胡純輝

摘 要：檔案管理是各行各業(yè)經(jīng)營發(fā)展中尤為重要的一環(huán)，檔案利用則是檔案管理的最終目標。新時期，在先進信息技術(shù)的支撐下，檔案利用形式、渠道變得越來越豐富。本文闡述了檔案利用的內(nèi)涵特點，然后分析了新時期檔案利用中存在的主要問題，并對新時期開展好檔案利用工作的有效策略進行了探討，以期為促進新時期檔案利用工作的順利開展提供一些思路。

關(guān)鍵詞：新時期;檔案;利用

引言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國改革開放事業(yè)的不斷深入，檔案管理更是顯得愈發(fā)重要。同時，對檔案進行采集、整理、保管、統(tǒng)計，其最終都是為了實現(xiàn)對檔案信息的有效利用。目前，我國檔案管理仍舊在初級發(fā)展階段，檔案利用水平不足，這使得檔案信息的重要價值仍未得到充分利用，也未能使檔案資源的優(yōu)勢得到充分發(fā)揮，因此，對新時期檔案利用展開探索與研究具有十分重要的現(xiàn)實意義。

一、檔案利用概述

檔案工作包含了統(tǒng)計、收集、利用、整理、鑒定、保管等一系列工作，其中，又以“利用”為重要核心。檔案利用即為對檔案的直接使用，如何做到及時、準確地查找，并及時提供檔案資料，為每位利用者提供檔案服務(wù)，則是現(xiàn)階段檔案利用工作所需思考解決的一項重要課題。

新時期，全社會檔案意識不斷提高，檔案利用呈現(xiàn)出諸多新的特點：一是社會大眾利用檔案的意識不斷提高。近年來，社會各界不斷提高了對檔案的關(guān)注度，由此使檔案配套的法律法規(guī)也不斷發(fā)展完善，檔案工作有了開發(fā)性發(fā)展，所以對檔案信息的安全與利用提出了更為嚴格的要求。為了滿足人們的多元需求，需要推進檔案利用進程，通過多樣豐富的服務(wù)方式為人們提供更高效、高品質(zhì)的檔案服務(wù)，使檔案價值得到充分發(fā)揮，在對檔案進行利用時很好地將其轉(zhuǎn)化成現(xiàn)實生產(chǎn)力，更好地服務(wù)于社會經(jīng)濟的有序發(fā)展。二是檔案利用與社會環(huán)境聯(lián)系越來越緊密。新時期，促使檔案工作也應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮自身的信息資源優(yōu)勢，進一步為經(jīng)濟建設(shè)提供有力的服務(wù)，所以在檔案利用過程中應(yīng)當(dāng)以服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)為基礎(chǔ)，并不斷豐富社會大眾的文化生活。三是檔案利用范圍越來越廣泛。隨著近年來社會大眾對檔案利用意識的不斷提高，檔案開發(fā)力度也不斷加大，檔案利用群體不斷擴張，同時查閱的檔案內(nèi)容覆蓋范圍也日益擴大，以此使檔案的作用得到充分發(fā)揮，在檔案利用過程要求更好地為人們提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，更好地滿足人們對檔案信息的多元需求。四是特殊載體檔案利用率不斷提高。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，如今檔案載體發(fā)生了極大的轉(zhuǎn)變，諸如聲像檔案、實物檔案數(shù)量的增多，使檔案信息變得更為直觀、形象，在檔案利用中也備受社會大眾的推崇，這使得特殊載體檔案利用率不斷提高。

二、新時期檔案利用中存在的主要問題

1.檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

早期大多數(shù)檔案管理人員并非出自檔案管理專業(yè)，沒有接受過專業(yè)系統(tǒng)的教育，不少人員上崗前沒有接受過全面正規(guī)的培訓(xùn)，缺乏對檔案管理工作的有效認識。在信息時代背景下，倘若仍舊沿用傳統(tǒng)的管理理念、管理方式，必然不利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。一些單位對其重視程度還有待提升，不管是人力還是物力、財力均得不到支持。檔案管理人員不能將自身所有精力投入到工作中，嚴重影響了企事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量、效率的提升。

2.檔案管理制度不完善

因為對檔案管理工作重視度不足，人員綜合素質(zhì)偏低，未能構(gòu)建起一個科學(xué)完備的管理制度，就難以對檔案工作對應(yīng)的標準、要求做全面統(tǒng)一的規(guī)定。雖然我國頒布有相關(guān)的檔案法律法規(guī)，但該部分企事業(yè)單位也未能做到嚴格落實。長此以往，檔案管理制度始終處在不完善的狀態(tài)，勢必會進入到一種惡性循環(huán)，對全面檔案管理及利用工作造成不利影響。

3.檔案利用率不足

檔案管理工作的開展，本質(zhì)上即為通過信息共享、檔案利用，以為企業(yè)、單位管理決策提供服務(wù)。然而現(xiàn)階段檔案管理中存在明顯的檔案利用率不足的問題。一方面，檔案信息落后，檔案管理人員沒有對檔案庫進行及時更新。再加上傳統(tǒng)紙質(zhì)類檔案保存期限有限，檢索工作量繁重，庫存檔案主要為舊信息、舊資料，難以為管理決策提供有價值的信息。另一方面，檔案文件采集整理后多用于應(yīng)付上級檢查備案，由于人員綜合素質(zhì)不高，缺乏對檔案管理工作的有效認識，對檔案信息開發(fā)不充分，難以從中提取有價值信息，造成檔案利用率不盡人意。

