吳清金

摘 要 高校院系辦公室信息工作作為院系辦公室的一項(xiàng)重要工作，具有重要作用。然而高校院系辦公室信息工作還存在不足，影響高校院系辦公室功能和作用的發(fā)揮。高校院系辦公室要不斷創(chuàng)新信息工作的方法和途徑，提高高校院系辦公室工作整體水平。

關(guān)鍵詞 高校；院系辦公室；信息工作

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

文章編號(hào)：1671-489X（2015）12-0028-03

Thought on Intensifying Information Work of University De-partment Offices//WU Qingjin

Abstract Being an important job of department offices， the information work in university plays a major role. However， the inadequacy of the information work affects the function and role of university department offices. Therefore， university department offices have to constantly innovate the methods and approaches of the information work， thus improving the overall working level of university department offices.

Key words university； department offices； information work

1 前言

隨著我國高等教育的快速發(fā)展與高校內(nèi)部管理體制的改革，國內(nèi)大部分高校采用校院二級(jí)管理模式，學(xué)校的管理權(quán)限不斷下移[1]，院系辦公室成為高校院系的綜合辦事機(jī)構(gòu)，直接對(duì)接學(xué)校各個(gè)職能部門，直接為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生服務(wù)。信息工作是高校院系辦公室的一項(xiàng)重要工作，高校信息工作的成效取決于高校院系辦公室信息工作的管理建設(shè)水平。伴隨科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展、3D打印技術(shù)的出現(xiàn)、4G時(shí)代的到來，面臨一個(gè)全新的網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，信息復(fù)雜多樣且數(shù)量巨大，信息傳播速度不斷提升，服務(wù)對(duì)象對(duì)信息的需求日趨多元，外界條件的變化對(duì)信息工作提出更高的要求。高校院系辦公室應(yīng)該遵循教育發(fā)展的自身規(guī)律，努力查找信息工作中存在的不足，不斷研究創(chuàng)新信息工作的方法和途徑，建立完善的工作機(jī)制，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，努力提升信息工作的整體水平。

2 加強(qiáng)高校院系辦公室信息工作的重要意義

有助于服務(wù)科學(xué)決策 信息是科學(xué)決策的基礎(chǔ)和依據(jù)[2]，

面對(duì)復(fù)雜多變的外部環(huán)境，高校院系領(lǐng)導(dǎo)需要及時(shí)掌握各種動(dòng)態(tài)信息，及時(shí)分析研判各種新情況、新問題。高校院系辦公室通過多種網(wǎng)絡(luò)渠道收集的各類信息，有利領(lǐng)導(dǎo)熟知校情、院情、發(fā)現(xiàn)新問題，為領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)化、民主化發(fā)揮參謀助手作用。高校院系辦公室作為信息處理、加工的中心，它是學(xué)校重要的信息源，它的信息工作做得好壞，所提供信息是否及時(shí)、是否全面、是否真實(shí)，將直接影響高校院系領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策，間接影響學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校院系情況的了解及對(duì)全局的把控。

有助于促進(jìn)溝通交流 高校院系辦公室是學(xué)院對(duì)外交流的窗口，是學(xué)院與學(xué)校和其他院系溝通的橋梁，也是學(xué)院與師生員工聯(lián)系的紐帶。信息工作是溝通各部門工作情況的重要手段，通過信息工作，促進(jìn)不同部門實(shí)現(xiàn)信息共享、溝通聯(lián)系、團(tuán)結(jié)協(xié)作，共同解決重大問題，有助于提升學(xué)校整體工作，促進(jìn)學(xué)?？茖W(xué)發(fā)展。

有助于提升服務(wù)水平 高校院系辦公室是學(xué)校教學(xué)、科研的第一線，不僅擁有與校辦相似的基本職能，還承擔(dān)行政、教學(xué)、科研、人事、財(cái)務(wù)、后勤、對(duì)外聯(lián)絡(luò)等多項(xiàng)工作任務(wù)，直接面對(duì)廣大教師和學(xué)生，并為他們提供服務(wù)。加強(qiáng)信息管理工作，有利于高校院系領(lǐng)導(dǎo)掌握師生思想動(dòng)態(tài)、及時(shí)化解各類矛盾，維護(hù)學(xué)校穩(wěn)定；有利于不斷提高辦公室的工作效率，提升服務(wù)水平。

