劉蓓

摘 要：隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)滲透到人們生活和生產(chǎn)的各個(gè)方面，極大推動(dòng)了人類社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展。在這樣的背景下，傳統(tǒng)辦公室文書檔案管理模式和方法已經(jīng)無法滿足時(shí)代發(fā)展需求，這就要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行辦公室文書檔案管理時(shí)，必須要樹立與時(shí)俱進(jìn)的管理理念，并將信息技術(shù)與文書檔案管理相結(jié)合，以此來使得辦公室文書檔案管理始終保持著先進(jìn)性和有效性，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。為此，本文主要對(duì)信息社會(huì)背景下的辦公室文書檔案管理工作改革創(chuàng)新的意義、存在的問題和改進(jìn)措施等方面進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：信息社會(huì);辦公室文書檔案管理;創(chuàng)新策略

辦公室文書檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展各項(xiàng)決策和工作的重要依據(jù)，加強(qiáng)文書檔案管理對(duì)于促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展具有非常重要的意義。但是隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)變得更加的多樣化和復(fù)雜化，對(duì)于文書檔案管理工作提出了更高的要求。然而傳統(tǒng)辦公室文書檔案管理存在管理程度復(fù)雜、工作效率低、文檔易損毀等問題，無法滿足當(dāng)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展需求。利用信息社會(huì)的優(yōu)勢(shì)，將各種先進(jìn)技術(shù)引入到辦公室文書檔案管理中是提升文書檔案管理工作效率的重要途徑，同時(shí)也是文書檔案管理改革的必然趨勢(shì)。由此可見，加強(qiáng)對(duì)信息社會(huì)背景下的辦公室文書檔案管理改革和創(chuàng)新的研究是非常具有現(xiàn)實(shí)意義的。

一、信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作革新重要性

文書檔案是事業(yè)單位變更、建立等活動(dòng)開展的記錄載體，而且還是管理工作開展的原始材料，供相關(guān)部門查看的重要憑證和依據(jù)。同時(shí)，這些資料與檔案還能為黨和國(guó)家政治經(jīng)濟(jì)文化等工作的開展提供有力的數(shù)據(jù)支持。從另一個(gè)角度上來說，機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供的文書檔案資料能夠真切反映該單位業(yè)務(wù)范圍、資源配置以及資金用度等情況，為社會(huì)提供高價(jià)值的信息服務(wù)。

隨著信息化時(shí)代的到來，信息技術(shù)滲透進(jìn)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中，推動(dòng)了很多行業(yè)的變革，文書檔案管理也不例外。將信息技術(shù)合理應(yīng)用至文書檔案管理工作中，能夠有效提升檔案管理人員的工作效率，具體表現(xiàn)為收集、整理以及歸納等各個(gè)方面，而且檔案查閱與應(yīng)用效率也能得到很大程度上的提升。如果能夠通過數(shù)字化系統(tǒng)直接在線瀏覽，那更是能夠提升應(yīng)用便利性，推動(dòng)單位各分支機(jī)構(gòu)之間的有效互動(dòng)和交流。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)云儲(chǔ)存技術(shù)，則能很好提升文書檔案安全性，確保其完整性，在外派人員需要應(yīng)用的時(shí)候，也能直接下載或者是傳遞。

二、辦公室文書檔案管理中存在的不足

1.重視程度不足

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，現(xiàn)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展的過程中過于追求利益，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過程中只注重業(yè)務(wù)方面的工作，而對(duì)于辦公室文件檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視。辦公室工作相對(duì)繁瑣，相關(guān)工作人員不會(huì)花費(fèi)太多的時(shí)間和精力在文書檔案管理上，最終影響到文書檔案管理的效果，能夠反饋給機(jī)關(guān)事業(yè)單位的成果相對(duì)較少，這對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展是非常不利的。

2.缺乏完善的管理制度

辦公室文書檔案一般是由辦公室人員存放到檔案室中進(jìn)行管理。但是由于當(dāng)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位缺乏對(duì)辦公室文書檔案的重視，大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位都沒有專門針對(duì)辦公室文書檔案管理制定相應(yīng)的管理制度，辦公室工作人員經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不能及時(shí)將文檔歸類存放的現(xiàn)象，導(dǎo)致辦公室文書檔案文件混亂，查找和管理比較麻煩。另外，由于文書檔案管理工作相對(duì)單一，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位和機(jī)構(gòu)不會(huì)配備專門的管理人員對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，都是由各個(gè)部門的人員自己將文件檔案放置到辦公室檔案中，而放置文件時(shí)缺乏相應(yīng)的記錄，導(dǎo)致一旦出現(xiàn)問題，就無法直接找到責(zé)任人，從而使得辦公室工作受阻。

3.辦公室檔案管理人員素質(zhì)偏低

就目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理現(xiàn)狀來看，工作人員的素質(zhì)普遍偏低，而這都與辦公室文書檔案管理審核制度的不同有著很大的關(guān)系。辦公室文書檔案管理人員的專業(yè)性不足，會(huì)對(duì)文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，并且還會(huì)增高辦公室文書檔案后續(xù)管理和使用的難度。另外，還有部分辦公室文書管理人員雖然專業(yè)性強(qiáng)，但是工作責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)于文書檔案的存放和使用情況不能及時(shí)的記錄。這些問題的存在都會(huì)嚴(yán)重影響到辦公室文書檔案管理的水平，并最終給機(jī)關(guān)事業(yè)單位帶來不必要的損失。

三、信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新措施

1.構(gòu)建辦公室文書檔案檢索系統(tǒng)

