摘 要：電子檔案管理是現(xiàn)代高等教育信息化進程中的重要環(huán)節(jié)，具有實時更新、高效歸檔及保障信息安全等特點，為高校檔案管理帶來深刻變革。在此背景下，高校必須把握時代脈搏，改進傳統(tǒng)檔案管理模式，以適應電子化管理的新要求。基于此，文章闡述了新時期電子檔案管理的優(yōu)勢，深入分析了高校電子檔案管理工作中存在的問題，并從統(tǒng)一管理、系統(tǒng)整合、數(shù)據(jù)溯源、實時更新和團隊優(yōu)化等方面探討了高校電子檔案管理的實施策略，旨在為高校檔案管理提供系統(tǒng)化的改進方案和實踐參考。

關鍵詞：高校；電子檔案；檔案管理；運用策略

在信息化時代背景下，高校檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為教育管理領域亟待解決的任務。隨著數(shù)字技術的飛速發(fā)展，電子檔案管理系統(tǒng)在提高檔案信息的可獲取性、可操作性以及傳播范圍方面展現(xiàn)出巨大潛力。高校通過建立全面的網(wǎng)絡平臺，采用先進的軟硬件設備設施，整合校內(nèi)外的信息資源，構(gòu)建包含廣泛數(shù)據(jù)的檔案數(shù)據(jù)庫。電子化的檔案管理系統(tǒng)促進了檔案管理的科學化和規(guī)范化，也大幅提高了檔案信息的流通效率和實際影響力。

盡管電子檔案管理在高校的應用帶來了諸多便利，但在實際操作過程中仍面臨多方面的挑戰(zhàn)，包括信息化程度偏低、檔案整合性不足以及檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足等。此外，隨著大量敏感數(shù)據(jù)的電子化處理，數(shù)據(jù)安全和隱私保護也成為不可忽視的問題。因此，高校相關部門需要給予高度重視，通過持續(xù)的技術升級和制度創(chuàng)新，推動高校檔案管理更加高效、安全，充分發(fā)揮檔案信息在教育和科研中的核心作用。

一、新時期電子檔案管理的優(yōu)勢

在高校檔案管理中，引入電子檔案管理技術有助于提高歸檔管理效率、保證信息安全以及實現(xiàn)資源共享。電子檔案管理能夠整合先進的信息技術，優(yōu)化傳統(tǒng)的文件處理流程。在電子檔案系統(tǒng)的支持下，檔案的收集、分類、存儲和查詢等環(huán)節(jié)可以實現(xiàn)高度自動化，提高歸檔效率，并減少人力投入。電子檔案管理系統(tǒng)支持數(shù)據(jù)信息的實時更新和遠程訪問，提升了檔案信息資源的可訪問性，并保證了信息的連續(xù)性，使得高校檔案管理更加高效和便捷。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案利用光盤、固態(tài)驅(qū)動器等多種高效的存儲介質(zhì)，可以防止物理損害和環(huán)境因素的影響。電子檔案的數(shù)字化存儲還允許使用人員多地點備份，增強了數(shù)據(jù)的恢復能力，從而確保檔案信息的完整性和機密性，有效防止信息被泄露和數(shù)據(jù)丟失的風險。

二、新時期高校電子檔案管理中存在的問題分析

1.信息化程度偏低

新時期，盡管大數(shù)據(jù)和信息技術的迅速發(fā)展為檔案管理提供了更多可能性，高校檔案的電子化處理仍然面臨著諸多挑戰(zhàn)，存在信息化程度偏低的問題。部分高校在檔案信息化初期投入不足，導致缺乏足夠的技術支持和資源配置，使得紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)換進程緩慢且效率低下。檔案信息化還需要大量的初始資金用于采購掃描設備、存儲設備及相關軟件，但這一成本往往超出了高校的預算范圍。高校中大量的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化信息的難度較大，不僅是技術問題，還因為檔案本身的復雜性和多樣性。例如，歷史悠久的檔案文件可能因紙張老化、字跡褪色等原因難以識別，需要特殊處理才能實施電子化。檔案信息的格式和結(jié)構(gòu)多樣，單一的掃描和錄入技術難以滿足所有類型檔案的電子化需求。在實施檔案信息化轉(zhuǎn)換的過程中，盡管信息化轉(zhuǎn)換可以最終減少人力成本，但在初期，需要大量專業(yè)人員完成檔案的評估、分類、掃描和數(shù)據(jù)輸入等工作。當前，高校檔案管理部門人員配置不足，缺乏足夠的專業(yè)培訓，導致檔案信息化進程緩慢。