有助于推動(dòng)各項(xiàng)工作 信息工作運(yùn)行中對(duì)各項(xiàng)工作任務(wù)的部署和落實(shí)具有監(jiān)測(cè)作用，是推動(dòng)各項(xiàng)工作的有效載體，是黨和國家的各項(xiàng)教育方針政策在高校有效實(shí)施的重要保證，促進(jìn)高校院系政令的上傳下達(dá)及基層民情的下傳上達(dá)。倘若高校院系均重視信息工作，勢(shì)必使學(xué)校信息工作水漲船高，從而有效推動(dòng)學(xué)校整體工作。

3 當(dāng)前高校院系辦公室信息工作存在的主要不足

思想認(rèn)識(shí)不到位 部分高校院系領(lǐng)導(dǎo)忽視加強(qiáng)高校院系信息工作的必要性和重要意義，認(rèn)為信息工作可有可無，無關(guān)院系發(fā)展，實(shí)行管理和決策時(shí)主要依靠經(jīng)驗(yàn)主義，沒有意識(shí)到信息工作對(duì)科學(xué)決策的作用和意義；在院系信息工作的開展中思想重視不夠、關(guān)心指導(dǎo)不夠、人員配備不夠、經(jīng)費(fèi)設(shè)備投入不夠，嚴(yán)重影響信息工作的開展。同時(shí)部分信息工作人員對(duì)信息工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，甚至認(rèn)為信息工作崗位是一個(gè)邊緣崗位，只是簡單應(yīng)付工作，缺乏主動(dòng)性、創(chuàng)新性。

信息質(zhì)量有待提高 信息工作主要包含收集、加工、傳遞三個(gè)環(huán)節(jié)，如果沒有做好這三個(gè)環(huán)節(jié)的工作，將導(dǎo)致信息質(zhì)量不高。

一是在信息收集方面，部分信息員缺乏目的性，導(dǎo)致收集的有效信息少。他們只是簡單地收集、整理、上報(bào)有關(guān)院系日常教學(xué)、科研、管理及學(xué)生活動(dòng)等方面零碎的消息、新聞，信息來源單一、隨意性較大，未能有目的、有針對(duì)性、有重點(diǎn)地收集，導(dǎo)致所收集的信息參考價(jià)值不大，未能為領(lǐng)導(dǎo)的決策服務(wù)[3]。

二是在信息的加工整理方面，有的信息員未對(duì)信息來源的真?zhèn)涡赃M(jìn)行鑒別就直接報(bào)送，有的只是簡單反映院系各方面存在的問題和矛盾，未能對(duì)產(chǎn)生問題矛盾的原因進(jìn)行深入探究并提出確實(shí)可行的解決方案，導(dǎo)致信息質(zhì)量不高。

三是在信息傳遞的環(huán)節(jié)方面，存在捕捉信息不及時(shí)和傳遞滯緩現(xiàn)象。信息具有很強(qiáng)的時(shí)效性，只有將加工好的信息及時(shí)地傳遞到服務(wù)對(duì)象手中，才有可能產(chǎn)生良好的效果[4]。特別是面對(duì)重大突發(fā)事件，如無及時(shí)報(bào)送，則將喪失主動(dòng)權(quán)，貽誤戰(zhàn)機(jī)。

科學(xué)技術(shù)利用不夠 目前多數(shù)高校均已建立自己的信息網(wǎng)絡(luò)，各高校存在因各院系、各部門不能聯(lián)系緊密導(dǎo)致信息應(yīng)用管理系統(tǒng)缺乏整體規(guī)劃的現(xiàn)狀，各部門的資源不能有效共享，造成重復(fù)勞動(dòng)、人力資源的浪費(fèi)；同時(shí)，高校信息工作的自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化水平較低，離信息工作高效、快捷、方便的要求尚有較大差距[5]。

人員隊(duì)伍有待優(yōu)化 基于校院二級(jí)管理的管理體制，高校院系辦公室普遍存在人少、事雜、工作量大的特點(diǎn)，辦公室人員一崗多責(zé)的現(xiàn)象普遍存在，再者領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視，多數(shù)高校院系均未設(shè)立專門的信息工作人員；辦公室一般指定某工作人員兼任信息員，再從各專業(yè)、班級(jí)選用部分教師、學(xué)生作為兼職信息員和助理信息員，兼職信息員比例較高，素質(zhì)參差不齊。部分院系在選用專兼職信息員時(shí)缺乏對(duì)政治素養(yǎng)的考核，部分專兼職信息員未經(jīng)崗前培訓(xùn)直接上崗，對(duì)信息工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，僅滿足于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)；另外，信息員隊(duì)伍還存在因工作變動(dòng)等原因而造成的隊(duì)伍不穩(wěn)定因素，存在新老更替不能有序交接，勢(shì)必會(huì)影響信息工作有序開展。

