趙朝紅
摘 要:衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案管理是在食品衛(wèi)生、公共場所衛(wèi)生、疾病防治衛(wèi)生等衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作具有一定的促進作用。而且隨著衛(wèi)生監(jiān)督體制改革的深入發(fā)展,衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案的管理工作也受到了高度重視。然而由于衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測機構(gòu)在記錄上標準不一,而且在檔案管理方面存在著眾多的矛盾和問題,本人就衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案管理工作的建立與管理中存在的問題進行詳細的闡述。
關(guān)鍵詞:衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測;檔案管理;創(chuàng)新意識;信息資源;管理研究
衛(wèi)生監(jiān)督檔案是對衛(wèi)生監(jiān)管的基本記錄,主要包括質(zhì)量檢查、宣傳教育、行政處罰、內(nèi)部管理活動等內(nèi)容情況。它對完善整個衛(wèi)生監(jiān)管工作有著十分顯著的作用。首先,衛(wèi)生監(jiān)督管理檔案綜合運用了一些新媒體的技術(shù)、用文字、圖片、聲像以及視頻等記錄方式,對衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案進行科學化的管理與儲存,發(fā)揮著科學化管理的應(yīng)用功能。第二,衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測管理檔案作為原始記錄,不僅能夠保障工作人員的合法權(quán)益,提高工作人員的工作環(huán)境,還能針對工作人員工作情況進行監(jiān)測記錄,促使工作人員提高工作積極性,推動衛(wèi)生監(jiān)管工作的大范圍開展。第三,衛(wèi)生監(jiān)督管理檔案的記錄有很多的數(shù)據(jù),主要是衛(wèi)生監(jiān)管機構(gòu)的各種檢查、教育和活動的總結(jié),為衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測工作的實施,提供一個考核標準。
1 檔案的編號與組裝
衛(wèi)生監(jiān)督檔案主要包括現(xiàn)場衛(wèi)生監(jiān)督筆錄和現(xiàn)場衛(wèi)生監(jiān)督的錄像、錄音、照片、衛(wèi)生監(jiān)督意見書,禁忌人員調(diào)離決定書等。衛(wèi)生監(jiān)測檔案主要是有衛(wèi)生檢測采樣存根及檢驗報告。依據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測部門收集的檔案對歸檔文件進行鑒定、分類、排列、編號、編目、裝訂、裝盒、確保歸檔文件的安全保密并便于查找利用。
1)檔案編號。簽發(fā)許可證所要審核的檔案可以按照許可證的編號方法來進行編號,預(yù)防性的衛(wèi)生審核檔案可以按照業(yè)務(wù)的檔案號、類別號、順序號的方法來進行統(tǒng)一的編號。有些單位的衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案直接納入到了衛(wèi)生審核檔案中,有許可單位的衛(wèi)生監(jiān)測報告不能單獨進行編號,隨監(jiān)測時所做的現(xiàn)場檢查筆錄和采樣單歸入衛(wèi)生監(jiān)督檔案。若是沒有許可單位的衛(wèi)生監(jiān)督檔案可以按照檔案號---類別號---行業(yè)號----順序號的方法來進行有效編號,統(tǒng)一的衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案按照年度時間順序裝訂存檔。衛(wèi)生行政處罰檔案的編號也是按照業(yè)務(wù)的檔案號--類別號---行業(yè)號---順序號的方法來進行統(tǒng)一的存檔管理。統(tǒng)計報表等綜合性檔案可以按照年度時間順序來進行編號,并分類進行存檔。
2)業(yè)務(wù)檔案的整理與歸檔。業(yè)務(wù)檔案主要是按照分類管理的方式統(tǒng)一進行管理實施,案卷內(nèi)的資料按照時間的順序統(tǒng)一進行裝訂,采取先綜合后分類的形式進行排列,并按照頁或者面的方式來進行檔案袋保管。依據(jù)案卷內(nèi)的資料的規(guī)格以及形狀來選擇統(tǒng)一的檔案盒或者袋子,在檔案盒內(nèi)部填寫卷內(nèi)的目錄以及備考表,統(tǒng)一登記編號,檔案袋除外。各類歸檔的文件用紙規(guī)范,裝訂美觀,而且紙質(zhì)的載體規(guī)格使用16開型,歸檔的文件使用A4紙張來保存,整理成卷的檔案應(yīng)該移交檔案室作為歸檔材料,并做好交接登記工作。一些聲像的檔案必須保證圖像清晰,失誤完整并加以文字說明,這就要求歸檔的材料必須是原始資料,按照時間節(jié)點移交檔案室綜合保管。
