【摘要】實物檔案是指單位或個人在各項活動中形成的，對國家和社會有保存價值的以物質(zhì)實體為載體的歷史記錄，是寶貴的文化遺產(chǎn)。高校實物檔案從某種程度上體現(xiàn)著學(xué)校的發(fā)展史和光榮史，有著紙質(zhì)檔案不可替代的地位和作用，其歷史的真實性、原始性、直觀性和生動形象等特點，真實地記載了學(xué)校各項實踐活動，反映了學(xué)校的發(fā)展歷史，是學(xué)校檔案不可分割的重要組成部分，如何管好用好高校實物檔案，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，是檔案館（室）的一項重要工作，也是檔案工作者的重要歷史責(zé)任。

【關(guān)鍵詞】高校 實物檔案 管理

在高等學(xué)校辦學(xué)、變遷、合并的歷史過程中，經(jīng)常會產(chǎn)生或接收到一些物品；如學(xué)校參加國家或省市舉辦各項活動中獲得的獎旗、獎狀、獎?wù)录皹s譽證書，兄弟院校、國內(nèi)外友人、校友饋贈的禮品、紀(jì)念品，上級頒發(fā)的各種獎牌，學(xué)校各個時期使用的印章、學(xué)生證、畢業(yè)證書、?；?、各種紀(jì)念章、紀(jì)念幣，領(lǐng)導(dǎo)（名人）題詞、簽名和饋贈書畫，學(xué)校校園規(guī)劃建設(shè)立體沙盤、有標(biāo)志性的建筑模型，教學(xué)、科研中形成的作品、課件（如雕塑、繪畫、小型樣機、樣品）等等，這些實物形象生動、直觀地反映了高校的辦學(xué)歷史和一定時期的教學(xué)科研水平，是不可多得的歷史記錄，應(yīng)該得到科學(xué)的管理及有效的利用。

一、實物檔案的概念及意義

實物檔案是上個世紀(jì)90年代初檔案界提出的一個新概念。10多年來，逐漸受到檔案學(xué)術(shù)界的關(guān)注，人們對實物檔案概念的界定可謂是百花齊放，百家爭鳴，至今尚未形成共識，甚至還有矛議。實物檔案是指學(xué)校在過去和現(xiàn)在從事教學(xué)、科研、管理學(xué)術(shù)活動，以及社會交往中直接形成的對學(xué)校和社會有珍藏價值的以各種實物存在的原始記錄。實物檔案是具有原始性、真實性、記錄性特點的固定物理載體，既是史實，又是實物，是歷史的真實寫照。實物檔案作為高校自身活動過程的歷史見證，是高校檔案的一個重要組成部分。

二、實物檔案的形成特點

除了具有檔案的共性以外，實物檔案還有其獨特的個性。它們的特點是：

（一）形成時間的不確定性

實物檔案與紙質(zhì)檔案不同，在形成時間上沒有周期性的規(guī)律。比如獎牌、獎勵證書等形式的實物檔案是反映某一單位或部門所取得工作成績的物品，它不具有時間或主體上的規(guī)律性，因而檔案部門無法預(yù)知哪些單位（部門）在哪個時段會產(chǎn)生實物檔案，很難及時準(zhǔn)確地收集到所需檔案。

（二）載體豐富多樣，信息記錄形式不一

實物檔案呈現(xiàn)出多樣性，由金屬、塑料、有機玻璃、石膏、絲綢、陶瓷、木材、玉等多種材料構(gòu)成，并且載體上的信息內(nèi)容有鍍金、刀刻、筆繪、印刷、刺繡、泥塑、油漆、墨汁等多種表現(xiàn)形式。載體的多樣性導(dǎo)致保存環(huán)境和保管方式的多樣性和嚴(yán)格性，同一類別的載體也可能由于信息表現(xiàn)手法的不同而在保管要求上各有側(cè)重。

（三）形狀大小的不統(tǒng)一性

實物檔案與其他類檔案最大的區(qū)別是其沒有相對固定的形狀和大小。另外部門實物檔案的外形、色彩、工藝等方面對復(fù)制技術(shù)的要求很高，復(fù)制難度較大，且復(fù)制件所占的空間也很大，成本較高，因此，對這部分實物檔案無法備份，造成實物檔案管理難度的加大。

