盧瑞揚

【摘要】? 高等職業(yè)教育作為我國現(xiàn)代教育必不可少的一個組成部分，越來越受到各界的重視，政府及社會各界對高職教育的投入也越來越大。隨著新的財經(jīng)政策法規(guī)不斷出臺，報賬政策也隨之不斷改變，這使得“報賬難，報賬慢”的問題越發(fā)凸顯，也在一定程度上影響高職教育發(fā)展。因此，尋找一種既方便快捷又科學合理的報賬方式，提升財務工作優(yōu)質(zhì)服務是一個亟待解決的問題。

【關(guān)鍵詞】? ?高職院校;報賬模式;網(wǎng)上審批

【中圖分類號】? F233;F810? 【文獻標識碼】? A? 【文章編號】? 1002-5812（2020）10-0082-03

在高職院校辦學規(guī)模不斷擴大和教育科研經(jīng)費來源不斷增多的情況下，財會人員日常的工作量也與日俱增，承受的工作壓力也越來越大。不僅如此，隨著新的財經(jīng)政策法規(guī)不斷出臺，報賬政策也隨之不斷改變，這使得“報賬難，報賬慢”的問題越發(fā)凸顯，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，現(xiàn)有的傳統(tǒng)報賬模式已經(jīng)越來越不能滿足師生的需求，傳統(tǒng)報賬模式急需向信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化方向轉(zhuǎn)變，網(wǎng)上報賬成為改變傳統(tǒng)報賬模式的有力工具。

一、傳統(tǒng)報銷模式存在的問題

隨著辦學規(guī)模的不斷擴大，面對高職院校復雜多樣的業(yè)務活動，財務工作管理水平直接關(guān)系到高職院校日常工作的正常運行，關(guān)系到高職院校教育事業(yè)的長遠發(fā)展，關(guān)系到教職工對教研、科研項目申報的積極性，其為高職院校管理工作中的一個重要內(nèi)容，在推動高職院校實現(xiàn)快速發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。然而，目前我國高職院校財務管理系統(tǒng)普遍只能滿足學校日常會計核算工作基本需求，大部分的業(yè)務仍然是通過線下紙質(zhì)流程完成，在一定程度上阻礙了高職院校的高速發(fā)展。

（一）找領(lǐng)導簽字審批難。高職院校領(lǐng)導往往是集行政、科研、教學于一身，身兼數(shù)職，工作繁忙，找領(lǐng)導簽字往往要往返多次，很難一次完成簽字審批手續(xù)。

（二）報賬人員排隊等候時間長。因高職院校經(jīng)濟業(yè)務量增大，加之教研、科研經(jīng)費報銷量逐年增加，而財務處報銷人員崗位設置無法與經(jīng)費的增長同步發(fā)展，尤其是學期結(jié)束前及教研、科研經(jīng)費結(jié)題前，報賬比較扎堆，集中性報賬造成報賬人員排隊等候時間長，不但教師普遍感到報賬難而心生怨氣，財務人員壓力也較大，人員流動大。

（三）財務信息化管理不到位，信息傳遞及時性差。很多報銷人在報賬時由于沒有深入了解報賬流程和財務報銷相關(guān)的規(guī)章制度，雖然經(jīng)領(lǐng)導審批簽字，但經(jīng)過財務人員審核后發(fā)現(xiàn)問題，被退回重新整理，再走審批流程的情況也不在少數(shù)。同時，報銷業(yè)務進程信息不明，報賬人員無法通過網(wǎng)上查詢報銷進度，信息傳遞及時性差，會計信息滯后。

（四）財務審核程序多，財務人員工作量大。在手工報銷模式下，會計要審核原始單據(jù)，對業(yè)務填制內(nèi)容、審批權(quán)限、經(jīng)費預算、發(fā)票真?zhèn)蔚冗M行全面審核、校驗，才能編制記賬憑證，輸入會計信息系統(tǒng)，最后在財政支付系統(tǒng)逐筆查找報賬金額，申請財政支付，不僅工作量巨大，而且出錯率也比較高。

（五）信息孤島。財務部門與人事、教務、科研部門各系統(tǒng)各自為政，系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的設計和互聯(lián)互通，造成各個系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法標準化、數(shù)據(jù)獨立、數(shù)據(jù)可用性差、業(yè)務流程不通等問題，形成一個個信息孤島。

（六）獲取數(shù)據(jù)難。原有系統(tǒng)由于缺乏頂層設計，底層架構(gòu)設計落后，造成信息化和標準化程度低，對決策分析造成數(shù)據(jù)層面的障礙，導致財務部門無法及時為學校各級領(lǐng)導提供決策支持。同時，原有系統(tǒng)數(shù)據(jù)大部分只是存儲于系統(tǒng)，沒有與智慧化校園共享形成財務大數(shù)據(jù)，不能基于大數(shù)據(jù)提供各種個性化服務，不能為教育經(jīng)費如專業(yè)建設經(jīng)費、實驗實訓經(jīng)費、技能大賽專項經(jīng)費等職能管理部門隨時了解經(jīng)費使用進度、經(jīng)費開支情況等。

