謝暉

摘 要：應我國近幾年的發(fā)展需求，通過對我國國情的分析和高校檔案信息與圖書館信息資源的發(fā)展規(guī)律，對高校檔案館與圖書館信息資源嵌入式整合建設提出了相應的觀點。

關(guān)鍵詞：高校;檔案信息;圖書館信息;嵌入;整合建設

對高校檔案館與圖書館信息資源嵌入式整合建設問題的研究，國內(nèi)和國外都已經(jīng)是一個比較活躍的話題。但就目前的研究成果和內(nèi)容上看，有相當一部分停留在它的可行性和優(yōu)越性的研究，對與一些實質(zhì)的內(nèi)容還沒有開發(fā)出來。不過在我國高校檔案和圖書館信息資源整合共享的實施已經(jīng)有了一定的成效，不過還處在這種理論大于實踐的現(xiàn)狀中，不利于對他們整合發(fā)展，更不利于科技和社會的發(fā)展。因為長期以來高校檔案信息和圖書館信息的差別管理方式，使檔案信息與圖書館信息分立而制，加上檔案信息的保密性，很多檔案信息一直處于閑置狀態(tài)，這樣就談不上信息的共享和開發(fā)。因此對高校檔案和圖書館信息的整合工件研究應該列為檔案學理論的重中之重。

一、高校檔案信息資源的特點和存在的問題

需要準備建立檔案文件的領(lǐng)域有很多種，如行政類、教學類、產(chǎn)品類、文化傳播類等等，都是有獨立檔案資料的部門。高等學校檔案的保存方式有紙質(zhì)型和電子型，檔案信息是高校里面重要的信息資源，他能最真實的反應每個部門在教學、研究和管理上面的發(fā)展歷程，也能更好的反應出學校的發(fā)展過程和歷史。檔案管是高校里面重要的科學文化單位，它主要負責檔案信息的永久保存和給學校提供資料，是信息資源保存與利用的中心單位，是進行愛國宣傳的重要基地。

在對高校檔案資源建設上，目前還存在著許多的問題，（1）對檔案管理的不注重，許多高校的領(lǐng)導和部分圖書館的管理人員對檔案重要性沒有充分重視，不注意日常的管理和對細節(jié)的把控。（2）檔案管理制度不夠健全，許多高校沒有建立關(guān)于管理檔案的主要流程，就使得許多檔案資料殘缺不全，沒有一套齊全有層次和分類的檔案資料管理體系，嚴重影響了檔案資料的使用。（3）檔案收藏的方式比較單一，現(xiàn)在很多高校對于檔案資料的存儲方式還是紙質(zhì)保存，使用多媒體電子形式的保存方式很少。（4）對檔案的價值缺少分類，在檔案的分類中，開放性的檔案資料還是占有很大比例的，有些檔案具有很強的時效性，作用也有大小之分，這就要求在存儲和管理中要能進行個別的分類，但在實際實施過程中，很多高校不管檔案資料的來源、價值等，直接存放在一起，這就嚴重造成了對檔案管理和利用的困難，也不能完全發(fā)揮出檔案資料的價值。（5）缺乏檔案資源和圖書館資源的共享，使用的方式比較單一，兩者同為高校的資源信息點，但是兩者是完全獨立的存在，大多數(shù)高校里面是有網(wǎng)絡和網(wǎng)頁的，而檔案館里面很少有的，兩者之間更是很少連接。（6）檔案管理的信息化低，由于現(xiàn)在很多高校里面存儲檔案的方式采用紙質(zhì)的，電子形式的很少，并且建立網(wǎng)站的部門不多，就算有的建立在網(wǎng)站上面，也是只提供簡要的內(nèi)容，并不能全部查閱，有的就直接是禁止訪問或者網(wǎng)站無法打開。（7）工作者缺乏競爭和對職業(yè)的追求，管理者專業(yè)素質(zhì)低，業(yè)務技能低，只是滿足在基本最低的水平服務，缺乏進取心和競爭意識。這些都是高校檔案資源管理所存在的問題。

二、高校檔案信息與圖書館信息資源的整合考慮

信息資源的整合就是將一定范圍內(nèi)的內(nèi)容，按照互補互贏的原則進行協(xié)調(diào)，共同納入到一個新的信息結(jié)構(gòu)里面，使這個結(jié)構(gòu)里面的信息能更好的被使用者來利用和共享。它用最低的成本提供更多的、更有用、更簡明的信息，最大可能的來滿足一切需求者。在這信息時代，高校檔案信息和圖書館信息的共建與共享是一個時代工程，兩者之間信息資源共建的目的是實現(xiàn)高校內(nèi)外檔案，圖書館信息有各自為王的狀態(tài)轉(zhuǎn)變成整合利用的狀態(tài)，并最終實現(xiàn)資源信息共享，一切的協(xié)作共建都要和實現(xiàn)信息共享的目標結(jié)合起來開展。

