摘 要：本文主要以高校教學(xué)檔案管理及有效利用方式解讀為重點進行闡述，結(jié)合當(dāng)下各所高校規(guī)模及師資力量情況為主要依據(jù)，首先介紹高效教學(xué)檔案的基本含義；其次分析高校教學(xué)檔案管理和利用存在的缺陷；最后說明高校教學(xué)檔案管理策略及有效利用方式，包括：實現(xiàn)檔案一體化和實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化、智能化兩個方面。旨意在為相關(guān)研究提供參考資料。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)檔案；管理；有效利用

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，教育體制不斷更新，我國高等教育模式發(fā)生了相應(yīng)的改變，教學(xué)方向也隨之面向大眾化。中國高校教育在教學(xué)模式、教學(xué)方式等方面取得進步，使教育發(fā)展機制和教育結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)了新變化，加強將教育理念滲透到學(xué)校創(chuàng)建的工作中，體現(xiàn)出高校教育教學(xué)多樣性特點。如今，各所高校將教學(xué)作為重點，教學(xué)檔案就會隨之增加，其內(nèi)容也會日漸復(fù)雜，以此，高校教學(xué)檔案管理工作有待加強。

1 高校教學(xué)檔案的認識

高校教學(xué)檔案指在教學(xué)管理和應(yīng)用中具有價值和意義的文字、圖片及視頻制成的教學(xué)文件和教學(xué)材料。其既是高校教育教學(xué)活動的原始材料，也是教師愛崗敬業(yè)、學(xué)生努力學(xué)習(xí)的表現(xiàn)。各高校在教育教學(xué)期間都要制作教學(xué)檔案，為教育教學(xué)設(shè)定目標(biāo)，教師依據(jù)教學(xué)檔案內(nèi)容設(shè)計教學(xué)的章節(jié)和課節(jié)，從而有計劃的開展教育教學(xué)活動。教學(xué)檔案記錄了教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)活動、教學(xué)實踐的的相關(guān)信息，是提升高校教學(xué)質(zhì)量和整體水平的保障[1]，給高校教育改革、教育制度完善指明了前進方向。

2 高校教學(xué)檔案管理和利用存在的缺陷

依據(jù)我國目前的高等教育事業(yè)的發(fā)展速度，高效教學(xué)檔案的管理模式存在不足，其仍然用以往的管理模式進行工作，沒有及時按照檔案的內(nèi)容，使用信息技術(shù)將其整理，這樣不僅會阻礙教學(xué)檔案管理質(zhì)量下降，還會影響教學(xué)檔案內(nèi)容的有效利用，具體如下：

現(xiàn)有的教學(xué)檔案管理模式不能跟緊新時代前進步伐，基本流程是先將紙質(zhì)檔案信息傳遞給有關(guān)部門，再由部門篩選提取有價值的內(nèi)容備檔，最后在年末時把相關(guān)文件放到學(xué)校檔案處存檔，學(xué)校檔案處的工作人員對其整合、分類和立檔，形成檔案文件，只有規(guī)模較小的學(xué)校才可以順利完成此項工作。但如今每所高校皆在擴大招生，使得學(xué)校的教學(xué)文件和檔案大量增加，這樣就增加了高校方案管理的工作難度。同時，由于學(xué)校包含的職能部門、教學(xué)單位、教師和學(xué)生數(shù)量較多，教學(xué)內(nèi)容隨之豐富多樣，檔案工作人員在篩選和提取相關(guān)檔案文件時就會毫無頭緒，沒有方向，不能將檔案材料具體化、實用化。此外，許多教學(xué)文件幾乎是以電子文檔方式做成的，在年末上交檔案時轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，檔案工作者在立檔時只能手動尋找所需材料，會導(dǎo)致整理水平質(zhì)量不佳的情況發(fā)生，進而影響高校檔案的管理效率[2]。

檔案管理模式阻礙了教學(xué)檔案內(nèi)容的有效利用主要有幾個原因：首先管理方式比較傳統(tǒng)，如今許多信息科技已經(jīng)誕生，高校檔案有關(guān)部門還在用傳統(tǒng)的手動式整理檔案資料，浪費大量時間；其次能夠提取利用的檔案資料不夠充分，不能體現(xiàn)檔案內(nèi)容的新穎性和多樣性；最后檔案工作不夠嚴謹，有些高校在查檔時將工作交給學(xué)生完成，這樣學(xué)生在沒有經(jīng)驗的情況下只能盲目對待，不能有針對性的提取出有效的信息資源，影響教育教學(xué)的深化和改革。

3 高校教學(xué)檔案管理策略及有效利用方式

高校教學(xué)檔案管理的目標(biāo)是教學(xué)檔案信息的有效利用，要想實現(xiàn)這一目標(biāo)，就要合理利用教學(xué)檔案信息價值，把信息資源應(yīng)用在教學(xué)和科研工作中。許多高校雖已經(jīng)采取措施改善教學(xué)檔案的管理和利用方式，卻沒有意識到檔案管理及應(yīng)用之間的內(nèi)在關(guān)系，影響檔案信息利用率[3]?；诖?，各高校在完善檔案信息管理和利用方法的同時，結(jié)合兩者之間的聯(lián)系引進先進技術(shù)，從而找出最佳解決方案。

