尚曉強

摘要：聲像檔案是具有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體的歷史記錄?，F(xiàn)實中聲像檔案較容易被忽視。立足單位實際，加強聲像檔案的安全規(guī)范管理是一個很值得探討解決的問題。

關鍵詞：聲像檔案;加強;管理

聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分，它是國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是最能客觀、其實記載單位發(fā)展歷史的檔案資料。但是由于種種原因，聲像檔案作為檔案管理的一個重要門類內容，在檔案管理中較容易被忽視。根據(jù)自身檔案管理工作經(jīng)驗，并結合醫(yī)院聲像檔案管理實際，現(xiàn)就聲像檔案管理中普遍存在的問題及應采取的對策等進行探討分析。

一、聲像檔案管理中存在的問題

1.檔案管理人員專業(yè)知識欠缺。檔案是一項專業(yè)性很強的工作，很多從事醫(yī)院檔案管理的人員，以前沒有接受過檔案專業(yè)培訓，或僅接受過較短時間的檔案管理培訓，個人素質受限或對聲像檔案管理專業(yè)知識掌握不夠，多數(shù)只停留在簡單收集保管階段，導致對聲像檔案管理心中無數(shù)，管理方式落后，無法借助現(xiàn)代手段進行聲像檔案管理，影響了聲像檔案保管和聲像檔案壽命。

2.缺少制度制約，聲像檔案管理不規(guī)范。很多醫(yī)院聲像檔案一般在辦公室或信息科、宣傳科等負責醫(yī)院宣傳的科室形成，由于科室人員日常工作繁忙，加上對聲像檔案管理缺乏重視，歸檔意識不夠，導致重要日?；顒淤Y料的拍照、錄音、錄像等沒能及時轉存到檔案室，丟失或損壞的現(xiàn)象時有發(fā)生，由于聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求，如果不及時歸檔，日后難以追憶其齊全和準確，致使聲像檔案質量、歸檔率難以保證。

3.聲像檔案發(fā)揮作用不夠。檔案管理者對聲像檔案開發(fā)利用意識不夠，對歸檔數(shù)量較多的聲像檔案，一般僅滿足于接受次數(shù)甚少的査詢、借閱，缺乏開發(fā)利用動力，或缺乏聲像檔案專題編研能力，很多雖有開發(fā)利用價值卻長期處于封存狀態(tài)，發(fā)揮不了聲像檔案的應有作用，只是簡單地存儲備用。

4.聲像檔案管理安防不到位。聲像檔案的保管有嚴格條件限制，保管條件比紙質檔案要求更嚴格。目前，只有少數(shù)醫(yī)院配備了聲像檔案專柜，大多都是將聲像檔案存放在文件柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等“九防”保存要求，一旦發(fā)生問題，將無法補救，造成永久缺失。特別是一些照片慢慢的變黃褪色、底片粘連變質、磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用。

二、加強聲像檔案管理的措施。

1.強化培訓，提升素質。檔案的專業(yè)技能既要在實踐中提升，更要注意有針對性的培訓?？梢圆扇〉较冗M單位現(xiàn)場參觀學習的方式，或者邀請檔案部門管理專家來醫(yī)院有針對性的進行講解聲像檔案管理知識，并做現(xiàn)場指導，不斷提升聲像檔案管理人員業(yè)務素質和實戰(zhàn)能力。不斷培養(yǎng)檔案專職人員具有一專多能的素質，既能進行攝影或攝像，又能自行開展錄像片的編輯，同時還需有一定的文字功底。這都需要高素質檔案管理人員去完成，這對檔案管理的人員來說是一個考驗。檔案管理者要明確自身責任，加強專業(yè)學習，不斷提升自身專業(yè)素質能力。