二、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與流程設計

為解決財務報銷難等一系列問題，借政府會計改革，修改、制定相關(guān)財務制度、規(guī)范報銷流程、制定報銷操作指引、建設符合學校特色的財務信息化管理系統(tǒng)，推行網(wǎng)上報銷、網(wǎng)上申報、網(wǎng)上審批業(yè)務等系列舉措已迫在眉睫。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)可以將財務部門的定位從原有的“管理”向“管理”+“服務”轉(zhuǎn)變，從原有的線下人工操作向線上智能化管理和專業(yè)個性化服務轉(zhuǎn)型，從而有效支撐學校戰(zhàn)略，更好為教學、科研服務。

（一）設計網(wǎng)上報銷流程。為提供簡潔、清晰的報銷流程，需要重新梳理整個報銷流程（見圖1），根據(jù)項目支出范圍，先設置報銷模板及欄目明細、設置報賬分類并與相關(guān)項目類型對應、設置報銷支出范圍等。報賬人通過學校統(tǒng)一登錄平臺進入財務信息化管理系統(tǒng)，選擇報銷業(yè)務類型，如日常報銷、國內(nèi)差旅、國際差旅、借款、資產(chǎn)報銷，再選擇報銷的項目，根據(jù)提示填寫相關(guān)信息即可生成網(wǎng)上報銷單。

（二）設計網(wǎng)上審批流程。系統(tǒng)可以結(jié)合項目資金使用要求，嚴格執(zhí)行相關(guān)管理辦法，根據(jù)項目類型及各使用單位提出的申請增加資金審核人的要求，設計審批流程圖。筆者所在學校目前設計了71種審批類型，每種審批類型再與每個項目對應，形成各項目都有對應的審批流程（見圖2）。設計網(wǎng)上審批流程圖是網(wǎng)上審批系統(tǒng)的核心，關(guān)系到項目審批流轉(zhuǎn)的成功與否。

三 、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)建設與應用策略

為確保網(wǎng)上報銷系統(tǒng)能夠順利完成建設與應用，目標功能能用好用，筆者所在學校采用了以下策略。

（一）組建項目工作小組，明確責任分工，為項目執(zhí)行提供組織保障。項目系統(tǒng)確定中標方后，學校根據(jù)建設內(nèi)容設置七個小組，包括核算組、網(wǎng)報組、收費組、預算組、工資組、綜合組及技術(shù)組，每組設負責人;羅列出系統(tǒng)建設進度表，明確工作任務及完成時間;邀請財務管理系統(tǒng)最終使用人——二級學院與各行政教輔部門的二級財務人員加入項目建設中，邀請教研、教改、科研項目負責人作為系統(tǒng)使用體驗者，形成人人參與、責任到人的工作局面，為項目投入使用及推廣奠定基礎。

（二）建立項目建設工作機制，加強各方溝通聯(lián)系，確保項目順利推進。建立項目建設的周匯報會議制度。參會人員包括財務處、信息中心、中標單位等，各項目負責人匯報上一周工作開展情況及遇到的問題，會上各單位根據(jù)提出的問題給予解答;建立問題跟蹤制度，對于未能在會上給予解決的問題于會后由專人在規(guī)定時間內(nèi)跟進，確保項目建設進度順利。

（三）制訂網(wǎng)上報賬服務指南。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的建立，是對傳統(tǒng)報賬流程顛覆性的再造。為了能順利實施這項改革，在事先廣泛聽取不同層面的師生意見，根據(jù)學校的自身特點，做好詳細的實施方案及制定《國內(nèi)差旅報銷網(wǎng)上自助報賬指引》《借款（欠票）網(wǎng)上自助報賬指引》《內(nèi)部費用分攤網(wǎng)上自助報賬指引》《日常報銷網(wǎng)上自助報賬指引》《“我的項目”網(wǎng)上自助報賬指引》《提交網(wǎng)上審批操作指引》 《審批系統(tǒng)操作指引》等網(wǎng)上報賬服務指南。

（四）加強財務制度及報賬要求宣傳。高職院校教師平時承擔著大量的教學和科研任務，教師到財務部門報銷經(jīng)費，往往由于對財務制度不熟悉，經(jīng)常出現(xiàn)發(fā)票不合規(guī)、審批手續(xù)不完整等現(xiàn)象，經(jīng)多次到財務部門補全材料或手續(xù)才能完成報銷工作，這樣既增加了財務部門報銷的壓力與工作量，同時也無端地占用了教師部分教學和科研時間。對此，筆者所在學校在加強財務制度宣傳上下足功夫。

