鄭 遠(yuǎn)

摘要:本文闡述了院系資料室在高等教育中的作用,分析了目前院系資料室在文獻(xiàn)采集、經(jīng)費(fèi)使用、人員配置等方面的問題,并有針對性地提出了解決問題的措施。

關(guān)鍵詞:高校院系;資料室;高等教育;作用

中圖分類號:G258.6文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)29—0120—02

院系資料室是高校教學(xué)科研基地,是院系情報(bào)服務(wù)中心,具有專業(yè)性強(qiáng)、針對性高的特點(diǎn),其特點(diǎn)的獨(dú)特性使院系資料室在高等教育中發(fā)揮著重要作用。

一、院系資料室在高等教育中的作用

1.文獻(xiàn)資源的專業(yè)性是教學(xué)和科研的重要物質(zhì)保障

資料室是院系文獻(xiàn)信息中心,為院系的教學(xué)、科研起著重要作用。首先,資料室重點(diǎn)收藏本院系各專業(yè)及相近專業(yè)的國內(nèi)外文獻(xiàn)、核心期刊、學(xué)術(shù)論文、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。這些文獻(xiàn)能夠緊密結(jié)合本院校教學(xué)科研,使教學(xué)科研人員能夠及時(shí)獲得本學(xué)科最新信息,掌握學(xué)科發(fā)展的最新動(dòng)向。此外,在文獻(xiàn)的收集過程中,資料員有便利的條件及時(shí)征求骨干教師和科研人員的意見及建議,不僅收集正式出版的專業(yè)書籍、參考工具書和主要報(bào)刊,還注意收集內(nèi)部資料,如會(huì)議文獻(xiàn)、交換資料、專題總結(jié)等。這部分資料的特點(diǎn)是篇幅小、內(nèi)容豐富、觀點(diǎn)新穎、時(shí)效性強(qiáng),對本系的教學(xué)科研有一定的參考價(jià)值。

2.針對特定服務(wù)對象為本科教學(xué)提供特色服務(wù)

院系資料室主要為本系教學(xué)科研人員及高年級學(xué)生服務(wù),具有針對性強(qiáng)的特點(diǎn)。首先,為重點(diǎn)學(xué)科服務(wù)。根據(jù)教學(xué)人員需求,將收集的與本專業(yè)相關(guān)的文獻(xiàn)資料、情報(bào)信息,進(jìn)行分門別類的歸類、提煉,使文獻(xiàn)內(nèi)容有序化、系統(tǒng)化形成二、三次文獻(xiàn),并將這些資料放在系網(wǎng)頁上,傳遞給教學(xué)人員,幫助教學(xué)人員了解最新的信息和學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)。其次,為教師科研服務(wù)。為教師科研立項(xiàng)課題的論證提供代查、代譯文獻(xiàn)信息資源,通過因特網(wǎng)提供聯(lián)機(jī)檢索服務(wù);為教師已立項(xiàng)的課題進(jìn)行跟蹤服務(wù),從課題立項(xiàng)起到課題結(jié)項(xiàng),自始至終進(jìn)行跟蹤,為教師搜集、整理本課題需要的文獻(xiàn)信息,為教研人員節(jié)約了大量的時(shí)間,保證課題安時(shí)結(jié)項(xiàng)。再次,對高年級學(xué)生實(shí)行分階段服務(wù)。在基礎(chǔ)理論課學(xué)習(xí)階段向?qū)W生提供教學(xué)參考書,在社會(huì)實(shí)踐階段指導(dǎo)學(xué)生寫實(shí)踐報(bào)告,在撰寫畢業(yè)論文階段為學(xué)生提供更廣泛的專業(yè)書籍。

3.地理優(yōu)勢有利用提高文獻(xiàn)利用率

院系資料室一般都設(shè)在本系教學(xué)樓內(nèi),教師可利用空閑時(shí)間隨時(shí)查閱資料。隨系而設(shè)的資料室,使教師和科研人員不僅感到利用方便,而且得到信息的速度快、內(nèi)容新、利用價(jià)值高,故教研人員大都喜歡利用課余時(shí)間到資料室備課、翻閱及查找文獻(xiàn)資料,或邊閱覽邊交流經(jīng)驗(yàn),資料室內(nèi)洋溢著一股學(xué)術(shù)氣氛。此外,資料室一般都實(shí)行開架借閱,這種方式能夠直接向讀者展示室藏,這樣省去了教研人員的許多時(shí)間,同時(shí)提高了圖書資料的利用率和流通率,最大限度地滿足了教研人員的不同需要。

