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        會(huì)計(jì)信息化檔案管理中存在的問題及應(yīng)對(duì)

        2016-10-19 07:30:32馬奇敦
        中國科技博覽 2016年18期
        關(guān)鍵詞:應(yīng)用前景會(huì)計(jì)信息化檔案管理

        馬奇敦

        [摘 要]隨著會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的廣泛應(yīng)用,會(huì)計(jì)檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化,原來手工記賬中的紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代,由傳統(tǒng)上的檔案變?yōu)榱诵畔⒒瘷n案。本文就會(huì)計(jì)信息化檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析,并提出了應(yīng)對(duì)的措施。

        [關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)信息化;檔案管理;應(yīng)用前景

        中圖分類號(hào):F232 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1009-914X(2016)18-0078-01

        會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案,隨著會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的廣泛應(yīng)用,會(huì)計(jì)檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化,原來手工記賬中的紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代,由傳統(tǒng)上的檔案變?yōu)榱诵畔⒒瘷n案。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、序時(shí)性和嚴(yán)肅性。各單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后,由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件,財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成,因此為會(huì)計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)

        一、會(huì)計(jì)信息化檔案的特點(diǎn)

        1 傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案直觀性強(qiáng),主要以書面紙質(zhì)形式保存,可以不借助任何技術(shù)手段而直接查看會(huì)計(jì)信息,但記錄信息量低,占用空間大,數(shù)據(jù)查找不便且不容易保管。信息化會(huì)計(jì)檔案,必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境下才能使用,對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性很強(qiáng),但記錄信息量大,占用空間小,數(shù)據(jù)查詢簡(jiǎn)單方便且容易保管。

        2會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過傳統(tǒng)意義上的紙張,更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會(huì)計(jì)電算化檔案的保管不僅包括會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。

        3會(huì)計(jì)電算化檔案具有易遭破壞,難留痕跡的特點(diǎn),同時(shí)他們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響,信息化會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)十分精密,電子數(shù)據(jù)容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失,對(duì)使用存放環(huán)境要求較高。

        4信息化會(huì)計(jì)檔案因其會(huì)計(jì)信息的數(shù)字化, 大大提高了會(huì)計(jì)檔案的利用效率, 便于會(huì)計(jì)檔案信息的資源共享, 但同時(shí)也加大了會(huì)計(jì)檔案被篡改、破壞及泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

        二、會(huì)計(jì)信息化檔案管理中存在的問題

        1會(huì)計(jì)信息化條件下,會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱將不再完全依賴于手工的查賬,會(huì)計(jì)信息資料可以直接由軟件查詢,或通過拷貝光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)直接獲取相關(guān)資料,從而在會(huì)計(jì)信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。

        那么如何確保信息化檔案安全。

        (1)首先要完善管理制度,根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和信息化檔案的特點(diǎn),制定和完善符合新環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理制度,特別是要建立權(quán)限分級(jí)制度,實(shí)行崗位專人專職制度,對(duì)不同崗位賦予不同權(quán)限,在會(huì)計(jì)電子檔案管理中負(fù)有不同職責(zé),采取不相容職責(zé)相分離措施,嚴(yán)格崗位責(zé)任制,加強(qiáng)相互監(jiān)督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度,嚴(yán)防會(huì)計(jì)電子檔案毀損、丟失和泄密。

        (2)對(duì)信息化檔案采取必要的物理保護(hù)措施。根據(jù)其檔案載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)采用“雙備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,對(duì)于每一備份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,最好做異地存放,存放地點(diǎn)還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng),注意防塵防潮防靜電防高溫。

        (3)對(duì)這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔,還要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,以便在再利用或發(fā)生意外時(shí)能及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù),保證數(shù)據(jù)的完整性。

        (4)對(duì)傳輸、存檔的會(huì)計(jì)信息化檔案要提供保密功能,最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對(duì)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施,即使數(shù)據(jù)丟失,沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù),保證其不會(huì)泄密。

        (5)對(duì)保存有信息化檔案數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)應(yīng)采取物理上的隔絕,只接入財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng),與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開,同時(shí)還要嚴(yán)格禁止在相關(guān)的計(jì)算機(jī)上直接使用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì),必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用,防止計(jì)算機(jī)病毒感染,造成數(shù)據(jù)被破壞。

        2.會(huì)計(jì)信息化檔案的維護(hù)工作因其復(fù)雜性和困難性,因此成為會(huì)計(jì)信息管理活動(dòng)中的重要部分。

        (1)操作人員不僅要熟悉計(jì)算機(jī)軟件的相關(guān)使用與維護(hù)知識(shí),還應(yīng)具備一定的財(cái)務(wù)管理方面的專業(yè)技能與計(jì)算機(jī)硬件知識(shí)。培養(yǎng)高素質(zhì)的維護(hù)人員是作好會(huì)計(jì)信息化檔案維護(hù)難題的前提,

