劉小紅 莊健

[摘 要：高職院校畢業(yè)生管理是做好高職院校學(xué)生日常管理與發(fā)展、畢業(yè)生就業(yè)的前提與基礎(chǔ)，畢業(yè)生檔案管理問題長期以來直接關(guān)系著畢業(yè)生的就業(yè)狀況，也是高職院校招生與就業(yè)的風(fēng)向標(biāo)。本文從高職院校畢業(yè)生檔案管理的角度闡釋畢業(yè)生檔案管理的重要性及其發(fā)展趨勢，為高職院校畢業(yè)生管理提供積極的建設(shè)性建議。

關(guān)鍵詞：高職院校；畢業(yè)生；檔案管理]

高職院校畢業(yè)生管理是做好高職院校學(xué)生日常管理與發(fā)展、畢業(yè)生就業(yè)的前提與基礎(chǔ)，畢業(yè)生檔案管理問題長期以來直接關(guān)系著畢業(yè)生的就業(yè)狀況，也是高職院校招生與就業(yè)的風(fēng)向標(biāo)。畢業(yè)生檔案作為大學(xué)生重要信息的載體，記載著其在校期間學(xué)習(xí)、生活和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等，既反映著大學(xué)生學(xué)習(xí)成績、專長愛好、獎(jiǎng)懲情況和思想品德等重要信息，也是企業(yè)聘用、戶口落戶、社保繳納和職稱申報(bào)等工作開展的重要依據(jù)，關(guān)系著大學(xué)生畢業(yè)后的個(gè)人發(fā)展，其重要性不言而喻。但是很多高校的大學(xué)生檔案管理工作問題多多，這直接影響了大學(xué)生的切身利益。因此，分析大學(xué)生檔案管理工作中的問題及對策，以及管理工作的發(fā)展趨勢，對幫助大學(xué)生畢業(yè)后順利融入社會(huì)有著積極的意義。

檔案管理大學(xué)生是新時(shí)代下國家與社會(huì)發(fā)展的主力隊(duì)伍，是推動(dòng)生產(chǎn)力發(fā)展一個(gè)重要群體。在我國高等教育逐漸走向大眾化的階段，做好大學(xué)生畢業(yè)的檔案管理工作對促進(jìn)大學(xué)生畢業(yè)就業(yè)，為社會(huì)輸送人才就具有重要且深遠(yuǎn)的意義。

一、大學(xué)生畢業(yè)檔案管理中存在的問題

1.未能得到足夠的重視

許多基層的人才服務(wù)中心一直未能認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)為大學(xué)生畢業(yè)工作能夠干好與檔案并沒有什么必然聯(lián)系；學(xué)生也是如此，大多都沒有意識(shí)到檔案的重要性，很多學(xué)生在畢業(yè)后的很長時(shí)間內(nèi)檔案都在自己手中，也不寄存到才服務(wù)中心；另外，一些基層的人才服務(wù)中心也未能及時(shí)管理檔案，只是隨意堆放。種種現(xiàn)象都說明了基層人才服務(wù)中心所存在的不同程度上的輕視思想，很多人對缺乏對大學(xué)生畢業(yè)檔案工作的了解，甚至是忽視，無法滿足當(dāng)前的管理需求。

2.檔案管理方法與保存技術(shù)都比較落后

當(dāng)前的高校檔案管理方式仍然比較陳舊，管理雜亂無序，不利于用人單位上門查閱、參考，關(guān)鍵時(shí)刻影響了畢業(yè)生的就業(yè)。當(dāng)前的檔案管理方式和手段未能滿足檔案存放時(shí)間短、流動(dòng)較快、投寄單位多、就業(yè)趨向廣等特點(diǎn)；檔案管理對環(huán)境要求較高，特別是一些區(qū)縣級(jí)的人才服務(wù)中心沒有專用檔案室，有些檔案室設(shè)備不配套，再加上狹窄、潮濕，很容易引起檔案材料的霉變、蟲蛀，影響檔案的保存及美觀度、完整性等；此外，很多大學(xué)畢業(yè)生的檔案都是無法備份的原始材料，一旦損壞不僅影響學(xué)生個(gè)人，還會(huì)影響社會(huì)對人才連續(xù)培養(yǎng)目標(biāo)的達(dá)成。