2.全面收集，規(guī)范整理。聲像檔案是各種門類檔案中一個不可或缺的非常重要的檔案資源，在收集照片工作中要注意把握收集的關鍵節(jié)點：一要規(guī)定照片檔案的收集時間和質量。檔案員在工作中要想在前、做在前，在醫(yī)院重大活動和事件前，與拍攝人員及時溝通，活動結束后，馬上進行收集。這樣的直接收集過程可以充分保證照片檔案的完整，避免因時過境遷而出現(xiàn)的散失、損毀，從而有效地維護照片檔案的完整性。二要力求保證照片檔案的拍攝效果，在拍攝時，檔案員要事先向攝影人員表達明確拍照的主要意圖，以讓其注意角度的選擇，使拍攝的照片真實、自然、維護歷史的原貌。要加強定向采集及重點采集，對于醫(yī)院的重大活動的照片和錄像，應全力做好拍攝工作，并做好錄像專題片的制作，同時還要加強專題采集，圍繞醫(yī)院醫(yī)療、教學、科研或學術會議等活動，要進行專題拍攝，以備隨時查閱。

3.主動作為，確保齊全。檔案管理人員應主動深入科室了解情況，及時發(fā)現(xiàn)有價值的聲像資料并加以收集整理，對重要的資料要隨時歸檔，以防日久被人遺忘，盡可能掌握本單位開展各項主要活動的過程，并對活動的主題、背景、主要人物、時間等有一個深刻的印象，從而對哪些資料是重要應該歸檔的，做到心中有數(shù)，及時催繳，對保證聲像檔案的歸檔完整、歸檔質量有很大幫助。

4.挖掘開發(fā)，發(fā)揮作用。加強對聲像檔案管理的最終目的在于提高聲像檔案的利用率，發(fā)揮聲像檔案的價值。因此，檔案管理人員應加強對聲像檔案的開發(fā)利用，使之在不同的領域中發(fā)揮應有作用。通過對檔案深層次開發(fā)，提高檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務、醫(yī)院管理及患者服務，同時通過開發(fā)利用檔案，能為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，為檔案管理創(chuàng)造好的管理利用環(huán)境。

5.信息手段，便捷高效。醫(yī)院檔案信息量大、類別多，高科技手段為無紙化創(chuàng)造了契機，在保存好原始相片、磁帶的同時，采用計算機技術加強對相片、錄像帶的數(shù)字化管理，采用掃描儀將相片掃描，存進計算機硬盤或刻錄成光盤，其優(yōu)點是對相片實物的保護，防止時間過久色彩褪色，方便以后相片編輯、網(wǎng)上傳播等;將錄像帶轉為光盤，防止磁帶報廢，方便今后利用。對影像資料實行數(shù)據(jù)庫管理，可大大減少貯存庫房，方便了檢索。構筑數(shù)字化檔案室是今后檔案管理的一個發(fā)展方向，聲像檔案數(shù)字化對實現(xiàn)檔案資源共享、實現(xiàn)網(wǎng)絡傳播、遠程查詢，同時對聲像檔案的保管、延長壽命等都有重要的作用。

6.注重保護，延長壽命。聲像檔案的保管需要一定的設備投人，要爭取單位領導的重視，在經(jīng)濟上給予投入，購置必要設備，改善保管條件，完善硬件設施，從長久保護和利用角度考慮。聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震防光、防火等“九防”要求，應結合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當務之急。聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉柜單獨存放，還要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等，錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，構筑一個適應其保管的最佳安全管護環(huán)境。

總之，隨著醫(yī)療改革的不斷深入，醫(yī)院檔案管理正面臨著深刻的變化，這些問題的出現(xiàn)既為檔案管理提供了新的發(fā)展機遇，也使檔案管理工作面臨更大的挑戰(zhàn)。因此，醫(yī)院必須適應社會和單位自身發(fā)展要求，不斷創(chuàng)新發(fā)展思路，提升管理水平，更好地服務于醫(yī)院各項工作。

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（作者單位：昌樂縣五圖街道衛(wèi)生院）