在檢索系統(tǒng)建立過程中，必須得充分考慮以下兩個(gè)要求：一是確保文書檔案安全性以及完整性;二是方便歸檔與查找?？偟膩碚f，文檔檢索系統(tǒng)具體可以劃分為兩種，即普通和重要文檔。前者建立檢索系統(tǒng)的時(shí)候，只需要設(shè)置時(shí)間、文檔名稱以及存放地點(diǎn)等簡(jiǎn)單條目，如果要借閱的時(shí)候，只需要結(jié)合檢索系統(tǒng)中現(xiàn)實(shí)的文件柜編號(hào)便能直接找到;后者不僅需要有紙質(zhì)原始文件，同時(shí)還得建立電子備份文件。重要文檔主要就是指價(jià)值大、保密層級(jí)高以及涉及到版權(quán)意義的文檔，其掃描件供內(nèi)部人員日常應(yīng)用，而原件則放置在保險(xiǎn)柜中，如果沒有特殊情況和領(lǐng)導(dǎo)簽字，絕對(duì)不允許外借。

2.定期清理過期文檔

辦公室文檔中存在很多過期失效的普通文檔，這些文檔在剛產(chǎn)生的時(shí)候還有著一定的效用，不過時(shí)間一長(zhǎng)便會(huì)變成廢紙，如果一直保存這些文檔，不僅會(huì)占用大量空間，而且還會(huì)浪費(fèi)有限的辦公資源，極易和其他文件搞混淆，給借閱和查找?guī)砗艽蟮穆闊Ｋ?，定期清理過期的失效文檔非常有必要，能夠有效提升辦公室文檔管理效率。針對(duì)這些過期的普通文檔，如果是電子文檔，可以結(jié)合具體情況直接刪除，又或者是進(jìn)行壓縮儲(chǔ)存;如果是紙質(zhì)文檔，則可以作為環(huán)保紙循環(huán)應(yīng)用。

就重要文檔來說，雖然其具備期限長(zhǎng)、價(jià)值高等特征，不過依舊會(huì)出現(xiàn)過期失效的情況。而且如果一直保存已經(jīng)失效的重要文檔，會(huì)衍生潛在性的風(fēng)險(xiǎn)，所以及時(shí)清理意義重大。在重要文檔清理過程中，應(yīng)該先上報(bào)單位主要領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批之后，在分管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督下進(jìn)行銷毀或刪除。

3.健全監(jiān)督與抽查制度

從表面上看起來，辦公室文檔管理就是普通行政管理工作，不過其作為事業(yè)單位工作資料決定了其重要價(jià)值。所以，管理層應(yīng)該加強(qiáng)重視辦公文檔的管理，結(jié)合具體情況構(gòu)建監(jiān)督與抽查制度。在這一過程中，可以應(yīng)用不定期或者是和其他相關(guān)工作一起開展的形式，如需要查閱某一文檔過程中，管理人員在借閱文檔時(shí)可以順便檢查一些保管工作。針對(duì)一些重要的文檔，應(yīng)該構(gòu)建定期抽查制度，以月或者是季度為周期進(jìn)行，同時(shí)將抽查結(jié)果與管理人員的工資績(jī)效相掛鉤。

辦公室文書檔案管理的主要目的就是為了保障信息安全和查找應(yīng)用方便。所以在具體管理中，應(yīng)該加強(qiáng)重視文書檔案保障工作的創(chuàng)新，如引進(jìn)可靠的安保系統(tǒng)便十分合適。必須得注意的一點(diǎn)，辦公室文書檔案安全和職能發(fā)揮有著非常緊密的關(guān)系，不是完全孤立存在的。

4.注重辦公室員工的培訓(xùn)

在信息時(shí)代背景下，信息量呈井噴式增長(zhǎng)，而且這種趨勢(shì)愈發(fā)明顯。作為信息社會(huì)下的一小部分，辦公室文書檔案管理自然很難擺脫這種趨勢(shì)，這就對(duì)辦公室員工提出了更高的要求。針對(duì)此，辦公室管理者應(yīng)該依據(jù)信息化社會(huì)提出的各種要求組織員工進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，做到員工缺什么補(bǔ)什么，哪一方面沒能做好，就努力去做好。培訓(xùn)具體可以從以下兩方面著手：一方面，組織優(yōu)秀員工出外進(jìn)修;另一方面，聘請(qǐng)相關(guān)專家來機(jī)關(guān)事業(yè)單位中進(jìn)行專業(yè)性的演講。而對(duì)于員工自身，也應(yīng)該樹立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，通過圖書館、網(wǎng)絡(luò)等途徑不斷充實(shí)自身，提升自己信息化素養(yǎng)，以便更好應(yīng)對(duì)信息化社會(huì)對(duì)辦公室文書檔案管理提出的各種要求。通過這種方式，必定能夠?qū)⑿畔⒒晒侠砺鋵?shí)到辦公室文書檔案管理工作中，提升管理質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息社會(huì)背景下對(duì)于辦公室文書檔案管理提出了更高的要求，同時(shí)也為辦公室文書檔案管理改革和創(chuàng)新提供了新方向和新思路。因此，現(xiàn)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)對(duì)辦公室文書檔案信息化建設(shè)的重視，并借助各種先進(jìn)管理理念和技術(shù)來彌補(bǔ)傳統(tǒng)辦公室文書檔案管理中的不足，以此來提升辦公室文書檔案管理的效率和水平，從而提升自身市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，為自身發(fā)展提供不竭的動(dòng)力。

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（作者單位：當(dāng)陽(yáng)市科學(xué)技術(shù)館）