阮朗

摘要：辦公室文秘主要負責(zé)企業(yè)的文職工作，能夠擬定一些相關(guān)公文、具有靈活使用office辦公軟件等能力來完成企業(yè)一些雜碎的事情。提高文秘的工作質(zhì)量有助于提高企業(yè)中各個部門之間的協(xié)調(diào)性，幫助企業(yè)健康發(fā)展。本文將介紹辦公室文秘的工作內(nèi)容，并希望提高他們的工作質(zhì)量來更好的服務(wù)企業(yè)。

關(guān)鍵詞：文秘;工作質(zhì)量;有效策略

由于企業(yè)的管理過程較為復(fù)雜，責(zé)任人無法高效解決企業(yè)中繁瑣的小事，就需要設(shè)立專門的人員來整理企業(yè)中繁瑣的小事，從而提高企業(yè)的效率。設(shè)定文秘職務(wù)可以有效解決辦公室中的這些工作問題，但由于這些工作過于繁瑣，要求辦公室文秘需要具備較高的技能水平，并根據(jù)公司要求來解決這些工作問題。

1 辦公室文秘的工作

1.1 工作原則

辦公室文秘在工作時需要根據(jù)以下原則來開展工作：首先，辦公室文秘需要具備一定的職業(yè)道德，不能出現(xiàn)玩忽職守的情況。需要文秘認真處理繁瑣的工作，不能對某些工作或某些企業(yè)成員產(chǎn)生偏見，從而影響工作效率。其次，辦公室文秘要努力提高自身的道德水平和技能水平，并在不斷地學(xué)習(xí)中提高自己。

1.2 工作內(nèi)容

文秘的工作是隨著企業(yè)的發(fā)展而變化的，在企業(yè)不斷壯大的過程中需要文秘不斷提高自身的水平來適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展節(jié)奏，同時也需要文秘主動學(xué)習(xí)從而促進企業(yè)發(fā)展。另外，文秘在工作時要注意工作的細節(jié)，不能因為馬虎而忽視工作細節(jié)，防止因工作失誤而造成企業(yè)經(jīng)濟損失。由于文秘的工作較為繁瑣，每一項工作都與許多人相聯(lián)系，這就要求文秘要認真對待自己的工作，避免出現(xiàn)工作失誤。在舉辦企業(yè)活動時，文秘需要提前規(guī)劃和組織活動內(nèi)容，使活動可以有條不紊的進行。在活動開展的過程中可能會遇到各種各樣的問題，要求文秘可以及時對問題進行整理反饋，同時也需要對這些問題進行預(yù)判，從而作足預(yù)防準備。例如，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)外出開會時，文秘首先要掌握天氣、交通等資料，防止因天氣變化、交通堵塞等情況影響開會進度。另外，文秘需要具備一定的邏輯判斷能力，需要根據(jù)不同事件的重要性來安排其先后順序，也需要根據(jù)工作屬性來進行系統(tǒng)分類。因此，能否高效處理這些工作成為檢驗文秘工作質(zhì)量的重要標(biāo)準。

2 提高辦公室文秘工作質(zhì)量的具體策略

2.1 加強辦公室文秘的學(xué)習(xí)培訓(xùn)力度

隨著信息技術(shù)的普及，文秘的工作應(yīng)該主動借助信息技術(shù)來完成。企業(yè)在對辦公室文秘進行培訓(xùn)時，首先要加強他們的知識基礎(chǔ)，通過學(xué)習(xí)工作技能來提高工作效率。一個合格的文秘需要具備靈活處理企業(yè)各項事務(wù)的能力，能夠熟練掌握各項文件的書寫格式以及公司的規(guī)章制度。加強對文秘的培訓(xùn)力度首先要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)具有一定的遠見，倘若企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)都無法正確處理公司事務(wù)，就無法從根本上提高企業(yè)的工作效率。另外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要帶領(lǐng)企業(yè)員工學(xué)習(xí)政治法律知識，從而提高企業(yè)員工的素質(zhì)。在文秘的培訓(xùn)中要注重培養(yǎng)文秘的責(zé)任心與工作積極性，從而使他們可以對自身的工作產(chǎn)生濃厚的熱情，使他們可以具備一定的奉獻精神。最后，企業(yè)可以定期的請一些優(yōu)秀培訓(xùn)老師來對文秘進行培訓(xùn)，通過這些培訓(xùn)老師的培訓(xùn)可以有效提高文秘的工作質(zhì)量。另外，要不定期的對文秘的工作進行考核，從而使他們根據(jù)反饋意見來查缺補漏。

