包蘭英

摘 要：高校固定資產(chǎn)管理工作不僅需要合規(guī)更要有效，要不斷避免資產(chǎn)的流失，還要大大提高資產(chǎn)的有效使用性。本文以X大學(xué)固定資產(chǎn)審計(jì)為例，從內(nèi)部控制的角度剖析當(dāng)前高校固定資產(chǎn)管理工作，提出一系列的相關(guān)建議和意見(jiàn)，為全面提升高校資產(chǎn)管理工作質(zhì)量提供助力。

關(guān)鍵詞：高校;固定資產(chǎn)管理;內(nèi)部控制

一、引言

我國(guó)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制主要從2012年開(kāi)始實(shí)施，為了更加系統(tǒng)和科學(xué)的開(kāi)展高校內(nèi)部控制工作，教育部2016年出臺(tái)了《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部控制指南（試行）》文件，對(duì)于高校內(nèi)部控制建設(shè)做出指導(dǎo)性意見(jiàn)。

X大學(xué)結(jié)合本校實(shí)際，出臺(tái)了內(nèi)部控制制度，但部分X大學(xué)管理人員對(duì)內(nèi)部控制的重要作用缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，簡(jiǎn)單將內(nèi)部控制看作是內(nèi)部財(cái)務(wù)控制工作，忽略了內(nèi)部控制的另一個(gè)重要組成部分――內(nèi)部管理控制，而內(nèi)部管理控制涉及的領(lǐng)域非常廣泛，幾乎除了內(nèi)部財(cái)務(wù)控制以外的都可以納入內(nèi)部管理控制，涉及采購(gòu)管理、資產(chǎn)管理、工程項(xiàng)目管理、合同管理、附屬企業(yè)管理等各項(xiàng)業(yè)務(wù)在內(nèi)的管理控制。固定資產(chǎn)作為高校的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，通過(guò)高校固定資產(chǎn)審計(jì)，在固定資產(chǎn)管理工作暴露出一些問(wèn)題，從高校內(nèi)部控制角度出發(fā)，要不斷完善固定資產(chǎn)的管理，從而不斷提升資產(chǎn)的價(jià)值，為高校科研和教學(xué)工作提供幫助。

二、X大學(xué)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

1.X大學(xué)固定資產(chǎn)采購(gòu)流程

各二級(jí)學(xué)院和行政部門(mén)根據(jù)需要填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表報(bào)國(guó)有資產(chǎn)管理處，國(guó)有資產(chǎn)管理處匯總采購(gòu)申請(qǐng)，對(duì)重要或者資金重大的采購(gòu)申請(qǐng)要召集有關(guān)部門(mén)和技術(shù)專(zhuān)家進(jìn)行論證，并由學(xué)校相關(guān)會(huì)議討論研究決定，以文件形式下達(dá)至國(guó)有資產(chǎn)管理處，國(guó)有資產(chǎn)管理處統(tǒng)一進(jìn)行設(shè)備等固定資產(chǎn)的采購(gòu);根據(jù)相應(yīng)采購(gòu)規(guī)模分別采取政府集中采購(gòu)、部門(mén)集中采購(gòu)或者學(xué)校分散采購(gòu);確定供貨單位后，由各申請(qǐng)單位負(fù)責(zé)與供貨商簽訂供貨合同;貨物交付驗(yàn)收時(shí)，由各申請(qǐng)單位組織驗(yàn)收，特殊儀器設(shè)備聘請(qǐng)專(zhuān)家進(jìn)行驗(yàn)收，不符合要求的不予接收貨物。

2.X大學(xué)固定資產(chǎn)的日常管理

X大學(xué)的國(guó)有資產(chǎn)管理處負(fù)責(zé)全校所有固定資產(chǎn)的購(gòu)置、驗(yàn)收、維修、報(bào)廢，其中教學(xué)實(shí)驗(yàn)設(shè)備由實(shí)驗(yàn)設(shè)備中心主要負(fù)責(zé)管理。各行政部門(mén)和二級(jí)學(xué)院是固定資產(chǎn)管理二級(jí)單位有專(zhuān)職或者兼職資產(chǎn)管理員，負(fù)責(zé)本單位日常固定資產(chǎn)管理，與上級(jí)資產(chǎn)管理部門(mén)定期核對(duì)，建立本單位資產(chǎn)臺(tái)賬，報(bào)增、報(bào)損、報(bào)廢、維修等。資產(chǎn)使用人或部門(mén)是對(duì)所使用的資產(chǎn)進(jìn)行保管、維護(hù)，保證設(shè)施、設(shè)備正常使用。