2.檔案整合不足

高校電子檔案管理還存在整合不足的問題，主要表現(xiàn)為數(shù)據(jù)歸類不精確、信息系統(tǒng)不兼容以及對大數(shù)據(jù)技術應用不足。在高校檔案管理過程中，需要處理和歸檔各類信息，包括行政管理信息、教學研究資料以及學生信息等。這些信息往往來源多樣，格式各異，這些電子化數(shù)據(jù)的準確分類和歸檔是提高檔案整合的關鍵。然而，由于缺乏有效的分類標準和歸檔機制，高校在實施檔案電子化管理時，難以有效區(qū)分和整合這些復雜的信息資源，導致信息孤島現(xiàn)象頻發(fā)，降低了信息資源的可用性和管理效率。不同部門或單位可能使用不同的檔案管理系統(tǒng)和軟件，系統(tǒng)之間的互操作性差，數(shù)據(jù)交換和整合困難，使得檔案信息無法在不同系統(tǒng)間自由流通和整合。此外，舊有的檔案管理系統(tǒng)往往難以支持新興的大數(shù)據(jù)技術，限制了檔案數(shù)據(jù)處理和分析的能力。高校在推進檔案信息化的過程中，應充分利用大數(shù)據(jù)技術深入分析和整合電子檔案。然而，在實際操作中，由于高校缺乏對大數(shù)據(jù)技術的充分認識和應用，加上人員能力水平的限制，往往無法有效實施數(shù)據(jù)的深度整合和智能化管理，不僅影響了檔案信息的整合效率，還限制了信息資源的深度挖掘和利用。

3.信息安全性較差

信息安全性較差主要體現(xiàn)在系統(tǒng)固有風險、管理人員安全意識不足以及技術保護措施不充分三個方面。雖然一些高校已經(jīng)建立了信息安全防護體系，電子檔案管理系統(tǒng)仍存在固有的安全風險，來自網(wǎng)絡威脅、惡意軟件侵入以及系統(tǒng)漏洞等多個方面。信息系統(tǒng)的開放性和互聯(lián)性給數(shù)據(jù)的處理和交換帶來便捷的同時，也增加了系統(tǒng)被外部攻擊的可能性。一旦遭受網(wǎng)絡攻擊或數(shù)據(jù)侵入，敏感的檔案資料可能遭到竊取或破壞，對高校的運營安全和聲譽造成嚴重影響。檔案管理人員對于電子信息安全的意識普遍不足，在一定程度上削弱了系統(tǒng)的安全性。部分管理人員在日常操作中忽視基本的安全規(guī)范，如使用簡單密碼、未按時更新安全軟件以及在未授權的設備上訪問敏感信息等，直接導致安全防護水平下降。雖然高校在信息安全方面已有一定的措施，但在實際操作中，往往未能全面覆蓋所有的潛在風險點。例如，數(shù)據(jù)備份和恢復機制不健全、加密技術應用不廣泛、安全監(jiān)控系統(tǒng)更新不及時等問題，均可能導致在突發(fā)事件中無法有效保護檔案數(shù)據(jù)的完整性和機密性。

