倪濤

摘 要：醫(yī)院的檔案庫與數(shù)據(jù)庫中記載有醫(yī)院在發(fā)展、科研、醫(yī)護(hù)工作者信息與患者信息等各個方面的信息數(shù)據(jù)。對于醫(yī)院檔案的管理工作也是醫(yī)院在管理中的一項重要工作，目前PDCA循環(huán)理論應(yīng)用在管理中已經(jīng)見到了顯著的成效，在醫(yī)院的檔案管理中也可以應(yīng)用進(jìn)來。本文對醫(yī)院檔案管理當(dāng)中存在的一些問題進(jìn)行分析，并提出幾點應(yīng)用PDCA循環(huán)理論的策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;PDCA循環(huán)理論;醫(yī)療檔案

前言：PDCA循環(huán)理論中的四個字母分別代表了計劃（plan）、實施（do）、檢查（check）、總結(jié)（action）。這是一個完整的管理流程，具有周而復(fù)始的特點，能夠?qū)n案與信息數(shù)據(jù)進(jìn)行更加系統(tǒng)的全面管理。在醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)用PDCA循環(huán)，使檔案管理工作中暴露出的問題被不斷發(fā)現(xiàn)和解決，然后保留相關(guān)經(jīng)驗，這對于提高醫(yī)院檔案管理水平，提升醫(yī)院管理工作的內(nèi)在質(zhì)量來說，具有重要的作用。

一、PDCA循環(huán)理念綜述

1.PDCA循環(huán)的含義

PDCA循環(huán)理論是由“PDS循環(huán)”管理模型進(jìn)行了進(jìn)一步的細(xì)化與完善后最終確立的一種管理模式，由于這種管理理論的提出者是美國的管理學(xué)家戴明，這種具有循環(huán)特性的管理模式也被稱作“戴明環(huán)”。目前，PDCA循環(huán)理論已經(jīng)廣泛地應(yīng)用在各類企業(yè)的管理工作中，對于標(biāo)準(zhǔn)化管理和管理質(zhì)量的提升都有顯著的效果。在管理應(yīng)用的實踐中，使用PDCA循環(huán)理論能夠有效地將單位的管理水平提升上來，它具有一套完整的內(nèi)在管理體系，能夠在管理過程中有序地進(jìn)行循環(huán)，獲得階梯式提升的良好效果。在醫(yī)院及逆行醫(yī)療檔案管理的過程中也可以充分將這種管理模式應(yīng)用進(jìn)來，幫助醫(yī)院優(yōu)化自身的管理體系，對管理流程進(jìn)行補充和完善，提升醫(yī)療檔案在醫(yī)院運營與開展工作中的便利程度。引用PDCA循環(huán)理論對于醫(yī)院的資源整合以及科學(xué)的分析和管理也有著重要意義，主要體現(xiàn)在醫(yī)療檔案架構(gòu)的逐漸完善中，對于領(lǐng)導(dǎo)層而言，有了完整的檔案管理結(jié)構(gòu)也能提高決策的準(zhǔn)確度和科學(xué)性[1]。

2.PDCA循環(huán)理論內(nèi)涵

PDCA循環(huán)理論的內(nèi)涵體現(xiàn)在它的四個實施階段中，具體順序是先對管理進(jìn)行計劃，然后落實到運行流程中，再對實施管理的過程進(jìn)行檢查，最后將管理中可能存在的問題進(jìn)行分析整理與總結(jié)。在這過程中PDCA循環(huán)理論的科學(xué)性與理論優(yōu)勢得到了充分的體現(xiàn)，它是一個連續(xù)且不斷循環(huán)的過程，從檢查到整理不斷循環(huán)往復(fù)，最終將管理不斷完善，這種管理模式遵循一個固定的軌跡。

計劃指的是在這一階段的工作中如何制定管理目標(biāo)，在現(xiàn)有的發(fā)展環(huán)境中如何對這一階段的管理工作進(jìn)行規(guī)定，計劃階段既是一個循環(huán)的開始，又是對上一個循環(huán)的延續(xù)。執(zhí)行階段則是對計劃階段中提出的管理目標(biāo)執(zhí)行工作的過程，是按照計劃將管理工作落實下去的階段。檢查是在一階段的檔案管理工作完成后進(jìn)行查漏補缺的流程，這一階段中要進(jìn)行具有系統(tǒng)性和有目的性的檢查，針對重要數(shù)據(jù)和復(fù)雜的信息進(jìn)行更加具有針對性的檢查，將運行中存在的問題統(tǒng)一整合，發(fā)送到下一個階段，也就是處理階段。在處理階段的工作中，要對上幾個階段中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行統(tǒng)一的處理和解決，并對下一階段的計劃做出調(diào)整[2]。

