王琰

【摘 要】國際學術會議是世界高校及研究機構進行學術交流與合作的一種重要形式，如何高效、成功地辦好國際學術會議也將成為高校行政管理人員及學術研究者所關心重視的問題。本文從舉辦國際會議的前期籌備工作、會議期間的組織和協(xié)調工作，以及會后的善后工作各方面對如何辦好國際學術會議做了研究與總結，淺談自己幾年來在上海交通大學工作中在舉辦國際會議方面的一些經(jīng)驗與心得。

【關鍵詞】國際學術會議 高校 學術交流

國際學術會議是通過發(fā)表學術論文、舉行學術講座等學術活動為手段，介紹自己的研究工作與結果，了解本領域其他研究團隊的研究方向、研究內容、研究成果以及他們在研究中發(fā)現(xiàn)的問題和得到的具有指導意義的結論，進而學習、跟蹤本領域新的研究方向。在經(jīng)濟全球化的大背景之下，伴隨著中國改革開放的不斷推進，高校的國際化工作越來越被重視，也逐漸成為我國教育研究界的重要課題。教育研究界間的國際交流與合作日益密切，國際學術會議已日益成為世界各高校及研究機構進行聯(lián)系、學術交流與合作的一種重要形式，在致力于解決共同關心的學科前沿性問題的努力中占據(jù)越來越突出的地位，并起到了至關重要的協(xié)調、交流、決策、執(zhí)行、監(jiān)督、推動等作用。

一、國際學術會議前期籌備工作

舉辦國際學術會議是一個系統(tǒng)工程，只因各自的層次高低不同、規(guī)模大小不一而迥異。從鄰近各國，甚至世界各地，調兵遣將匯集數(shù)十人乃至數(shù)千人至某地參加一次國際學術會議已屬不易。國際學術會議的與會者都有一定的身份，不是專家教授，就是研究學者，如會務安排發(fā)生差錯或生活接待有所疏忽都會造成不良的國際影響，不僅會使組織者感到尷尬，還會使與會者感到遺憾。因此，事先預作周密的策劃對保證會議的正常順利進行十分重要。具體包括以下幾項籌備內容：

1. 舉辦國際學術會議的宗旨及參會對象的確定

如要舉辦一次國際學術會議，就要盡早確定此次會議的宗旨，以便圍繞這個宗旨來組織安排一系列的籌備工作，做到有的放矢、有備而戰(zhàn)。根據(jù)會議的層次、規(guī)模不同，可以預留不同的籌備時間。大型重要的國際學術會議，可能要提前一年做好一系列的籌備工作。根據(jù)會議的宗旨，來確定參會的對象、邀請的專家教授、相關領導等。參會對象的確定直接影響著會議的規(guī)模，因此，與會人員的確定非常重要。另外，如何吸引該學科領域著名專家的參加，也是能否成功舉辦國際學術會議的重點和難點。一般情況，該領域著名國外專家的日程會排得很滿，而且可能至少半年前已安排好，因此，如要邀請到他們，就必須提前預約，并且要及時確認。如要邀請國內著名專家和相關領導，由于中國國情的原因，其日程經(jīng)常會變動，所以除了要提前預約外，一般還要不斷跟進確認，以確保其能參加，即便不能參加，也可及時調換相應人選。

2. 確定會議日程

一般根據(jù)會議的宗旨、主題、邀請參會的專家學者以及出席的相關領導來確定會議的日程。通常先由相關領導代表講話，以示相關部門領導對此次大會的重視和支持，也能借此從他們那里了解更多相關政策、基金等信息和資源。然后確定國際學術會議的主題報告、專題報告及報告人，再根據(jù)需要，適當安排茶歇、拍照合影、參觀、交流討論等活動。在會議日程中，最好清晰地注明會議的日期、每項活動的具體時間、地點，以及組委會相關聯(lián)系人和聯(lián)系方式。會議召開的時間和地點需精心選擇，要經(jīng)過仔細斟酌。會議日期應適應多數(shù)與會者的方便。國際學術會議最好能避開：會議所在國的重大節(jié)日或國事活動，如國慶、國喪、大選、世族紀念日等；會議所在國的旅游季節(jié)；會議所在國過冷或過熱的季節(jié)；與會者的宗教或民族節(jié)日；其他同時舉行的重要國際會議或活動。國際會議地點的選擇，一般地講，會議策劃者傾向于選擇交通便利、環(huán)境優(yōu)雅、設施齊全、活動方便的地點為會址。當然，會議時間和地點的選擇更主要取決于會議的實際情況和需要，本著以人為本，從而制定出一套合理全面的會議日程。