三、新時期電子檔案管理在高校檔案管理中的運用策略

1.統(tǒng)一管理，分段實施完善

高校應建立統(tǒng)一的電子檔案管理標準和規(guī)范，對電子檔案的格式、分類、存儲、保護和訪問等各個方面制定明確的規(guī)則和程序，確保所有部門在檔案處理和管理中遵循相同的標準，從而減少信息孤島的產(chǎn)生，提升檔案的整體可用性和安全性。將電子檔案管理的實施過程細分為多個階段，每個階段都有具體的目標和任務。例如，在檔案的電子化階段，重點是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子格式，并確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。在檔案的分類和索引階段，重點是對電子檔案實施有效分類，并建立易于查詢的索引系統(tǒng)。分段實施可以逐步解決實施過程中出現(xiàn)的問題，也便于監(jiān)控每個階段的執(zhí)行效果，及時調(diào)整策略以適應變化的需求。在實施過程中，每個階段的管理人員需要根據(jù)其職責，上傳相關的電子檔案元數(shù)據(jù)，并確保這些信息能夠及時更新和準確記錄。此外，電子檔案管理系統(tǒng)還可以實現(xiàn)檔案信息的實時更新和動態(tài)管理，有效提高檔案管理的靈活性和響應速度。實施分段管理還需要高校投入相應的技術支持和資源，購買和維護檔案管理軟件、對管理人員開展定期培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)能力，確保檔案管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，保障電子檔案元數(shù)據(jù)的完整性和檔案信息的連續(xù)性。

2.系統(tǒng)整合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

系統(tǒng)整合措施強調(diào)不同信息系統(tǒng)間的互聯(lián)互通，確保信息無縫對接，以支持教學、科研、管理等多個領域的需求。高校電子檔案系統(tǒng)整合的核心在于將內(nèi)部的各類管理系統(tǒng)，如教務系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、人事系統(tǒng)及財務系統(tǒng)等與電子檔案管理系統(tǒng)有效對接。利用技術手段實現(xiàn)這些系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)對接和功能整合，從而消除信息孤島，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的統(tǒng)一管理和利用，從而提高數(shù)據(jù)處理的效率以及數(shù)據(jù)的準確性和時效性，從源頭上減少數(shù)據(jù)重復錄入和傳輸錯誤的可能性。數(shù)據(jù)共享則要求在確保數(shù)據(jù)安全的前提下，合理劃分數(shù)據(jù)訪問權限，使各相關部門能夠根據(jù)權限獲取所需的檔案信息。例如，教務部門可以訪問學生的學籍檔案，而人事部門則可以獲取教職工的工作檔案。權限的設定需依賴用戶認證和權限管理機制，確保信息的安全性并滿足多方面的信息需求。高校還可以建立中央電子檔案平臺，在整合各類檔案資料的同時，提供高效的檢索工具，使校內(nèi)用戶根據(jù)自己的需求快速找到所需信息，提高數(shù)據(jù)的可用性和透明度，為校內(nèi)外的研究、決策支持和日常管理提供有力的信息支持。高校還需采用先進的信息技術，如云計算和大數(shù)據(jù)技術，支持大規(guī)模數(shù)據(jù)的處理和存儲，并對系統(tǒng)用戶開展技術培訓，提升其對新系統(tǒng)的熟悉度和使用效率，確保系統(tǒng)整合和數(shù)據(jù)共享策略的順利執(zhí)行，大幅提高高校檔案管理的整體水平。

3.數(shù)據(jù)溯源，強化檔案監(jiān)管

在高校電子檔案管理中采用數(shù)據(jù)溯源技術，可以增強檔案的真實性和完整性。數(shù)據(jù)溯源技術要求在每個電子檔案條目中標注元數(shù)據(jù)，如文檔的創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間、修改歷史以及訪問記錄等。檔案管理人員通過這些信息，能夠追蹤每一份文件的來源和變更歷史，有效預防和識別未授權的修改或錯誤信息的輸入。此外，數(shù)據(jù)溯源技術還允許管理者監(jiān)控檔案的流轉(zhuǎn)過程，確保電子檔案操作符合規(guī)定，增加了操作的透明度。在實施數(shù)據(jù)溯源的過程中，高校需要部署專門的軟件工具，自動記錄和保存相關的元數(shù)據(jù)，提供強大的查詢和報告功能，使管理人員可以輕松檢索歷史數(shù)據(jù)，并核查數(shù)據(jù)真實性和完整性。例如，當檔案需要用于審計或合規(guī)性檢查時，這些工具可以迅速提供必要的信息，證實檔案的有效性。數(shù)據(jù)溯源還有利于增強檔案的安全監(jiān)管，高?？梢岳枚ㄆ诘膶徲嫺櫣δ埽瑱z測和防范內(nèi)部的數(shù)據(jù)濫用和外部的安全威脅。數(shù)據(jù)溯源技術能夠為每次訪問和修改留下清晰的審計痕跡，在發(fā)生安全事件時，能夠迅速定位問題源頭，采取相應的應對措施。為有效實施數(shù)據(jù)溯源策略，高校還需定期更新和維護技術系統(tǒng)，以適應不斷變化的技術環(huán)境和新的安全威脅。