3.X大學(xué)固定資產(chǎn)處置

使用人或部門(mén)提出申請(qǐng)，提供相關(guān)購(gòu)置資料等，各二級(jí)學(xué)院或行政部門(mén)的專(zhuān)職或者兼職資產(chǎn)管理員統(tǒng)一匯總后報(bào)至國(guó)有資產(chǎn)管理處，國(guó)有資產(chǎn)管理處對(duì)待處置資產(chǎn)進(jìn)行評(píng)估、論證，提出處置意見(jiàn)，報(bào)主管校領(lǐng)導(dǎo)審批，對(duì)出售和報(bào)廢方式處置的資產(chǎn)，采取協(xié)商和公開(kāi)拍賣(mài)等形式收取殘值并上交財(cái)務(wù)處，同時(shí)核減固定資產(chǎn)。

三、X大學(xué)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制方面存在以下問(wèn)題

1.高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制理念不到位

學(xué)校實(shí)行了“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、責(zé)任到人”的資產(chǎn)管理制度，但因?qū)潭ㄙY產(chǎn)內(nèi)部控制的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，僅僅做到了制度上墻，部分人員重視，而各二級(jí)學(xué)院、行政部門(mén)、實(shí)驗(yàn)室資產(chǎn)管理員沒(méi)有意識(shí)到固定資產(chǎn)管理對(duì)保護(hù)國(guó)有資產(chǎn)安全、提高固定資產(chǎn)利用率、提升學(xué)校綜合實(shí)力方面的意義。

2.控制活動(dòng)已開(kāi)展，缺乏相應(yīng)的執(zhí)行力

學(xué)校對(duì)固定資產(chǎn)的采購(gòu)、驗(yàn)收、處置等各個(gè)環(huán)節(jié)均有相關(guān)流程和審批制度。但通過(guò)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的審計(jì)發(fā)現(xiàn)，學(xué)校固定資產(chǎn)特別是實(shí)驗(yàn)設(shè)備的驗(yàn)收環(huán)節(jié)流于形式，教學(xué)實(shí)驗(yàn)設(shè)備等的驗(yàn)收往往只核對(duì)設(shè)備型號(hào)、外觀等，不能夠?qū)ζ湫阅苓M(jìn)行試用，導(dǎo)致有部分實(shí)驗(yàn)設(shè)備驗(yàn)收交付使用單位后，不能滿足使用單位的教學(xué)性能需求。

3.固定資產(chǎn)信息化程度不高

通過(guò)前期內(nèi)審部門(mén)對(duì)二級(jí)學(xué)院的審計(jì)發(fā)現(xiàn)，學(xué)校固定資產(chǎn)管理部門(mén)有其資產(chǎn)管理系統(tǒng)，但不能夠做到與學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)、和各二級(jí)資產(chǎn)使用單位系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，加之財(cái)務(wù)部門(mén)、資產(chǎn)管理和使用部門(mén)未能做到定期核對(duì)相關(guān)賬簿、記錄、文件和實(shí)物，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門(mén)的入賬資產(chǎn)總是小于資產(chǎn)管理部門(mén)，資產(chǎn)管理部門(mén)的資產(chǎn)總賬小于資產(chǎn)使用部門(mén)實(shí)際收到的資產(chǎn)，甚至出現(xiàn)固定資產(chǎn)使用半年之久還未入賬的情況。

各二級(jí)學(xué)院存在大量固定資產(chǎn)閑置，但有些學(xué)院的固定資產(chǎn)卻存在嚴(yán)重不足，閑置的固定資產(chǎn)不能夠在各個(gè)部門(mén)之間調(diào)配，造成資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。另外，二級(jí)學(xué)院有大量的已達(dá)到使用年限待報(bào)廢的固定資產(chǎn)，由于種種原因，不能及時(shí)上報(bào)學(xué)校資產(chǎn)管理部門(mén)進(jìn)行報(bào)廢固定資產(chǎn)處置。這些都不利于管理者摸清學(xué)校“家底”，進(jìn)而做出科學(xué)合理的決策。

4.固定資產(chǎn)采購(gòu)合同簽訂不規(guī)范

第一，根據(jù)對(duì)各二級(jí)學(xué)院和行政部門(mén)的審計(jì)發(fā)現(xiàn)，X大學(xué)對(duì)于合同沒(méi)有歸口管理部門(mén)，一般都是誰(shuí)采購(gòu)誰(shuí)簽合同，但在內(nèi)部審計(jì)過(guò)程中未見(jiàn)相關(guān)學(xué)校授權(quán)，致使合同的簽署權(quán)限不明確，出現(xiàn)了未經(jīng)授權(quán)而簽署的合同，可能會(huì)給學(xué)校帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失和法律訴訟的風(fēng)險(xiǎn)。