3.1 實現(xiàn)檔案一體化

檔案一體化是指依據(jù)文件管理和檔案管理的信息內(nèi)容，在不改變文件內(nèi)容和結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，將檔案的立檔過程完整化。文件管理是有效實現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)，檔案管理是文件管理的關(guān)鍵，檔案工作者需考慮到兩者之間的關(guān)系，才會提高檔案管理和利用的有效性。檔案一體化可以利用管理系統(tǒng)自動對信息進行整理，節(jié)省文件的接收、整理和轉(zhuǎn)發(fā)工作的時間，不但能夠使管理和利用過程簡單操作化，還能提高檔案信息的準確性。

檔案一體化管理模式為高校教學(xué)檔案管理工作提供便利條件，但教學(xué)檔案種類繁多，數(shù)量龐大，具有多樣性和分散性，所以檔案管理工作只能由經(jīng)驗豐富的工作者來完成。檔案工作者對文件進行針對性篩選，能夠有效減少檔案的分析和整理工作負擔(dān)，提升工作質(zhì)量。第一，教師利用業(yè)余實踐制作教學(xué)文件；第二，檔案工作人員依據(jù)檔案形成要求對其分析、審查、記錄；第三，檔案工作人員將檔案文件發(fā)送給檔案立檔部門，進而完成檔案管理工作。在此期間需注意的是，用信息技術(shù)制作的電子文件應(yīng)將原件發(fā)送到檔案管理的接收器中，在電子檔案審查記錄后不能進行更改，高校的管理人員在確定信息的有效性后即可立檔。此外，檔案一體化能夠增強各檔案工作部門工作人員的協(xié)調(diào)性、合作性，通過溝通交流，促使部門之間建立和諧融洽關(guān)系，進而提高檔案管理的有效性[4]。

目前許多高校具有的辦公設(shè)備及軟件，不需置辦有效工具就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一體化，這對檔案管理工作具有十分重要的作用。

3.2 實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化、智能化

隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展和強大，使得高效教學(xué)檔案的利用率日益提升，相關(guān)資料顯示，我國高校教學(xué)檔案已引起家長、社會甚至國家的高度重視。以往的手動核查、人工檢索不能在短時間內(nèi)實現(xiàn)高校檔案的有效利用，要想改變這一現(xiàn)狀，各所高校需實現(xiàn)高效教學(xué)檔案資源利用的網(wǎng)絡(luò)化、智能化。高效教學(xué)檔案的智能化和網(wǎng)絡(luò)化具有形式上的差異，現(xiàn)實生活中許多人沒有分清兩者的區(qū)別，對其盲目利用，減小了資源的有效利用率。一般來講，網(wǎng)絡(luò)化是實現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的資源共享，將原始資源直接共享到各個平臺，其中資源的授權(quán)與應(yīng)用方面受到制約，授權(quán)利用可以將數(shù)據(jù)進行合理分散傳播，實現(xiàn)資源的廣泛利用。從某程度來說，網(wǎng)絡(luò)化較為簡單和廣泛；高校檔案的智能化，是在網(wǎng)絡(luò)化讀取數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進行智能利用。高效教學(xué)檔案數(shù)據(jù)的多樣性和復(fù)雜性影響著檔案的有效利用，各高校要想改變這種困難局面，要利用智能化對教學(xué)檔案資源進行審查和應(yīng)用，同時結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化的全面、新穎、高速等特點，及時對檔案資源實施提取、分析、探究和記錄，把散亂、復(fù)雜的檔案信息重新進行整理、審查，檔案工作人員要把這項工作視為重點操作的一項任務(wù)，切合實際實現(xiàn)高校檔案的高效利用?；诖?，不僅會提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)和能力，而且會有效實現(xiàn)檔案資源的廣泛應(yīng)用。

4 結(jié)束語

綜上所述，高校教學(xué)檔案管理及有效利用對高校的前進發(fā)展具有重要意義。國家應(yīng)采取相關(guān)措施對教學(xué)水平進行檢測，借助先進技術(shù)合理對高效教學(xué)檔案進行篩選、提取、記錄和立檔，同時做好檔案部門相關(guān)工作，協(xié)調(diào)梳理各部門之間的友好合作關(guān)系，提高各所高校教學(xué)檔案管理及應(yīng)用，不斷提升各所高校的教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量。

參考文獻

[1]嚴瑛，楊永潔.加強高校教學(xué)檔案建設(shè)和管理的意義及途徑[J].青島大學(xué)醫(yī)學(xué)院學(xué)報，2012，48（2）：177-179.

[2]李淑艷.高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新模式思考[J].中國科技信息，2005（12）：47-47.

[3]劉俊.高校教學(xué)檔案管理和利用策略[J].北京教育學(xué)院學(xué)報，2011，25（3）：53-57.

[4]張曉陽.高校教學(xué)檔案管理和利用工作的幾點設(shè)想[J].陜西檔案，2009（3）：37-37.

作者簡介

劉玲（1974-），女，漢，云南陸良，大學(xué)本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。