虞吉芬

摘 要：隨著信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)與通訊技術(shù)的不斷發(fā)展，為學(xué)校的實(shí)物檔案管理注入活力，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅受到時間與環(huán)境的影響，在很大程度上還影響了信息的查閱與管理。實(shí)物檔案的數(shù)字化可以提升學(xué)校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性、準(zhǔn)確性與時效性，促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化，使其在學(xué)校得到的更好的應(yīng)用與推廣，符合時代發(fā)展的要求，也是促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的重要途徑。實(shí)物檔案往往具有多樣性，是學(xué)校成果與成就的主要體現(xiàn)，無論是保存價(jià)值還是對學(xué)生的教育意義都不容忽視.本文展開對學(xué)校實(shí)物檔案數(shù)字化管理與利用的分析，可以提升對實(shí)物檔案的管理水平，促進(jìn)對實(shí)物檔案的保護(hù)，發(fā)揮數(shù)字化管理的優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：高中;實(shí)物檔案;數(shù)字化;管理與應(yīng)用

引言

科技的進(jìn)步促進(jìn)了各行各業(yè)的發(fā)展，信息技術(shù)提升了各行各業(yè)的管理水平。學(xué)校實(shí)物檔案的數(shù)字化對學(xué)校檔案室的建設(shè)而言至關(guān)重要，通過實(shí)物檔案的數(shù)字化，可以促進(jìn)信息資源的共享，降低信息的檢索難度，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速識別、查詢與利用。數(shù)字化檔案管理建立在信息技術(shù)之上，具有存儲容量大，方便檢索;利于檔案的及時處理;傳輸效率高與交互能力強(qiáng)等優(yōu)點(diǎn)。對當(dāng)前實(shí)物檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對提升學(xué)校檔案的管理水平，促進(jìn)實(shí)物檔案數(shù)字化管理方式的推廣意義深遠(yuǎn)。

一、學(xué)校實(shí)物檔案的劃分

學(xué)校的事物檔案種類繁多，構(gòu)成形式也多種多樣，按其實(shí)際組成進(jìn)行劃分，實(shí)物檔案包含：榮譽(yù)檔案，包含學(xué)校獲得的錦旗、榮譽(yù)證書、獎杯與獎牌等形式;印章信物等檔案，由于學(xué)校往往歷史悠久，名稱與部門的變遷難免發(fā)生，這些變更中產(chǎn)生的印章等信物也是實(shí)物檔案的構(gòu)成;實(shí)體成果與技術(shù)資料檔案，學(xué)校的發(fā)展過程中出現(xiàn)的一些團(tuán)體類競賽作品、專利成果與技術(shù)資料等;捐贈實(shí)物，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、名人與單位組織對學(xué)校的發(fā)展進(jìn)行肯定時，捐贈的賀詞、字畫與工藝品等;紀(jì)念品實(shí)物，學(xué)校為紀(jì)念重大活動或外交過程中產(chǎn)生的紀(jì)念物等;其他有重要價(jià)值的實(shí)物，如學(xué)校往年的牌、匾等。

二、學(xué)校實(shí)物檔案數(shù)字化的必要性

學(xué)校的實(shí)物檔案對學(xué)校而言往往意義重大，是學(xué)校在往年取得重大成果或發(fā)生重大變動時產(chǎn)生的，具有直接或間接保存價(jià)值的原始記錄。實(shí)物檔案管理部門是學(xué)校的重要機(jī)構(gòu)，實(shí)行實(shí)物檔案的數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)：

1.滿足發(fā)展要求。隨著學(xué)校的不斷發(fā)展，學(xué)校的實(shí)物檔案越來越多，并呈現(xiàn)出上升的趨勢，這就增加了實(shí)物檔案管理工作的難度?？萍嫉倪M(jìn)步，信息技術(shù)的應(yīng)用，大大減輕了檔案管理工作，提升了實(shí)物檔案的管理水平。而且隨著社會的不斷進(jìn)步，許多檔案資料已經(jīng)擺脫了傳統(tǒng)的紙張、相片等形式，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槿菀妆４媾c管理的電子文件與電子制品形式，這就增加了檔案館藏的多樣性，在這種新形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸暴露出弊端，伴隨著無紙化辦公口號的不斷落實(shí)，實(shí)物檔案的數(shù)字化管理呼之欲出。

2.滿足使用要求。傳統(tǒng)的實(shí)物檔案通常只有一份原稿，在傳閱與管理中極易出現(xiàn)損壞，而且難以恢復(fù)，大大限制了實(shí)物檔案的使用范圍。信息技術(shù)的出現(xiàn)，使實(shí)物檔案數(shù)字化，增加了檔案信息查閱的方便性，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的實(shí)時共享，滿足人們的各類需求。

