摘要：當(dāng)前，在先進(jìn)技術(shù)不斷升級完善與廣泛應(yīng)用背景下，高職院校檔案治理成為大勢所趨。相關(guān)規(guī)章制度、管理手段也在不斷創(chuàng)新與完善。在這個進(jìn)程中，AR/VR、云計算、大數(shù)據(jù)以及高級加密存儲技術(shù)逐漸被用于檔案治理體系中，使該體系實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程化、智能化管理，增強(qiáng)了治理成效，并最大化發(fā)揮檔案的價值，促進(jìn)數(shù)字化檔案服務(wù)模式在高職院校的高效實(shí)施與運(yùn)行。

關(guān)鍵詞：治理現(xiàn)代化；高職院校；數(shù)字化檔案；治理措施

doi：10.3969/J.ISSN.1672-7274.2025.02.067

中圖分類號：G271；TP 311.13" " " " " 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A" " " " " " 文章編碼：1672-7274（2025）02-0-03

Research on the Capacity Building of Archives Management in Higher Vocational Colleges from the Perspective of Modernization of Governance

HONG Xinxin

（Quanzhou Preschool Teachers College， Quanzhou 362200， China）

Abstract： Currently， with the continuous upgrading and widespread application of advanced technology， the management of archives in vocational colleges has become a trend. The relevant regulations and management methods are also constantly innovating and improving. In this process， AR/VR， cloud computing， big data， and advanced encrypted storage technologies are gradually integrated into the archive governance system， achieving remote and intelligent management， enhancing governance effectiveness， and maximizing the value of archives， promoting the efficient implementation and operation of digital archive service models in vocational colleges. This article conducts research on this topic.

Keywords： modernization of governance; vocational colleges; digital archives; governance measures

在推進(jìn)教育領(lǐng)域治理能力水平現(xiàn)代化的進(jìn)程中，檔案管理數(shù)字化在提升管理效率、滿足學(xué)生科研需求、提升整體的教育質(zhì)量、滿足社會發(fā)展需求等方面發(fā)揮著重要作用。高等職業(yè)院校承擔(dān)著培養(yǎng)技術(shù)型人才和應(yīng)用型人才的職責(zé)和任務(wù)，增強(qiáng)職業(yè)院校的檔案治理現(xiàn)代化能力，將有助于高等職業(yè)院校更高效地管理檔案信息，并充分利用這些信息，為學(xué)術(shù)研究、人才培養(yǎng)、教學(xué)和科研等提供有力支持。因此，研究高職院校檔案治理能力建設(shè)的路徑和方法，有助于推動檔案工作的現(xiàn)代化和智能化發(fā)展，使其為高職院校的持續(xù)發(fā)展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

1" "高職院校檔案治理現(xiàn)代化的特征

檔案治理是協(xié)同治理理論在檔案管理領(lǐng)域的實(shí)際應(yīng)用，它著重于檔案部門、社會組織、學(xué)生和教師等多方的協(xié)作共治，為檔案管理及發(fā)展轉(zhuǎn)型提供了新的視角?，F(xiàn)代化的檔案治理相較于傳統(tǒng)的檔案管理，展現(xiàn)了若干新特征，主要包括智能化、數(shù)字化、社會共治以及共享性。

（1）智能化。在現(xiàn)代社會，智能化技術(shù)已廣泛應(yīng)用于多個領(lǐng)域，并在教育領(lǐng)域的發(fā)展中展現(xiàn)出顯著的優(yōu)勢和巨大潛力。在高等職業(yè)院校的檔案管理中，智能化技術(shù)的融入使得檔案管理體系得以實(shí)現(xiàn)自動分類、檢索和分析。與傳統(tǒng)檔案管理方法相比，這種方法顯著減少了人為錯誤，極大地提高了檔案管理的效率。隨著信息化進(jìn)程的不斷深入，高職院校的檔案管理借助智能化技術(shù)這一強(qiáng)大工具的支持，為學(xué)生、管理人員、教師以及企業(yè)人員在檔案的查找、記錄、分析和價值挖掘方面提供了更高效和個性化的服務(wù)，使檔案管理的整體水平不斷提升[1]。