運(yùn)行機(jī)制不夠健全 建立良好的信息管理運(yùn)行機(jī)制，是提高信息工作水平和效率的重要手段，它有助于信息工作科學(xué)管理、規(guī)范運(yùn)作，還有助于成果的鞏固提高并激勵(lì)信息員敢于創(chuàng)新。目前，部分高校院系領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息管理機(jī)制的建設(shè)重視不夠，聯(lián)系校、院系、專業(yè)之間的信息網(wǎng)絡(luò)不健全，缺乏日常運(yùn)行溝通機(jī)制，反饋機(jī)制不完善，缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制，不能鼓勵(lì)信息員及時(shí)報(bào)送有效的信息。

4 加強(qiáng)高校院系辦公室信息工作的對(duì)策

思想高度重視，確實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

1）充分認(rèn)識(shí)辦公室信息工作的重要性。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，社會(huì)信息化已是大勢(shì)所趨，信息管理工作面臨更大的挑戰(zhàn)更是不爭的事實(shí)。院系領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，重視信息工作，加強(qiáng)對(duì)信息工作的領(lǐng)導(dǎo)，成立專門領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，配備專兼職信息員和現(xiàn)代化辦公設(shè)備，并提供經(jīng)費(fèi)保證。

2）增強(qiáng)做好信息工作的自覺性。認(rèn)真轉(zhuǎn)變辦公室工作的指導(dǎo)思想，明確信息工作不只是專兼職信息員的工作，辦公室全體人員均應(yīng)樹立信息意識(shí)、責(zé)任意識(shí)。信息工作人員不僅要進(jìn)一步強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，切實(shí)發(fā)揮好信息的服務(wù)職能，還要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，克服“坐等信息”“二傳手”的做法，主動(dòng)深入基層、深入群眾，了解掌握第一手信息。

突出信息特征，提高信息質(zhì)量

1）暢通網(wǎng)絡(luò)，全面了解信息。高校院系辦公室是院系信息的集散地，也是信息處理中心。院系辦公要通過各種渠道，收集、匯總信息，努力建立和完善一個(gè)條塊結(jié)合、縱橫交錯(cuò)的網(wǎng)絡(luò)，把觸角延伸到院系工作的方方面面，全面了解，及時(shí)掌握各種動(dòng)態(tài)信息。主要做法有三方面：一是構(gòu)建橫向到邊網(wǎng)絡(luò)，建立院系各部門、各專業(yè)的信息報(bào)送網(wǎng)絡(luò)；二是構(gòu)建縱向到底網(wǎng)絡(luò)，密切與學(xué)校辦公室、各職能部門及校外新聞媒體聯(lián)系，取得指導(dǎo)和支持，同時(shí)加強(qiáng)在教師隊(duì)伍、學(xué)生班級(jí)中“布點(diǎn)”，培養(yǎng)信息員；三是發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)作用，在網(wǎng)頁上設(shè)置網(wǎng)上郵箱。

2）圍繞中心工作，有目的性地做好信息服務(wù)。信息工作的根本目的是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，這決定了信息人員要圍繞各個(gè)時(shí)期學(xué)校、院系的中心工作，以院系領(lǐng)導(dǎo)和師生關(guān)心關(guān)注的重點(diǎn)熱點(diǎn)難點(diǎn)問題作為報(bào)送信息的切入點(diǎn)和著力點(diǎn)，緊跟領(lǐng)導(dǎo)思路，深入基層有針對(duì)性、有目的性地開展信息工作。一是抓住重點(diǎn)，善于從上級(jí)文件精神中了解學(xué)校、院系工作意圖，從客觀情況中分析院系發(fā)展思路。二是關(guān)注熱點(diǎn)。信息工作同各個(gè)時(shí)期的國內(nèi)外熱點(diǎn)話題息息相關(guān)，要善于發(fā)現(xiàn)廣大教職工、學(xué)生所關(guān)注的“熱點(diǎn)”“敏感”話題，收集他們對(duì)此類問題的真實(shí)反映，了解他們的呼聲和需求，及時(shí)報(bào)送事關(guān)全局穩(wěn)定的帶苗頭性、傾向性的信息。三是突出亮點(diǎn)。要根據(jù)客觀實(shí)際，在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上突出亮點(diǎn)，提高同類信息的競(jìng)爭力。四是剖析難點(diǎn)，對(duì)出現(xiàn)的難點(diǎn)工作，不但要分析產(chǎn)生問題的原因，研究收集有利于解決問題的意見措施、方法，也要未雨綢繆，預(yù)測(cè)未來可能遇到的新情況、新問題，并提出相關(guān)對(duì)策和建議，為領(lǐng)導(dǎo)研究解決問題出謀獻(xiàn)策。

