[摘 要]《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的發(fā)布,為大中型企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)做出了指導(dǎo)和提出了新的要求。本文立足于業(yè)務(wù)層次,針對企業(yè)的采購業(yè)務(wù)循環(huán),從控制環(huán)境、控制目標、潛在風(fēng)險、控制流程、控制要點、控制政策和控制載體進行分析,力求對企業(yè)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計有所裨益。

[關(guān)鍵詞]采購業(yè)務(wù) 內(nèi)部控制 設(shè)計

作者簡介:解輝(1971-),女,河北省秦皇島市人,管理學(xué)碩士,高級會計師,秦皇島港股份有限公司第八港務(wù)分公司財務(wù)科長,從事會計核算與財務(wù)管理研究。

2008年6月,財政部等五部委發(fā)布了聯(lián)合制定的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》,其適用范圍為中華人民共和國境內(nèi)設(shè)立的大中型企業(yè),小企業(yè)和其他單位可以參照實施。這樣,按照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》要求,建立一套以防范風(fēng)險和控制舞弊為中心的內(nèi)部控制制度體系,以不斷完善治理結(jié)構(gòu)和內(nèi)部約束機制,不斷提高經(jīng)營管理水平和可持續(xù)發(fā)展能力就成為各企業(yè)提上日程的重要任務(wù)。

采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的重要環(huán)節(jié),其業(yè)務(wù)的范圍通常包括原材料的購置,固定資產(chǎn)的購置和更新,設(shè)備運行及維修保養(yǎng)所需消耗性燃物料購置,以及用于勞動保護和經(jīng)營管理的其他物項采購等。本文力求通過梳理企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程,實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)管理的程序化、規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化,有效控制采購過程中的現(xiàn)實風(fēng)險和潛在風(fēng)險,合理保證企業(yè)目標的實現(xiàn)。

采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制要針對業(yè)務(wù)循環(huán)過程和特征,結(jié)合控制環(huán)境、控制目標、潛在風(fēng)險、控制流程、控制要點、控制政策和控制載體進行設(shè)計和構(gòu)造。

一、創(chuàng)造良好的控制環(huán)境

良好的控制環(huán)境是建立有效內(nèi)部控制體系的基礎(chǔ)。對于采購業(yè)務(wù)而言,創(chuàng)造良好的控制環(huán)境要做好以下幾個方面:

(一)在勝任能力與權(quán)責分配方面:企業(yè)辦理采購、驗收、庫管與付款等業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)、敬業(yè)態(tài)度和職業(yè)道德;建立采購授權(quán)政策,根據(jù)采購物資類別和所需資金量的大小,明確權(quán)限,逐級審批,實行分級分權(quán)管理;安排非采購的專門部門或人員承擔審查和監(jiān)督工作;應(yīng)適時安排采購與付款人員的崗位輪換。

(二)在不相容職務(wù)分離方面:企業(yè)要全面系統(tǒng)地分析、梳理采購業(yè)務(wù)流程中所涉及的不相容職務(wù),實施相應(yīng)的分離措施,形成各司其職、各負其責、相互制約的工作機制。請購與審批、請購與采購、詢價與確定供應(yīng)商、采購合同的訂立與審計、采購與驗收、采購驗收與相關(guān)會計記錄、付款審批與付款執(zhí)行、應(yīng)付賬款記錄與付款、內(nèi)部檢查與業(yè)務(wù)執(zhí)行和記錄等崗位必須分離。

(三)在人力資源政策方面:企業(yè)應(yīng)建立有效的人力資源管理機制,確定有針對性的聘用、培訓(xùn)、業(yè)績考評及晉升等激勵政策,定期考評,獎優(yōu)罰劣。

(四)在信息系統(tǒng)支持方面:企業(yè)應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫和市場價格信息庫。按照供應(yīng)商報價比信息庫中價格高出的幅度設(shè)置警告級別,警告發(fā)生時,審價人員根據(jù)級別將情況分別報告給合同部門負責人或上級主管;采購業(yè)務(wù)完成后,企業(yè)還應(yīng)根據(jù)差異分析報告或采購工作評價,對供應(yīng)商進行評價,及時更新、升級供應(yīng)商信息庫。