（2）數(shù)字化。數(shù)字化特征在高等職業(yè)技術(shù)院校檔案治理現(xiàn)代化進(jìn)程中扮演著至關(guān)重要的角色。通過構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，高職院校能夠利用數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，優(yōu)化智能化檔案管理系統(tǒng)的推薦和檢索功能，從而為用戶提供卓越的服務(wù)體驗(yàn)，提升他們的滿意度。例如，學(xué)校管理者只需輕輕觸碰智能化檔案管理平臺的檢索模塊，輸入關(guān)鍵詞、日期范圍、文件類型等信息，系統(tǒng)便能在大數(shù)據(jù)和GPS技術(shù)的輔助下，迅速定位到特定學(xué)生個人信息檔案的位置以及其他相關(guān)資料。此外，傳統(tǒng)檔案管理過程中常有重要信息被隨意篡改或泄露的問題，這嚴(yán)重威脅到個人信息安全。在現(xiàn)代化檔案治理中，引入的數(shù)據(jù)安全技術(shù)，包括加密技術(shù)、防火墻、權(quán)限控制和云存儲等，是確保檔案信息安全、預(yù)防數(shù)據(jù)泄露或損壞風(fēng)險的關(guān)鍵措施。

（3）社會共治。檔案治理著重于檔案部門、社會組織、學(xué)生和教師隊伍等多方的參與與協(xié)同治理，旨在為高職院校打造一個多元化的檔案管理體系。檔案部門承擔(dān)著制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和政策的職責(zé)；社會組織提供必要的物質(zhì)、技術(shù)和人力資源支持，并進(jìn)行監(jiān)督；學(xué)生與教師則作為檔案信息的主要創(chuàng)造者和應(yīng)用者[2]。在這樣的多方參與下，檔案管理體系可構(gòu)建一個相互配合、相互監(jiān)督、相互協(xié)作的格局，大大提升檔案管理的透明度和效率。

（4）共享性。在推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理的過程中，高職院校構(gòu)建了一個共享平臺。該平臺賦予了現(xiàn)代檔案管理以共享性這一顯著特征。例如，檔案管理人員能夠?qū)n案信息集中存儲在這一統(tǒng)一的平臺上，從而實(shí)現(xiàn)了對不同種類檔案信息（包括學(xué)生檔案、教師檔案以及教學(xué)檔案等）的便捷管理與訪問，顯著提高了檔案管理的效率。

在高職院校的檔案資源中，除了部分保密文件和資料，其余均可實(shí)現(xiàn)共享。例如，就業(yè)指導(dǎo)部門能夠利用校友檔案、就業(yè)表格、職業(yè)生涯規(guī)劃表等資源，為在校學(xué)生開拓眾多就業(yè)渠道；而校企合作部門則能夠通過審閱學(xué)生的檔案資料（包括專業(yè)背景、實(shí)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)狀況、成績表現(xiàn)、行為記錄和個人需求等）來確定與之匹配的實(shí)習(xí)和就業(yè)機(jī)會。

2" "檔案治理現(xiàn)代化視閾下高職院校檔案治理能力提升路徑

高職院校在進(jìn)行檔案管理時融入現(xiàn)代化技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)自動化檔案收集、信息處理、信息保管、信息展示和呈現(xiàn)、遠(yuǎn)程服務(wù)等功能，從而在提升檔案治理效能基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的智能化、高效化發(fā)展。

2.1 爬蟲技術(shù)和NLP技術(shù)：自動化檔案收集和信息處理

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)包括用戶結(jié)構(gòu)模塊、爬蟲模塊、NLP模塊、數(shù)據(jù)存儲和管理模塊、搜索與查詢模塊等。通過在該系統(tǒng)中應(yīng)用爬蟲技術(shù)，使得對學(xué)校網(wǎng)站、各部門網(wǎng)頁等的信息采集變得可行。檔案管理人員僅需輸入關(guān)鍵詞，即可實(shí)現(xiàn)信息的自動化采集，并將篩選后的資料歸檔至資料庫，從而顯著提升歸檔工作的效率和完整性。自然語言處理（NLP）技術(shù)則能夠自動處理檔案信息中的文本內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)對文本的理解、分類和摘要，進(jìn)而提升信息的結(jié)構(gòu)化水平。在構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的過程中，將爬蟲技術(shù)和NLP技術(shù)相結(jié)合，其核心優(yōu)勢在于“自動化、智能化、準(zhǔn)確性、全面性、高效性以及個性化服務(wù)”，為數(shù)字化檔案管理中的檔案收集工作提供了堅實(shí)的技術(shù)支撐[3]。一是，爬蟲技術(shù)具備從各部門網(wǎng)頁中提取內(nèi)容的能力，并能將關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如個人信息、科研成果、教學(xué)評價等）傳輸至自然語言處理（NLP）模塊，以便進(jìn)行文本處理和分析。二是，NLP模塊可迅速識別和分類文本信息，幫助用戶快速找到所需檔案內(nèi)容。此外，該系統(tǒng)通過整合NLP技術(shù)中的情感分析功能，對用戶的偏好和歷史查詢數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，進(jìn)而提供智能化的推薦服務(wù)，有效提高用戶滿意度。

