解江平

摘要：高校對(duì)人事檔案的管理逐漸信息化，相較于以往的紙質(zhì)版檔案資料管理，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的管理對(duì)于效率有了較大的提升。然而在信息化建設(shè)過(guò)程中仍然存在一些不足，工作人員對(duì)檔案管理的工作態(tài)度不夠端正，管理工作沒(méi)有形成一定的規(guī)范，管理不夠科學(xué)化。為了解決這些問(wèn)題，高校需要對(duì)工作人員提高要求，促使人事檔案管理工作更加規(guī)范化，同時(shí)增加資金投入提高人事檔案管理的信息化建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：高校;人事檔案管理;信息化建設(shè)

引言：

如今互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展速度飛快，計(jì)算機(jī)在管理人事檔案時(shí)具有較好的準(zhǔn)確性，高校在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，改變了以往的紙質(zhì)版管理方式，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作中，使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。人事檔案是重要的人才信息資料，需要不斷對(duì)其進(jìn)行科學(xué)有效地管理，利用信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，從而促進(jìn)高校的檔案工作效率提升，以滿足高校對(duì)人事工作的日常需求。

一、高校人事檔案信息化建設(shè)的必要性

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)通過(guò)使用通信技術(shù)，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)一切資源進(jìn)行相互聯(lián)系共享，在網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議的規(guī)則下，實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的調(diào)用與管理，在資源共享過(guò)程中，工作人員可以對(duì)硬件與軟件資源，數(shù)據(jù)資源進(jìn)行維護(hù)，工作具有極大的便利性與高效性，促進(jìn)了各單位無(wú)紙化辦公的發(fā)展。

人事檔案管理是高校工作的一部分，高校在管理人事檔案時(shí)，需要改進(jìn)對(duì)人才信息的管理方式。人才管理是學(xué)校工作的重點(diǎn)，人才是學(xué)校的發(fā)展基礎(chǔ)，只有針對(duì)每個(gè)人的不同特點(diǎn)，對(duì)高校的人力資源進(jìn)行合理分配，充分發(fā)揮不同實(shí)力水平人才的最大價(jià)值。人事檔案資料是人才的信息資源記錄資料，只有對(duì)其進(jìn)行安全的管理與存儲(chǔ)，建立規(guī)范的管理規(guī)章準(zhǔn)則，才能對(duì)人才進(jìn)行調(diào)配與使用。高校的人才質(zhì)量較高，人才的管理更是一項(xiàng)重要的工作，高校的檔案資料信息化管理方式，有利于對(duì)人才資料進(jìn)行信息整合，提高人才使用的效率，為人才的招聘選拔與科學(xué)配置提供科學(xué)的參考標(biāo)準(zhǔn)。在長(zhǎng)期的檔案管理實(shí)踐中，人事檔案資料管理已經(jīng)變得更加標(biāo)準(zhǔn)化，人才資料已經(jīng)不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)版記錄與保存方式，不會(huì)有較多的損壞與丟失現(xiàn)象存在，為人事工作的順利進(jìn)行提供了方便與保障。制度化檔案管理體系的形成，保證了高校的人力資源管理與安排更加有效進(jìn)行，對(duì)于人事資料的價(jià)值最大化有著重要的作用。只有不斷對(duì)人事資料的管理進(jìn)行科學(xué)化策略探索，才能保證高校人事檔案資料的保存與使用處于較高的水平。

高校人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，是人事檔案發(fā)展的必然要求。檔案本身需要保存時(shí)間較長(zhǎng)，而且檔案的內(nèi)容較為豐富，材料數(shù)量大種類多，使用人工的方式對(duì)資料進(jìn)行閱讀查找與更新管理，需要消耗巨大的精力與時(shí)間，無(wú)法滿足人們的日常需求。如今社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代，電子檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，使得檔案信息化管理模式成為主流。高校的人事管理系統(tǒng)是在高校的發(fā)展與運(yùn)行中形成的，高校在實(shí)際運(yùn)行時(shí)需要對(duì)職工的個(gè)人信息進(jìn)行登記與變更處理，只有對(duì)這些繁雜的信息進(jìn)行充分開(kāi)發(fā)利用，通過(guò)信息化管理眾多人力資源資料，才能滿足高校的現(xiàn)實(shí)需求。