二、設(shè)定明確的控制目標

企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身狀況,為采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)定合理的控制目標。一般而言,港口企業(yè)采購業(yè)務(wù)的控制目標主要包括以下內(nèi)容:(1)保證所采購貨品材料的質(zhì)量合格,規(guī)格和數(shù)量準確無誤;(2)保證以公平且具有競爭力的價格采購到貨品材料;(3)保證在規(guī)定的時間和地點交貨;(4)盡量減少庫存,優(yōu)化庫存周轉(zhuǎn);(5)選擇合格供應(yīng)商并對其進行有效管理;(6)確保訂單、合同經(jīng)過被授權(quán)人批準;(7)確保最大限度的集中采購,實現(xiàn)規(guī)模效應(yīng),降低采購價格;(8)準確地記錄實際收到的貨物;(9)所有退貨都應(yīng)準確記錄并受到監(jiān)控,不合格貨品的責任追溯到供應(yīng)商;(10)嚴禁未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)和人員辦理采購與付款業(yè)務(wù),保證采購業(yè)務(wù)合法有效;(11)嚴禁未經(jīng)授權(quán)的人員簽發(fā)支票,保證貨款支付準確合理;(12)保證輸入系統(tǒng)及輸出會計數(shù)據(jù)的真實、準確、合理性。

三、識別潛在風(fēng)險

根據(jù)控制目標,企業(yè)應(yīng)識別出采購工作中通?？赡艹霈F(xiàn)的潛在風(fēng)險以便在控制中加以防范。港口企業(yè)采購業(yè)務(wù)中的潛在風(fēng)險通常包括:(1)所采購貨品質(zhì)量不合格;(2)規(guī)格和數(shù)量與合約不符;(3)交貨時間與地點與合約不符;(4)供應(yīng)商管理混亂; (5)采購員收受回扣; (6)庫存不合理,積壓或短缺材料;(7)未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù);(8)所采購貨品材料違反企業(yè)政策或國家法規(guī);(9)產(chǎn)生錯誤或重復(fù)的應(yīng)付賬項;(10)會計資料虛假或不完整。

四、針對流程制定控制要點和控制政策

企業(yè)應(yīng)當根據(jù)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制目標,結(jié)合風(fēng)險應(yīng)對策略,綜合運用不相容職務(wù)分離控制、授權(quán)審批控制、會計系統(tǒng)控制、財產(chǎn)保護控制、預(yù)算控制、運營分析控制和績效考評控制等控制措施,對采購業(yè)務(wù)流程進行有效控制。

根據(jù)采購業(yè)務(wù)的一般業(yè)務(wù)流程,其關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)包括以下6項作業(yè):

(一)請購作業(yè)控制

控制流程:預(yù)測需求→編制采購預(yù)算→由使用部門或物項保管部門提出請購→審核和審批→采購部門執(zhí)行采購

控制要點和政策:①請購和審批崗位分設(shè),職責分離。②根據(jù)采購預(yù)算、運行需求、庫存控制水平對請購的品種、數(shù)量、時間、成本、質(zhì)量等加以控制,依據(jù)一定的標準確定請購的審批權(quán)限。③請購單應(yīng)詳細注明參考廠商、規(guī)格、型號、 數(shù)量、質(zhì)量等級及需用期限、注意事項等。④對緊急采購的必要性進行審查和相應(yīng)的責任追究。

(二)采購作業(yè)控制

(1)選擇供應(yīng)商的控制

選擇供應(yīng)商的程序:供應(yīng)商開發(fā)→資信調(diào)查與質(zhì)量評估→可行性論證→評估與調(diào)整

控制要點和政策:①供應(yīng)商的選擇標準應(yīng)包括基本標準、資信品質(zhì)標準、道德規(guī)范標準、權(quán)重調(diào)整標準。②供應(yīng)商的選擇應(yīng)由采購部門、資信-品質(zhì)評價部門、專家委員會、決策委員會共同做出。③企業(yè)應(yīng)按與其合作的密切程度將供應(yīng)商分為一般供應(yīng)商、伙伴供應(yīng)商和戰(zhàn)略供應(yīng)商,并分別對其進行管理和控制。④以合同形式進行采購。⑤選擇的供應(yīng)商應(yīng)在三家以上。