2.2 加密技術(shù)和存儲技術(shù)：安全保存檔案信息

在高職院校的數(shù)字化檔案管理中，核心任務(wù)是對收集并處理過的有價值信息進(jìn)行安全保管。在管理數(shù)字化檔案信息時，可以采用兩種策略以確保檔案的長期保存。一是，借助計算機(jī)技術(shù)及其外圍設(shè)備，顯著延長檔案的使用壽命。例如，檔案管理員借助大容量硬盤存儲設(shè)備，通過交換機(jī)和路由器將計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)相連，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效傳輸。二是，使用存儲技術(shù)和加密手段，以保障檔案信息的安全性和完整性。存儲技術(shù)包括云存儲技術(shù)和冷熱數(shù)據(jù)儲存。云儲存技術(shù)能夠?qū)?shù)據(jù)信息儲存到云端，是一種可靠存儲方式；冷熱數(shù)據(jù)存儲則根據(jù)檔案的訪問頻率，將一些不經(jīng)常訪問的檔案信息儲存在低成本的介質(zhì)上，通過釋放儲存的空間，減少儲存的成本。加密技術(shù)主要應(yīng)用于檔案信息的加密處理，確保信息在傳輸和存儲過程中的安全性，防止未經(jīng)授權(quán)的修改和破壞[4]。為了維護(hù)高職院校檔案數(shù)據(jù)（包括教職工的工資單、學(xué)生健康記錄表、參與的學(xué)術(shù)研究項目等）的保密性，檔案管理人員構(gòu)建了嚴(yán)格的訪問控制體系。通過實(shí)施訪問控制列表和加密密鑰管理，對用戶訪問進(jìn)行身份驗(yàn)證和授權(quán)，確保只有獲得授權(quán)的人員才能訪問相關(guān)檔案。同時，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中還增加了簽名認(rèn)證的環(huán)節(jié)。該簽名認(rèn)證采用了數(shù)字簽名技術(shù)，能夠使檔案驗(yàn)證階段的數(shù)據(jù)具備真實(shí)性和完整性[5]。

2.3 基于AR技術(shù)的虛擬檔案館：展示和呈現(xiàn)檔案信息

相較于傳統(tǒng)檔案管理，數(shù)字化檔案管理能夠使檔案資料更加直觀、立體和生動，從而增強(qiáng)其吸引力，并凸顯高職院校檔案管理的獨(dú)特性。因此，高職院校在展示檔案時，可以利用虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)、聲像發(fā)布模塊、3D全息投影技術(shù)等先進(jìn)手段，將檔案由傳統(tǒng)的平面紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)榱Ⅲw形式呈現(xiàn)，進(jìn)而構(gòu)建一個虛擬的高職院校檔案館。

該虛擬檔案館的總體構(gòu)架主要由服務(wù)器和客戶端兩個部分構(gòu)成，瀏覽者可以通過客戶端對檔案館中的校史、黨建信息等進(jìn)行瀏覽，沉浸式體驗(yàn)虛擬檔案館中的展品。管理人員利用服務(wù)器對檔案館中的展品和模型等進(jìn)行定期變更、維護(hù)等。虛擬檔案館的功能包括選擇功能、操作功能、瀏覽功能、展示功能。

（1）選擇功能：用戶可通過挑選虛擬檔案館內(nèi)的各類信息，輕松進(jìn)入360°全景展廳。在展廳內(nèi)，通過點(diǎn)擊標(biāo)識，用戶可以瀏覽并探索其中的展品，包括圖文、音視頻、實(shí)物和模型等多種形式，這些展品根據(jù)不同的類別信息進(jìn)行了分類，用戶可根據(jù)自身的需求進(jìn)行選擇。

