關洪山

摘 要： 檔案管理工作紛繁復雜，特別由于歷史原因沒有實施《檔案法》以前，檔案管理工作無法可依，也沒有先進的手段和專門的人員對檔案實行有效管理，造成檔案管理工作存在很多不規(guī)范的操作，丟失、泄密現(xiàn)象給國家、社會、個人造成巨大的不可估量的損失。隨著制度的完善，在檔案管理過程中的保密工作尤為重要。

關鍵詞： 保密工作 涉密檔案管理 應用

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，對研究歷史及社會主義精神文明和物質(zhì)文明建設有至關重要的作用。作為檔案管理者做好檔案管理過程中的保密工作，防止信息泄露，是重中之重。檔案管理者必須嚴格遵守黨和國家的保密制度，確保檔案的政治安全。另外，還應該從以下幾方面加強保密工作。

一、檔案的存放

因經(jīng)濟發(fā)展和社會進步，檔案逐步從紙質(zhì)形式向電子形式發(fā)展，目前兩種形式并存，出于保密的要求，我們要采取不同方式對檔案進行保存。存放紙質(zhì)類檔案的庫房應該單獨設立，并且盡量遠離閑雜人員經(jīng)常出入的地方，同時要對庫房的墻體加厚，門窗加固。結(jié)合檔案的種類、保密級別、保密年限等要求，將檔案分門別類予以存放，配備必要的滅火、控溫、通風設施。但在通風口必須安裝防盜設備，有條件的機構要單獨設置檔案存放地。對于電子檔案采用單獨的存儲設備，并且必須按照規(guī)定予以備份，切不可使用可以接入互聯(lián)網(wǎng)并且沒有高等級防火墻的電子設備存儲檔案。

例如：縣及縣級以上政府都建有檔案館專門存放保管各類檔案，各級行政事業(yè)性單位也都設有專人對本單位的檔案進行管理，但檔案庫房建設因經(jīng)費問題、辦公場地問題等限制有的還不規(guī)范，很容易導致泄密現(xiàn)象的發(fā)生，隨著國家對檔案工作的重視，應該加大此方面的建設投入力度。

二、檔案的運輸

隨著人員流動及各級相關需求，檔案的正常調(diào)動時有發(fā)生，但是一定要嚴格按照程序規(guī)范執(zhí)行檔案的運送方式。作為各種數(shù)據(jù)的真實記載，運送過程中須預防滅失、篡改等事件的發(fā)生。檔案保管機關在檔案發(fā)出前必須查驗檔案封裝袋內(nèi)的各種記載事項是否齊全，內(nèi)裝物品與檔案袋外標注是否相符，無誤后將繩扣編花打結(jié)，貼好封條，并加蓋騎縫章。各級檔案原則上不允許個人攜帶，不允許通過社會快遞公司、物流公司郵寄。出于保密需求，必須填寫中國郵政機要函件發(fā)運單，并通過此渠道運輸。電子檔案的傳送必須考慮保密工作的需要，不能通過日常QQ、MSN、電子郵件傳輸。同時作為電子文檔必須進行專業(yè)的加密工作。檔案寄達接收單位后，檔案管理員務必按照程序檢查封條、印章、外包裝粘和處有無異常，確認無異常后，認真填寫接收記錄單，將調(diào)入的檔案歸類保存。

如大學生畢業(yè)后檔案需要發(fā)送至工作地點，出于“省事”的考慮，讓本人隨身攜帶檔案，最終導致偽造檔案、添加虛假榮譽、抽出違紀記錄、篡改成績記錄等事件的發(fā)生，失去檔案真實性的特質(zhì)。

又如檔案管理員不執(zhí)行規(guī)范要求，利用民營的快遞公司寄送本應由郵政專營的機要遞寄業(yè)務，運輸過程中的各項防范、監(jiān)管、交接制度不健全，執(zhí)行不到位，很容易導致檔案丟失、損毀。

三、檔案的調(diào)閱

檔案根據(jù)重要程度分為三種保密級別：絕密、機密和秘密。在調(diào)閱檔案時，一定要嚴格審查調(diào)閱者的查看權限，切勿越級調(diào)閱，超過審批范圍查閱，避免內(nèi)容的泄密。檔案管理員的工作枯燥乏味，但十分重要。管理者必須擁有強烈的責任心和較高的政治覺悟，在實際工作中不能因上下級關系、同事朋友關系等違規(guī)進行檔案的調(diào)閱，不得復印、抄寫檔案，更不可以帶出檔案室。檔案回收后應立即鎖在保險柜里，不得在外存放。當今社會關系錯綜復雜，敵對勢力通過各種辦法向我方滲透，企圖刺探我國經(jīng)濟情報、軍事情報、對外政策等信息，一旦泄密必將給國家、社會、個人帶來不可估量的損失，因此必須把好審查關。

如政府職能部門的人事安排是一個十分敏感的問題，經(jīng)過組織部門考察推薦，拿到常委會上討論通過，每個人的表態(tài)都會以會議紀要的形式存檔，這些一般屬于機密檔案，一般工作人員是無權調(diào)閱的，即使是領導干部，未經(jīng)授也不得調(diào)閱，否則很可能導致同事間的不團結(jié)，影響正常的工作和生活。

四、檔案的解密

在涉密檔案的保密期內(nèi)，根據(jù)國家發(fā)展建設需要，有很多涉密檔案有一定的保密期，在保密期內(nèi)能接觸到檔案內(nèi)容的任何集體和個人都有責任和義務保守秘密。并按相關保密級別處理相關事宜。但檔案有其特殊性，保密期限結(jié)束，需要解密的應該及時履行相關解密手續(xù)，以便更好地為社會發(fā)展和經(jīng)濟建設服務。

如涉密檔案根據(jù)密級大體上可以分為三類，絕密級保密期限不超過三十年，機密級保密期限不超過十年，秘密級保密期限不超過三年，保密期限是長期的必須報中央相關部門批準。因此，保密期限已過的，檔案管理員應該及時報批對檔案進行解密，以便供查閱、引用、研究等。

總之，檔案管理工作中，特別對涉密檔案的管理，不但要有嚴格的保密制度，而且要根據(jù)不同情況，盡可能將保密工作落到實處。

參考文獻：

[1]1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議修正.中華人民共和國檔案法.

[2]1990年4月25日國家保密局發(fā)布的.中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法.