實現(xiàn)信息資源嵌入式整合的過程

實現(xiàn)信息資源嵌入式整合建設中，建立資源共享體系是需要一個漫長的過程。因此每個高校要通過自身的實際情況，一步一個腳印的，實事求是的進行開展，想要實現(xiàn)資源信息的共享就要有發(fā)展模式：（1）一體化的發(fā)展模式，這里說的一體化模式，是說檔案館和圖書館應該盡量的集中在一個建筑里面，這樣不僅可以收藏檔案也可以收藏圖書。這樣就能很好的形成溝通和協(xié)調(diào)的機制，加大了他們之間的合作，更大程度的實現(xiàn)了信息資源、公共設施和人力資源的共建和共享，也達到了互補方便和節(jié)約成本的目的。另外這里講的一體化模式，只是實現(xiàn)了檔案館和圖書館建筑的一體化，不是說它們合并，形成一個新的管理體系，目的只是方便它們之間的交流溝通，合作配合，并各自實現(xiàn)他們的價值，最大限度的滿足需求者的要求。兩者之間都有著不同的社會作用，他們還是以獨立的個體存在。當然，有優(yōu)點就有缺點了，這樣的一體化模式，要求建筑的規(guī)模大，牽涉的范圍大，在傳統(tǒng)觀念的影響下，人們一時還是難以接受的。不過好在現(xiàn)在高校由于招生規(guī)模的增加，都有建設新的校區(qū)來滿足需求，那一體化的建設規(guī)模也就成了很好的選擇。（2）聯(lián)合體信息中心模式，也就是說檔案館和圖書館在原有的機制上統(tǒng)一存儲模式和服務模式，組成一個新的聯(lián)合體就是信息中心。將原有的封閉性和獨立性改為開放性的網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)，對服務對象形成一個資源的合理性。信息管理的領(lǐng)導可以按照“全局集中、局部分散、通用集中、專用分散”的原則，建立縱橫交錯的多功能和高效的立體管理體系。對檔案館和圖書館進行科學和合理的分配信息管理，改變各自為政的現(xiàn)狀，達到系統(tǒng)能夠整體的發(fā)展。信息中心還要負責檢查，分類，建檔服務，負責協(xié)調(diào)檔案館和圖書館的關(guān)系制定合理的技術(shù)分配，組織具有高效率的開發(fā)部門，進行整體科學的綜合信息資源。按照這樣的發(fā)展，不但增強兩者的互補性，為高校節(jié)省經(jīng)濟開出，為使用者提供方便，而且也不會影響到他們內(nèi)部的管理。這樣既達到了共建的目的，也滿足了他們能保持各自特色的獨立。信息中心模式的缺點就是不能實現(xiàn)檔案館和圖書館公共設施的公用，它需要重復建設。（3）策略聯(lián)盟的模式，這個模式是具有兩個有優(yōu)勢團隊之間具有策略性的合作關(guān)系，就它的特點而言，它是一種合作關(guān)系，不是聯(lián)合更不是合并，它的合作所達到的效果是大于兩個團體能力的總合。而相對于檔案館和圖書館的合作來說，就能夠型形成一個長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實現(xiàn)雙贏的目的。它是一種合作關(guān)系，目的不僅僅是為了獲得對方的信息資源來擴大自己的資源，而是更加注重發(fā)現(xiàn)兩者信息的關(guān)聯(lián)，并且可以利用這個信息，來擴展更多方面的內(nèi)容。由此可見，檔案館和圖書館信息的聯(lián)盟，可以對他們共享的資源信息進行深層的整理和延伸的重要作用。（4）第三方整合信息模式，這種模式就比較簡單，檔案館和圖書館把各自收藏的一些信息資源交由第三方進行整合，比如利用網(wǎng)絡，這樣使用者就可以通過一方的資源了解到另外一方的信息。其他的就不去互相干涉和影響。這樣的模式有利于高校內(nèi)部信息的共享，更有利于高校之間的信息共享服務。第三方整合模式的缺點就是對檔案館和圖書館沒有一定的約束，結(jié)構(gòu)也不牢固，也沒有更好的保障，他不能解決關(guān)于信息重復性和遺漏，不能節(jié)約信息資源建設的成本，更不能解決在當前信息更新很快的社會形式下的收藏能力。

三、信息資源嵌入的最終目的

共同建立高校檔案資源和圖書館信息資源的共享體系，主要表現(xiàn)在共同的建設，發(fā)展和提高的方面。這就要求高校檔案資源管理部門和圖書館管理部門能放棄封閉、各自單獨存在的管理模式，走上融合和開放的模式。以高校里面的用戶為對象，用先進的管理理念，采用最新的計算機技術(shù)，全自動化的系統(tǒng)技術(shù)對高校里面檔案資源和圖書館資源采用一體化的分化，分析和管理。通過這樣的融合和統(tǒng)一的管理，可以在校園內(nèi)到更大規(guī)模的資源共享。其實最終的目的也就是通過高校檔案資源和圖書館資源的共享，甚至是學校與學校之間的相互協(xié)作的整體作用來提高信息資源保證的綜合能力，提高能完全利用共享資源的實力和提高對信息資源可知能力。對高校檔案信息資源和圖書館信息資源嵌入型整合建設的最終目的就是能全面管理，信息資源的有效利用，和更多資源能共享。

四、結(jié)束語

沒有檔案館，就沒有了人類發(fā)展的記憶和跟現(xiàn)代發(fā)展的對比，它代表著一個高校甚至一個地區(qū)的文化發(fā)展歷程和文化。因此把高校檔案信息和圖書館資源信息通過現(xiàn)代計算機技術(shù)相結(jié)合起來，建立一個新的信息資源，就能有效的提供更多的信息讓人們熟悉社會的發(fā)展，這是一個發(fā)展歷程中一個重要的成績。

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