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        人工檔案管理與數(shù)據(jù)化檔案管理對比研究

        2017-12-07 23:11:19唐虎
        卷宗 2017年33期
        關(guān)鍵詞:對比研究

        摘 要:隨著近年來我國科學(xué)技術(shù)快速的發(fā)展,在信息技術(shù)的影響下,檔案管理模式也發(fā)生了變化。借助信息網(wǎng)絡(luò)的信息交互、傳遞等功能可實現(xiàn)一體化的檔案數(shù)據(jù)管理與共享,充分滿足用戶信息查詢和獲取的需要。但就目前我國的檔案管理體系建設(shè)情況來看,跟多檔案管理機構(gòu)和單位還在沿用著人工檔案管理方式,既沒有進(jìn)行一體化的檔案數(shù)據(jù)建設(shè),也無法滿足社會各領(lǐng)域檔案數(shù)據(jù)查詢和獲取的需要,限制了檔案管理效率的提升。鑒于此,本文人工檔案管理方式和數(shù)據(jù)化的檔案管理進(jìn)行對比分析,并提出詳細(xì)的研究思路,以供廣大讀者借鑒。

        關(guān)鍵詞:人工檔案管理;數(shù)據(jù)化檔案管理;對比研究

        1 數(shù)據(jù)檔案管理模式建設(shè)的必要性

        在信息技術(shù)的影響下,檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)已經(jīng)成為了行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。借助信息網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)資源管理和信息交互功能不僅能實現(xiàn)一體化的數(shù)據(jù)資源共享,還能對各類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的歸類、歸檔和數(shù)據(jù)化存儲,充分滿足用戶信息資源獲取和查詢的需要??梢詳?shù)據(jù)檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)完全改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式,在滿足檔案數(shù)據(jù)共享、信息交互、傳遞的需求上讓檔案管理變得更為簡單、便捷。不但提高了檔案管理效率,更能促進(jìn)紙質(zhì)檔案信息、音視頻檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行長期保存,形成永久性信息資源來滿足各領(lǐng)域信息查詢和獲取的需要。具體而言,數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)的發(fā)展開拓了檔案管理的新篇章,以計算機數(shù)據(jù)管理為核心的信息化檔案管理體系能夠形成全面性的資源互補優(yōu)勢,既能促進(jìn)檔案信息進(jìn)行永久保存,也能提升檔案管理效率,滿足檔案管理體系一體化建設(shè)的需要。

        2 人工檔案管理模式存在的主要缺陷

        從檔案保管的方法演變來看,人工檔案管理模式還存在較大的發(fā)展局限,不能適應(yīng)檔案管理一體化發(fā)展的需要。一方面,多元化、多種類的檔案數(shù)據(jù)資源需要人工進(jìn)行長期的保管、對于重要的信息資源還要進(jìn)行加密管理,既需要付出較多的時間,也需要付出較大的精力,其處理效率較低,錯誤率較高,不適應(yīng)大規(guī)模檔案信息數(shù)據(jù)集中使用的需求。此外,檔案管理機構(gòu)如果采用人工的方式對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行集中處理需要較多的人力資源,而檔案管理專業(yè)出身的人才相對較少,不能滿足檔案管理機構(gòu)人才使用的要求。同時人力資源的使用意味著檔案管理部門要付出更多的人力成本,而人力成本的支出要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于檔案信息管理體系建設(shè)的費用,長此以往會給檔案管理部門造成較大的經(jīng)濟負(fù)擔(dān)。最后人工檔案管理模式主要以紙質(zhì)信息、電子音像制品信息為主,面對這些實體資源既需要建立專門的檔案室進(jìn)行保存,也需要人工對其進(jìn)行專門的整理、存放、歸檔、處理流程過于繁瑣且效率低下。

        3 數(shù)據(jù)化檔案管理模式的主要優(yōu)勢

        (一)提高保存管理質(zhì)量

        傳統(tǒng)上的檔案保存手段,一般主要以紙質(zhì)、圖片、照片、錄音、錄像為主,因檔案保存的方法不同,時間長短不同,可能造成紙質(zhì)文檔受潮、水浸、火災(zāi)等各類損壞情況,每年需要檔案管理部門投入相當(dāng)?shù)慕?jīng)費進(jìn)行保存。同時這類實體紙質(zhì)資源到大安信息數(shù)據(jù)很難進(jìn)行備份處理,因為無備份文件,當(dāng)原文件損失后,信息管理將變得較為困難。數(shù)據(jù)化檔案管理主要是指借助計算機、網(wǎng)絡(luò)等工具,把有關(guān)資料制作成電子文檔進(jìn)行保存,在保存空間、質(zhì)量、清晰度、準(zhǔn)確性方面都有明顯的提升。

