吳凡媛

【摘 要】當前社會發(fā)展變化很快，信息化和數(shù)字化在事業(yè)單位的工作中成為常態(tài)，便于檔案管理工作管理效率的提高，促進檔案管理工作流程的優(yōu)化。但目前視野單位的檔案管理中還存在許多問題，需要探索有效的對策加以干預。本文以事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理為切入點，加以分析，提高有效的對策。

【關鍵詞】事業(yè)單位;數(shù)字化;檔案管理;現(xiàn)狀;對策

在信息技術飛速發(fā)展的背景下，數(shù)字化已成為事業(yè)單位檔案管理的重要方向。但是由于時代的迅速革新，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀并不樂觀，存在諸多亟需解決的問題，制約著事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的進一步發(fā)展。因此，為了更好的促進事業(yè)單位檔案管理的順利進行，需要對其現(xiàn)狀進行深入的分析，提出針對性的解決對策，將數(shù)字化的最大效果發(fā)揮出來。

1事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀

1.1事業(yè)單位檔案管理人員素質低

當前在事業(yè)單位的檔案管理工作中，一些管理人員是非專業(yè)出身，素質不高，對于相關的法律法律不是十分了解，不僅降低檔案管理的效率。此外一些檔案管理單位根本沒有管理檔案的專門人員，對檔案管理的重要性不是很重視。一些檔案管理部門工作人員在進行交接時不明確，而且人員調動頻發(fā)，導致檔案的保密性存在問題，且容易出現(xiàn)丟失的情況。

1.2檔案管理基礎設施落后

當前科技發(fā)展十分迅速，在工作中和生活中科技的應用已十分普遍，但是我國大多數(shù)事業(yè)單位在實際工作中仍無法適應時代的需求，大多數(shù)仍采用傳統(tǒng)的工作方法，因此在工作中效果不高[1]。這主要是因為很多基層領導不重視檔案管理，檔案室的環(huán)境和條件十分差，缺乏必要的保護措施，導致很多年代久遠的檔案字跡模糊，發(fā)霉變質。此外一些工作人員在收集檔案資料仍然靠人工手段查閱錄入，使工作的繁瑣性大大增加。

1.3檔案管理制度不規(guī)范

當前我國的大多數(shù)基層檔案管理人員素質低、態(tài)度散漫、工作混亂、效率低，而主要是原因是缺乏規(guī)范合理的管理制度。如果管理制度不健全，就無法在檔案管理工作中明確各種程序和職責范圍，導致互相推諉，甚至出現(xiàn)檔案泄密丟失等問題，一些管理人員可能為自身牟利，對當前隨意篡改，損害檔案的真實性和有效性，加大后續(xù)的工作難度。

2事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的應對措施

2.1合理增加檔案管理預算

與傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式相比，數(shù)字化管理可能需要更高的經濟預算。因此為了有效的解決其中存在的問題，需要適當?shù)脑黾宇A算。相關的預算人員在編制在整體預算時，需要嚴格的按照相關的規(guī)章制度，提高資金的投入力度，將其應用于數(shù)字化技術的開發(fā)上，配備先進的設備。此外相關的預算人員應該結合實際的財務情況及時調節(jié)數(shù)字化檔案管理狀況，不但可提高預算管理力度，還可以做到有法可依，提高整體管理質量高。

2.2強化管理人員的素質和水平

事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)素質高低直接影響檔案管理的質量，因此需要切實的做好檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，加強其專業(yè)技能的培訓，建設一支高質量的數(shù)字化管理隊伍。為了促進管理工作數(shù)字化的發(fā)展，充分發(fā)揮出管理系統(tǒng)的特征和優(yōu)勢，需要緊跟時代發(fā)展的步伐，增強工作人員信息技術的培訓和學習力度，在日常的工作中，重視自身信息技術操作能力的提高，培養(yǎng)出高精尖的檔案管理人才。

2.3構建完善的管理制度

事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理體系的建設和實現(xiàn)，需要相應的制度來支撐。在實際的工作過程中，這種管理制度將會使檔案管理形成一種成熟化的運行機制[1]。在開展檔案管理工作的過程中，需要結合單位的實際情況，促進檔案管理制度的完善。由于管理工作類型的不同，因此相應的管理制度應當側重點也不同，把握管理工作的特征和差異，根據相關要求構建相關的規(guī)范。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，由于檔案類型眾多，而且資料數(shù)量巨大，在加上工作人員工作水平高低不一，因此進行相關制度建設，需要將檔案提交的合理性和規(guī)范性作為首要的標準，制定統(tǒng)一的檔案資料格式樣式，提高檔案工作的質量和效率。

2.4完善檔案管理保密制度

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，很多檔案資料都屬于需要嚴格保密的文件，因此對于檔案的保密性有很高的的要求。如果沒有適當?shù)谋Ｃ苤贫葘е聶n案信息泄露，被不法分子加以利用，可能造成巨大的損失，甚至給人民的生命財產造成危害。因此需要重視保密制度的建立和完善，根據檔案類型的不同，進行保密級別劃分，同時建立與之相對的管理和使用權限，確保相關資料的安全。同時重視對相關工作人員的保密教育，使其提高保密意識，注意拒絕無關人士對相關資料的咨詢，定期對檔案管理辦公設備進行檢查和維護，及時將存在的安全隱患排除，確保檔案資料的安全[3]。

2.5擴展開發(fā)利用范圍

當前通過信息的應用，可以在網絡媒介的幫助上，盡快實現(xiàn)檔案資料的信息化，完善我國檔案公眾信息網，進而使檔案管理的開發(fā)利用范圍可以進一步擴展，加快與外部信息之間的交流，提高檔案信息的傳播深度以及傳播力度。當前我國正在推動建設檔案局域網，這可以促進檔案管理信息化進程，同時這也是我國檔案編研工作的終極目標。當前我國在檔案管理范圍的開發(fā)應用應用中已經取得了一定的程度，如《清會典》已經實現(xiàn)了全文數(shù)字化，這可以為廣大人民群眾查閱提供變比，為其提供豐富的文化知識盛宴[4]。此外通過遠程網絡促進檔案編研工作的開展，將相關的檔案資料與網絡傳播結合，實現(xiàn)相關檔案信息傳輸效果值得飛躍。

綜上所述，事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理需要提高認識，增強對其相關工作的重視，并且提高管理工作的水準，將檔案的價值可以充分的發(fā)揮出來。但是由于諸多因素的影響，我國目前的實際管理工作仍存在諸多問題，需要對其進行深入的分析研究，以便提出有效的解決對策，提供檔案管理效果，為百姓進行更好的服務。

參考文獻：

[1]李壯飛. 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀及對策探討[J]. 經營者，2019，33（18）：25.

[2]王金華. 對當前機關事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀及措施探討[J]. 企業(yè)文化（中旬刊），2016（7）：218-218.

[3]趙斌. 新形勢下行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作探析[J]. 卷宗，2021（12）：162.

[4]馬業(yè)波. 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀及對策探討[J]. 卷宗，2020，10（14）：107.