3）注重信息時(shí)效，保證信息真實(shí)。信息有著很強(qiáng)的時(shí)效性，再好的信息如果錯(cuò)過時(shí)機(jī)將失去其價(jià)值[6]。工作中的信息隨時(shí)發(fā)生，盡快掌握信息將促進(jìn)事態(tài)的控制、問題的解決。信息的準(zhǔn)確、真實(shí)是信息的生命，要做到準(zhǔn)確性必須深入基層掌握大量一線信息，并講實(shí)話、報(bào)實(shí)情，不能只報(bào)喜不報(bào)憂。

4）樹立精品意識(shí)，提高信息質(zhì)量。首先要講究實(shí)用，要積極收集整理教育、經(jīng)濟(jì)、科技等方面的信息，分析地方社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)高校課程設(shè)置、人才培養(yǎng)、科研方向的需求，增強(qiáng)為地方經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展服務(wù)的能力。其次要突出特色，善于在各類原始材料中發(fā)現(xiàn)閃光點(diǎn)、提煉典型。再次要注重內(nèi)涵，不能滿足于淺層次報(bào)道，要站在領(lǐng)導(dǎo)高度，多出有針對(duì)性、綜合性成果。

利用科學(xué)技術(shù)，提高工作效率

1）加強(qiáng)數(shù)字校園建設(shè)，促進(jìn)院系信息工作。隨著各高校計(jì)算機(jī)校園網(wǎng)絡(luò)的普及，院系信息工作進(jìn)入一個(gè)新的發(fā)展階段，學(xué)校信息化經(jīng)歷了從校園網(wǎng)到數(shù)字校園的轉(zhuǎn)變提升。數(shù)字校園是學(xué)校信息化發(fā)展到一定水平的產(chǎn)物，為院系辦公室信息工作提供了快捷方便的技術(shù)手段，推進(jìn)信息工作的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。院系要配合學(xué)校加強(qiáng)數(shù)字校園建設(shè)，加大整體規(guī)劃力度，構(gòu)建避免重復(fù)建設(shè)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)互通的多種應(yīng)用管理系統(tǒng)，整合多種業(yè)務(wù)，有效利用各種豐富的數(shù)字化資源，不斷優(yōu)化教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等方面信息工作。

2）搭建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，提升信息工作自動(dòng)化程度。高校院系要充分利用數(shù)字校園搭建起網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)送平臺(tái)，在信息采集、儲(chǔ)存、傳遞、反饋等環(huán)節(jié)中實(shí)現(xiàn)突破和創(chuàng)新，提高信息工作的有效性；充分利用現(xiàn)有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等辦公軟件，如各種文件、通知通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)傳達(dá)到師生中，提升信息工作自動(dòng)化程度；進(jìn)一步加強(qiáng)院系網(wǎng)站管理，保證網(wǎng)絡(luò)信息更新發(fā)布的有效運(yùn)行。

加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)

1）充實(shí)工作隊(duì)伍，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。院系領(lǐng)導(dǎo)要重視信息員隊(duì)伍建設(shè)，成立工作領(lǐng)導(dǎo)小組，要把政治覺悟高、業(yè)務(wù)素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、能吃苦耐勞的年輕同志充實(shí)到信息崗位上來，作為專職信息員；從專業(yè)教師中選擇具有較好師德師風(fēng)、責(zé)任意識(shí)較強(qiáng)、文學(xué)表達(dá)能力較好、深受學(xué)生喜歡的教師擔(dān)任兼職信息員，充實(shí)信息員隊(duì)伍；組織一支由學(xué)生黨員、主干組成的學(xué)生助理信息員隊(duì)伍，促進(jìn)信息工作立體化。關(guān)注信息員的成長，加大培養(yǎng)力度，對(duì)不能勝任信息崗位的人員及時(shí)調(diào)整更換。

