摘 要：隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，計算機應(yīng)用范圍越來越廣泛，在人事管理工作中出現(xiàn)了許多的電子檔案，通過計算機進行存儲、記錄、瀏覽、傳遞、發(fā)布，一方面滿足了單位在日常工作中的需要，同時也方便了使用者在就業(yè)、調(diào)資、升級、職稱評定以及退休等方面的信息查找和時間認(rèn)定；另一方面在使用過程中也存在著一些問題，比如，由于泄密、操作不當(dāng)?shù)仍?，容易發(fā)生電子檔案被隨意訪問、人為破壞、病毒感染、資料丟失等情況，在一定程度上制約了電子檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理。文章對此進行了分析，并提出了相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：電子檔案 管理 規(guī)范化 科學(xué)化 問題 對策

中圖分類號：G271；F240 文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）10-261-02

檔案管理從狹義來理解，就是檔案業(yè)務(wù)的工作。是檔案室利用一定的方法、規(guī)定、制度以及相關(guān)原則進行檔案管理，從而使檔案這一關(guān)系社會、單位以及每一個人重要的信息資料為社會進步與發(fā)展做出貢獻。提高行政事業(yè)單位與企業(yè)的工作效率，保證這些單位的工作質(zhì)量，同時能維護一段時期真實的歷史面貌。檔案管理工作具有現(xiàn)實性，因為它記錄了過去和現(xiàn)在的工作情況和歷史情況，是今后備查的依據(jù)。檔案的真實性、可靠性決定了檔案是第一手參考材料。檔案真實記錄了單位工作的開展和結(jié)果，完整的、系統(tǒng)的檔案是一個單位、一個職工工作內(nèi)容與成果的書面概括和客觀的反映，為今后工作的開展提供真實的參考和憑證。檔案管理信息來自單位工作的各個環(huán)節(jié)，包括單位上級主管對下級下發(fā)的指令、條例、規(guī)定等。這些信息都是通過檔案管理這項工作來進行分門別類的管理，方便日后的查詢。

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，我們已經(jīng)步入了“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代，計算機應(yīng)用范圍越來越廣，在人事管理工作中也使用了計算機技術(shù)為檔案服務(wù)，出現(xiàn)了許多的電子檔案，通過計算機進行存儲、記錄、瀏覽、傳遞、發(fā)布，一方面滿足了單位在日常工作中的需要，同時也方便了使用者在就業(yè)、調(diào)資、升級、職稱評定以及退休等方面的信息查找和時間認(rèn)定；另一方面也存在著一些問題，比如，由于泄密、操作不當(dāng)?shù)仍?，容易發(fā)生電子檔案被隨意訪問、人為破壞、病毒感染、資料丟失等情況，在一定程度上制約了電子檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理。筆者擬在本文中對此進行探討，旨在引起相關(guān)人士對電子檔案管理存在的問題進行重點關(guān)注。

一、電子檔案管理的現(xiàn)狀

電子檔案的出現(xiàn)是伴隨著計算機應(yīng)用的日益普及和完善而產(chǎn)生的，21世紀(jì)60年代起，計算機就對電子檔案產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。60年代初期召開的倫敦國際檔案會議上，就提出了自動處理檔案的要求。60年代末期和70年代初期的國際檔案會議上，也相繼對電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展進行了熱議，提出了在計算機上進行檔案應(yīng)用的新概念，之后經(jīng)過了機讀文件、機讀檔案和電子文件等幾個發(fā)展歷程，近年來逐漸規(guī)范地使用了電子文件和電子檔案的準(zhǔn)確概念。21世紀(jì)初，國家質(zhì)檢部門頒布實施了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，對電子文檔進行了明確的定義，把在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件統(tǒng)稱為電子文檔。

電子檔案的概念與定義的共同的特點是，認(rèn)為電子政務(wù)檔案是利用計算機設(shè)備進行存儲、閱讀和傳遞的文件類型。并且相比于傳統(tǒng)的文檔材料，電子檔案一般有以下幾個特征：

1.電子檔案具有獨立性。由于電子檔案可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，所以相對來說沒有固定的存儲位置，并且能夠經(jīng)常變換存儲環(huán)境，經(jīng)常更換利用載體，但保持內(nèi)容和信息形態(tài)的固定。

2.充分利用計算機設(shè)備。由于電子檔案系統(tǒng)中的檔案材料主要通過計算機來進行，所以對其軟硬件設(shè)施、操作系統(tǒng)依賴性比較強，無論是電子檔案的制發(fā)、存儲、處置，還是分類歸檔，往往均需要利用計算機來完成，所以一旦不依靠電腦設(shè)備，電子檔案將失去存在的空間。

3.存在一定的安全隱患。電子系統(tǒng)中的檔案是依靠計算機來完成的，由于計算機中互聯(lián)網(wǎng)登陸非常便捷，任何人都可以使用，所以電子檔案的修改、復(fù)制相對就非常容易，并且能夠在極短的時間就將原電子檔案材料進行變更而不留處理痕跡，這就給電子檔案的管理帶來了一定的現(xiàn)實問題，如果原材料沒有備份，在傳遞的過程中，如果計算機硬盤系統(tǒng)出現(xiàn)了故障，就很容易丟失或者遭到破壞。

二、電子檔案管理存在的問題

正如前文所述，電子系統(tǒng)中的檔案存在著一定的薄弱環(huán)節(jié)，一旦處理不當(dāng)，就會給檔案管理帶來安全隱患。主要問題表現(xiàn)在：

1.原有電子政務(wù)檔案遭到破壞。由于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案資料在計算機或存儲介質(zhì)中予以保存，所以確保其真實、全面、完整地反映出來，具有很強的技術(shù)要求。