二、院系資料室目前普遍存在的問題

1.經(jīng)費(fèi)匱乏與浪費(fèi)并存

目前,院系資料室的購書經(jīng)費(fèi)主要由學(xué)校劃撥經(jīng)費(fèi)與各院系自籌經(jīng)費(fèi)兩部分組成。一方面,隨著每年圖書、報(bào)刊價(jià)格增速上漲,原有的購書經(jīng)費(fèi)很難滿足院系資料室在圖書、報(bào)刊方面的訂購需要。另一方面,由于院系資料室與校圖書館在文獻(xiàn)采集過程中缺乏相應(yīng)的溝通,使得很多圖書、報(bào)刊在收藏上存在著嚴(yán)重重復(fù)現(xiàn)象,原本緊張的購書經(jīng)費(fèi)難以充分發(fā)揮它應(yīng)有的作用。此外,院系資料室在圖書資料采購上隨意性比較大,有為評估突擊采購的,有科研人員為項(xiàng)目的需要臨時(shí)補(bǔ)充的,有教師根據(jù)自己需要隨意購買的。這就造成了已有的圖書資料得不到充分利用,急需的文獻(xiàn)資料無錢購買,使得各專業(yè)、各學(xué)科文獻(xiàn)資料分布嚴(yán)重不均衡。

2.現(xiàn)代化設(shè)備與落后的管理手段并存

現(xiàn)階段,院系資料室大多配備了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印件等。但這些設(shè)備大都沒有物盡其用,因?yàn)榉N種原因院系資料室與校圖書館不能聯(lián)網(wǎng),所以無法安裝校圖書館所購買的《文獻(xiàn)管理集成系統(tǒng)》,院系自己購買又沒有資金支持,計(jì)數(shù)機(jī)等設(shè)備無法為院系資料室管理服務(wù)。管理人員還是用手工方法管理資料室,無法建立文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫,無法打印信息詳細(xì)的圖書登記簿,更無法進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)。教研人員雖然可以用計(jì)算機(jī)查詢網(wǎng)絡(luò)知識(shí),但無法查詢資料室內(nèi)部文獻(xiàn)信息。

3.管理員專業(yè)水平較低

目前,院系資料室管理員的專業(yè)水平普遍較低。由于院系領(lǐng)導(dǎo)對資料室重視不夠,認(rèn)為資料室能夠?yàn)榻處熃柽€圖書就行。所以資料室管理員大多非專業(yè)出身,還有許多是身兼數(shù)職,不會(huì)使用中國圖書分類法、不能進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)著錄的情況很普遍。另外,一些高校一直把圖書館與院系資料室當(dāng)成安置基地,人員構(gòu)成比較復(fù)雜、學(xué)歷、專業(yè)技能、綜合素質(zhì)等相對較低。