二、高校人事檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

高校人事檔案沒(méi)有形成較為規(guī)范的管理體制，工作人員對(duì)于人事檔案管理工作不夠重視，目前高校在管理高校的人事檔案資料時(shí)，管理部門(mén)數(shù)量較多而且管理單位之間的關(guān)系較為模糊，比如組織管理部門(mén)與人事管理部門(mén)之間的權(quán)力與職責(zé)不夠明確，多頭管理導(dǎo)致管理過(guò)程中出現(xiàn)一些難以處理的問(wèn)題。這種管理模式導(dǎo)致檔案管理體制沒(méi)有明顯的進(jìn)步，檔案管理機(jī)構(gòu)之間容易出現(xiàn)沖突，高校作為人才培養(yǎng)的重要領(lǐng)域，對(duì)人事檔案的建設(shè)卻不夠?qū)I(yè)，人事檔案的管理是對(duì)體系內(nèi)人員資料進(jìn)行保存記錄與更新，是專門(mén)對(duì)人事資料進(jìn)行使用的工作，人事檔案管理不僅僅是檔案部門(mén)的工作職責(zé)，也是人事部門(mén)的工作范圍之內(nèi)的事情，因此在對(duì)人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理時(shí)，需要解決多頭管理導(dǎo)致的推卸責(zé)任現(xiàn)象，這是高校檔案信息化建設(shè)的重要部分。

高校在檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)投入不夠。在對(duì)檔案管理時(shí)，需要充足的庫(kù)房空間與相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施。檔案的數(shù)量巨大且包括各種類型，需要對(duì)其進(jìn)行分門(mén)別類，高校的檔案管理設(shè)施設(shè)備較為簡(jiǎn)陋，庫(kù)房的環(huán)境與衛(wèi)生堪憂，很少有人對(duì)庫(kù)房進(jìn)行管理與打掃，有的學(xué)校的檔案室只有幾臺(tái)配置較為落后的電子設(shè)備，沒(méi)有更多的設(shè)備，沒(méi)有人事檔案管理系統(tǒng)，檔案的信息化程度較低，很難滿足人們對(duì)于檔案使用的需求。

人事檔案管理工作人員水平較為一般。大部分管理人員不是全職工作，而且一般受教育水平較低，不夠?qū)I(yè)，對(duì)于檔案管理的知識(shí)不夠了解，缺乏專業(yè)知識(shí)的指導(dǎo)，有的甚至沒(méi)有掌握基礎(chǔ)的電腦知識(shí)，無(wú)法對(duì)電腦進(jìn)行基本操作，不會(huì)對(duì)信息進(jìn)行檢索與查找，對(duì)于掃描儀復(fù)印機(jī)等設(shè)備的使用更是生疏，不會(huì)制作數(shù)字資料。高校檔案管理人員需要對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，結(jié)合檔案管理的理論知識(shí)，將檔案管理工作進(jìn)行數(shù)字化與信息化。

三、加強(qiáng)高校人事檔案信息化建設(shè)的建議

需要對(duì)規(guī)范高校人事檔案管理體制，統(tǒng)一高校人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案在高校日常運(yùn)行過(guò)程中有著重要的作用，在學(xué)校的招生，教師的教學(xué)，師生的科研與學(xué)校的管理方面都有著重要的參考與指導(dǎo)意義，由于現(xiàn)存的檔案管理存在多頭管理與權(quán)責(zé)不明的情況，管理方式較為分散不夠規(guī)范，管理人員的意識(shí)較為薄弱，檔案管理效率較低，高校的信息化進(jìn)程速度較慢，在對(duì)學(xué)校的檔案管理進(jìn)行完善時(shí)，需要根據(jù)國(guó)家的需要與高校檔案管理的特點(diǎn)，制定專門(mén)的規(guī)章制度，確立好不同部門(mén)的權(quán)力與職責(zé)具體細(xì)則，建立科學(xué)合理的管理體制，同時(shí)確立專門(mén)的機(jī)構(gòu)，取消多頭管理機(jī)制，避免產(chǎn)生沖突。需要對(duì)信息化建設(shè)的管理增加強(qiáng)度，完善基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，對(duì)整體進(jìn)行系統(tǒng)化管理，建立明確的規(guī)章制度，對(duì)信息化建設(shè)進(jìn)行規(guī)范化科學(xué)化處理。

