(nèi)部管理工作有序開展提供助益。

結(jié)束語

想要全面促進文秘工作與文書檔案管理一體化開展，就需要詳細探究兩者之間的關(guān)系，通過尋找兩者聯(lián)系的切入點，強化工作人員管理意識。在具體實踐期間，需不斷構(gòu)建起完善的制度體系，設(shè)定標準化制度，使其得以整體性發(fā)展。

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