三、加強(qiáng)資料室建設(shè)的途徑

1.加強(qiáng)文獻(xiàn)資源建設(shè),形成專業(yè)特色

院系資料室文獻(xiàn)資源建設(shè)應(yīng)以院系的重點(diǎn)學(xué)科和重點(diǎn)專業(yè)為中心,根據(jù)院系學(xué)科建設(shè)的需要,確定文獻(xiàn)收藏范圍,從教學(xué)科研的需要為出發(fā)點(diǎn),構(gòu)建專業(yè)文獻(xiàn)信息資源保障體系,并逐漸形成專業(yè)特色。為此,高校院系資料室應(yīng)采取多種途徑采購文獻(xiàn)資源,除利用圖書征訂目錄訂購圖書外,通過網(wǎng)絡(luò)采購圖書也成為資料室搜集文獻(xiàn)資料的重要手段。另外,還應(yīng)多參加各地舉辦的大型圖書展銷會(huì),現(xiàn)場采購、挑選各學(xué)科文獻(xiàn)資料。其次,還可以院系各學(xué)科建設(shè)為中心,以教學(xué)科研需求為依據(jù),重點(diǎn)收藏各種學(xué)術(shù)會(huì)議的論文和資料,收藏教師出國講學(xué)、訪問帶回的圖書資料,收藏各種學(xué)術(shù)價(jià)值較高的非正式出版物,如可研報(bào)告、會(huì)議論文、論文集和內(nèi)部專業(yè)資料等,并把收集到的文獻(xiàn)資料按學(xué)科分類建成特色數(shù)據(jù)庫,供各專業(yè)教研人員隨時(shí)查詢。再次,在期刊訂購中把重點(diǎn)放在訂購專業(yè)核心期刊上。核心期刊是學(xué)科文獻(xiàn)中的學(xué)術(shù)中間,具有發(fā)文質(zhì)量高,學(xué)科信息量大,所載論文被引用次數(shù)多的特點(diǎn),是公認(rèn)能夠代表學(xué)科前沿及其發(fā)展?fàn)顩r的文獻(xiàn),是各學(xué)科文獻(xiàn)收藏的首選類型。

2.加強(qiáng)校系聯(lián)合,實(shí)現(xiàn)高校文獻(xiàn)資源共建共享

2002年頒布的《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程(修訂版)》中第二章第八條規(guī)定:“高等學(xué)校的院系資料室是全校文獻(xiàn)保障體系的組成部分,在業(yè)務(wù)工作和資源配置上,接受學(xué)校圖書館的指導(dǎo)與協(xié)調(diào)。應(yīng)面向全校開放,提供文獻(xiàn)信息服務(wù),實(shí)現(xiàn)資源共享?！被谶@一規(guī)定,院系資料室應(yīng)結(jié)合本專業(yè)的特點(diǎn),根據(jù)自身的資料優(yōu)勢,建立具有專業(yè)特色的專題數(shù)據(jù)庫,并做出目錄清晰、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容新穎、具有本專業(yè)特色的網(wǎng)頁,依托校園網(wǎng),利用圖書館的技術(shù)優(yōu)勢,將院系資料室數(shù)據(jù)庫中的信息資料與圖書館的信息資料在校園網(wǎng)上并網(wǎng)運(yùn)行,供全校師生查閱,從而真正實(shí)現(xiàn)校內(nèi)的信息資源共享,減少資源重復(fù)和閑置。

3.提高院系圖書管理員的專業(yè)能力

新形勢下,院系資料室管理員應(yīng)具備三方面的能力。(1)管理文獻(xiàn)資料的能力。與校圖書館管理人員分工明確相比,院系資料室管理人員往往只有一人,從文獻(xiàn)資料采購、分編、加工到為師生提供服務(wù)由一人完成,這就要求資料管理員具備更高的專業(yè)素質(zhì),要有過硬的圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)等專業(yè)知識(shí)。(2)應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的能力。現(xiàn)在,大部分院系資料室都配備了計(jì)數(shù)機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備,有些校圖書館要求各院系資料室統(tǒng)一安裝校圖書館使用的圖書管理軟件,成為其客戶端。這就要求資料管理員具有使用管理軟件的技能。(3)與教研人員溝通的能力。院系資料室管理員應(yīng)把握好人緣優(yōu)勢,及時(shí)與本院系教研人員溝通,了解其研究方向,分析其專業(yè)特色,了解其文獻(xiàn)信息需求的變化狀況,為其提供有針對性的直接信息服務(wù)。院系資料室管理員要多參加校圖書館舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn),接受專業(yè)人員的業(yè)務(wù)輔導(dǎo)。利用交流、考察的機(jī)會(huì),學(xué)習(xí)其他院校資料室的先進(jìn)管理方法、成熟管理經(jīng)驗(yàn)和科學(xué)管理辦法,積極參與院系教學(xué)、科研活動(dòng),在實(shí)踐中獲取專業(yè)知識(shí),提高專業(yè)技能,更好地為廣大教師、學(xué)生服務(wù)。

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(責(zé)任編輯/王麗君)