萬玉俠

【摘要】高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)是新時期檔案管理發(fā)展的重要方向，也是轉(zhuǎn)變管理理念、創(chuàng)新管理方法的重要途徑。本文分析了當(dāng)前高校數(shù)字化檔案管理中存在的問題，并在此基礎(chǔ)之上，從提高數(shù)字化檔案管理意識、完善管理標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)化管理環(huán)境等方面，闡述了高校數(shù)字化檔案管理的實現(xiàn)策略。

【關(guān)鍵詞】高校；數(shù)字化檔案管理 問題 實現(xiàn)策略

在數(shù)字信息時代，高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的推進，是提高檔案管理效率、轉(zhuǎn)變管理模式的重要保障。當(dāng)前，高校依托數(shù)字校園建設(shè)，逐步完善數(shù)字化檔案管理布局，在很大程度上獲得了良好的建設(shè)成效。但從實際而言，數(shù)字化管理仍存在諸多問題，制約了高校數(shù)字化檔案管理建設(shè)。因此，如何適應(yīng)新的環(huán)境，在加快數(shù)字化檔案管理建設(shè)中，推動高校改革發(fā)展的重要內(nèi)容。本文從數(shù)字化檔案管理的意義出發(fā)，就高校如何實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，做了具體闡述。

一、高校數(shù)字化檔案管理中存在的問題

（一）意識淡薄：數(shù)字化檔案管理意識淡薄，缺乏有效工作開展

在傳統(tǒng)管理思維的影響之下，高校在檔案管理方面，缺乏數(shù)字化檔案管理意識，在工作組織開展、數(shù)字檔案開發(fā)應(yīng)用等方面，缺乏良好的思想意識，影響檔案工作的有效開展。首先，高校缺乏對數(shù)字化檔案管理的重視，在檔案管理建設(shè)中，缺乏有效的組織領(lǐng)導(dǎo)，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理滯后于校園數(shù)字化建設(shè)；其次，檔案管理尚未形成數(shù)字化管理的良好環(huán)境，特別是在管理方式、管理理念等方面，有待進一步轉(zhuǎn)變，以更好的適應(yīng)新時期檔案管理的實際需求；再次，相比于教學(xué)、科研，檔案管理的處于尷尬額定位，檔案管理缺乏良好的管理環(huán)境，各部門之間的協(xié)調(diào)配合力度欠缺。

（二）標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一：數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，影響信息共享

高校在檔案數(shù)字化管理建設(shè)領(lǐng)域，取得了一定的成效，但數(shù)字化檔案管理尚未統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理在共享、安全等方面，面臨諸多問題。1）高校數(shù)字化檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在數(shù)字化檔案資源的收集、分類整理等環(huán)節(jié)，都存在數(shù)字信息不流暢而影響檔案管理效率；2）數(shù)字信息共享是數(shù)字化檔案管理的重要出發(fā)點，而在技術(shù)、業(yè)務(wù)及管理方面，存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問題，進而影響數(shù)字化檔案資源的共享，弱化了數(shù)字化檔案管理的重要作用。因此，加快數(shù)字化檔案管理，關(guān)鍵還是要在技術(shù)等領(lǐng)域，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，提高數(shù)字檔案信息資源的共享性。

（三）基礎(chǔ)條件欠缺：缺乏高素質(zhì)人才隊伍，數(shù)字化建設(shè)投入不足

從實際而言，高校數(shù)字化檔案管理缺乏完備的基礎(chǔ)條件。一是在高素質(zhì)人才隊伍建設(shè)方面，缺乏實質(zhì)性的工作開展。管理人員在專業(yè)性、數(shù)字化等方面，缺乏良好的綜合能力，對當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作表現(xiàn)出較大的不適應(yīng)性；二是高校在數(shù)字化管理建設(shè)中，缺乏足夠的投入，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，特別是硬軟件設(shè)施的不足，難以確保數(shù)字化檔案管理的實現(xiàn)。為此，從基礎(chǔ)條件而言，高校數(shù)字化檔案管理面臨人才培養(yǎng)、資金投入等問題，影響工作開展。

二、高校數(shù)字化檔案管理的實現(xiàn)策略

（一）提高意識：提高數(shù)字化檔案管理意識，提高檔案管理效能

高校要重視數(shù)字化檔案管理建設(shè)，認識到其在科研、教學(xué)等領(lǐng)域中的重要地位。首先，高校要從實際出發(fā)，強化數(shù)字化檔案管理建設(shè)的組織引導(dǎo)，通過人員配置、機構(gòu)設(shè)置等方面，確保數(shù)字化檔案管理的有效實施；其次，要創(chuàng)設(shè)良好的檔案管理環(huán)境，強化各部門之間的協(xié)調(diào)配合，為檔案管理數(shù)值化提供有力保障；再次，強化數(shù)字化檔案管理制度建設(shè)，依托制度管理工作開展，確保檔案管理工作落實到位。

（二）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)：建立統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提高信息共享

為了進一步提高數(shù)字信息的共享效果，高校應(yīng)著力于建立統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字信息共享的流暢性。因此，立足當(dāng)前高校數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀，在管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)中：1）高校要進一步規(guī)范檔案數(shù)字化管理工作，通過建立完善的數(shù)字化信息系統(tǒng)，確保數(shù)字檔案信息收集、分類、歸檔等工作的有效開展；2）檔案數(shù)字信息的開發(fā)及應(yīng)用，建立在完善的信息系統(tǒng)平臺之上，這就要求高校要加快標(biāo)準(zhǔn)化信息系統(tǒng)建設(shè)，為數(shù)字化檔案管理提供平臺保障。

（三）優(yōu)化環(huán)境：強化高素質(zhì)人才隊伍建設(shè)，加強資金投入力度

人才隊伍建設(shè)是實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的重要基礎(chǔ)，更是優(yōu)化檔案管理環(huán)境的重要保障。在筆者看來，高校一是要強化人才隊伍建設(shè)，特別是數(shù)字信息技術(shù)人才的培養(yǎng)，能夠更好地適應(yīng)工作崗位，滿足新時期的檔案管理的工作需求；二是強化教育培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)能力，并掌握計算機等技能，能夠更好地勝任數(shù)字化檔案管理工作；三是加大投入力度，完善數(shù)字化檔案管理的硬軟件設(shè)施。對于高校數(shù)字化檔案管理而言，應(yīng)加快數(shù)字信息系統(tǒng)建設(shè)，能夠最大程度地保障數(shù)字化檔案管理的有效開展，滿足管理工作要求。

三、結(jié)束語

總而言之，高校在數(shù)字化信息時代，加快推進數(shù)字化檔案管理建設(shè)，是基于新發(fā)展、新理念的重要體現(xiàn)，對于推動高校改革發(fā)展，具有重要的意義。在本文的探討中，高校數(shù)字化檔案管理的有效實現(xiàn)，關(guān)鍵在于通過人才隊伍建設(shè)、加強資金投入，優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境；通過完善管理標(biāo)準(zhǔn)、協(xié)調(diào)部門配合，創(chuàng)設(shè)外部條件，以更好的推進數(shù)字化檔案管理。

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