梁書華

摘 要：人事檔案記載著員工的個(gè)人經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、學(xué)歷、業(yè)務(wù)能力、工作狀況，是員工參與社會(huì)活動(dòng)的記錄和個(gè)人自然情況的反映，是人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔、使用人才時(shí)的重要依據(jù)。特別是隨著我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人力資源已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中重要的核心資源。而人事檔案管理就是促進(jìn)人力資源優(yōu)化配置的重要依據(jù)，在現(xiàn)代化企業(yè)管理和企業(yè)發(fā)展中起著關(guān)鍵作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案 人力資源管理 作用

中圖分類號(hào)：F240

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2017）09-255-02

一、人事檔案在人力資源管理中所發(fā)揮的作用

人事檔案管理工作的優(yōu)劣對(duì)企業(yè)人力資源的配置和企業(yè)的發(fā)展具有重要的影響，特別是隨著時(shí)代的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮著愈來愈重要的作用。

1.能夠促進(jìn)企業(yè)恰當(dāng)合理使用人才。人事檔案管理工作的優(yōu)劣能夠直接影響人事檔案作用的發(fā)揮。人事管理部門在選拔人才、任用人才、開發(fā)人力資源時(shí)，總以人事檔案信息作為參考依據(jù)，通過人事檔案記載的基本信息，掌握人才的專業(yè)特長、基本技能。人事檔案的科學(xué)有效管理，能夠使企業(yè)在選人、用人前充分了解人才，讓人才得到恰當(dāng)?shù)娜斡?。人事檔案材料齊全、內(nèi)容充實(shí)、整理科學(xué)，可以使企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才、使用人才，避免人才被埋沒；同時(shí)還能夠使員工在崗位上揚(yáng)長避短，有效發(fā)揮自己的作用，提高企業(yè)自身的凝聚力和核心競爭力。如果人事檔案管理工作不到位，內(nèi)容缺失，有效信息記載不夠，人事檔案就失去了該有的價(jià)值。

2.有利于人力資源的優(yōu)化配置。企業(yè)要想挖掘員工的潛能，發(fā)揮其在崗位上的最大作用，做到知人善用、人盡其才，就必須運(yùn)用人事檔案中的有效信息，掌握和了解員工真實(shí)、全面的個(gè)人信息，如員工的工作經(jīng)歷、思想品質(zhì)、業(yè)務(wù)技能、綜合素質(zhì)等，從而合理配置人力資源，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。特別是在企業(yè)選人、用人時(shí)，管理者可以參考人事檔案記錄，根據(jù)員工的專業(yè)技能和工作經(jīng)歷，為管理對(duì)象找到適當(dāng)?shù)膷徫?，從而充分發(fā)揮人才的專長和優(yōu)勢。

3.有利于明確企業(yè)的人力資源需求狀況。科學(xué)正確的人事檔案管理工作，可以使企業(yè)管理者有效地了解和掌握企業(yè)內(nèi)部的人力資源配置情況，更加明確人力資源的需求傾向，為企業(yè)選人、用人提供有價(jià)值的參考依據(jù)。企業(yè)人事部門可以有效利用人事檔案，對(duì)員工的綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、思想品德等進(jìn)行綜合分析，做出正確決策，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事決策的科學(xué)化、正確化、規(guī)范化，既可以防止出現(xiàn)人力資源過剩，還能夠減少不必要的人才流失。

二、人事檔案管理需要避免和防止的問題

人事檔案雖然在企業(yè)管理過程中顯現(xiàn)著至關(guān)重要的價(jià)值，但在企業(yè)人力資源優(yōu)化配置過程中，人事檔案管理工作也出現(xiàn)了一些不該出現(xiàn)的問題，嚴(yán)重影響到人事檔案工作的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，對(duì)企業(yè)在選人、用人、育人、留人等方面造成不可挽回的損失。