3.滿足儲存要求。實(shí)物檔案的管理往往對環(huán)境要求較高，一旦環(huán)境中水分與溫度異常時，會大大降低實(shí)物檔案的使用壽命，特別是紙質(zhì)檔案，一旦損害難以復(fù)原。實(shí)物檔案的數(shù)字化可以提高檔案的利用次數(shù)，避免實(shí)物原稿在多次使用后出現(xiàn)損壞。

因此實(shí)現(xiàn)學(xué)校實(shí)物檔案的數(shù)字化，既方便了對實(shí)物檔案的整理、保護(hù)、收集與傳閱，又可以節(jié)省實(shí)物檔案的檢索時間，節(jié)約人力物力，提高學(xué)校檔案室的管理水平，充分發(fā)揮檔案管理對學(xué)校發(fā)展的促進(jìn)作用。

三、實(shí)物檔案數(shù)字化的方法

1.通過掃描、拍攝進(jìn)行處理。學(xué)校的實(shí)物檔案不同于其他企業(yè)類型的檔案，需要做到檔案的及時整理與歸類。雖然實(shí)物檔案的載體千差萬別，但是數(shù)字化的方式卻大同小異。對于證書等紙質(zhì)載體的檔案，往往數(shù)字化的方式為掃描。實(shí)物檔案的規(guī)格存在很大差異，所以在數(shù)字化過程中應(yīng)有針對性的選擇掃描設(shè)備。對于規(guī)格大的紙質(zhì)檔案可以采用大型數(shù)碼平臺掃描或者采用小型數(shù)碼平臺掃描后拼接保存。紙質(zhì)檔案存在色彩等特別要求時，應(yīng)選用具有彩色模式的掃描設(shè)備進(jìn)行處理，有污損的紙張應(yīng)采用去污模式進(jìn)行處理。非紙質(zhì)的實(shí)物檔案如獎杯等不能用掃描進(jìn)行處理，則需要通過拍攝的手段實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。拍攝用的數(shù)碼相機(jī)應(yīng)滿足一定的像素要求，理論上應(yīng)大于300萬像素，并且具備彩色拍攝模式。拍攝過程要做到：包含整個實(shí)物檔案的形狀，采用無時間水印的模板，降低后期處理難度，拍攝中應(yīng)根據(jù)實(shí)物檔案的具體特征，選擇合適的拍攝方式，此外拍攝人員應(yīng)滿足一定的拍攝水平。

2.圖像的整理歸納。學(xué)校的實(shí)物檔案在拍攝、掃描之后就要進(jìn)行整理存儲，這也是實(shí)物檔案數(shù)字化的必要過程。在圖像的整理存儲過程中，應(yīng)做到：區(qū)分圖像的格式，由于不同的數(shù)碼設(shè)備默認(rèn)的拍攝格式或掃描格式較多，因此形成的數(shù)字化檔案往往以JPG、JPEG、TIF與PDF等形式存在，所以在電子文件的整理過程中應(yīng)首先進(jìn)行格式的劃分。在圖像文件整理分類后，要進(jìn)行文件的命令，實(shí)物檔案為單頁時直接命名為實(shí)物檔案名即可;如果實(shí)物檔案掃描后是多頁，則應(yīng)根據(jù)拍攝順序進(jìn)行命名，文件命名為檔案名加頁數(shù)的形式。

3.圖像的處理。實(shí)物檔案在拍攝、掃描后往往要進(jìn)行圖像的處理。只有圖像的質(zhì)量滿足要求，才能保證實(shí)物檔案的價(jià)值，因此圖像的處理需要借助專門軟件或掃描處理程序進(jìn)行處理。圖像的處理往往包含去污、拼接與糾偏等過程，去污是為了去除圖像中影響質(zhì)量的黑邊、黑點(diǎn)或其他雜質(zhì)，處理過程要應(yīng)遵循實(shí)物檔案的原貌，以還原為主要目的。圖像拼接主要針對那些大規(guī)格的實(shí)物檔案，為了保證檔案的整體性，需對分開掃描的圖像進(jìn)行拼接處理。糾偏主要針對拍攝過程中由于水平限制或其他因素造成圖像偏斜的情況，這類圖像需進(jìn)行旋轉(zhuǎn)處理進(jìn)行還原糾偏，使其滿足閱讀的要求。

4.數(shù)字化數(shù)據(jù)的質(zhì)量檢測。實(shí)物檔案在拍攝或掃描后要進(jìn)行檢查，避免出現(xiàn)偏斜與失真等情況，對不滿足要求的圖像應(yīng)重新拍攝或掃描;對漏拍、漏掃的進(jìn)行及時補(bǔ)救;順序不一致時進(jìn)行及時調(diào)整。