3.PDCA管理法的意義

在過去的醫(yī)療檔案管理流程中，許多檔案所需信息無法在第一時間進(jìn)行整合與系統(tǒng)地回收，醫(yī)院中的檔案分析工作效率低下，歸檔與上架分析質(zhì)量也得不到有效的保障。而應(yīng)用PDCA循環(huán)理論到管理流程中可以有效解決這個問題，檔案管理的流程變得更加順暢，管理的效率與質(zhì)量都能得到相應(yīng)的提升，對于各類信息的錄入速度也能得到提升，數(shù)據(jù)獲取的流程變得更加清晰，及時性也得到了保證。大部分的檔案整理工作能夠在當(dāng)天完成，對醫(yī)院中其他各項工作的快速響應(yīng)也提供了檔案和數(shù)據(jù)的支撐，因此也能降低醫(yī)療糾紛事件的發(fā)生概率，對于醫(yī)療失誤發(fā)生的可能性也有降低的作用。

4.PDCA循環(huán)的應(yīng)用價值分析

醫(yī)護(hù)工作者需要有較高的專業(yè)性，醫(yī)院自身也屬于特殊服務(wù)行列，在醫(yī)院的檔案管理中存在著大量專業(yè)的科研數(shù)據(jù)與患者的個人信息數(shù)據(jù)，醫(yī)院中使用的各類設(shè)備及藥品等的存儲數(shù)據(jù)都包含在檔案管理的范疇中，這樣大量的數(shù)據(jù)要處理起來是十分復(fù)雜的嗎，檔案分析的工作存在很大難度。但是應(yīng)用PDCA循環(huán)理論能夠使檔案管理過程中的發(fā)現(xiàn)問題速度得到提高，相應(yīng)地解決問題的能力就得到了增強。且由于PDCA循環(huán)是一個不斷重復(fù)的過程，能夠在醫(yī)院長久的發(fā)展過程中，使檔案管理工作不斷完善。在完成每一次循環(huán)以后，醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量就上升一些，在這樣的過程中醫(yī)院對于檔案信息的管理能力不斷被完善。所以，它能夠促使醫(yī)院的檔案工作不斷創(chuàng)新，與時代的發(fā)展變化相符合，不斷解決問題，以實現(xiàn)既定目標(biāo)。除此之外，PDCA循環(huán)的可操作性較高，資源的檔案管理工作中能夠得到過分的應(yīng)用。這是由于它在設(shè)定目標(biāo)時，具有幾個明顯的特征，比如明確性、實際性、時限性與可衡量性，并且PDCA循環(huán)并不是在一次循環(huán)周期中改善所有問題，而是在不斷重復(fù)的過程中發(fā)現(xiàn)問題，逐步解決問題，這也使得PDCA循環(huán)模式在醫(yī)院檔案管理工作中能夠更加長久地得到應(yīng)用，并在應(yīng)用的過程中有效地促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提升[3]。

二、醫(yī)療檔案管理中存在的問題

1.檔案儲存問題

病患的病例中存在許多圖片信息，設(shè)備與藥品中存在許多數(shù)據(jù)信息，這使得醫(yī)院中的檔案管理是對多種不同類型信息的整合。但許多醫(yī)院在檔案管理過程中對數(shù)據(jù)的分類處理與整合并不規(guī)范，對檔案的管理方式也缺乏科學(xué)性。這就使得許多數(shù)據(jù)以不同格式共處在檔案庫中，加大了查找與應(yīng)用的難度。同時也使得檔案的準(zhǔn)確性與時效性不能得到保障，為醫(yī)院的管理工作帶來了不少麻煩。

2.檔案調(diào)用問題

目前來看，大部分醫(yī)院在檔案管理過程中已經(jīng)應(yīng)用了信息技術(shù)手段，幫助醫(yī)護(hù)工作者進(jìn)行更加高效的檔案提取與查找，但在實際工作的過程中仍然有不少醫(yī)護(hù)工作者更傾向于使用傳統(tǒng)的檢索與查找模式，缺乏專業(yè)指導(dǎo)使得他們的檔案調(diào)取速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)趕不上檔案需要的緊急程度，對醫(yī)院工作的開展造成了阻礙[4]。