2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案的保管和利用
1)檔案室保管要求。衛(wèi)生監(jiān)督檔案室的建立必須配備專門的檔案庫房,而且檔案庫房應(yīng)該做好防火、防光、防盜、防高溫以及防有害氣體等安全保護措施。各種業(yè)務(wù)部門的應(yīng)該按照專人專柜來保管資料。
2)檔案的修復(fù)、鑒定和銷毀。針對破損的檔案要及時進行修補、復(fù)制,并做好檔案的鑒定、銷毀工作。各類衛(wèi)生監(jiān)督檔案的鑒定、銷毀需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審核同意,并編制銷毀清單,留存綜合檔案進行備案。
3)檔案保管期限。檔案管理主要依據(jù)其保存的價值以及保管的期限,保管的期限分為永久、長期和短期3種。一般情況下衛(wèi)生審核檔案的資料保管期限為永久,一些單位在申請歇業(yè)滿2年后方可銷毀。經(jīng)常性的衛(wèi)生監(jiān)督檔案、現(xiàn)場的監(jiān)督監(jiān)測、采樣等檔案保管期限一般為2~3年。但在具體的運行過程中還需要根據(jù)當?shù)乇O(jiān)督檔案的保管時限來進行研究,最終保障衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測的檔案管理工作能夠有序進行。
3 衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案規(guī)范化實施問題研究
鑒于衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作人員是一支新生的主力軍,更有必要通過解決實際工作中的問題與難題來促進能力與素養(yǎng)的提高,以便更好的為人民群眾服務(wù)。目前,衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案的歸檔標準還未統(tǒng)一化,哪些衛(wèi)生監(jiān)督資料可以歸檔,哪些資料不需要歸檔,各種資料的保質(zhì)期都如何進行劃分,沒有統(tǒng)一的辦法和標準,歸檔的材料也不規(guī)范,并提出了一些衛(wèi)生監(jiān)督管理方法,這在衛(wèi)生監(jiān)督管理工作中發(fā)揮了積極的作用。因此應(yīng)盡快制定衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案管理辦法和標準,實現(xiàn)規(guī)范化管理要求。另一方面,檔案管理工作是一門專業(yè)性較強的技術(shù)性工作,在制定檔案管理辦法和標準的前提下,加強檔案管理人員基本知識培訓,通過培訓,使檔案管理人員掌握系統(tǒng)的檔案保管知識,使衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案管理工作能夠逐漸步入正軌。
1)培養(yǎng)高素質(zhì)檔案工作行政執(zhí)法人員。近年來,由于檔案管理部門人才流失嚴重,出現(xiàn)崗位空擋情況。若是想要改變這種現(xiàn)象,首先要改變檔案工作無聲無息的封閉局面。衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案管理是衛(wèi)生行政部門對人進行監(jiān)管,是保護人權(quán)益的重要依據(jù)。作為衛(wèi)生行政部門內(nèi)部進行抽查監(jiān)督的重要控制依據(jù)。通過加強這方面的工作實施,改進衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測工作,提高檔案管理人員的工作素質(zhì),強化衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測的危機感,促使其加強學習,盡職盡責,從而達到衛(wèi)生監(jiān)督工作的質(zhì)量得到有效提高。積極的參與社會活動,并加強協(xié)調(diào)能力,為檔案工作的順利開展創(chuàng)造良好的社會服務(wù)。其次廢除舊的用人機制,提高工作人員的積極性。三是強化訓練,對檔案管理工作分層進行基礎(chǔ)知識教育工作,高級理論培訓及檔案專業(yè)教育工作,培養(yǎng)一支高質(zhì)量的優(yōu)秀人才。
2)科技創(chuàng)新意識增強。隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展,科技創(chuàng)新工作也不斷加強,管理體制工作也在不斷的加強,因此衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作提高與創(chuàng)新管理是離不開的。在人們的認識里,檔案管理工作是簡單而又枯燥的,傳統(tǒng)而落后的工作方法都會使檔案工作者缺乏創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望,而且日常的檔案工作也只是滿足于每年的立卷、收集、整理等一系列的模式。由于衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)成立的時間不長,經(jīng)驗不足,編研工作遠遠跟不上檔案信息資源的開發(fā)利用需要,對著那些資料可供社會利用,檔案管理人員還需要結(jié)合實際,有目的的計劃編研一些指導(dǎo)資料,供社會利用。另外,編發(fā)檔案所利用的社會效益,反饋的信息仍舊要通過編輯之后重返社會,將制定好的檔案上傳上級領(lǐng)導(dǎo),做好系統(tǒng)的檔案管理工作。