三、新時期開展好檔案利用工作的有效策略

1.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案工作表現(xiàn)出管理性、服務(wù)性、政治性以及專業(yè)性等特點，其最終目的是為了利用，為國家各項建設(shè)事業(yè)服務(wù)。因此，檔案管理人員要具備良好的綜合素質(zhì)。一方面，應(yīng)引導(dǎo)檔案管理人員加強對現(xiàn)代技術(shù)的學(xué)習(xí)，做到將各種現(xiàn)代技術(shù)引入檔案管理工作中。隨著大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理人員還應(yīng)開發(fā)可實現(xiàn)知識檢索功能的自助式知識服務(wù)技術(shù)平臺，便于利用者可借助手機、計算機，獲取自助服務(wù)，實現(xiàn)檔案知識服務(wù)。另一方面，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)素養(yǎng)以及較強的業(yè)務(wù)素質(zhì)和相對完善的知識結(jié)構(gòu)。檔案管理人員應(yīng)不斷加強對新型知識、技能的有效學(xué)習(xí)，不斷拓寬自身知識視野。隨著現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，產(chǎn)生出了大量新的檔案類別，檔案服務(wù)工作呈現(xiàn)出全方位性，由此要求檔案管理人員應(yīng)當(dāng)秉持全新的服務(wù)理念，提高服務(wù)意識，將檔案工作重點轉(zhuǎn)移到提供檔案利用服務(wù)中來，做到自覺熟悉檔案工作業(yè)務(wù)，滿足檔案利用者的多元需求，切實轉(zhuǎn)變檔案利用服務(wù)的被動局面，形成對服務(wù)工作的主觀能動性。

2.建立檔案管理制度

建立完善檔案管理制度，是開展好企事業(yè)單位檔案工作的重要前提。一方面，要建立完善檔案工作崗位責(zé)任制。做到對我國現(xiàn)行《檔案法》及相關(guān)方針政策的嚴格貫徹落實，檔案管理部門諸如檔案鑒定、檔案復(fù)制、檔案借閱、檔案保密、檔案統(tǒng)計等管理工作應(yīng)開展科學(xué)配置，確保檔案管理人員的權(quán)責(zé)分明，有序開展各項檔案管理工作。如此一來，倘若出現(xiàn)檔案管理工作失誤，便可第一時間找到責(zé)任人并及時解決問題。另一方面，要加大檔案監(jiān)督管理力度。針對各式各樣檔案材料的收集、整理、歸檔等工作應(yīng)當(dāng)進行有效的監(jiān)督管理，對于檔案資料的收錄，要進行認真細致清點，并做好交接工作;對于檔案資料的外借，要執(zhí)行好批準手續(xù)，并確保如期歸還;而對于一些有待銷毀的檔案資料，應(yīng)當(dāng)嚴格依據(jù)國家規(guī)定檔案銷毀的標準，嚴格進行有效鑒定，并制作好銷毀檔案內(nèi)容分析報告，移出檔案銷毀清冊。

3.引入先進技術(shù)，提升檔案利用率

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，引入先進信息技術(shù)是檔案工作實現(xiàn)進一步發(fā)展的大勢所趨，傳統(tǒng)管理理念、管理方式已難以適應(yīng)新時期的發(fā)展要求，推進改革創(chuàng)新已迫在眉睫。與此同時，先進的信息技術(shù)無時無刻不在創(chuàng)新發(fā)展，由此決定了檔案工作必然會受到現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展轉(zhuǎn)變的影響，適時的技術(shù)升級或引入先進的管理設(shè)備，要求檔案管理人員要加強對新技術(shù)、新知識的有效學(xué)習(xí)，并可做到對新技術(shù)、新設(shè)備的嫻熟應(yīng)用，以此不斷提升檔案利用率。面對新時期信息數(shù)據(jù)不斷劇增背景下，加工、歸檔、儲存與信息數(shù)據(jù)利用相互間所產(chǎn)生的矛盾問題，也需要檔案工作加強對先進信息技術(shù)的有效應(yīng)用，使文獻信息能夠科學(xué)及時地加工、歸檔，并可高效便捷傳輸?shù)接脩羰种?。就服?wù)方式而言，經(jīng)由優(yōu)化調(diào)整的傳統(tǒng)服務(wù)方式可與現(xiàn)代化信息服務(wù)方式進行有機融合，以此構(gòu)建起覆蓋面更為廣泛、更為豐富的服務(wù)體系。此外，檔案管理部門除去對文獻信息開展不同層次、不同角度的加工處理之外，還應(yīng)當(dāng)借助信息網(wǎng)絡(luò)、傳播介質(zhì)存儲及檢索及現(xiàn)代化通訊網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)燃夹g(shù)提供創(chuàng)新性、高質(zhì)量的服務(wù)。

四、結(jié)束語

不論是過去還是現(xiàn)在，在各個行業(yè)領(lǐng)域，檔案管理工作均扮演著十分重要的角色。在信息時代背景下，檔案管理工作的重要性愈發(fā)凸顯，如何切實發(fā)揮檔案利用在社會經(jīng)濟發(fā)展中的有效作用，是新時期檔案管理人員要肩負起的重要使命。因此，檔案管理部門務(wù)必要不斷鉆研研究、總結(jié)經(jīng)驗，提高對檔案利用內(nèi)涵特點的明確認識，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立檔案管理制度，引入先進技術(shù)，提升檔案利用率等等，讓檔案利用更好地服務(wù)廣大企事業(yè)單位。

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（作者單位：廣西南寧市第三中學(xué)）