3.垃圾數(shù)據(jù)過多

醫(yī)院的檔案庫由于吸納的檔案數(shù)據(jù)信息種類過多，分類又不夠明確，常常導(dǎo)致無用的垃圾信息和過時的不再適用的信息與有用的信息混合存儲在數(shù)據(jù)庫與檔案庫中，不僅占用了有限的空間，也影響著檔案數(shù)據(jù)庫的良好運行。人為操作的不規(guī)范舉動也是造成垃圾信息過多的一大重要因素。垃圾數(shù)據(jù)與新數(shù)據(jù)混合存儲為檢索和調(diào)取檔案增添了不少麻煩。

4.安全系數(shù)不足

在許多醫(yī)院的檔案系統(tǒng)中都存在安全系數(shù)不足的問題，這也和醫(yī)院開始使用信息化的管理手段存在一定的關(guān)系。大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理中忽視了防火墻和安全手段的應(yīng)用，僅靠計算機(jī)完成醫(yī)療信息分析工作帶來的一大弊端就體現(xiàn)在信息數(shù)據(jù)的安全性得不到保障上。大部分使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案歸納的醫(yī)院使用的管理系統(tǒng)存在老舊、長時間未進(jìn)行更新與維修的問題這使醫(yī)院自身的檔案數(shù)據(jù)長時間暴露在危險的環(huán)境之中，甚至部分醫(yī)院完全不注意信息安全保護(hù)工作，使得醫(yī)護(hù)人員和患者的個人信息出現(xiàn)泄露，檔案管理的效率也有所下降。

三、在醫(yī)療檔案管理中應(yīng)用PDCA循環(huán)的策略

1.計劃階段（Plan階段）

這一階段中要求醫(yī)院對檔案的整理與管理進(jìn)行科學(xué)的制度規(guī)定，關(guān)于如何收集信息、如何整合信息，對數(shù)據(jù)和圖像進(jìn)行什么樣的分類等進(jìn)行嚴(yán)格的劃分，將科研的檔案數(shù)據(jù)與其他工作的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行明顯的區(qū)分，哪些信息需要詳細(xì)記錄，哪些需要簡要整合，以及各類信息的存儲處理優(yōu)先級都是計劃階段需要完成的工作。以醫(yī)院中進(jìn)行某項科研活動時的檔案歸納為例，科研活動的每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)被記錄在案，包括科研的調(diào)查階段、試驗階段、成果階段等，這些過程中成功或失敗的數(shù)據(jù)記錄不僅要保存原件還要有復(fù)制件，具體如何進(jìn)行收納和整理就是計劃階段要做好的工作之一。

在醫(yī)院檔案管理的全過程中，對信息的收集是整合信息的前提，要將這一環(huán)節(jié)看做管理工作中的核心環(huán)節(jié)，對檔案的歸納與匯集范圍要進(jìn)行明確，這樣才能確保檔案管理的內(nèi)在基礎(chǔ)不受擾亂。

在這一階段中的具體工作流程可以再度細(xì)化為三個部分。第一是對歸檔方案的制定，要進(jìn)行明確的具有可行性的歸檔模式劃分，要對信息數(shù)據(jù)的種類與各自的特點進(jìn)行明確，確保在實際的信息采集與歸檔工作中各部門能夠協(xié)同合作。第二是對數(shù)據(jù)信息的收集與整理，在這部分工作中需要工作人員將收集得到的數(shù)據(jù)信息根據(jù)實際的指導(dǎo)方法進(jìn)行合理地歸檔收納，對不同科室的信息分門別類地整理。最后，要對所有信息進(jìn)行更加系統(tǒng)地分類，對于科研檔案和管理檔案以及一些文書資料都要統(tǒng)計與分類，并做好清晰的標(biāo)注[5]。

2.執(zhí)行階段（Do階段）

在計劃確立之后就要應(yīng)用到具體的管理工作中來，計劃流程的下一步是執(zhí)行流程。在醫(yī)院的檔案管理工作中，要對計劃階段中確立好的計劃進(jìn)行復(fù)盤，并嚴(yán)格執(zhí)行。先前確立好的制度也要嚴(yán)格有效地落到實處，落實到工作的每一個環(huán)節(jié)中。確保每一個工作人員明白這一階段的工作是什么，怎么做，如何處理以及進(jìn)行更加科學(xué)地反饋和工作提交。在檔案管理過程中要根據(jù)計劃的制定將檔案中收集到的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的分類，分類的原則是要有結(jié)構(gòu)性和類別區(qū)分明顯，不應(yīng)出現(xiàn)分類模糊、信息歸類不明確等問題。為了進(jìn)一步加強醫(yī)院科研檔案管理工作，建議相應(yīng)的管理部門要加強員工的檔案管理規(guī)范規(guī)則培訓(xùn)工作，定期組織醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)化的學(xué)習(xí)，組織一些相應(yīng)的知識競賽活動等，強化工作人員的業(yè)務(wù)水平，使工作人員熟悉掌握科研檔案管理的規(guī)范和流程。

