[摘 要]加快高校會計信息化的建設,應從分析制約高校會計信息化發(fā)展的因素入手,從規(guī)范高校會計信息化系統(tǒng)、強化內(nèi)部控制與提升會計人員素質(zhì)等方面采取切實可行的措施。

[關鍵詞]高校 會計信息化 制約因素 措施

作者簡介:丁海萍(1974-),女,江蘇南通人,揚州大學財務處會計師,經(jīng)濟學碩士,主要從事財務管理研究。

一、高校會計信息化建設的現(xiàn)狀

(一)會計處理未達到自動化要求

目前,多數(shù)高校已較好地實現(xiàn)了日常會計核算會計電算化的要求,但會計電算化系統(tǒng)僅是手工會計模式的“拷貝”。電算化核算模式下,會計人員崗位的設置與原先手工記賬時基本一致,由審核人員、出納人員、復核人員共同完成日常財務的核算流程。與傳統(tǒng)手工記賬方式相比,會計電算化優(yōu)越性主要表現(xiàn)為將原先手工記入賬本的各類會計數(shù)據(jù),改為在計算機上直接錄入,減少了繁瑣的手工記賬過程,但運行流程與資金結(jié)算方式未有質(zhì)的改進,當前高校會計業(yè)務處理仍處于會計信息化的初級階段。

(二)會計信息時效性滯后

高校的會計系統(tǒng)在數(shù)據(jù)的查詢更新過程中普遍存在著滯后性,有的高校數(shù)據(jù)3-4天更新一次,有的高校甚至1周或半個月才做一次數(shù)據(jù)更新,相關職能部門在使用財務數(shù)據(jù)時,往往滯后于業(yè)務發(fā)生數(shù)日。隨著高校間資源的整合,合并辦學的模式的擴展,多校區(qū)分設財務報銷網(wǎng)點的財務核算體系已較普遍,通常情況下,學校在歸集匯總?cè)?shù)據(jù)時,需進行財務軟件中各校區(qū)分賬套中的財務數(shù)據(jù)合并,因各報銷網(wǎng)點數(shù)據(jù)復核時間的滯后性,全校的財務信息的匯總往往效率低下,達不到管理層對財務數(shù)據(jù)及時性的要求。

(三)會計信息管理未達到智能化要求

目前高校財務管理目標的實現(xiàn)主要依靠制度的約束與會計人員的自身素質(zhì),未能有效地利用現(xiàn)代信息技術平臺進行智能化控制。如學生收費系統(tǒng)、人事檔案信息管理系統(tǒng)、部門預算管理系統(tǒng)等自成體系,相互獨立,部門之間數(shù)據(jù)對接需較多的外界人力干預,未能實現(xiàn)通過網(wǎng)絡技術搭建數(shù)據(jù)共享平臺,實現(xiàn)信息的智能化調(diào)用。又如高校新校區(qū)建設中面臨的巨額債務風險,多數(shù)高校未能充分利用軟件平臺建立智能化的財務預警系統(tǒng),債務資金結(jié)構與流量的分析系統(tǒng)等,目前這些數(shù)據(jù)分析僅僅依靠定期或不定期的財務分析,很難達到提升管理、強化內(nèi)部控制的要求。

此外,當前不少高校正進行數(shù)字化校園的規(guī)劃與建設,教學管理、宿舍管理、飲食服務、財務核算等數(shù)據(jù)模塊也處于集成整合的過渡階段,如何利用教育信息化的建設契機,提高會計信息在學校發(fā)展過程中的管理作用,也是高校會計信息化建設的重要課題。

二、高校會計信息化建設的制約因素分析

(一)會計軟件版本繁多,數(shù)據(jù)共享性差

會計軟件是會計信息化的基礎,對推動高校會計信息化的進程具有舉足輕重的作用。目前各高校使用的會計軟件沒有硬性統(tǒng)一要求,有的使用的是復旦天翼的會計軟件,有的使用的是用友軟件,甚至有的規(guī)模較小的學校用的是自行開發(fā)的會計軟件等。因各高校采用的會計軟件版本繁多,數(shù)據(jù)的輸出格式各異,在進行數(shù)據(jù)歸集、互享時,形成了一定的困阻。此外,學校領導對會計信息的重視程度也將影響到會計信息系統(tǒng)的軟硬件投入力度,在高校資金普遍較緊的前提下,會計信息化建設面臨著投入與產(chǎn)出的決策博弈。