1.充分利用學校各網(wǎng)絡平臺，在校園網(wǎng)、企業(yè)微信、OA辦公系統(tǒng)發(fā)布財務制度、報賬指南，便于師生及時了解新財務政策、財務制度信息，便于隨時查閱。

2.開發(fā)學院財務微信公眾號。運用移動網(wǎng)絡的便捷性與靈活性，建立財務信息宣傳平臺，發(fā)布財務最新資訊，提供手機端審批平臺、工資查詢、項目查詢、來款查詢等功能;接收網(wǎng)報、網(wǎng)上審批信息提醒，報賬人能隨時了解報賬進度，不再需要跑到財務處前臺進行咨詢，釋放了財務人員窗口工作，將更多精力投入財務管理工作。

3.建立二級財務QQ互動工作群，及時解答問題。通過建立由二級財務人員、財務處人員、財務信息化管理系統(tǒng)工程師三大梯隊組成的工作群，及時發(fā)布新制度、新政策、新通知、操作指南，二級財務再將信息轉(zhuǎn)發(fā)到部門工作群，達到層層落實，確保信息流暢通。財務處及時將網(wǎng)報、網(wǎng)批、預算申報等問題歸納匯總，傳達給報賬教職工。工程師在群里及時響應、解決由二級財務收集的部門報賬問題。二級財務QQ互動工作群，既達到高效宣傳、解決問題的作用，也節(jié)省了召開小型會議的時間。

（五）加強財務人員業(yè)務知識培訓。學校財務處人員，二級財務人員在制度建設、系統(tǒng)運用與操作上起主導地位，因此，加強財務人員業(yè)務知識培訓，從傳統(tǒng)的跑“業(yè)務”轉(zhuǎn)為技術(shù)指導，將更多的精力放在業(yè)務分析及數(shù)據(jù)挖掘上，通過數(shù)據(jù)挖掘提升財務管理水平，強化資金運行管理能力，為學校發(fā)展提供財務的決策支持。

1.組織學校財務人員參加《政府會計制度》改革學習;安排財務人員參加業(yè)務培訓，提高財務人員業(yè)務水平，提升服務質(zhì)量。

2.組織二級財務人員進行業(yè)務培訓，培訓內(nèi)容為學習各項財稅政策、學校新修訂的相關(guān)制度、財務信息化管理系統(tǒng)業(yè)務操作指引等，從而提高二級財務人員業(yè)務水平。

3.財務處財務人員分批到各二級學院進行財務制度的解讀、財務信息化管理系統(tǒng)實操等宣講，解答教師在財務報銷過程中遇到的各種問題，普及財務信息化管理系統(tǒng)操作，得到各級領(lǐng)導與教職員工的一致好評，也為財務信息化管理系統(tǒng)的推廣使用保駕護航。

四、網(wǎng)上報銷應用的優(yōu)勢和存在的問題

為了解報賬人對財務信息化管理系統(tǒng)的使用情況，學校采用問卷形式，在全校師生范圍內(nèi)開展圍繞網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的財務處工作調(diào)查問卷，調(diào)查結(jié)果顯示廣大教師普遍認為網(wǎng)上報銷效率和審批效率有提高。

（一）網(wǎng)上報銷應用的優(yōu)勢。學校自執(zhí)行網(wǎng)上預約報賬、網(wǎng)上審批以來，給報賬人員及財務部門帶來很大便捷，具有減少出錯率、提高工作效率等優(yōu)勢。

1.推行網(wǎng)上自助預約報銷模式，規(guī)范報銷內(nèi)容，減少出錯率。報賬人員通過登錄校園網(wǎng)統(tǒng)一登錄平臺進入財務網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，根據(jù)指引自行填寫業(yè)務報銷單，上傳相關(guān)附件后，提交網(wǎng)上審批，待審批人員在網(wǎng)上審批業(yè)務后，報賬人在系統(tǒng)打印審批通過的報銷單附上相關(guān)發(fā)票及附件，投遞到財務處的投遞機即完成報銷。整個業(yè)務流程不需要與資金審批人、財務處人員面對面交流，大大提高了報銷正確率，減少了以往因業(yè)務編號、金額、業(yè)務單、漏審等情況的退單。

2.實行網(wǎng)上審批系統(tǒng)，提高報銷審批效率。實行網(wǎng)上審批系統(tǒng)后，資金審批人無論在校、在家、或是在外出差，都可隨時隨地查看業(yè)務報銷內(nèi)容，審批報銷業(yè)務單，解決了報賬人?！芭軘嗤恕币舱也坏筋I(lǐng)導審批，解決了領(lǐng)導上班時間?！敖哟眻筚~人員，解決了領(lǐng)導出差回來后堆積如山的待審批報銷單，花費太多時間在審批工作上，更解決了報賬人不知找哪個領(lǐng)導審批的問題。推行網(wǎng)上審批系統(tǒng)大大方便了報賬人與審批人，受到全校師生的廣泛稱贊。

