[摘 要]近年來,伴隨著招生規(guī)模的擴大,學費收入已經(jīng)成為高等學校自籌經(jīng)費的主要來源,實現(xiàn)高校戰(zhàn)略性發(fā)展的重要保證。本文針對當前高校收費管理中內(nèi)部控制存在的問題,提出一些具有針對性的解決措施,以保證高校收費的健康、有序發(fā)展。

[關鍵詞]高等學校 收費管理 內(nèi)部控制

作者簡介:黃智杰,1978年7月出生,男,籍貫:福建莆田,現(xiàn)工作于四川南充西華師范大學計財處,管理學學士學位,在讀碩士,會計師。

近年來,伴隨著招生規(guī)模的擴大,學費收入已經(jīng)成為高等學校自籌經(jīng)費的主要來源,實現(xiàn)高校戰(zhàn)略性發(fā)展的重要保證。但長期以來,高校只重視財務管理的內(nèi)部控制,忽略收費管理的內(nèi)部控制。如何保證各項費用及時、準確、足額入庫,保證學校收入順利流入,就成為當前高等學校財務工作的一項重要內(nèi)容。

一、當前高校收費管理內(nèi)部控制存在的問題

當前隨著計算機收費在高校的普遍實施,收費工作量減少,管理水平有所提高,但也給內(nèi)部控制提來了一些新的挑戰(zhàn),使其面臨了一些新問題。

(一)崗位設置不合理,未能實現(xiàn)不相容職務的分離

現(xiàn)在高校信息化水平的提高,加之會計人員有限,部分高校只設置一名工作人員負責全校的收費管理工作,開票和收款崗位合二為一普遍存在,有的學校一個人既負責應收款操作,又負責收費業(yè)務操作,現(xiàn)金收入崗與匯總崗未分離,未設置收費復核和稽核崗位,沒有滿足不相容崗位相分離、相制約的原則。

(二)業(yè)務流程設計不合理,未能實現(xiàn)有效控制

現(xiàn)在各個高校收費種類繁多,標準復雜,不少培訓費、輔導費、考試費、聯(lián)合辦學學費等等,由二級學院和其他部門代收。由其他部門代收費能減輕財務部門的工作量,解決財務人手不足的問題,但是代收費太多,容易使大量的資金滯留在各二級單位上,形成“小金庫”的溫床,不能得到有效控制。收費管理與學籍管理等其他環(huán)節(jié)相脫離,學生轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、復學、退學等情況,業(yè)務流程上未涉及,造成了費用少收、漏收,致使學校收入流失。

(三)資金控制不到位,管理環(huán)節(jié)薄弱

現(xiàn)在大部分高校依然采用現(xiàn)金和刷卡為主的繳費方式,票款未分離。由于現(xiàn)在各個高校學生數(shù)量多,收費對賬工作量大,既開票又收款,容易出現(xiàn)收費工作人員“開了票、收了錢、不做賬”的舞弊現(xiàn)象。各項培訓、考試費用由各部門代收,未能及時上交到財務部門,部門坐收坐支,挪作他用。收費管理的重點不在資金控制上,造成學校收入的流失和資金效益低下。

(四)票據(jù)管理不完善,配套措施不完善

現(xiàn)在有的高校未對票據(jù)進行專管,沒有對所有票據(jù)進行分類登記,未設置票據(jù)專管員,負責票據(jù)的領購、發(fā)放、繳銷,并對票據(jù)使用情況進行監(jiān)督。各個高校都有聯(lián)合辦學,各個辦學點領用高校的票據(jù),沒有完善的票據(jù)管理制度,就容易出現(xiàn)“未按規(guī)定用途使用票據(jù),擅自設立收費項目,違規(guī)收費”的現(xiàn)象。

(五)財務收入核算與收費管理脫節(jié)