5.數(shù)字化數(shù)據(jù)的鏈接與備份。圖像進(jìn)行存儲歸檔后應(yīng)進(jìn)行與數(shù)據(jù)庫條目的一一校驗(yàn)，通過對數(shù)據(jù)庫檔案號的唯一性與數(shù)字化數(shù)據(jù)文件進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫與圖像文件的鏈接。檢驗(yàn)合格的圖像文件應(yīng)及時備份，保障數(shù)字化數(shù)據(jù)的安全，備份應(yīng)采取在線、離線與組合等多種形式，提升數(shù)據(jù)信息的完整性與準(zhǔn)確性。

四、學(xué)校實(shí)物檔案數(shù)字化的利用

1.增加服務(wù)形式。學(xué)校實(shí)物檔案的數(shù)字化往往依托于先進(jìn)的管理手段，因此自動化與數(shù)字化程度較高，通過數(shù)字化手段增加了實(shí)物檔案的生動性與直觀性，便于在線檢索，提升了檔案的服務(wù)水平。

2.方便展覽。實(shí)物檔案采取數(shù)字化手段處理后，便于分門別類的進(jìn)行展覽，通過照片、圖形等形式進(jìn)行直觀的展示，突出實(shí)物檔案的教育價(jià)值，同時也是學(xué)校對外擴(kuò)展知名度，提高學(xué)校形象的一個途徑。

3.進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)的互動。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各種虛擬技術(shù)逐漸出現(xiàn)在人們的視野。依托于信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的三維動態(tài)顯示，可以提高檔案的交互能力，降低檔案的展示成本，進(jìn)而更有效的利用實(shí)物檔案。

五、學(xué)校實(shí)物檔案數(shù)字化管理與利用的落實(shí)

1.提升學(xué)校檔案管理的數(shù)字化意識。隨著科技的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)逐漸融入到檔案的數(shù)字化管理中，提升了檔案管理工作的成效。檔案管理的數(shù)字化不只是降低管理工作量，更重要的是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化與檔案管理的結(jié)合。數(shù)字化檔案管理模式不僅實(shí)現(xiàn)了由人工到計(jì)算機(jī)的轉(zhuǎn)變，還提升了學(xué)校的檔案管理水平，因此學(xué)校的檔案管理應(yīng)首先轉(zhuǎn)變觀念，提升對學(xué)校檔案管理數(shù)字化的認(rèn)識，擺脫傳統(tǒng)的管理模式，主動學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識，實(shí)現(xiàn)工作重心從整理檔案到提升服務(wù)上來。

2.提升數(shù)字化檔案管理的安全意識。信息技術(shù)為檔案管理帶來了諸多好處，加快了信息的傳遞，提升了工作效率，但同樣又使得檔案信息的安全性受到威脅。如果學(xué)校檔案管理信息的安全意識不足，就會引起信息的泄漏與遺失，造成檔案信息的損壞。不僅如此，數(shù)字化檔案信息容易受到文件版本與軟件更新的影響，導(dǎo)致文件資料的不兼容或不識別，影響檔案信息的穩(wěn)定性。因此在數(shù)字化檔案管理中應(yīng)加強(qiáng)對信息資料的加密與保護(hù)，對不同等級的數(shù)據(jù)設(shè)置不同的查閱編輯權(quán)限，使檔案資料的使用與安全得到保證。同時電子檔案容易受環(huán)境的影響，要求檔案管理人員加強(qiáng)對信息的管理保護(hù)，及時的對檔案信息進(jìn)行維護(hù)與備份，提升數(shù)字化檔案信息的安全性。

3.提高檔案管理人員技能水平與素質(zhì)?；A(chǔ)設(shè)備為實(shí)物檔案的數(shù)字化管理與利用提供了物資保障，但直接決定檔案管理工作成效的是管理人員。作為檔案管理的直接參與者，檔案管理人員在很大程度上決定了檔案的管理水平，因此需要提升管理人員的素質(zhì)，提升檔案管理的技能水平，保證檔案管理數(shù)字化的落實(shí)。隨著實(shí)物檔案數(shù)字化程度的不斷深度，對工作人員的要求也越來越高，學(xué)校要保證檔案管理工作的成效，就應(yīng)加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)教育，提升相關(guān)人員的分析能力、技能水平與服務(wù)意識。

六、結(jié)束語

本文通過分析學(xué)校實(shí)物檔案的特點(diǎn)，結(jié)合檔案數(shù)字化的要求，提出了實(shí)物檔案數(shù)字化的意義所在。之后對實(shí)物檔案數(shù)字化管理與利用的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，找出當(dāng)前檔案數(shù)字化管理中存在的不足之處。最后結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況進(jìn)行總結(jié)，提出當(dāng)前實(shí)物檔案數(shù)字化管理與利用工作中應(yīng)注意與完善的地方，對推動檔案管理的數(shù)字化意義重大。

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