3)衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作的保密性需要進一步加強。實施衛(wèi)生監(jiān)督管理工作是治理社會公共衛(wèi)生的重要手段,因此衛(wèi)生監(jiān)督工作的涉及面較為廣泛,需要在資料管理上進一步加強。在日常的管理中,衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作具有保密性、法律性等特點,在加強衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的基礎(chǔ)上,建立和完善衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的規(guī)范化、法制化建設(shè),另外還需要重視檔案管理工作的保管途徑,在培養(yǎng)監(jiān)督檔案管理工作的同時,促使檔案管理人員的創(chuàng)新經(jīng)濟和開拓進取精神,提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的保密性。而且檔案庫房管理制度應(yīng)用上,劃清檔案管理工作的開放程度,無關(guān)人員須有相關(guān)的證明才能查閱檔案信息,針對檔案的管理權(quán)限,檔案的編號以及保管程度等都有清晰的要求女,便于衛(wèi)生監(jiān)督檔案能夠朝著規(guī)范化、標準化的檔案管理工作發(fā)展。
4)轉(zhuǎn)變觀念,重視衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息資源的開發(fā)與利用。在檔案信息資源開發(fā)與反饋工作中,由于檔案數(shù)據(jù)管理的局限性,對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和管理都有一定的影響。而衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測收集統(tǒng)計檔案所得來的數(shù)據(jù),直接反映檔案的利用情況,但這些都是表面現(xiàn)象,說明了檔案給社會和經(jīng)濟建設(shè)的價值和作用。而且這些統(tǒng)計的數(shù)據(jù)也只能說明表面現(xiàn)象,不能真實的表達檔案利用的實質(zhì),實際的經(jīng)濟效益,這就是目前衛(wèi)生監(jiān)督檔案系統(tǒng)普遍存在的問題。我們只需要統(tǒng)計幾個可以利用的數(shù)據(jù),比如說人數(shù)、可以利用的檔案的卷數(shù),頁數(shù)以及復(fù)印數(shù)據(jù)等,通過檔案信息資源的開發(fā)與利用,所獲得的社會效益和經(jīng)濟效益。
現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新信息環(huán)境正在迅速的形成,衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理也逐步向數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變,必須給與一定經(jīng)費投入,并加強檔案管理信息化管理科研工作,提高衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案的信息化管理水平。
4 結(jié)語
衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作是實施衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理的重要組成部分,我國目前大難檔案工作正處于封閉型管理到開放式服務(wù),從注重保管的質(zhì)量到注重服務(wù)質(zhì)量,傳統(tǒng)的服務(wù)管理向現(xiàn)代化的管理工作轉(zhuǎn)型。而且隨著改革開放的深入開展,新時期的衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作的地位和作用更加突出。在之后的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理中也必然會在深化改革、發(fā)展經(jīng)濟、推動科技進步、提高國民素質(zhì)有著重要的促進作用。
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