1.人事檔案材料失真會(huì)影響到企業(yè)有效合理配置人力資源。檔案資料的真實(shí)可靠性是檔案管理工作的最基本特征，如果檔案資料出現(xiàn)失真問題，人事檔案就變得一文不值。同時(shí)，失真現(xiàn)象會(huì)嚴(yán)重削弱檔案管理工作應(yīng)有的嚴(yán)肅性、權(quán)威性。過去，由于技術(shù)條件的限制或人為因素，人事檔案中會(huì)出現(xiàn)個(gè)別人年齡、學(xué)歷、工齡等造假或隨意涂改檔案信息的現(xiàn)象。這些情況造成檔案資料失去了可靠性，企業(yè)人才需求情況失真，導(dǎo)致人力資源管理部門無法對(duì)員工做出準(zhǔn)確評(píng)價(jià)，不能做出正確的選人用人規(guī)劃，難以有效地合理配置人力資源。

2.人事檔案內(nèi)容遺失或缺失會(huì)影響到企業(yè)人力資源規(guī)劃。檔案管理分為收集環(huán)節(jié)、相關(guān)數(shù)據(jù)的整理、儲(chǔ)存、使用等，具備相對(duì)的穩(wěn)定性，客觀上必須做到歸檔資料零失誤。如果檔案資料出現(xiàn)遺失或缺失，人事檔案在人力資源管理中就會(huì)失去應(yīng)有的價(jià)值。在現(xiàn)實(shí)工作中，確實(shí)有個(gè)別企業(yè)對(duì)人事檔案管理重視不夠，尤其是在資料的歸檔、回檔方面沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的監(jiān)督和檢查力度不夠。特別是由于一些檔案管理部門沒有專業(yè)的人才，難以科學(xué)有效地進(jìn)行人事檔案的收集、歸檔和鑒別，造成檔案資料的遺失和缺失。這不僅會(huì)影響到企業(yè)對(duì)員工全面信息的了解，而且還會(huì)影響到企業(yè)人力資源的優(yōu)化配置。

3.人事檔案管理手段落后妨礙人力資源的開發(fā)利用。在信息化高度發(fā)達(dá)的現(xiàn)代社會(huì)，企業(yè)對(duì)人力資源管理越來越重視，對(duì)人事檔案的要求就越來越高，人事檔案是否科學(xué)化、規(guī)范化，能否及時(shí)地提供科學(xué)有效的人力資源信息，顯得至關(guān)重要。但由于個(gè)別企業(yè)人事檔案管理技術(shù)手段落后，一直沿用傳統(tǒng)的檔案保存方法，以紙張為介質(zhì)，占用的空間大，保管環(huán)境條件苛刻，導(dǎo)致檔案管理工作效率低，給人力資源管理部門工作帶來極大的不便，不僅工作效率低下，而且還浪費(fèi)時(shí)間、人力、物力。人事檔案管理應(yīng)該充分利用信息化手段，建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，才能提升檔案管理的工作效率。如果不能做到與時(shí)俱進(jìn)，人事檔案管理就不能適應(yīng)現(xiàn)代信息化的要求，進(jìn)而妨礙到企業(yè)人力資源的開發(fā)利用。

三、提高人事檔案管理工作的途徑

隨著企業(yè)對(duì)人才的需求和人才競爭的日益加劇，人事檔案管理亟待轉(zhuǎn)換服務(wù)方式，把檔案管理工作放到企業(yè)管理工作的重要位置。企業(yè)要想獲得更好更快的發(fā)展，就必須在人事檔案上做足工作，把人事檔案管理提升到一個(gè)新的更高的水平。

1.建立完善人事檔案管理制度，提高檔案管理人員的工作水平。完善的管理制度對(duì)于提高人事檔案管理工作的作用不言而喻的，只有健全完善人事檔案管理工作制度，才能有效保證人事檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性，人事檔案才具有參考價(jià)值。在人事檔案管理工作中，要建立一整套科學(xué)合理的規(guī)章制度，在人事檔案資料的收集、鑒別和保存上嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，確保檔案的真實(shí)可靠性，提升檔案管理工作的效率，真正把檔案的管理作用發(fā)揮好。此外，在構(gòu)建的管理體系中，要重視檔案信息的真實(shí)性以及保密性，確保檔案管理制度的雙向性、嚴(yán)肅性。制度是面對(duì)全部的人，不管是對(duì)員工還是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，都要產(chǎn)生約束，這樣才能夠展現(xiàn)公平，確保人事檔案的真實(shí)性、可靠性。endprint