2.2 完善企業(yè)獎懲制度

企業(yè)設(shè)立獎懲制度有助于提高文秘的競爭精神，使文秘可以高效的完成自己的工作。通過獎懲制度可以對落后的文秘進行懲罰，使文秘可以汲取落后教訓(xùn)。也可以對優(yōu)秀的文秘進行獎勵，從而提高工作積極性。另外，獎懲制度一定要公平合理，只有這樣才可以讓企業(yè)成員信服和遵守。因此，企業(yè)要完善獎懲制度，從而推動企業(yè)發(fā)展。

2.3 提高辦公室文秘的辦事效率

辦公室文秘需要具備高效的辦事效率，倘若文秘完成了許多工作卻無法產(chǎn)生相應(yīng)影響，那么就是因為他的辦事效率以及質(zhì)量較低所影響的。如何提高文秘的辦事效率，需要文秘懷揣著熱情的工作態(tài)度來進行工作。在工作中，倘若文秘只是為了完成工作而敷衍了事，只會導(dǎo)致工作質(zhì)量降低。例如，在起草企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)開會的發(fā)言稿時，如果文秘的素質(zhì)較高、文秘的技能水平較高，那么他所寫的發(fā)言稿的質(zhì)量一定就很高。倘若文秘在起草發(fā)言稿時僅僅為了完成工作而敷衍了事，不能充分分析會議內(nèi)容以及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的主意，最終會影響會議的質(zhì)量。因此，辦公室文秘要提高自己的辦事效率，通過提高文秘的素質(zhì)水平以及文秘的工作質(zhì)量，使文秘將自身的工作可以負責(zé)任的完成，就可以提高文秘的辦事效率。隨著社會的發(fā)展，文秘也需要不斷的學(xué)習(xí)來增強辦事理念，通過學(xué)習(xí)先進技能來提高自身的辦事效率。

2.4 設(shè)置恰當(dāng)?shù)霓k公室文秘人數(shù)

在辦公室的工作過程中，常常會出現(xiàn)一個文秘需要處理眾多工作內(nèi)容而精力不足的情況，這也是因為文秘的人數(shù)不足所導(dǎo)致的。過多和過少的文秘人數(shù)都會影響工作效率，設(shè)置恰當(dāng)?shù)奈拿厝藬?shù)有助于提高企業(yè)人員的利用效率，也可以有效提高文秘的工作質(zhì)量。因此，企業(yè)要不定期的檢查各部門之間的人數(shù)問題，防止因人數(shù)不均衡而導(dǎo)致工作質(zhì)量降低的情況出現(xiàn)，從而確保每一位企業(yè)員工都可以發(fā)揮自己最大的作用。

2.5 制定全面的工作計劃

由于辦公室文秘每天都要處理各種繁瑣是工作內(nèi)容，這些工作內(nèi)容往往數(shù)量巨大、內(nèi)容之間的聯(lián)系性也不是很強，導(dǎo)致文秘在處理工作時需要花費大量的精力。為了改善這一現(xiàn)狀，幫助文秘有效降低工作失誤的情況，需要文秘主動制定全面的工作計劃，根據(jù)工作內(nèi)容的重要性合理安排其先后順序。在面對突發(fā)情況時首先要理性分析，然后在根據(jù)其重要性進行處理。另外，文秘要分析每種工作內(nèi)容的價值，首先要處理最重要的工作，倘若部分工作牽扯著企業(yè)的利益，需要優(yōu)先進行處理。最后，文秘在處理問題時不能夾雜著私人情感，不能在工作中附帶個人情緒，從而幫助企業(yè)發(fā)展。

3結(jié)語

綜上所述，辦公室文秘需要提高自身的工作質(zhì)量，才可以有效幫助企業(yè)發(fā)展。另外，企業(yè)負責(zé)人要注重提高文秘的素質(zhì)水平，要定期的對文秘進行培訓(xùn)，從而帶動企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展。

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