第二，合同模板大多是對(duì)方提供，學(xué)校各采購(gòu)部門(mén)在此基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的修改，合同內(nèi)容未經(jīng)專(zhuān)業(yè)法律人員審查，可能存在合同不當(dāng)內(nèi)容和條款、重大疏漏，導(dǎo)致合同存在一定風(fēng)險(xiǎn)隱患。

第三，合同簽訂相對(duì)滯后，審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，個(gè)別二級(jí)學(xué)院的固定資產(chǎn)已驗(yàn)收投入使用，但未見(jiàn)采購(gòu)合同，逆程序操作隱藏一定的法律風(fēng)險(xiǎn)。

第四，合同的執(zhí)行過(guò)程和執(zhí)行結(jié)果沒(méi)有有效的監(jiān)督，存在執(zhí)行合同過(guò)程中隨意簽訂補(bǔ)充協(xié)議的現(xiàn)象，學(xué)校實(shí)際利益得不到有效的維護(hù)。

四、高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的幾點(diǎn)建議

1.強(qiáng)化內(nèi)部控制意識(shí)，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)

高校管理者要高度重視學(xué)校內(nèi)部控制特別是固定資產(chǎn)內(nèi)部控制建設(shè)，應(yīng)采取多種形式、通過(guò)多種渠道、最大范圍的宣傳固定資產(chǎn)內(nèi)部控制建設(shè)，重視國(guó)家政策法規(guī)、業(yè)務(wù)管理規(guī)定等的學(xué)習(xí)，在各個(gè)部門(mén)各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的重要性形成有效的認(rèn)識(shí)，做到固定資產(chǎn)內(nèi)部控制建設(shè)以中層干部為主導(dǎo)，全體教職工參與。進(jìn)一步梳理和完善固定資產(chǎn)采購(gòu)制度、驗(yàn)收制度、日常管理制度、清查和處置制度及其實(shí)施細(xì)則。

國(guó)有資產(chǎn)管理處作為高校固定資產(chǎn)管理部門(mén)，行使監(jiān)督、指導(dǎo)和管理職責(zé)，要做好固定資產(chǎn)內(nèi)部控制，就要優(yōu)化其職責(zé)，提升其地位。進(jìn)一步明確各部門(mén)各環(huán)節(jié)的職責(zé)，合理分工。財(cái)務(wù)處、國(guó)有資產(chǎn)管理處和各使用部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期核對(duì)相關(guān)賬簿、記錄、文件和實(shí)物，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告和處理。

2.以高校智慧校園建設(shè)為契機(jī)，完善固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)

完善資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，構(gòu)建固定資產(chǎn)管理信息共享平臺(tái)，建立健全固定資產(chǎn)賬簿登記制度和資產(chǎn)卡片管理制度，做好資產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)、報(bào)告、分析工作，確保資產(chǎn)賬賬、賬實(shí)、賬卡相符，固定資產(chǎn)管理信息平臺(tái)應(yīng)與學(xué)校財(cái)務(wù)處、資產(chǎn)使用單位全面互聯(lián)互通，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理，在學(xué)校層面對(duì)全校固定資產(chǎn)進(jìn)行調(diào)配，以提高固定資產(chǎn)的利用率，減少由于閑置而造成的資源浪費(fèi)。

3.加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程管理

進(jìn)一步梳理科學(xué)的固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)流程，明確各業(yè)務(wù)流程中所涉及的部門(mén)和單位以及他們的相關(guān)責(zé)任，各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)銜接順暢，不相容崗位分離。流程的運(yùn)轉(zhuǎn)離不開(kāi)人，固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)流程的有效運(yùn)轉(zhuǎn)對(duì)人員有更高的要求，不僅要有過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要有相應(yīng)的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制理論基礎(chǔ)和一定的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，

4.增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，加大監(jiān)督檢查力度

高校應(yīng)重視風(fēng)險(xiǎn)防控，建立健全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。各高校都有自己獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)部門(mén)，應(yīng)對(duì)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制從預(yù)算、可行性論證、采購(gòu)、合同簽訂、驗(yàn)收、日常維護(hù)、處置等各風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，采取多種形式的監(jiān)督檢查，對(duì)高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制進(jìn)行評(píng)估，把固定資產(chǎn)內(nèi)部控制建設(shè)和執(zhí)行情況作為年終績(jī)效考核的重要指標(biāo)，對(duì)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制中出現(xiàn)重大失誤，造成損失的，應(yīng)嚴(yán)格追責(zé)問(wèn)責(zé)，同時(shí)，要做好業(yè)務(wù)流程、辦理進(jìn)度等的信息公開(kāi)，接受群眾的監(jiān)督。

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（責(zé)任編輯：王文龍）