3.采用截段報銷模式，減少年末報銷扎堆，有效預防突擊使用經(jīng)費。在未采用截段報銷模式前，每年年底11、12月是高校財務處最忙碌的日子，這期間，由于扎堆報賬、集中報賬，使財務處的工作量陡增，財務人員加班加點，熬夜審單、做憑證成常態(tài)，工作壓力也增大。對此，筆者所在學校采用截段報銷模式，即上年12月、本年1、2 的發(fā)票、發(fā)生的業(yè)務必須于本年3月31日前報銷完畢;本年3—5月的發(fā)票、發(fā)生的業(yè)務必須于本年6月30日前報銷完畢;本年6—8月的發(fā)票、發(fā)生的業(yè)務必須于本年9月31日前報銷完畢;本年9—11月的發(fā)票、發(fā)生的業(yè)務必須于本年財務處公布的截止報銷時間前報銷完畢。采用截段報銷模式，結(jié)合網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)后，既起到督促各單位合理安排使用資金的作用，也緩解了財務處因年底集中報賬的壓力，為財務人員留有更多時間做好年結(jié)工作，提高學校資金使用效益。

（二）網(wǎng)上報銷應用存在的問題。

1.網(wǎng)上報銷資金流進度不清晰。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)雖然能查看報賬人自提交網(wǎng)上審批的進度、提交財務的情況、財務審核通過與制作憑證的情況，但由于學校未能與財政國庫支付中心取得對接，導致直接支付與公務卡支付的資金流進度無法查看，給報賬人帶來很大不便，常常需要致電財務處查問資金到賬時間。

2附件要求不明確。報賬人在網(wǎng)上填寫業(yè)務單時，系統(tǒng)沒有提示相應的業(yè)務需要提供哪些附件信息，如出差參加培訓的差旅費報銷，財務審核需要提供出差審批表、會議或培訓通知、相應住宿和交通發(fā)票等附件，雖然這些報銷要求財務部門多次發(fā)過通知，還在多個培訓會上、財務網(wǎng)站上發(fā)通知強調(diào)，可對于平常報賬次數(shù)少的教師而言，可能這次報完同類型的賬后，相隔半月或數(shù)月再來報賬時，已經(jīng)將報銷要求拋之腦后了。導致報賬人將報銷單據(jù)投遞到財務處，財務人員審核時發(fā)現(xiàn)附件信息不全而作退單處理，在給報賬人帶來不便的同時，也增加了對財務人員工作態(tài)度的埋怨程度。

3.信息填寫太多，流程繁瑣。網(wǎng)上預約報銷填寫業(yè)務單時，雖然有操作指引，但要填寫的信息太多，特別是差旅業(yè)務類型，除了填寫出差時間、地點，還要填寫具體的酒店名、行程等，若是多人同行出差多天的，要填寫更多的信息。這無形中給報賬人造成諸多不便，也造成信息重復填寫，如出差前在微信填寫出差申請，報銷時還得將出差信息再填寫一遍，造成不必要的重復用工。

4.系統(tǒng)不穩(wěn)定，關(guān)鍵時刻常出錯。財務網(wǎng)上信息系統(tǒng)是借助于學校智慧化信息平臺，有6臺獨立的服務器，數(shù)據(jù)處理量很大，速度也較快，但由于每臺服務器作用于不同的模塊， 各模塊有相互關(guān)聯(lián)，當修改一條后臺信息或是更換新程序時，常會因技術(shù)人員漏掉某臺服務器上某個關(guān)聯(lián)程序或是某張表信息而使系統(tǒng)報錯的情況屢見不鮮，導致網(wǎng)上填單或提交審批時，有時找不到業(yè)務單，有時帶不出審批人，有時無法提交附件信息，有時附件打不開等問題，財務人員和報銷人員均不滿意。針對這些問題，項目組召開整改會議、積極與財務信息化管理系統(tǒng)開發(fā)人員溝通、帶著問題再次進行市場調(diào)研。目前已解決電子發(fā)票驗證煩瑣等問題，網(wǎng)上報銷資金流進度不清晰、流程繁瑣、需要輸入的信息太多、系統(tǒng)出錯等問題也是目前高校財務報賬的共同難題，本項目組將繼續(xù)探尋更方便快捷的報賬方案，為學校的教學、科研做好保障服務，管理好資金，使教學科研資金的使用發(fā)揮更高效能，發(fā)揮好為學校“雙高”建設的保駕護航功能。