        一方面,要對(duì)在職的會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn),以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則,著重加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高他們掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識(shí)和技能;另一方面,有意識(shí)地引進(jìn)具備會(huì)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)、檔案學(xué)和管理學(xué)等多方面知識(shí)的電算化會(huì)計(jì)檔案管理符合型人才,逐步改變業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀,滿足信息化檔案管理工作的需要。

        (2)信息化檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇。

        會(huì)計(jì)信息化檔案主要是電子檔案,對(duì)電子檔案的保存需要使用一定的存儲(chǔ)介質(zhì)。在保證存儲(chǔ)數(shù)據(jù)穩(wěn)定安全的前提下,盡可能降低存儲(chǔ)成本,并選擇使用更加方便的介質(zhì)?,F(xiàn)在數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)一般應(yīng)以光盤存儲(chǔ)為主,因?yàn)楣獗P作為一種光存儲(chǔ)介質(zhì),其存儲(chǔ)容量大,DVD光盤甚至可達(dá)4GB到8GB,而且有造價(jià)低廉、存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)、保存方便、對(duì)環(huán)境要求低等特點(diǎn)。

        (3)對(duì)不同版本財(cái)務(wù)軟件的存儲(chǔ)。

        由于會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、會(huì)計(jì)制度的變化以及其它經(jīng)濟(jì)法規(guī)的出臺(tái),也會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)軟件版本的不斷變化,對(duì)于不同版本的財(cái)務(wù)軟件,在存儲(chǔ)其會(huì)計(jì)檔案時(shí),一定要將其對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件一并存儲(chǔ),以防止因?yàn)樵诓煌呢?cái)務(wù)軟件版本下會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的不同而帶來的會(huì)計(jì)檔案不能被借閱或者產(chǎn)生某些意料外的錯(cuò)誤,影響會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案的再利用。

        (4)財(cái)務(wù)軟件的選擇。

        在財(cái)務(wù)軟件的選擇上,不僅要看軟件的功能,還要看軟件的開發(fā)公司是否具有開發(fā)財(cái)務(wù)軟件的資格和能力。此外,還應(yīng)注意財(cái)務(wù)軟件的兼容性,在軟件更新?lián)Q代后能不能兼容以前版本的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),能否查詢?yōu)g覽以前版本的會(huì)計(jì)信息化檔案。

        (5)在利用現(xiàn)有軟件調(diào)用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案時(shí),要注意操作時(shí)間與會(huì)計(jì)期間的不同,即在查賬和用賬進(jìn)行系統(tǒng)注冊(cè)時(shí),需以系統(tǒng)時(shí)間進(jìn)行注冊(cè);當(dāng)調(diào)用歷史檔案時(shí),再修改會(huì)計(jì)期間的會(huì)計(jì)年份和會(huì)計(jì)月份,以查詢相應(yīng)的歷史資料庫。只有這樣,才能保證操作日志中的跟蹤是有意義的。

        (6)是信息化檔案管理中的硬件設(shè)備。隨著計(jì)算機(jī)軟件和硬件的不斷發(fā)展與升級(jí),許多配置落后的計(jì)算機(jī)將無法運(yùn)行新的軟件,面臨淘汰,但新的計(jì)算機(jī)又不能運(yùn)行老的軟件,無法查詢過去的會(huì)計(jì)信息化檔案,給查詢工作造成麻煩。因此,應(yīng)在計(jì)算機(jī)軟硬件更換的時(shí)候做好記錄,并將淘汰替換下的硬件和相關(guān)說明文檔一并存檔,以便在需要調(diào)閱前期檔案的時(shí)候更加方便。?

        三、會(huì)計(jì)檔案信息化應(yīng)用前景廣闊

        有傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無法比擬的優(yōu)勢(shì)。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位本部門進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析,從而為決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以看出本單位、本部門甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢(shì),使決策者在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的為規(guī)范,改善經(jīng)茗管理,提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化會(huì)檔案的再利用。

        參考文獻(xiàn):

        [1]于明蘭.財(cái)會(huì)數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案管理與運(yùn)用研究[J].新經(jīng)濟(jì),2016(21).

        [2]安豐梅.關(guān)于高校會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的探討[J].天津市工會(huì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào),2013(04).

        [3]王素花.淺析新形式下會(huì)計(jì)檔案的管理[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2014(04).

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