3.檔案內(nèi)容單一不全，未能反映

大學(xué)生的在校全貌大學(xué)生檔案的歸檔范圍一直以來大多是招生錄取材料、入學(xué)登記表、報(bào)到證存根、學(xué)籍成績總表、獎(jiǎng)懲文件、體檢表等，這些材料未能涵蓋學(xué)生的素質(zhì)全貌，也不能滿足用人單位的需求。雖然近些年出現(xiàn)了一些新的如：大學(xué)生英語四、六級(jí)證、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書、心理測試成績、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等檔案材料，也反映了當(dāng)代大學(xué)生的精神風(fēng)貌，但部分也未能進(jìn)入學(xué)生本人檔案之中。

二、大學(xué)生畢業(yè)檔案管理的應(yīng)用對策分析

1.高校應(yīng)不斷提升重視的程度

加強(qiáng)對大學(xué)生畢業(yè)檔案管理工作的重視程度，培養(yǎng)檔案管理人員的管理服務(wù)與愛崗敬業(yè)的奉獻(xiàn)意識(shí)，引導(dǎo)其全心全意為大學(xué)畢業(yè)生檔案管理工作所服務(wù)；嚴(yán)格規(guī)范檔案管理的流程，如何歸檔，多長時(shí)間做出什么樣的處理，都應(yīng)做到規(guī)范化、制度化、專業(yè)化及職業(yè)化。同時(shí)，重視檔案管理工作人員的激勵(lì)制度，將其工作成績和服務(wù)態(tài)度納入職務(wù)晉升與評定之中，對工作人員形成制度化的約束。

2.不斷完善管理方法與保存條件

檔案保存是一項(xiàng)具有較強(qiáng)技術(shù)性的工作。所以，伴隨著時(shí)代的飛速發(fā)展，檔案的管理與保存也應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。比如：擴(kuò)建館舍、增購除濕器、空氣加濕器、密封和塑封等設(shè)備，購置計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存設(shè)備等；同時(shí)，加強(qiáng)對檔案的巡視、檢查、除蟲，注意放水、放火，提升安全防護(hù)等級(jí)。

3.拓展大學(xué)畢業(yè)生檔案歸檔的范圍

高校應(yīng)立足于當(dāng)前大學(xué)生的實(shí)際學(xué)習(xí)情況、生活軌跡等，不斷修改與補(bǔ)充原歸檔的范圍，從而體現(xiàn)、涵蓋當(dāng)前大學(xué)生的德智體美勞、個(gè)性特征、心理狀態(tài)、發(fā)展?jié)撃?、適應(yīng)崗位等全貌。例如：政治思想方面的鑒定、學(xué)習(xí)成績與報(bào)告、圣體素質(zhì)等，從而促進(jìn)大學(xué)生畢業(yè)生的就業(yè)和日后的發(fā)展。

4.加快大學(xué)生畢業(yè)檔案的計(jì)算機(jī)管理

盡快實(shí)現(xiàn)大學(xué)生畢業(yè)檔案管理的紙制檔案和電子檔案的管理。如：新生入學(xué)時(shí)就應(yīng)建立一個(gè)詳細(xì)的個(gè)人電子檔案庫，并伴隨著材料內(nèi)容的增加而增加，從而便于用人單位的依據(jù)用人條件更好地鎖定目標(biāo)；而電子檔案在學(xué)生畢業(yè)離校但未分配的兩年時(shí)間內(nèi)發(fā)揮更大的作用，因?yàn)殡娮訖n案可以永久保存，為學(xué)生的順利就業(yè)提供機(jī)會(huì)。總而言之，大學(xué)生畢業(yè)檔案是記錄學(xué)生成長經(jīng)歷、學(xué)習(xí)成績、個(gè)人特長、思想品德、身心健康狀態(tài)等信息的重要文件，做好大學(xué)生畢業(yè)檔案的管理工作，能夠更直接、合理、充分地利用人才，有利于畢業(yè)生就業(yè)，還能促進(jìn)高校自身的建設(shè)與發(fā)展，提升其社會(huì)信譽(yù)。大學(xué)畢業(yè)生檔案管理工作，應(yīng)在實(shí)際工作中不斷加強(qiáng)研究，用科學(xué)、發(fā)展的眼光做好檔案管理工作，最大化地發(fā)揮其利用率，為社會(huì)主義發(fā)展提供更多合格的人才。

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