3. 會議經(jīng)費來源及預算

俗話說：“巧婦難為無米之炊”，舉辦國際學術會議也不例外，必然會涉及會議財務問題，一般包括會議經(jīng)費來源和支出。根據(jù)會議的收入（包括會議注冊費、會議贊助費、基金項目支持等），來合理制定出會議的預算，包括參會發(fā)生的國際、國內交通費、住宿費、餐飲費、專家授課費、場地費、會務費等，還是以人為本的原則，以便確保收支平衡，從而確保會議的順利進展和圓滿結束。

4. 相關申報工作

因為是國際學術會議，許多會議按規(guī)定需通過高校提前報教育部審批，獲批后高校方有舉辦權。如想獲得政府、企業(yè)等項目資助和企業(yè)贊助，也需提前進行申報工作，以便資金能夠及時到位，保證會議的支出需求。

5. 落實相關配套工作

國際學術會議除了要提前做好以上的籌備工作外，還需落實好相關的配套工作，如會議的宣傳工作、服務支撐、會務工作小組和技術工作小組。會議通知及會議材料收集及制作。

為了能夠吸引更多的專家、學者前來參會，會議組織者還要做好前期的宣傳工作，盡早發(fā)出會議通知，在會議通知內明確表述該國際學術會議的面向對象、研究領域、會議宗旨、日程、參與方式等，從而讓更多的相關科技工作者知道以便參與。會議請柬和通知的發(fā)出是會議前期準備完成的重要標志。很難設想在會議名稱、主題、時間、地點、與會范圍及經(jīng)費確定和落實之前，就發(fā)出請柬。

主辦方為參會者還應提供相應的會議服務，幫助參會人能夠順利參會，如提供會議邀請信以便外國參會人辦理簽證需要和國內參會者報銷需要，提供會議所在地及周邊環(huán)境的介紹、會議期間的交通安排（包括客人從機場火車站等到會場的交通、會議期間交通）、酒店和餐飲介紹、會議所在地的氣候及天氣介紹、相關地圖、費用報銷規(guī)定及流程等。

為了保障會議能夠順利進展，大會還應提前成立專門的會務工作小組和會議技術工作小組，分別負責會議的前期準備工作，明確各項事宜的截止時間和工作進展。

以上大部分工作可以通過建立一個專用的會議網(wǎng)站來完成，如大會的介紹、會議通知和日程的發(fā)布、注冊與繳費、參會者信息收集、主辦方可提供的服務范圍和幫助、大會聯(lián)系人及聯(lián)系方式等等，這樣既簡單明了，又省時省力，大大提高了工作效率。

在住宿安排上，除考慮到會議有指定酒店外，還應提供一些附近其他酒店的信息，以供參會者選擇。在飲食安排上，因為參會人員可能來自世界不同民族和國家，飲食文化也會不同，所以在收集參會者信息時還應包括飲食特殊情況的信息收集，如是否素食主義者、是否忌口等。

一切都準備就緒后，就可以根據(jù)參會人數(shù)、收集的信息和實際需要，進行會議制作工作，如胸卡、席卡、會議資料袋（包括會議日程、會議地點及住宿酒店的介紹、所在城市的介紹及氣候與天氣的信息、地圖等）等。

二、國際學術會議舉辦期間的組織、協(xié)調工作

國際學術會議籌備工作都安排妥后，就到了國際學術會議正式舉辦的階段，這個階段是最關鍵、最重要的階段，前期一切的準備工作都是為了這個階段國際學術會議能夠順利進行，這時工作人員的分工很重要。從會議的住宿安排和接待、飲食的安排和接待、交通的安排和保障、會場環(huán)境的支持和會議的組織、財務方面、突發(fā)事件的處理等等都需要有專人負責，根據(jù)工作量，每項工作可以組成一個專門的工作小組，這樣可以責任到人，確保會議服務的周到無誤和會議的順利進展。除了有專門的工作小組外，會議還需有總負責人和總協(xié)調人，這個很關鍵?？傌撠熑艘獙h的各項事宜進行宏觀把控，并對相關事宜進行決策?？倕f(xié)調人需要熟悉會議相關的各項事宜、協(xié)調會議各個環(huán)節(jié)及工作小組之間的關系、及時了解會議進展情況、實時作出會議的反饋以便出現(xiàn)問題得到及時處理，從而確保大會的順利進行。

三、國際學術會議會后的總結、存檔、報銷、感謝等工作

大會圓滿結束后，還需做一些善后工作，如會議的新聞報道、文檔的分類歸檔、合影及相關相片的整理和分享、會議組委會對全體工作人員、資助單位、參會的專家和學者等所有相關人員的致謝、會議成果和經(jīng)驗教訓總結與分享、財務報銷和決算等。這些會后工作做好后，整個國際學術會議才算圓滿結束。

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