2）健全學(xué)習(xí)制度，提升工作人員綜合素質(zhì)。高校院系要健全學(xué)習(xí)制度，探索建設(shè)學(xué)習(xí)型信息工作隊(duì)伍的長效機(jī)制。信息工作人員要樹立終身學(xué)習(xí)理念，重視自主學(xué)習(xí)，增強(qiáng)信息知識(shí)學(xué)習(xí)的自覺性和主動(dòng)性[7]，不斷提高學(xué)習(xí)能力，廣泛學(xué)習(xí)政策理論及教育、科技領(lǐng)域等相關(guān)知識(shí)，增強(qiáng)信息意識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任感。學(xué)校、院系要根據(jù)信息員的崗位需求，有計(jì)劃地開展包括專業(yè)講座、文獻(xiàn)學(xué)習(xí)、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、實(shí)地考察等多種形式的有針對(duì)性業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要涉及信息化建設(shè)、法律法規(guī)、公文寫作、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等內(nèi)容，整體提升信息工作人員政治理論水平和綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。

健全運(yùn)行機(jī)制，加大工作力度

1）強(qiáng)化目標(biāo)管理機(jī)制和日常運(yùn)作機(jī)制。高校院系要建立健全目標(biāo)分解責(zé)任機(jī)制，實(shí)行信息工作目標(biāo)管理，將目標(biāo)任務(wù)量化分解到每一成員，責(zé)任到人；暢通信息網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)院系與學(xué)校、專業(yè)、各部門間的信息聯(lián)系、溝通；制定信息工作相關(guān)管理?xiàng)l例，完善信息通報(bào)制度、審核制度。

2）建立緊急信息報(bào)送機(jī)制。高校院系要設(shè)立重大事故危機(jī)處理預(yù)案，預(yù)案中應(yīng)包含緊急信息報(bào)送機(jī)制。信息人員對(duì)發(fā)生的重大事故報(bào)送的緊急信息要執(zhí)行緊急信息報(bào)送工作程序，能快速反應(yīng)、深入現(xiàn)場(chǎng)、掌握情況，及時(shí)報(bào)送重大事件的相關(guān)信息，并且對(duì)事件的處理要跟蹤到底。

3）完善考核獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制。高校院系要實(shí)行定期考核制度，根據(jù)信息報(bào)送和采用情況制定相應(yīng)的量化細(xì)則進(jìn)行考核評(píng)比；考核周期不宜太長，一般采取月考核或季度考核，要克服“年底算賬”式任務(wù)不落實(shí)又無法補(bǔ)救的弊端。另外，要在重視人文關(guān)懷的基礎(chǔ)上，建立適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲激勵(lì)制度，以有效調(diào)動(dòng)全體師生的積極性、創(chuàng)造性，提高信息質(zhì)量，保證信息工作穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。如年度評(píng)選信息工作先進(jìn)集體和先進(jìn)個(gè)人，并予以物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)未完成指標(biāo)或應(yīng)付了事的不作為行為予以通報(bào)批評(píng)，對(duì)重大信息的及時(shí)報(bào)送而組織采取有效措施控制事態(tài)發(fā)展的有功人員予以嘉獎(jiǎng)，對(duì)重大信息失職要依據(jù)獎(jiǎng)懲制度追究其責(zé)任。

4）建立保密機(jī)制。高校院系辦公室接觸的信息復(fù)雜多樣，部分上級(jí)文件、科研項(xiàng)目等信息涉及國家機(jī)密，這要求信息工作人員要增強(qiáng)保密意識(shí)，學(xué)習(xí)保密工作的相關(guān)知識(shí)，對(duì)涉及機(jī)密的文件、信息嚴(yán)格按照保密工作程序處理。儲(chǔ)存機(jī)密文件的計(jì)算機(jī)要獨(dú)立且專人使用，不可擅自鏈接因特網(wǎng)，平時(shí)注意計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全維護(hù)，防止計(jì)算機(jī)泄密事件發(fā)生?！?/p>

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