        (二)數(shù)據(jù)信息檢索更為準(zhǔn)確

        數(shù)據(jù)化的檔案信息管理體系在信息檢索方面上午的快速準(zhǔn)確,操作簡單便捷。傳統(tǒng)檔案管理工作檢索需要檔案管理人員從目錄中找出所需的記錄信息,然后據(jù)此在檔案管理室進(jìn)行查找,既費時又費力。檔案數(shù)據(jù)化體系建設(shè)只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可滿足信息查詢的需要,其操作更為便捷,管理人員可以從模糊查詢,組合查詢分類查詢中,選取最佳的查詢方式。在檔案數(shù)據(jù)庫中檢索出需要的檔案信息,在信息共享的前提下,信息查詢者只需要獲取管理權(quán)限,就可以進(jìn)行數(shù)據(jù)共享,極大減輕了工作人員的負(fù)擔(dān),提高了信息檢索效率。

        (三)提高工作效率

        檔案管理上進(jìn)行數(shù)據(jù)化體系建設(shè),更省時省力,能夠有效提高人力資本的利用率。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多由人工完成,需要大量管理人員進(jìn)行大量的手工資料的收集、整編、匯總存放等、工作量大、且效率低、造成時間浪費而提高了人力成本。進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)后,網(wǎng)絡(luò)化,自動化實時化的優(yōu)點立刻凸顯出來,只需要一次簡單的數(shù)據(jù)錄入,檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享就能滿足各領(lǐng)域?qū)τ跈n案信息數(shù)據(jù)查詢的需要。這種檔案管理方式,能夠?qū)崿F(xiàn)多次信息數(shù)據(jù)利用,并實現(xiàn)信息傳遞和數(shù)據(jù)共享,有效提高了信息的管理效率和檔案資源的利用率。檔案數(shù)據(jù)化管理體系及服務(wù)機制的建設(shè)能夠擴大檔案信息的使用范圍,這就要求檔案管理機構(gòu)一方面要結(jié)合信息技術(shù)建立線上信息服務(wù)平臺來滿足社會用戶多方面當(dāng)然信息獲取的需求,另一方面檔案管理及服務(wù)機構(gòu)要在引入計算機技術(shù)的前提下,結(jié)合自身的管理模式,優(yōu)化自身的內(nèi)部組織架構(gòu),根據(jù)自身的檔案管理特點建立完善的信息化操作模式,促進(jìn)信息化檔案管理機制的形成。

        (四)促進(jìn)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理

        相對于傳統(tǒng)的人工檔案管理方式,檔案管理體系進(jìn)行數(shù)據(jù)化建設(shè)能夠促進(jìn)檔案管理方法向科學(xué)化方向邁進(jìn)。科學(xué)化的檔案管理工作方法是實施檔案管理的重要前提,就是根據(jù)信息社會的特點和檔案工作的客觀規(guī)律,進(jìn)行合理的組織計劃和信息資源控制。傳統(tǒng)人工檔案管理模式下,檔案數(shù)據(jù)資源整理、歸類、歸檔難以形成科學(xué)性的管理工作標(biāo)準(zhǔn)體系,不能從科學(xué)的角度形成信息資源管理優(yōu)勢。當(dāng)然,數(shù)據(jù)化體系的建設(shè)就可以很好的解決這一問題,依托于計算機網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)交互優(yōu)勢,既能促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)及時共享、分類傳播、集中存儲和數(shù)據(jù)庫建設(shè),也能全面提升檔案管理的工作效率形成集中化的工作標(biāo)準(zhǔn)模式。一方面,數(shù)據(jù)化交互體系的建設(shè)能為檔案資源的及時共享提供必要的途徑,既能轉(zhuǎn)變檔案數(shù)據(jù)的共享形態(tài),也能促進(jìn)不同的管理機構(gòu)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交流和數(shù)據(jù)傳播。另外一方面,數(shù)據(jù)庫的建設(shè)為檔案管理提供了標(biāo)準(zhǔn)性的存儲流程,對于不同種類、不同形態(tài)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化處理,將其集中存儲在信息數(shù)據(jù)庫當(dāng)中能滿足各部門、各組織的信息查詢需要,形成社會性的資源分布體系來促進(jìn)信息收集和信息共享,全面提升了檔案信息資源的利用效率。

        綜上所述,與傳統(tǒng)人工檔案管理模式相比,數(shù)據(jù)化的檔案管理體系建設(shè)有了更為明顯的優(yōu)勢,既能形成集中化的資源存儲優(yōu)勢促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)在不同的空間和時間范圍內(nèi)進(jìn)行使用,也能形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程,將各種各樣的電子信息數(shù)據(jù)進(jìn)行集中存儲。這就要求檔案機構(gòu)要以先進(jìn)的技術(shù)及技術(shù)管理為基礎(chǔ),在先進(jìn)技術(shù)及管理理念的引導(dǎo)下,進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理體系建設(shè),形成統(tǒng)一的管理流程,滿足檔案數(shù)據(jù)信息共享和傳遞的需求。

        參考文獻(xiàn)

        [1]夏春秋.急救中心檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].蘭臺內(nèi)外. 2016(05)

        [2]夏春秋.淺析急救中心檔案資源的現(xiàn)代化管理[J].辦公室業(yè)務(wù). 2016(19)

        [3]王玲,張妍妍.大數(shù)據(jù)時代檔案工作面臨的大機遇與大挑戰(zhàn)[J].蘭臺世界. 2014(17)

        作者簡介

        唐虎(1984-),男,四川南充,蓬溪縣人力資源和社會保障局,檔案管理。endprint

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