(二)信息數(shù)據(jù)專業(yè)性強,外部信息使用者難理解

會計信息化的目標是達到會計信息資源的外部共享。高校是個小而全的復雜的綜合系統(tǒng),會計核算業(yè)務范圍廣、要求高,所使用的會計軟件較為復雜。目前使用較多的會計軟件是復旦天翼、用友等針對高校特別開發(fā)的會計軟件,其功能主要是滿足日常會計數(shù)據(jù)的錄入,會計人員對信息的查詢,預設會計報表的生成等,但上述所有的功能是從滿足會計人員要求的專業(yè)角度出發(fā)設計的,所提供的數(shù)據(jù)查詢信息對財務人員而言分類詳盡,可外部信息需求者在使用該類軟件時,卻往往會因不了解生硬難懂會計專業(yè)術語或核算項目而使操作顯得分外困難。

此外,高校仍在執(zhí)行財政部1998年頒布《高等學校會計制度(試行)》,會計核算仍采用收付實現(xiàn)制,會計科目也是自成體系,使得高校的數(shù)據(jù)信息存在失真問題,如高校的固定資產(chǎn)不計提折舊,固定資產(chǎn)的賬面價值直到報廢基本保持不變,巨額的賬面數(shù)字背后可能就是一堆分文不值的破銅爛鐵。高校在對外提供數(shù)據(jù)時,收入類、支出類特別是凈資產(chǎn)的會計科目均有別于企業(yè)會計科目的含義,外部信息使用者一般較難從會計報表中獲取自己所需的較直觀易懂的會計信息。

(三)人員因素對會計信息質(zhì)量影響較大

會計信息化的特點,就是利用網(wǎng)絡能便捷的查詢到所需信息。當信息使用者過度依賴與相信電子數(shù)據(jù),減少對紙質(zhì)檔案的調(diào)查與驗證時,可能產(chǎn)生錯誤的結(jié)論。會計信息錄入人員在進行會計憑證等信息初始時,由于操作人員語言表達能力或報銷者含混表述等多種原因,錄入的信息與原始單據(jù)反映的客觀情況會有出入。當會計使用者僅以會計電子數(shù)據(jù)為依據(jù)做決策時,結(jié)論可能有偏差。

三、構建高校會計信息化體系的措施

(一)高校會計信息化軟件升級,增強數(shù)據(jù)通用性

一是會計軟件的通用接口標準化。構建高校會計信息化體系,首先要求構建開放的會計信息系統(tǒng),具體可通過統(tǒng)一高校的會計信息化標準,規(guī)范會計核算軟件的數(shù)據(jù)接口來實現(xiàn)。如2005年頒布的國標《信息技術會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》,對企業(yè)會計核算軟件的數(shù)據(jù)接口以標準化條款進行了規(guī)范,實現(xiàn)了不同的財務軟件以及相同財務軟件的不同版本之間數(shù)據(jù)信息的銜接,推動企業(yè)會計信息化的普及和提高。雖然各高校使用的電算化軟件各不相同,但隨著網(wǎng)絡技術的進步,軟件間的兼容性增強,不同核算軟件的數(shù)據(jù)接口技術已不再困難,再通過高校的主管部門實現(xiàn)會計核算內(nèi)容的標準與規(guī)范化,高校間的會計信息互享將在技術上實現(xiàn)突破。

二是提升會計軟件的智能化。隨著會計信息化系統(tǒng)的普及運用,會計軟件將不再局限于會計人員使用。可通過授權控制,將預算執(zhí)行控制職能分解于高校內(nèi)各職能部門,部門負責人審批用款時,直接進入會計信息查詢系統(tǒng),了解部門預算的下?lián)?、使用與結(jié)余情況,網(wǎng)上直接點擊該項業(yè)務的批報項目、報銷金額等,生成業(yè)務授權號,通過數(shù)據(jù)加密直接傳送至財務報銷終端。當經(jīng)辦人員到財務部門報銷時,會計人員可通過部門負責人的授權號與書面審簽實現(xiàn)對業(yè)務的雙重驗證,審核無誤后,通過網(wǎng)上銀行直接將報銷金額轉(zhuǎn)入當事人或往來單位的賬號,并及時以手機短信通知當事人進行核對;若有差誤,也可通過網(wǎng)絡直接反饋部門負責人。會計信息化軟件的智能化,將提升職能部門參與財務管理的能動性,提高財務人員會計信息錄入的正確性,加強內(nèi)部控制的嚴密性。

(二)細化內(nèi)部控制,確保數(shù)據(jù)安全

為了確保會計信息的處理質(zhì)量,減少關生差錯或異外事故的概率,高校應制定詳盡的內(nèi)部控制制度,防范風險。包括對程序安全的控制、人員工作職能的控制、數(shù)據(jù)維護的控制等。

一是程序安全的控制。首先要加強機房安全管理,無關人員不得進入機房,操作系統(tǒng)在無人時要進入密碼保護界面,密碼要定期或不定期地進行更換。其次,要加強程序的病毒防范措施,嚴控外部數(shù)據(jù)的導入功能,防范外部病毒入侵撰改數(shù)據(jù)。最后,要加強數(shù)據(jù)備份工作,對會計信息數(shù)據(jù)要定期進行磁盤與硬盤的雙備份。