此外在檔案管理的實施過程中醫(yī)院可以通過頒布一些分類與整合的制度來時刻提醒工作人員應(yīng)當(dāng)如何工作，例如針對本院檔案的信息重要性頒布切實的《保密制度》和《檔案查找與借閱條例》等，對人員的檔案調(diào)用與查閱進(jìn)行制度上的規(guī)范。醫(yī)院中的信息網(wǎng)絡(luò)安全性也要通過信息技術(shù)手段進(jìn)行切實的保障，可以引入更加先進(jìn)的防火墻和信息安保系統(tǒng)對信息與檔案數(shù)據(jù)的安全性進(jìn)行維護(hù)，防止丟失與被不法分子盜用。

3.檢查階段（Check階段）

在將計劃落實到管理工作中之后就要進(jìn)行細(xì)致的檢查，通過檢查才能發(fā)現(xiàn)問題并找出解決對策，可以說檢查工作對于整個檔案管理運行流程都能起到一種監(jiān)督的作用。尤其PDCA循環(huán)中存在著周而復(fù)始的特性，檢查流程不斷被執(zhí)行，能夠使管理工作被不斷完善不斷優(yōu)化，最終達(dá)到一種螺旋提升的效果。在醫(yī)院中，檔案數(shù)量龐大，檔案中的信息類別多，這些都使得檔案館管理過程中需要并必須有一套完整且科學(xué)的檢查流程。進(jìn)行有效的檢查工作能夠幫助管理者及時發(fā)展工作中存在的問題，并及時與其他部門共同商議解決對策，在檢查過程中，管理者需要將檔案管理中的每一個流程落實到個人，方便進(jìn)行追責(zé)與問責(zé)。

檢查既要有周期地進(jìn)行，也要不定期地隨機(jī)抽查，通過這樣的方式時刻確保檔案管理的工作行之有效。檔案管理工作中可能存在的數(shù)據(jù)信息不完整、數(shù)據(jù)與實際有偏差、信息損壞、信息虛假等問題在發(fā)現(xiàn)后要及時修改或補充，并對問題發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查，力求將問題的解決一步到位。檢查與管理的負(fù)責(zé)人員對待檢查工作要有責(zé)任心和信念感，不可粗心大意或得過且過，醫(yī)院的管理階層要建立起專業(yè)的檔案信息檢查團(tuán)隊，確保檢查流程有完善的理論支撐，有科學(xué)可行的具體檢查舉措。

4.處理階段（Action階段）

在這一階段中，對于上一階段中已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的各種問題都要提出切實的解決辦法，有關(guān)工作人員在檢查后要及時將結(jié)果反饋到處理中心，對于存在的問題要統(tǒng)籌分析，進(jìn)行拆解，追根溯源，查清問題的源頭。領(lǐng)導(dǎo)者在對檢查結(jié)果進(jìn)行全面的分析后不僅要提出切實的解決方案，也要對下一階段的計劃工作進(jìn)行調(diào)整與改進(jìn)。做到按時限辦理，逐步提升三日歸檔率與當(dāng)日辦理率。

此外，對于辦公室工作人員，需做好相關(guān)實踐經(jīng)驗的總結(jié)工作，使檔案管理工作更好的銜接于下一個質(zhì)量循環(huán)當(dāng)中。也要將檔案管理的實際情況與下一次循環(huán)的內(nèi)容有機(jī)融合，通過內(nèi)自省與問題解決方案的共同討論尋找到計劃中的完善與改進(jìn)的可能。通過逐級檢查與反饋上報將下一階段的管理標(biāo)準(zhǔn)不斷優(yōu)化，綜合提升醫(yī)院在管理方面的效率與質(zhì)量，使醫(yī)院的檔案管理工作逐漸走向科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，為醫(yī)院的良好發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

四、總結(jié)

綜上所述，在醫(yī)療檔案的管理過程中，應(yīng)用PDCA循環(huán)理論對醫(yī)院的檔案管理和數(shù)據(jù)分析整理有著重要的意義，對醫(yī)院的管理工作提高效率的質(zhì)量起到至關(guān)重要的作用。當(dāng)PDCA循環(huán)出現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理工作以后，檔案管理工作變得更加規(guī)范化和科學(xué)化能確保醫(yī)院檔案管理工作與時代發(fā)展變化趨勢相符合，提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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