2.電子政務(wù)檔案安全隱患嚴(yán)重?，F(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用非常普遍，而互聯(lián)網(wǎng)有具有極強的開放、共享和自由特性，誰都能夠非常方便快捷地登陸互聯(lián)網(wǎng)，如果電子政務(wù)檔案經(jīng)由互聯(lián)網(wǎng)大量的傳遞、發(fā)布、瀏覽，就經(jīng)常會出現(xiàn)人為地破壞、修改、刪除等情況，給電子檔案管理帶來嚴(yán)重的安全風(fēng)險隱患。

三、解決電子檔案管理問題的措施

針對上述問題，為了有效地防范電子檔案管理中存在的風(fēng)險，確保電子檔案的安全、科學(xué)、規(guī)范、高效，結(jié)合檔案管理工作實際，筆者認(rèn)為可以通過采取以下方法解決：

1.規(guī)范電子檔案管理體系的建設(shè)。隨著電子檔案使用的逐漸增多，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分考慮到這種現(xiàn)實情況，加強電子檔案管理體系建設(shè)，建立與健全統(tǒng)一、規(guī)范的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化電子檔案管理流程、工作人員職責(zé)、操作方法、以及相關(guān)的紀(jì)律，進一步明確檔案中的技術(shù)難點以及電子檔案材料的類別，從而保證電子檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化。

2.完善電子檔案管理技術(shù)手段。在電子檔案接收、鑒定、存儲、應(yīng)用等環(huán)節(jié)，提前做好各種準(zhǔn)備工作，科學(xué)防范人為破壞、病毒侵?jǐn)_、傳遞丟失等風(fēng)險，并且提前做好備份在有條件的情況下，還要堅持紙質(zhì)檔案與電子檔案“兩條線”，防止出現(xiàn)因電子檔案管理發(fā)生問題，技術(shù)操作失誤將全部檔案資料丟失的風(fēng)險。

3.健全電子檔案管理相關(guān)法規(guī)。強化法律法規(guī)建設(shè)，在現(xiàn)行檔案法中修改完善電子檔案管理的有關(guān)條款，為建立健全電子檔案管理營造一個比較寬松的和諧環(huán)境，做到有法可依、有法必依，增強電子檔案管理的法律效力。

4.提高電子檔案管理人員的整體水平?！澳Ц咭怀?，道高一丈?！霸谛畔⒆兓瘹庀笕f千、大數(shù)據(jù)、高科技極速發(fā)展的時代，只有真正掌握并擁有最尖端、最全面的信息技術(shù)的人員，才能做到“防患于未然”，杜絕一切可能發(fā)生的安全風(fēng)險，一切皆在掌握中。因此，要切實加強對檔案工作人員的后續(xù)教育工作，采取多種方法，進行培訓(xùn)，努力提高他們的理論知識與技術(shù)水平，特別是要對員工動手能力和風(fēng)險防范能力進行全面考核，促使他們都能夠嚴(yán)格按照相關(guān)要求，非常熟練地進行計算機各種程序的操作。要邀請計算機公司與工程技術(shù)人員定期抑或是不定期地對檔案管理人員進行計算機培訓(xùn)，加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從而使大家都能夠成為合格的計算機操作人員。

四、結(jié)束語

檔案管理是反映社會信息、記錄歷史發(fā)展的基石，是國家文獻系統(tǒng)地重要組成部分，對整個社會、單位以及每個人都有著非常重要的意義，絕不是一些人認(rèn)為的“可有可無”、“有時重要有時不重要”。特別是在“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”人才流動頻繁的當(dāng)今社會，無論是行政事業(yè)單位抑或是企業(yè)用人部門，對職工的人事檔案都非常重視，既要了解每個人的經(jīng)歷、家庭情況、社會背景、文化程度、技術(shù)職稱等，也要掌握其政治、信仰、愛好、專長以及相關(guān)信息。因此，人事部門要做好“兩條線”的工作，一方面要做細(xì)做實檔案的基礎(chǔ)工作，依靠原始的紙質(zhì)檔案，維護人事檔案原始的、可信的檔案公信力；另一方面要采取現(xiàn)代化的電子計算機技術(shù)，將員工的檔案信息重新整理、錄入，從而達到長期保存、使用便捷、科學(xué)高效的目的。切實保護每一位員工的合法權(quán)益與應(yīng)有的政治待遇、社會待遇，避免由于檔案遺失或是信息不清而造成的各種麻煩，從而調(diào)動廣大干部職工的工作熱情，有力地推動單位和社會的發(fā)展。

由于計算機普及程度的日益提高，今后電子檔案將會越來越普遍，在方便工作的同時，也出現(xiàn)了一系列的管理與風(fēng)險防范、有效抵制黑客攻擊、病毒傳播等問題，因此對于檔案管理機構(gòu)和工作人員來說，確保電子檔案的真實、完整存在，便于日后參考利用便成為一項重要任務(wù)。在日常管理中，應(yīng)當(dāng)科學(xué)地了解和把握檔案管理中存在的各種問題，并且及時采取行之有效的措施加以解決，從而保證電子檔案管理更加安全、科學(xué)。

參考文獻：

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[2] 楊大鵬，丁靜.論電子文件迅速發(fā)展帶來的檔案管理模式變革. 山東檔案，2015（8）

（作者單位：內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院 內(nèi)蒙古呼和浩特 010050）

[作者簡介：曹文波（1975—），男，漢族，本科，研究館員，研究方向：勞動經(jīng)濟，檔案管理]（責(zé)編：若佳）