二是人員職能的控制。在對人員職能進行設計時,要充分考慮職務的不相容原則,要將數(shù)據(jù)的維護人員與數(shù)據(jù)錄入人員的職能相分離,對不同數(shù)據(jù)使用者按需求進行功能限定,通過人員職能的控制,使各個部門權利相互牽制、相互制衡。

三是數(shù)據(jù)維護的控制。會計信息數(shù)據(jù)生成,包括數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)審核、數(shù)據(jù)記賬、數(shù)據(jù)調(diào)用等過程。數(shù)據(jù)錄入要進行授權控制,并對輸入數(shù)據(jù)的正確性進行驗證,如借貸平衡驗證、數(shù)據(jù)類型合法性驗證等。數(shù)據(jù)審核,是對輸入數(shù)據(jù)的合法性與準確性的審查過程,要核對原始紙質(zhì)憑證與機制憑證的一致性,表述的準確性等。數(shù)據(jù)記賬,是將審核無誤的會計信息記入本年賬簿,進行數(shù)據(jù)的歸集。數(shù)據(jù)調(diào)用,則是會計信息的輸出,輸出的信息應滿足信息需求,并建立標準化的報告編號、收發(fā)、保管工作等信息檔案?，F(xiàn)行會計檔案管理要求,紙質(zhì)檔案與電子檔案并行存檔保管,應對電子會計信息建立便于檢索與調(diào)閱的索引編號,文件的修改、更新等都應附有修改的書面授權證明,同時,會計信息系統(tǒng)應具備自動記錄工作日志的功能,利于管理者或?qū)徲嬋藛T的查詢與跟綜檢查。

(三)提升會計人員綜合素質(zhì)

會計信息化,對會計人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。

一是提高會計人員的專業(yè)素質(zhì)。高等學校的財務管理相對封閉,多年來高等學校會計制度基本變化不大,高校會計人員接觸企業(yè)會計制度的機會也不多,因此,高校會計人員主動了解財政部、教育部新出臺會計制度、會計準則等的能動性相對不高。隨著網(wǎng)絡、通訊的技術的發(fā)展,高校間人才的流動,國外人才與經(jīng)費的交流,高校與業(yè)務往來部門的聯(lián)系打破了時間與空間的限制。開放社會的環(huán)境對高校會計人員的專業(yè)素質(zhì)提高了更高的要求,既要熟悉高校的會計制度,也要了解業(yè)務往來企業(yè)的會計核算模式,還要了解國外高校的先進管理經(jīng)驗,現(xiàn)在的高校會計不是會寫字會打算盤就可勝任,需要更高的專業(yè)技能。

二是增強會計人員的信息技術培訓。傳統(tǒng)手工方式下,會計人員只要掌握專業(yè)知識就可勝任會計崗位的要求。而會計信息化是建立在網(wǎng)絡平臺上的會計信息的管理,會計人員不僅要掌握會計專業(yè)知識,還要掌握網(wǎng)絡與現(xiàn)代通訊技術,了解銀行新型的結(jié)算方式等。我國高校會計人員的業(yè)務素質(zhì)相對較弱,部分會計人員是通過短期培訓上崗,多數(shù)年齡偏大的會計人員對于英語與計算機技術掌握較少。會計信息化的數(shù)據(jù)均是建立在網(wǎng)絡技術的平臺上,當出現(xiàn)網(wǎng)絡故障時,電腦往往出現(xiàn)的是英語提示,這對于不懂英語的人而言,可能很簡單的處理也難摸到頭緒,甚至當事人誤按鍵時,可能對系統(tǒng)造成無法修復的損壞。會計信息化要求會計人員掌握一定的網(wǎng)絡技術,直接通過互聯(lián)網(wǎng)信息了解財政部的最新政策、了解教育部高等事業(yè)的發(fā)展動向,了解高校會計同行的研究前沿等,開放的互聯(lián)網(wǎng)信息可減化會計人員探討工作難題的工作量,加強行業(yè)間的互相取長補短。

三是會計人員開拓創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。因多年的計劃生育國策,我國適齡入學人口將進入下降通道,而隨著教育國際化的發(fā)展,外國高校進入中國教育市場爭奪生源,使得高校間的競爭日趨激烈。教育資源的合理與優(yōu)化配置成為高校提升自身實力的發(fā)展策略,其中會計信息是高校發(fā)展決策的重要參考,會計信息的數(shù)據(jù)質(zhì)量將直接關系到?jīng)Q策的準確性與科學性,這勢必要求會計人員要有一定的創(chuàng)新能力。會計人員要創(chuàng)新財務管理,提高會計信息的使用空間,擴充會計信息的內(nèi)涵,加入更多的輔助決策信息等。

參考文獻

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