(2)確定價格的控制

控制流程:詢價(了解相關(guān)產(chǎn)品報價)→比價(遵循價格優(yōu)先的原則)→議價(議定價格進行采購)→定價(通過議定、公開市場確定或招標定價等方法實現(xiàn))

控制要點和政策:①價格控制標準方面:企業(yè)應(yīng)以。 “公平價格”為基礎(chǔ),了解市場供求等影響價格的因素和供應(yīng)商的成本項目、價格制定方法等成本結(jié)構(gòu)因素,還應(yīng)關(guān)注折扣、價格變動條款等相關(guān)內(nèi)容。②組織控制、授權(quán)與批準控制方面:企業(yè)應(yīng)成立價格審批委員會、價格管理部門或小組。價格審批委員會由采購、請購、運營、財會、內(nèi)審、法律等部門的負責人組成,負責采購價格的審定,并授權(quán)有關(guān)部門進行價格調(diào)查、詢價、核實和考核等;價格管理部門或小組受價格管理委員會的授權(quán)批準相應(yīng)的采購價格的執(zhí)行。經(jīng)批準后,由價格責任部門即采購部門負責執(zhí)行相應(yīng)的采購價格。

(3)談判、簽訂合同的控制

控制流程:制定談判目標→授權(quán)確定責任→具體談判→采購合同初審→律師審核→采購合同審批→合同監(jiān)督執(zhí)行

控制要點和政策:①合同審批委員會(審批責任人)、采購部門(采購主管)、談判團隊(談判主代表)等崗位必須分設(shè)。②賦予相關(guān)部門和人員相應(yīng)的責、權(quán)、利,實行責任追究制度,較大的合同須經(jīng)過法律查核程序。

(4)發(fā)出訂單:由專職人員負責

(5)督促訂單和反饋:由專職人員負責

(三)驗收作業(yè)控制

控制流程:采購部門書面申請→驗收部門自行安排人員或送對外委托單位實施檢驗和驗收

控制要點和政策:①由符合條件的部門或組織完成驗收作業(yè)。它可以是單設(shè)的檢驗和驗收中心、倉庫保管部門、用料部門、專業(yè)實驗室,也可以是外部的專業(yè)單位。②依據(jù)所采購物項的種類和特性、定購合同、訂單制定驗收標準,確定檢驗的手段和方法、允許誤差的范圍。③對所有采購的物項都必須由獨立于請購、采購、財會的驗收人員編制一式數(shù)聯(lián)的驗收報告,如實記錄供應(yīng)商、運輸人、訂單編號、請購部門、物項名稱、品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等內(nèi)容。 ④采購部門要及時根據(jù)驗收結(jié)果處理采購物項,符合規(guī)定標準的應(yīng)及時安排入庫;對于存在物項內(nèi)容、質(zhì)量、數(shù)量等問題的,應(yīng)分清供應(yīng)商和運輸人的責任,按照違背合同分別予以處理。

(四)付款作業(yè)控制

流程控制:應(yīng)付賬款的審核和記錄→債權(quán)人請款→負責人審批→財會部門主管審核→會計記錄→與供應(yīng)商對賬→出納付款等環(huán)節(jié)