人事檔案的至關(guān)重要性決定了檔案管理人員要具備一定的專業(yè)素質(zhì)、職業(yè)素養(yǎng)，具備較強(qiáng)的敬業(yè)精神和細(xì)致的工作態(tài)度。然而在實(shí)際工作中，很多檔案管理人員都是兼職，缺少檔案管理專業(yè)知識(shí)。因此，要加大培訓(xùn)力度，定期安排他們參加專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理的規(guī)章制度、法律法規(guī)、水平標(biāo)準(zhǔn)，掌握專業(yè)管理知識(shí)和實(shí)際操作技巧，以適應(yīng)新的、更高的檔案管理要求，讓其在操作中嚴(yán)格遵守檔案管理有關(guān)流程與方法規(guī)定，使人事檔案管理走向?qū)I(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2.強(qiáng)化現(xiàn)代化信息管理手段，提高人事檔案的利用效率。過去，人事檔案管理手段相對(duì)陳舊，都是通過手工完成的，不僅檔案保管方法陳舊，而且利用效率低。目前，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不僅給人們的工作、學(xué)習(xí)和生活帶來了極大便利，而且對(duì)人事檔案管理也有著至關(guān)重要的作用。企業(yè)要擺脫傳統(tǒng)的舊模式，摒棄手工操作和紙張介質(zhì)存檔模式，把盡可能把相對(duì)多的資金和人力、物力投入到檔案管理工作中，引進(jìn)先進(jìn)的電子信息手段，給檔案紙介保管手段增添現(xiàn)代化的電子元素和網(wǎng)絡(luò)元素，建起人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化。這樣，不僅能夠節(jié)省大量的管理成本，加速人事檔案構(gòu)建進(jìn)程，有利于檔案信息的長期有效存儲(chǔ)，有效解決人力資源信息收集手段落后、更新速度慢、保密程度低和信息資源利用效率低等老問題，最重要的是能夠促進(jìn)人事部門快捷地掌握和了解人力資源狀況，對(duì)人力資源進(jìn)行科學(xué)配置。另外，人事檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理后，可以保證人事檔案信息的可信度，在人才流轉(zhuǎn)時(shí)，人力資源檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)為新崗位、新單位合理使用人員提供參考依據(jù)。

3.強(qiáng)化人事檔案的時(shí)效性，維護(hù)人事檔案的準(zhǔn)確和與安全。人事檔案是企業(yè)優(yōu)化配置人力資源的重要參考依據(jù)，而人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性是發(fā)揮檔案效用的前提條件。在人事檔案管理、使用過程中，要認(rèn)真核查人事檔案的員工基本信息，剔除虛假、無效信息，將員工的信息分類儲(chǔ)存，建立企業(yè)人力資源數(shù)據(jù)庫。特別是對(duì)企業(yè)重要崗位上的人才，如高級(jí)管理人才、專業(yè)技術(shù)人才，更應(yīng)該詳實(shí)地記錄其個(gè)人信息。要充分利用信息化技術(shù)，更新記載方法和手段，以音像資料等多種形式記載個(gè)人信息，同時(shí)及時(shí)收集和更新個(gè)人信息變化資料，盡可能多地增添能夠反映個(gè)人業(yè)務(wù)技能、綜合素質(zhì)以及個(gè)人興趣愛好、性格特點(diǎn)、價(jià)值取向、思想品質(zhì)等個(gè)性化的資料內(nèi)容，盡可能多地?cái)U(kuò)展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統(tǒng)，提高檔案管理的正確性與檢索效率，使人事檔案能夠更加詳實(shí)地反映一個(gè)人的成長經(jīng)歷和工作業(yè)績，為人事部門考察和考核后備人才提供重要的參考依據(jù)，從而有效發(fā)揮人事檔案的整體使用水平和應(yīng)用的作用。

總而言之，我們要努力發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的重要作用，有效化解人事檔案管理工作中存在的不足，提升人事檔案的科學(xué)信息化管理水平，推動(dòng)人才資源共享，提升企業(yè)的核心競爭力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的最大化。

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[3] 邵美玲.提升人事檔案管理水平的方法.經(jīng)營與管理，2013（2）

（作者單位：中國石化集團(tuán)河南油田分公司 河南南陽 473132）

（責(zé)編：賈偉）endprint