（2）操作功能：整個操作主要是借助鼠標(biāo)來完成，用戶通過點(diǎn)擊選擇的類別標(biāo)識，可進(jìn)入、退出、向前看或者向后看、重復(fù)看；可拖動鼠標(biāo)拉大看、拉遠(yuǎn)看、向上看和向下看。虛擬展廳中還增加了交互功能，即用戶能選擇自己觀看的視角，從環(huán)視角度、俯瞰角度和仰視的角度觀看信息。

（3）瀏覽功能：該功能包括解說瀏覽和自主瀏覽兩種類型。該虛擬檔案館中的“KK解說員”對瀏覽者想要觀看的展品以及館藏內(nèi)容進(jìn)行深度講解，用戶也可與其進(jìn)行交流和互動，這不僅提升了瀏覽的體驗(yàn)，還加深了用戶對館藏內(nèi)容的理解。

（4）展示功能：虛擬展廳中設(shè)置了專門的虛擬展廳板，以對不同主題信息開展有效的展示。即檔案管理人員利用聲像發(fā)布模塊，可將檔案中的文字、圖片、音頻、視頻等多種形式信息整合，形成更為生動的展示形式，使檔案內(nèi)容更加生動直觀，從而滿足教師或?qū)W生不同的查閱需求，強(qiáng)化了檔案管理的服務(wù)水平。用戶通過點(diǎn)擊展板中的文字、圖片、畫卷以及相冊、超鏈接等，借助3D全息投影技術(shù)可更直觀、立體的方式觀看到展品，從而提升觀看的體驗(yàn)感。

由此可見，智能化轉(zhuǎn)變使得檔案管理的互動性增強(qiáng)，體現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化水平，也為當(dāng)前高職院校開展治理工作提供創(chuàng)新的元素[6]。

2.4 新媒體技術(shù)加持：檔案信息的遠(yuǎn)程服務(wù)

檔案信息的遠(yuǎn)程服務(wù)為高職院校的檔案管理帶來了全新的可能性。檔案管理人員應(yīng)用新媒體技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程訪問、共享和管理。

首先，在高職院校檔案館管理中引入遠(yuǎn)程檔案管理系統(tǒng)，管理人員通過登錄該系統(tǒng)進(jìn)行線上檔案信息的檢索、查閱等。其次，在進(jìn)行檔案的遠(yuǎn)程查詢時，用戶可以選擇下載高職院校檔案館的App或關(guān)注其公眾號等。通過這些平臺，用戶能便捷地訪問查詢模塊，無須外出即可完成書籍的訪問和閱讀[7]。最后，遠(yuǎn)程檔案管理系統(tǒng)提供了個性化的推薦服務(wù)。在用戶提交借閱信息并經(jīng)過身份審核后，系統(tǒng)可根據(jù)用戶的個人資料，迅速分析其借閱偏好需求，從而提供定制化的學(xué)習(xí)計劃，并推薦合適的學(xué)習(xí)資源及檔案資料。同時，高職院?？赏扑推渑e辦的學(xué)術(shù)活動、展覽活動以及講座等，并通過電子郵件通知參與者。這種遠(yuǎn)程服務(wù)模式可提升檔案服務(wù)水平和效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的智能化和個性化發(fā)展，還能滿足用戶在檔案借閱、學(xué)習(xí)等方面的需求。

3" "結(jié)束語

治理現(xiàn)代化視角下高職院校檔案治理能力建設(shè)顯得尤為重要。特別是依托新興技術(shù)的檔案管理體系，對于強(qiáng)化高校治理結(jié)構(gòu)具有顯著的促進(jìn)作用。在高職院校檔案治理的現(xiàn)代化建設(shè)中檔案管理人員、師生隊伍以及領(lǐng)導(dǎo)人員等需不斷學(xué)習(xí)、創(chuàng)新和提升新技術(shù)運(yùn)用的能力，這樣才能打造現(xiàn)代化、高效化、智能化的高職院校檔案治理體系，提高檔案的收集、處理、安全保存、展示和服務(wù)質(zhì)量，為推動學(xué)校檔案治理現(xiàn)代化奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者簡介：洪欣欣（1987-），女，漢族，福建晉江人，館員，本科，研究方向?yàn)闄n案管理。