控制要點和政策:①財務(wù)部門應(yīng)建立付款管理和控制制度,規(guī)定處理流程,制定相應(yīng)的責任條款。②財務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專人進行應(yīng)付賬款的記錄、管理和控制,人員職責分離;應(yīng)付賬款的記錄管理人員必須根據(jù)審核無誤的有效原始憑證(供應(yīng)商提供的銷售發(fā)票,采購部門提供請購單、有效合同、訂單、退貨/折扣單,倉儲部門提供的入庫單,驗收部門的驗收報告等)進行賬務(wù)處理;登記時要及時扣除相應(yīng)的預(yù)付賬款、折扣款項、罰款、及現(xiàn)金折扣等;明細賬應(yīng)定期與總賬、與對方財會部門對賬。③出納憑付款憑證付款;出納支付款項時,除特殊情況外,現(xiàn)金只能用于規(guī)定數(shù)額以下的支付;通過銀行支付,必須將款項直接付給收款人;檢查收款人是否有預(yù)付款、罰款、應(yīng)扣款項或欠款等;預(yù)付采購款的支付,必須經(jīng)過一定的審批程序;確定享受供應(yīng)商現(xiàn)金折扣的業(yè)務(wù),要安排資金,在恰當?shù)臅r間及時支付。④對于是否享受供應(yīng)商的現(xiàn)金折扣,由出納人員提出;財務(wù)部門主管統(tǒng)籌考慮企業(yè)的資金狀況、資金市場走勢、利率水平、折扣大小、對企業(yè)價值和信譽的影響、與供應(yīng)商的關(guān)系等因素,決定是否享受供應(yīng)商的現(xiàn)金折扣,并監(jiān)督執(zhí)行。⑤對于零星采購備用金,財務(wù)部門要制定相應(yīng)的管理控制制度,實行借款責任制;備用金額度的確定必須會同采購部門主管商定并經(jīng)財務(wù)部門主管審批;相關(guān)的采購人員必須辦理書面借款手續(xù),并及時報銷或退回;財務(wù)部門單獨列賬,及時清理。

(五)違背合約作業(yè)

對于供應(yīng)商出現(xiàn)的逾期未交貨、延期交貨、發(fā)生短缺現(xiàn)象、出現(xiàn)質(zhì)量問題以及運輸單位違約現(xiàn)象,企業(yè)應(yīng)分別做出催促、追索賠償、罰款、退貨等違約作業(yè)。

(六)差異分析與采購工作評價

采購業(yè)務(wù)完成后,企業(yè)應(yīng)以企業(yè)戰(zhàn)略和預(yù)算為標桿進行差異分析,并根據(jù)采購效果和效率兩項績效指標對采購工作進行評價。

采購效果評價包括采購價格與成本標準、采購物項與質(zhì)量標準、采購物流標準等;采購效率評價包括采購組織標準(衡量完成采購業(yè)務(wù)所要使用的重要資源的指標,如人員、管理、程序、信息系統(tǒng)等)、采購制度(預(yù)算制度、責任制度、獎懲制度等)。企業(yè)根據(jù)差異分析和采購工作評價對預(yù)算進行修訂,對采購業(yè)務(wù)流程的控制進行改進。

五、控制載體

在采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制中,企業(yè)應(yīng)當建立信息與溝通制度,明確內(nèi)部控制相關(guān)信息的收集、處理和傳遞程序,確保信息及時溝通,促進內(nèi)部控制的有效運行。各流程間相關(guān)信息處理和傳遞的載體通常包括:

⑴計劃單或者請購單(請購部門→到采購部門,財務(wù)部門);⑵審批單(包工辦蓋章);⑶可選供應(yīng)商清單;⑷供應(yīng)商價格與市場價格清單;⑸招標文件;⑹投標書;⑺合同及合同草本(采購部門→請購、倉儲、財務(wù)部門);⑻訂單(采購部門→供應(yīng)商,財務(wù)部門);⑼驗收單(驗收部門→財務(wù)部門);⑽入庫單(倉庫→財務(wù)部門);⑾賣方發(fā)票(供應(yīng)商→財務(wù)部門);⑿賣方對賬單(供應(yīng)商→財務(wù)部門);⒀付款憑單(財務(wù)部門編制用于核對);⒁?guī)齑娌牧厦骷氋~(倉庫→財務(wù)部門);⒂應(yīng)付賬款明細分類賬(財務(wù)部門編制用于核對)等。

參考文獻

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