提高管理檔案人員素質(zhì)水平，積極開(kāi)展科學(xué)研究。高校的檔案管理不僅對(duì)工作人員的管理學(xué)理論知識(shí)有要求，還對(duì)其計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)有著較高的儲(chǔ)備要求。高校的檔案管理信息化建設(shè)是離不開(kāi)人工操作的，檔案管理工作人員需要對(duì)檔案管理的理論方法進(jìn)行學(xué)習(xí)與掌握，還要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)理論的積極學(xué)習(xí)，學(xué)校應(yīng)該對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)知識(shí)，電腦操作使用辦法以及打印機(jī)掃描儀的使用方式，提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能，提高其對(duì)檔案資料的重視程度，同時(shí)注重對(duì)檔案管理專業(yè)與計(jì)算機(jī)專業(yè)的復(fù)合型人才進(jìn)行引入與培養(yǎng)，保證檔案管理人才的質(zhì)量，提升高校檔案管理人才隊(duì)伍的整體水平，強(qiáng)化人才隊(duì)伍的建設(shè)。另外需要對(duì)檔案管理的新方法進(jìn)行研究，積極實(shí)用新型技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行保存，對(duì)于檔案管理方式進(jìn)行改進(jìn)時(shí)，需要對(duì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行材料創(chuàng)新，將紙質(zhì)版保存方式與磁盤(pán)光碟保存方式進(jìn)行更新，使用高效方便的電子介質(zhì)，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行引入，對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行基礎(chǔ)信息采集，資料的保存與更新。

增加資金預(yù)算的投入，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)水平。檔案資料管理的信息化建設(shè)是高校管理工作的重要方面，是信息化背景的時(shí)代要求，在信息化建設(shè)過(guò)程中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)是基礎(chǔ)，基礎(chǔ)設(shè)施是信息化建設(shè)的關(guān)鍵部分。高校領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)高校的各方面進(jìn)行資金投入規(guī)劃與平衡決策時(shí)，要加大對(duì)檔案管理工作的資金扶持，加大資金投入，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行執(zhí)行。高校需要對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行購(gòu)入，完善檔案管理的各方面功能，保證檔案管理工作的全面性。并做好日常防護(hù)措施，保證檔案管理設(shè)備的正常運(yùn)行，且保證檔案管理空間的安全性，防止檔案資料的損壞與缺失。

建立安全體系，保證高校檔案信息化建設(shè)的資料安全。信息安全是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的重要方面，是高校進(jìn)行檔案管理工作的重要任務(wù);增強(qiáng)檔案資料的實(shí)用價(jià)值發(fā)揮能力，更好地為公眾進(jìn)行服務(wù)，滿足人員的使用需求，是高校檔案工作的重要目標(biāo)。因此高校需要對(duì)檔案管理建立更好的保障體系，保證檔案資料的使用價(jià)值。需要增強(qiáng)工作人員對(duì)檔案資料的重視程度，增強(qiáng)其對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)，加強(qiáng)安全操作指導(dǎo)，確保工作人員對(duì)于檔案資料的合適保存與處理。

綜上所述，高校在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要形成標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的科學(xué)理論方法，做到與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入與建設(shè)，形成成熟完善的保障機(jī)制，提高工作人員的檔案管理水平與責(zé)任意識(shí)，滿足信息化時(shí)代對(duì)信息化管理的要求。

三、結(jié)束語(yǔ)

只有對(duì)高校的人才管理進(jìn)行信息化建設(shè)，科學(xué)合理的對(duì)人力資源資料進(jìn)行開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，才能提高高校的人才管理效率，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。高校人事檔案作為國(guó)家檔案的組成部分，需要加強(qiáng)高校人事檔案信息化建設(shè)，運(yùn)用一種嶄新的檔案信息管理與服務(wù)模式，使高校人事檔案資源管理規(guī)范化、系統(tǒng)化;利用先進(jìn)的設(shè)備和手段，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化，是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

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