現(xiàn)在由于財務系統(tǒng)和收費系統(tǒng)相互獨立,兩者數(shù)據(jù)類型和核算方法不同。財務收入核算實行收付實現(xiàn)制核算方法,只核算已收學費,未反映到繳費個人明細。而收費系統(tǒng)不僅包含已收學費、應收學費、減免學費等信息,而且包含各個學生的費用明細。由于兩個系統(tǒng)未實行有效連接,這種差異加大兩者的對賬工作量,增加了內(nèi)控制度的難度。

二、完善收費管理內(nèi)部控制的一些具體措施

(一)合理設置崗位,使不相容職務相分離

建立合理、嚴密的收費系統(tǒng)的組織結構,完善崗位責任控制,合理分工,明確職責,確保不相容崗位相分離,各崗位之間相互監(jiān)督、相互制約,權責分明,將風險降到最小程度。具體來說,實行開票和收款崗位相分離,應收款、減免處理與收費業(yè)務崗位相分離,票據(jù)管理與收費業(yè)務崗位相分離,收費業(yè)務與收費記賬業(yè)務相分離,使收費工作相互牽制、相互制約,真正達到不相容職務相分離。在此基礎上,應設置收費復核和稽核崗位,對收費全過程進行有效監(jiān)控。

(二)完善收費業(yè)務的流程設計,特別是資金控制

各個高校應根據(jù)自身特點,合理設計收費管理的級次,在條件允許的情況下,應盡可能減少管理的級次,使各種收費在學校財務的控制下。重點應落實到資金的控制上,在具體業(yè)務流程上,對涉及到收費的學生降級、轉(zhuǎn)學、開除、休學、復學等特殊異動情況,應積極協(xié)調(diào)各相關部門,增加“結算費用”的環(huán)節(jié),使收費管理流程能夠真正涉及。另外,各個高校應加強對催繳欠費的流程設計,形成一條人性化的、行之有效的欠費管理模式。

(三)完善收費管理相關配套制度,特別是票據(jù)管理制度

收費管理的配套制度,包括學籍管理、學費減免、收費獎罰、票據(jù)管理等制度。不斷完善這些配套制度,特別是票據(jù)管理制度,涉及具體收費業(yè)務,應該首要完善。高校收取行政事業(yè)性收費時應使用財政部門印(監(jiān))制的財政票據(jù),在收取服務性收費時則使用相應的稅務發(fā)票。設置票據(jù)專管員崗位,加強收費票據(jù)的管理與檢查,嚴格收費票據(jù)的領用和核銷制度,核銷時應審核票款是否相符、是否按規(guī)定項目收費等等。

(四)建立收費管理資料的歸檔制度

由于現(xiàn)在高校普遍采用計算機收費,應建立相應的數(shù)據(jù)檔案管理制度,數(shù)據(jù)檔案包括紙制和電子檔案,每年定期打印收費系統(tǒng)中的資料,裝訂并歸檔管理。收費系統(tǒng)應由專人負責定期備份數(shù)據(jù),定期檢查、復制數(shù)據(jù),雙硬盤雙重備份,分開存放,注意防火防潮,以免同時毀壞、無法恢復。

(五)開展收費管理的賬務核對和事后稽核工作

學生收費系統(tǒng)通常是單人操作,一般不具備賬務系統(tǒng)的崗位牽制制度。學生收費系統(tǒng)與財務系統(tǒng)是相對獨立的兩個系統(tǒng),收費系統(tǒng)的學費應收數(shù)、欠交數(shù)、減免數(shù)無法在財務系統(tǒng)中體現(xiàn)出來,因此有必要進行定期復核和不定期稽核工作。將收費系統(tǒng)的收費數(shù)據(jù)與賬務系統(tǒng)相應的收費科目金額進行核對,收費票據(jù)存根與賬務系統(tǒng)中收費金額和收費系統(tǒng)中收費金額進行核對。

總之,高校收費內(nèi)部控制是一項長期艱巨的任務,需要有關部門相互協(xié)調(diào)、互相配合共同完成,定期對收費管理的內(nèi)部控制問題進行監(jiān)督檢查,以及時發(fā)現(xiàn)存在的問題,提出改進措施和建議,從而完善高校收費的內(nèi)部控制,保證收費的健康、有序運行。

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