4.實時歸檔，形成整體獲取的管理模式

實時歸檔是指檔案資料在生成或更新的同時即被歸入電子檔案系統(tǒng)，為實現(xiàn)這一目標，高校需在電子檔案系統(tǒng)設置必要的技術支持，確保每一份文檔、每一次數(shù)據(jù)更新立即被系統(tǒng)捕捉并歸檔，涵蓋從學生記錄到教職工檔案、科研項目文件以及行政文檔等各類資料。例如，一旦學生信息系統(tǒng)更新了學生的成績或狀態(tài)，該信息應自動同步到中央檔案系統(tǒng)，無須手動干預，不僅提高了數(shù)據(jù)處理的效率，還減少了人為錯誤的可能性。為形成整體獲取的檔案管理模式，高校需要確保檔案系統(tǒng)之間的高度互聯(lián)互通，整合教務系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等多個子系統(tǒng)，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的一體化處理和訪問。在此過程中，必須建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準、數(shù)據(jù)接口和安全訪問協(xié)議，確保各種數(shù)據(jù)能在不同系統(tǒng)間自由流動，并避免信息冗余或錯亂。高校還需在電子檔案系統(tǒng)中精確設定歸檔的具體流程和字段信息，確保電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上保持一致。通過智能算法與手動審核相結(jié)合的方式，每份檔案的歸檔應自動觸發(fā)相關的數(shù)據(jù)整合過程，從而保證檔案的準確性和完整性，提升檔案的安全性和可靠性。這種高效且自動化的檔案管理方法，有效支持高校在教學、研究和行政管理等方面的信息需求。

5.團隊優(yōu)化，提升專業(yè)素質(zhì)

高校應通過實施系統(tǒng)培訓、績效評估和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等措施，確保檔案管理團隊能夠適應電子化管理的需求，并有效執(zhí)行各項管理任務。為此，高校需對現(xiàn)有管理團隊的技能水平和工作需求展開全面評估，確定必要的培訓領域和人員調(diào)整需求。利用評估結(jié)果指導后續(xù)的培訓計劃，確保培訓內(nèi)容與檔案管理的實際需求緊密相關，如電子文檔處理、數(shù)據(jù)安全和隱私保護以及最新檔案管理軟件的操作等。高校需要設計并實施針對性的培訓計劃，包括理論知識講解和實際操作訓練，以提高管理人員對電子檔案管理系統(tǒng)的熟悉度和操作能力。培訓內(nèi)容應覆蓋最新的信息技術，包括云存儲服務、大數(shù)據(jù)分析技術和先進的安全防護措施。通過定期的內(nèi)部培訓和外部專業(yè)研討會的參與，檔案管理人員能夠不斷更新自己的專業(yè)知識，保持與行業(yè)發(fā)展同步。高校還應設定清晰的工作目標和績效指標，定期評估檔案管理人員的工作效率和質(zhì)量?？冃Х答亼糜谥笇€人的職業(yè)發(fā)展和團隊優(yōu)化，確保每位成員都能在其崗位上發(fā)揮最大的效能。高校還應為檔案管理人員提供職業(yè)晉升的路徑，激勵團隊成員積極參與培訓和自我提升，從而增強團隊的穩(wěn)定性和忠誠度。

四、結(jié)語

總之，高校電子檔案管理有利于提高檔案信息的處理效率和安全性。因此，高校管理者和檔案管理專業(yè)人員必須緊跟技術發(fā)展的趨勢，積極探索和應用最新的電子檔案管理技術和方法，不斷提高自身的技術能力和理論知識，確保與時俱進。同時，還需主動適應這些技術帶來的變革，確保檔案管理工作的連貫性與先進性。通過這樣的努力，高校檔案資源能夠在教育和研究中充分發(fā)揮其價值，培養(yǎng)出能夠適應未來社會需求的人才，從而推動高校檔案管理工作更高水平開展。

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作者單位：臨沂大學

作者簡介：吳利珍（1975—），女，漢族，山東臨沭人，本科，館員，研究方向：人事檔案兼文書檔案。