三、實物檔案管理存在的主要問題

實物檔案在收集工作上由于其不確定性、不可預(yù)見性，檔案館（室）難以進(jìn)行前端控制，致使實物檔案收集難以齊全；檔案館（室）所保存的實物檔案種類繁多，但目前全國還沒有統(tǒng)一規(guī)范的分類整理標(biāo)準(zhǔn)。由特殊載體構(gòu)成的實物檔案，完全按照紙質(zhì)檔案的保管條件進(jìn)行收藏管理，顯得很牽強。因此，實現(xiàn)實物檔案的妥善保管，便成了紙上談兵，往往出現(xiàn)管理不善；檔案人員大部分時間和精力都放在文書、科研等類檔案的編研和開發(fā)利用上，無暇顧及實物檔案。諸如此類原因，使得很多檔案館（室）將實物檔案束之高閣，鎖在檔案柜里，根本就談不上開發(fā)利用。

四、實物檔案相對應(yīng)的對策與措施

（一）學(xué)校檔案館（室）需加大宣傳力度，健全收集制度

要做好收集工作，首先必須加強對實物檔案歸檔的宣傳，把實物歸檔范圍印發(fā)給各個行政部門、院系。檔案部門可以召開座談會或進(jìn)行專題講座，使全校教職工認(rèn)識到實物檔案集中統(tǒng)一管理的重要性和必要性，主動移交相關(guān)實物檔案。其次，要健全收集制度。實物檔案的收集要注重明確收集范圍及數(shù)量與質(zhì)量的統(tǒng)一，制定科學(xué)合理的實物檔案歸檔范圍是收集工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，其歸檔范圍的制定要注意與已有庫藏檔案相協(xié)調(diào)，重點收集對學(xué)校發(fā)展有重大歷史意義，有利于校園文化建設(shè)，有利于提高學(xué)校社會地位，具有查考利用價值的實物，進(jìn)而形成實物檔案的收集特色。其三，檔案工作人員要有高度的責(zé)任感和使命感，強化對實物檔案的不定時收集，除專職檔案工作人員追蹤收集外，各學(xué)院（部門）的兼職檔案員應(yīng)及時收集，移交學(xué)校檔案室，不要亂放或存放個人手中，達(dá)到定期收集和隨時收集的完美結(jié)合。

（二）學(xué)校檔案館（室）需加大管理力度，創(chuàng)新管理模式

對實物檔案進(jìn)行科學(xué)分類、規(guī)范整理，才能為檔案工作的保管、鑒定和利用奠定良好的基礎(chǔ)。首先所有實物按歸檔時間的順序編大流水號；再按載體形式分為證書類、獎牌類、錦旗類等；將同一載體的實物又分為黨群、行政、教學(xué)等；然后，在分載體、分工作部門的基礎(chǔ)上，按重要程度兼顧時間順序分別進(jìn)行排列。由于高校實物檔案類別繁雜，形式多樣，所歸檔的實體無法做到整齊劃一，為了便于利用和查找，需將每件實物用數(shù)碼相機拍成照片，照片要求jpg格式，分辨率在300dpi以上，照片編號與實物編號一致，同時在照片屬性中對事物的名稱、載體類型、規(guī)格大小、存放地點、責(zé)任者、日期、保管期限等進(jìn)行詳細(xì)說明；將能夠復(fù)印的實物復(fù)印下來，裝訂成冊，隨時利用；如有條件還可以納入自動化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)計算機錄入、檢索、打印。

（三）學(xué)校檔案館（室）需加大開發(fā)力度，提高利用率

收集、保管實物檔案的目的在于利用，作為檔案工作者要充分利用各種方法和途徑，積極主動地提供利用服務(wù)，改變被動式服務(wù)和“重藏輕用”的觀念，充分發(fā)揮實物檔案的潛在價值。一是建立實物檔案目錄或?qū)ｎ}目錄，從目錄里能迅速找到所需材料；二是實物檔案材料匯編成冊，隨時隨地為利用者查找創(chuàng)造條件；三是建立實物檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)據(jù)庫鏈接在檔案館（室）網(wǎng)頁上，并與校園網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)，使校內(nèi)外利用者都能通過網(wǎng)絡(luò)方便查找所需的實物檔案信息。其次，舉辦實物展覽。適時舉辦相關(guān)展覽，利用時尚的形式和豐富的實物內(nèi)容開創(chuàng)利用服務(wù)的新局面、新思路，充分體現(xiàn)檔案館（室）的文化特色，發(fā)揮檔案館（室）服務(wù)育人的功能。

總之，實物檔案是高校檔案的重要組成部門，各高校要重視實物檔案的集中統(tǒng)一管理。利用實物檔案更具有文化特色、直觀性強、具有無可辯駁的憑證作用的特點，多形式、多層次、多方位、多渠道地開展利用和服務(wù)工作。

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作者簡介：趙莉（1977-），女，漢族，山西新絳人，西安財經(jīng)學(xué)院院辦檔案室館員。